diff --git "a/nb_NO-nn.tsv" "b/nb_NO-nn.tsv" new file mode 100644--- /dev/null +++ "b/nb_NO-nn.tsv" @@ -0,0 +1,3511 @@ +source_string target_string license +nb nn CC0-1.0 +versjon 5.0 Noark 5 versjon 5.0 CC0-1.0 +git-utgaven git-utgåva CC0-1.0 +Denne spesifikasjonen faller inn under unntakene i åndsverkslovens § 9, og er ikke opphavsrettslig vernet. Denne spesifikasjonen fell inn under unntaka i åndsverkslovens § 9, og er ikkje opphavsrettslig verna. CC0-1.0 +Videredistribusjon og bruk i kildeformat (RST) og kompilert form (XML, HTML, PDF, PostScript, RTF og så videre) er tillatt både med og uten endringer. Videredistribusjon og bruk i kjeldeformat (RST) og kompilert form (XML, HTML, PDF, Postscript, RTF og så vidare) er tillate både med og utan endringar. CC0-1.0 +Denne versjonen av Noark 5 medfører den største endringen i standarden siden den ble lansert i 2008. Kapitlene er omstrukturert, store deler av teksten er skrevet om, og flere av kapitlene fra tidligere versjoner er tatt ut. Hovedsakelig er det kapitler i det som før ble kalt «Komplett» som ikke er videreført, da disse kun inneholdt valgfrie krav som aldri var en del av godkjenningen av system, og som for en stor del ikke er blitt vedlikeholdt siden standarden først kom. Dette innebærer at vi også går bort fra begrepene «indre kjerne», «ytre kjerne» og «komplett», og i stedet rendyrker «Noark 5 kjerne» som et konseptuelt begrep, uavhengig av hvordan kravene blir implementert i en løsning eller systemarkitektur. Denne versjonen av Noark 5 medfører den største endringa i standarden sidan den vart lansert i 2008 . Kapitla er omstrukturert, store delar av teksta er skrive om, og fleire av kapitla frå tidlegare versjonar er teke ut. Hovudsakleg er det kapittel i det som før vart kalla «Komplett» som ikkje er vidareført, då desse berre inneheldt valfrie krav som aldri var ein del av godkjenninga av system, og som for ein stor del ikkje er vorte halde ved like sidan standarden først kom. Dette inneber at vi òg går bort frå omgrepa «indre kjerne», «ytre kjerne» og «komplett», og i staden reindyrkar «Noark 5 kjerne» som eit konseptuelt omgrep, uavhengig av korleis krava vert implementert i ei løysing eller systemarkitektur. CC0-1.0 +Endringene er såpass store at standarden fremstår i ny drakt. Det er derfor viktig å presisere at selve standardiseringen, altså det som standardiseres (metadata, datamodell/arkivstruktur, obligatoriske krav) videreføres stort sett uendret. Dette er altså ikke en ny Noark, men en omskrivning av Noark 5. Endringane er såpass store at standarden framstår i ny drakt. Det er difor viktig å presisera at sjølve standardiseringen, altså det som vert standardisert (metadata, datamodell/arkivstruktur, obligatoriske krav) verta stort vidareført sett uendra. Dette er altså ikkje ein ny Noark, men ein omskrivning av Noark 5. CC0-1.0 +Formålet med omskrivningen har vært å forenkle standarden, og tydeliggjøre hvordan den er ment å skulle brukes. Noark 5 definerer ikke et system, eller en type system. Standarden kan ikke brukes som kravspesifikasjon, men skal kunne legge til rette for ulike typer løsninger for arkivdanning. Målet er (og har vært) å unngå at standarden resulterer i universalløsninger som brukes på alle typer prosesser. Føremålet med omskrivningen har vore å forenkla standarden, og gjera tydeleg korleis den er meint å skulla brukast. Noark 5 definerer ikkje eit system, eller ein type system. Standarden kan ikkje brukast som kravspesifikasjon, men skal kunna leggja til rette for ulike typar løysingar for arkivdanning. Målet er (og har vore) å unngå at standarden resulterer i universalløsninger som vert brukt på alle typar prosessar. CC0-1.0 +Innledning Innleiing CC0-1.0 +Noark er en norsk standard for arkivdanning og dokumentasjonsforvaltning, som er utviklet og vedlikeholdt av Riksarkivaren. Formålet er at den skal bidra til enklere og sikrere kontroll med behandling av arkivdokumenter, og den inneholder derfor krav til fangst, forvaltning, bruk og avhending av arkivdokumenter. Noark er ein norsk standard for arkivdanning og dokumentasjonsforvalting, som er utvikla og halde ved like av Riksarkivaren. Føremålet er at den skal bidra til enklare og sikrare kontroll med handsaming av arkivdokument, og den inneheld difor krav til fangst, forvalting, nytte og avhending av arkivdokument. CC0-1.0 +Arkivdokumenter i vid forstand er utledet av en sammenstilling av arkivlovens arkivbegrep og dokumentbegrep, dvs. enhver logisk avgrenset informasjonsmengde skapt som ledd i et offentlig organs virksomhet, og lagret på et medium for senere lesning, avlytting, fremvisning eller overføring. Dette kan være alt fra papirdokumenter og digitaliserte papirdokumenter til innhold i datafelt. Det sentrale med arkivdokument er at informasjonen er logisk avgrenset, og at det har tilknyttet metadata som gir opplysninger om den sammenhengen dokumentet er oppstått i, og hva slags aktivitet det dokumenterer eller er en del av. Arkivdokument i vid forstand er utledet av ein sammenstilling av arkivlovens arkivomgrep og dokumentomgrep, dvs. kvar og ei logisk avgrensa informasjonsmengd skapt som ledd i verksemda til eit offentleg organ, og lagra på eit medium for seinare lesning, avlytting, fremvisning eller overføring. Dette kan vera alt frå papirdokument og digitaliserte papirdokument til innhald i datafelt. Det sentrale med arkivdokument er at informasjonen er logisk avgrensa, og at det har knytt til seg metadata som gjev opplysningar om den samanhengen dokumentet er oppstått i, og kva slags aktivitet det dokumenterer eller er ein del av. CC0-1.0 +Noark 5 angir regler for fangst og frys av dokument og metadata, og den definerer og standardiserer metadata og et uttrekksformat, for å støtte virksomhetenes behov for å opprette og vedlikeholde autentiske, pålitelige og anvendbare arkivdokumenter, og beskytte dokumentenes integritet så lenge det er behov for det. Noark 5 angjev regler for fangst og frys av dokument og metadata, og den definerer og standardiserer metadata og eit uttrekksformat, for å støtta behovet til verksemdene for å oppretta og halda ved like autentiske, pålitelege og anvendbare arkivdokument, og verna integriteten i dokumenta så lenge det er behov for det. CC0-1.0 +Noark (Norsk arkivsystem) ble opprinnelig utarbeidet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i statsforvaltningen i 1984, og den etablerte seg raskt som de facto standard. Den ble videreutviklet med nye rapporter i 1987 (Noark-2) og 1994 (Noark-3). Videreutviklingen omfattet dels modernisering i tråd med den teknologiske utviklingen, dels utvidelser i systemenes informasjonsinnhold og funksjonalitet. Noark (Norsk arkivsystem) vart opphavleg utarbeidd som ein kravspesifikasjon for elektroniske journalsystem i statsforvaltinga i 1984, og den etablerte seg raskt som de facto standard. Den vart vidareutvikla med nye rapportar i 1987 (Noark-2) og 1994 (Noark-3). Videreutviklingen omfatta dels modernisering i tråd med den teknologiske utviklinga, dels utvidingar i informasjonsinnhaldet til systema og funksjonalitet. CC0-1.0 +I 1995 ble det utarbeidet en tilsvarende kravspesifikasjon for kommunal sektor. Koark bygde på samme prinsipper som Noark, men hadde en del tillegg spesielt tilpasset kommunens behov, som f.eks. politisk saksbehandling i en egen møte- og utvalgsmodul. I 1995 vart det utarbeidd ein tilsvarande kravspesifikasjon for kommunal sektor. Koark bygde på same prinsipp som Noark, men hadde ein del tillegg spesielt tilpassa behovet til kommunen, som f. eks. politisk saksarbeid i ein eige møte- og utvalsmodul. CC0-1.0 +Noark-4, som kom i 1999, inkluderte spesifikasjonene i Koark og ble en felles standard for offentlig forvaltning. Noark-4 førte standarden et langt skritt videre ved å spesifisere et fullstendig elektronisk arkivsystem, integrert med e-post og generelle saksbehandlingssystemer. Noark-4, som kom i 1999, inkluderte spesifikasjonane i Koark og vart ein felles standard for offentleg forvalting. Noark-4 førde standarden eit langt skritt vidare ved å spesifisera eit fullstendig elektronisk arkivsystem, integrert med e-post og generelle saksarbeidssystem. CC0-1.0 +Første versjon av Noark 5 kom i 2008, og forkortelsen ble endret til å bety Norsk arkivstandard. Denne versjonen av standarden er blitt kontinuerlig oppdatert og vedlikeholdt, og nye versjoner er fortløpende blitt publisert på Arkivverkets sider på Internett. Standarden spesifiserer krav til en arkivkjerne som er ment å skulle inngå som arkivdanningskomponent i andre løsninger, ofte kalt fagsystemer. Første versjon av Noark 5 kom i 2008, og forkortinga vart endra til å tyda Norsk arkivstandard. Denne versjonen av standarden er vorten kontinuerleg oppdatert og halde ved like, og nye versjonar er fortlaupande vorten publisert på Sidene til arkivverket på Internett. Standarden spesifiserer krav til ein arkivkjerne som er meint å skulla inngå som arkivdanningskomponent i andre løysingar, ofte kalla fagsystemer. CC0-1.0 +Bruksområder for Noark 5 Bruksområde for Noark 5 CC0-1.0 +Utgangspunktet for standarden er journalføring, hvor kronologi er hovedprinsippet for «ordning». Men den skal også kunne brukes for andre typer arkivdanning hvor dokumentene best lar seg bevare i en logisk mappestruktur. Standarden er en videreføring av journalføringstradisjonen i norsk offentlig forvaltning, men er generalisert til å passe for også andre typer dokumentasjon av transaksjoner. Alle aktiviteter som skaper dokumenter som det er viktig at oppbevares og gjenfinnes i autentisk form for en kortere eller lengre periode, skal i prinsippet inngå i en løsning for arkivdanning. Dette er helt uavhengig av om dokumentene inngår i tradisjonell saksbehandling, hvor mange år de skal oppbevares, eller om de skal avleveres til arkivdepot. Utgangspunktet for standarden er journalføring, der kronologi er hovudprinsippet for «ordning». Men den skal òg kunna brukast for andre typar arkivdanning der dokumenta best lèt seg verna i ein logisk mappestruktur. Standarden er ein videreføring av journalføringtradisjonen i norsk offentleg forvalting, men er generalisert til å passa for òg andre typar dokumentasjon av transaksjonar. Alle aktivitetar som skapar dokument som det er viktig at takast vare på og vert funne igjen i autentisk form for ein kortare eller lengre periode, skal i prinsippet inngå i ei løysing for arkivdanning. Dette er heilt uavhengig av om dokumenta inngår i tradisjonelt saksarbeid, kor mange år dei skal takast vare på, eller om dei skal avleverast til arkivdepot. CC0-1.0 +Standarden er laget ut fra et helhetsperspektiv, med utgangspunkt i arkivets funksjon slik det framstår i en elektronisk omgivelse. Hovedfokus har hele tiden vært å etablere et kravsett som kan sikre at de løsningene som utvikles, fører til en forsvarlig håndtering av elektronisk arkiv. Standarden er laga ut frå eit heilskapsperspektiv, med utgangspunkt i funksjonen til arkivet slik det står fram i ein elektronisk omgivnad. Hovudfokus har heile tida vore å etablera eit kravsett som kan sikra at dei løysingane som vert utvikla, fører til ei forsvarleg handtering av elektronisk arkiv. CC0-1.0 +Standardens virkeområde - journalføringsplikten Virkeområdet til standarden - journalføringplikta CC0-1.0 +Standardens formelle virkeområde er dokument underlagt journalføringsplikt. Arkivforskriften § 11 sier at offentlige organ skal benytte system som følger kravene i Noark-standarden for elektronisk journalføring og arkivering av journalføringspliktige dokumenter. Det formelle virkeområdet til standarden er dokument underlagt journalføringplikt. Arkivforskriften § 11 seier at offentlege organ skal nytta system som følgjer krava i Noark-standarden for elektronisk journalføring og arkivering av journalføringspliktige dokument. CC0-1.0 +Følgende kriterier må alle være oppfylte for at et dokument skal være journalføringspliktig, jf. arkivforskriften § 9. Følgjande kriterium må alle vera oppfylte for at eit dokument skal vera journalføringspliktig, jf. arkivforskriften § 9. CC0-1.0 +"Det er et saksdokument for organet, definert i offentleglova § 4." "Det er eit saksdokument for organet, definert i offentleglova § 4." CC0-1.0 +Saksdokument er dokument som er kommet inn til eller lagt frem for organet, eller som organet selv har opprettet, og som gjelder organets ansvarsområde eller virksomhet. Dokumentet er å regne som opprettet når det er sendt ut av organet eller, dersom dette ikke skjer, når det er ferdigstilt. Saksdokument er dokument som er kome inn til eller lagt fram for organet, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet til organet eller verksemd. Dokumentet er å rekna som oppretta når det er sendt ut av organet eller, dersom dette ikkje skjer, når det er ferdigstilt. CC0-1.0 +"Dokumentet inngår i en korrespondanse, dvs. at det har kommer inn til eller blitt sendt ut fra organet." "Dokumentet inngår i ein korrespondanse, dvs. at det har kjem til inn eller vorte sendt ut frå organet." CC0-1.0 +Dette gjelder i utgangspunktet enhver utveksling av informasjon mellom organet og eksterne, også informasjon som kun er tilgjengeliggjort for organet gjennom for eksempel en portalløsning. Organinterne dokument, dvs. informasjon som ikke er utvekslet med eksterne, velger organet selv om det vil journalføre, med unntak av visse typer organinterne dokument som allikevel er journalføringspliktige, som for eksempel dokument som inneholder den endelige avgjørelsen i en sak, generelle retningslinjer for organets saksbehandling, presedenskort, mv. Organinterne dokument kan allikevel være arkivpliktige, se under. Dette gjeld i utgangspunktet kvar og ei utveksling av informasjon mellom organet og eksterne, òg informasjon som berre er tilgjengeliggjort for organet gjennom til dømes ei portalløysing. Organinterne dokument, dvs. informasjon som ikkje er utveksla med eksterne, vel organet sjølv om det vil journalføra, med unntak av visse typar organinterne dokument som likevel er journalføringspliktige, som til dømes dokument som inneheld den endelege avgjerda i ei sak, generelle retningslinjer for saksarbeidet til organet, presedenskort, mv. Organinterne dokument kan likevel vera arkivpliktige, sjå under. CC0-1.0 +"Dokumentet er eller blir saksbehandlet" "Dokumentet er eller vert saksbehandlet" CC0-1.0 +I arkivforskriften fra 1998 var kriteriet at dokumentet skulle være «gjenstand for saksbehandling», mens arkivforskriften fra 2017 sier «er eller blir saksbehandla.» Denne endringen er kun språklig, og innebærer ingen endring av kravet. I arkivforskriften frå 1998 var kriteriet at dokumentet skulle vera «gjenstand for saksarbeid», medan arkivforskriften frå 2017 seier «er eller vert saksbehandla.» Denne endringa er berre språkleg, og inneber inga endring av kravet. CC0-1.0 +"Det finnes ikke forarbeider som nærmere drøfter hvordan saksbehandlingskriteriet i arkivforskriften skal forstås, men Riksarkivaren har generelt lagt til grunn at det skal lite til av overlegning før dette får karakter av saksbehandling." "Det finst ikkje forarbeid som nærare drøftar korleis saksarbeidskriteriet i arkivforskriften skal forståast, men Riksarkivaren har generelt lagt til grunn at det skal lite til av drøfting før dette får karakter av saksarbeid." CC0-1.0 +Et dokuments verdi som dokumentasjon handler om at dokumentet i ettertid skal kunne brukes til å framskaffe informasjon om og bevis for hva som er skjedd. Forskriften sier ingenting om varigheten av dokumentasjonsverdien – det er tilstrekkelig at det foreligger dokumentasjonsverdi i utgangspunktet. Verdien i eit dokument som dokumentasjon handlar om at dokumentet i ettertid skal kunna brukast til å skaffa informasjon om og bevis for kva som er skjedd. Forskriften seier ikkje noko om varigheita av dokumentasjonsverdien – det er tilstrekkeleg at det finst dokumentasjonsverdi i utgangspunktet. CC0-1.0 +Journalføring ble innført i den dansk-norske forvaltning ved kongelig resolusjon 1740, og formålet var å få bedre orden på statens arkiver, og derigjennom beskytte statens interesser. Hovedsystemet var kronologi, og i 1814 ble journalføring valgt som registrerings- og arkivsystem for den norske sentraladministrasjonen. Journalføring vart innførd i den dansken-norske forvalting ved kongeleg resolusjon 1740, og føremålet var å få betre orden på arkiva til staten, og derigjennom verna interessene til staten. Hovudsystemet var kronologi, og i 1814 vart journalføring valt som til registrerings- og arkivsystem for den norske sentraladministrasjonen. CC0-1.0 +Journalføring innebærer at organet systematisk og fortløpende registrerer, eller logger, opplysninger om inn- og utgående dokumenter i saksbehandlingen. Innføringen i journalen dokumenterer blant annet når dokumentet ble registrert (journalføringsdato), hvilken sak det tilhører (saksnummeret), plasseringen av dokumentet i saken (dokumentnummeret i saken), hvem som har sendt og/eller mottatt dokumentet, opplysninger om saken og innholdet i dokumentet, samt dateringen på dokumentet. Dette er opplysninger som dokumenterer transaksjonen (mottak eller forsendelse). I tillegg inneholder journalen opplysninger om klassifikasjon (hvilken forretningsprosess dokumentet tilhører) og behandlingsoppfølgingen av dokumentet. Journalføring inneber at organet systematisk og fortlaupande registrerer, eller loggar, opplysningar om inn- og komande frå dokument i saksarbeidet. Innføringa i journalen dokumenterer blant anna når dokumentet vart registrert (journalføringdato), kva for ei sak det tilhøyrer (saknummeret), plasseringa av dokumentet i saka (dokumentnummeret i saka), kven som har sendt og/eller motteke dokumentet, opplysningar om saka og innhaldet i dokumentet, og dessutan dateringen på dokumentet. Dette er opplysningar som dokumenterer transaksjonen (mottak eller sending). I tillegg inneheld journalen opplysningar om klassifikasjon (kva for ein forretningsprosess dokumentet tilhøyrar) og behandlingsoppfølgingen av dokumentet. CC0-1.0 +Journalføring skal dermed fungere som et instrument for å kontrollere og styre oppfølging og arkivering av dokument i saker. Journalen gir en kronologisk oversikt over det som ble behandlet i virksomheten, den dokumenterer rekkefølgen i behandlingen, og vil både kunne være en viktig kilde for granskingskommisjoner og bli brukt som bevis i rettssaker. Journalen dokumenterer når virksomheten fikk informasjon, og når virksomheten formidlet eller gjorde tilgjengelig informasjon, synspunkter eller beslutninger. Journalføring skal dermed fungera som eit instrument for å kontrollera og styre oppfølging og arkivering av dokument i sakar. Journalen gjev eit kronologisk oversyn over det som vart handsama i verksemda, den dokumenterer rekkjefølgja i handsaminga, og vil både kunna vera ei viktig kjelde for granskingskommisjonar og brukast som bevis i rettssaker. Journalen dokumenterer når verksemda fekk informasjon, og når verksemda formidla eller gjorde tilgjengeleg informasjon, synspunkt eller beslutninger. CC0-1.0 +Forutsetningen for journalens troverdighet er at all journalpliktig dokumentasjon rutinemessig og systematisk blir registrert, og at den er primærkilden for informasjon om virksomhetens aktiviteter. I tillegg må den kunne knytte dokumentene til aktivitetene som skapte dem (gjennom klassifikasjonen), og de registrerte dokumentene må beskyttes mot uautoriserte endringer eller slettinger i arkivsystemet. Føresetnaden for truverdet til journalen er at all journalpliktig dokumentasjon rutinemessig og systematisk vert registrert, og at den er primærkilden for informasjon om aktivitetane til verksemda. I tillegg må den kunne knyta dokumenta til aktivitetane som skapte dem (gjennom klassifikasjonen), og dei registrerte dokumenta må vernast mot uautoriserte endringar eller slettingar i arkivsystemet. CC0-1.0 +Journalen er altså et kronologisk register over dokumenter som finnes i arkivet, og er et viktig verktøy for fremfinning av dokumentene. I papirarkiver var journalen atskilt fra arkivet. Innkomne dokumenter ble registrert i journalen ved mottak, før de ble sendt til saksbehandling, og deretter arkivert først når saksbehandlingen var avsluttet. I digitale arkiv blir dokumentene som regel registrert direkte i arkivet (arkivsystemet), og journalen er en rapport (transaksjonslogg) som tas ut på grunnlag av metadata i arkivsystemet. Journalen er altså eit kronologisk register over dokument som finst i arkivet, og er eit viktig verktøy for fremfinning av dokumenta. I papirarkiv var journalen skild frå arkivet. Innkomne dokument vart registrert i journalen ved mottak, før dei vart sendt til saksarbeid, og deretter arkivert først når saksarbeidet var avslutta. I digitale arkiv vert dokumenta som regel registrert direkte i arkivet (arkivsystemet), og journalen er ein rapport (transaksjonslogg) som vert teke ut på grunnlag av metadata i arkivsystemet. CC0-1.0 +Med offentlighetsloven fra 1970 ble det gitt rett til innsyn i forvaltningens journaler, og da man utarbeidet arkivforskriften på 1990-tallet ble utkast til bestemmelser om journalføring utarbeidet parallelt med stortingsmeldingen om offentlighetsprinsippet. Den ytre rammen for registreringen i journalen da Noark-standarden først kom i 1984 var alle arkivverdige dokumenter som skulle inngå i den interne saksbehandlingen. Arkivforskriftens bestemmelser om journalføring fra 1999 ble mer direkte knyttet til offentlighetslovens saksdokumenter. Det ble altså lagt stor vekt på hensynene bak offentlighetsprinsippet da kriteriene for journalføringsplikt ble utarbeidet. Med offentleglova frå 1970 vart den gjevne retten til innsyn i journalane til forvaltinga, og då ein utarbeidd arkivforskriften på 1990-talet vart utkast til avgjerder om journalføring utarbeidde parallelt med stortingmeldinga om offentlighetsprinsippet. Den ytre ramen for registreringa i journalen då Noark-standarden først kom i 1984 var alle arkivverdige dokument som skulle inngå i det interne saksarbeidet. Arkivforskriftens avgjerder om journalføring frå 1999 vart meir direkte knytet til saksdokumenta til offentleglova. Det vart altså lagt stor vekt på omsyna bak offentlighetsprinsippet då kriteria for journalføringplikt vart utarbeidd. CC0-1.0 +Noark og annen arkivpliktig informasjon Noark og annan arkivpliktig informasjon CC0-1.0 +Alle dokumenter som journalføres skal også arkiveres. Offentlige organ har en uttrykkelig plikt til å arkivere alle dokumenter som blir til som ledd i den virksomheten organet driver. Dette følger av den generelle arkivdefinisjonen i arkivloven § 2 og organets arkivansvar i § 6. Arkiveringsplikten er dermed mer omfattende enn journalføringsplikten. Alle dokument som vert journalført skal òg arkiverast. Offentlege organ har ei uttrykkeleg plikt til å arkivera alle dokument som vert til som ledd i den verksemda organet driv. Detta følgje av den generelle arkivdefinisjonen i arkivloven § 2 og arkivansvaret til organet i § 6 . Arkiveringsplikten er dermed meir omfattande enn journalføringplikta. CC0-1.0 +Arkiveringspliktige dokument skal sikres som informasjonskilder for samtid og ettertid. Det innebærer for å det første å vite hva som er arkivinformasjon for virksomheten. I tillegg skal virksomheten ha kontroll på opprettelse, mottak, utveksling, vedlikehold og bruk av arkivinformasjon. Det betyr kontroll på hvem som kan gjøre hva med arkivinformasjon (dvs. brukeradministrasjon, autorisasjoner), og logging som viser hvem som har gjort hva i arkivet. I tillegg skal informasjonsinnholdet beskyttes mot uautoriserte endringer og slettinger, og det skal være tilgjengelig for bruk. Når det ikke lenger er grunnlag eller behov for å ta vare på arkivinformasjon skal den avhendes, enten ved at den overføres til et arkivdepot eller ved at den kasseres. Arkiveringspliktige dokument skal sikrast som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Det inneber for å det første å vita kva som er arkivinformasjon for verksemda. I tillegg skal verksemda ha kontroll på skiping, mottak, utveksling, vedlikehald og bruk av arkivinformasjon. Det tyder kontroll på kven som kan gjera kva med arkivinformasjon (dvs. brukaradministrasjon, autorisasjonar), og logging som viser kven som har gjort kva i arkivet. I tillegg skal informasjonsinnhaldet vernast mot uautoriserte endringar og slettingar, og det skal vera tilgjengeleg for bruk. Når det ikkje lenger er grunnlag eller behov for å ta vare på arkivinformasjon skal den avhendes, anten ved at den overførast til eit arkivdepot eller ved at den kasserast. CC0-1.0 +Unntatt fra arkiveringsplikten er de dokumentene som kommer inn under bestemmelsene om arkivbegrensning. Med arkivbegrensning menes at dokument som verken er eller blir saksbehandlet, og som heller ikke har verdi som dokumentasjon, blir holdt utenfor eller fjernet fra arkivet. Det enkelte organet skal gjennomføre arkivbegrensning løpende. Unntatt frå arkiveringsplikten er dei dokumenta som kjem inn under avgjerdene om arkivavgrensing. Med arkivavgrensing meinast at dokument som verken er eller vert saksbehandlet, og som heller ikkje har verdi som dokumentasjon, vert halde utanfor eller fjerna frå arkivet. Det enkelte organet skal gjennomføra arkivavgrensing løpande. CC0-1.0 +Det er ikke obligatorisk å bruke Noark-godkjente system for dokument som kun er underlagt arkiveringsplikt, uten samtidig å være underlagt journalføringsplikt. Ofte kan det være lite hensiktsmessig å bruke system bygget opp på grunnlag av tidligere Noark-versjoner for arkivering av ikke-journalføringspliktige dokumenter. Men Noark 5 er spesifisert på en slik måte at det skal være mulig å finne hensiktsmessige løsninger også for slik type arkivering. Det er ikkje obligatorisk å bruka Noark-godkjende system for dokument som berre er underlagt arkiveringsplikt, utan samtidig å underleggjast journalføringplikt. Ofte kan det vera lite føremålstenleg å bruka system bygd opp på grunnlag av tidlegare Noark-versjonar for arkivering av ikkje-journalføringspliktige dokument. Men Noark 5 er spesifisert på ein slik måte at det skal vera mogleg å finna føremålstenlege løysingar òg for slik type arkivering. CC0-1.0 +Noark 5 kan derfor brukes for arkivering og forvaltning av alle typer dokumenter (informasjonsobjekter) som passer i en logisk mappestruktur. Standarden er derimot lite hensiktsmessig som utgangspunkt for rene registerløsninger, hvor sporing av transaksjoner og bevaring av informasjonsobjekt i en kontekst ikke er en vesentlig del av løsningen. Noark 5 kan difor brukast for arkivering og forvalting av alle typar dokument (informasjonsobjekt) som passar i ein logisk mappestruktur. Standarden er derimot lite føremålstenleg som utgangspunkt for reine registerløysingar, der sporing av transaksjonar og bevaring av informasjonsobjekt i ein kontekst ikkje er ein vesentleg del av løysinga. CC0-1.0 +Forholdet til internasjonale standarder Tilhøvet til internasjonale standardar CC0-1.0 +I arbeidet med Noark 5 er det tatt utgangspunkt i internasjonale standarder som er relevante, først da standarden opprinnelig ble utarbeidet, og senere i videre bearbeidinger av den. I arbeidde med Noark 5 er det tekne utgangspunktet i internasjonale standardar som er relevante, først då standarden opphavleg vart utarbeidd, og seinare i vidare tilarbeidingar av den. CC0-1.0 +Disse har vært og er de mest relevante: Disse har vore og er dei mest relevante: CC0-1.0 +ISO 15489:2016 Information and documentation - Records Management. Dette er en internasjonal standard for dokumentasjonsforvaltning. ISO 15489:2016 Information and documentation - Records Management. Dette er ein internasjonal standard for dokumentasjonsforvalting. CC0-1.0 +MoReq - Modular Requirements for Records Systems (EU-kommisjonen 2002). Dette er en EU-standard for dokumentasjonsforvaltning basert på ISO 15489. MoReq2010 kom i 2011. MoReq - Modular Requirements for Records System sitt (EU-kommisjonen 2002). Dette er ein EU-standard for dokumentasjonsforvalting basert på ISO 15489 . MoReq2010 kom i 2011. CC0-1.0 +ISO 16175 Information and documentation — Principles and functional requirements for records in electronic office environments. Denne standarden foreligger i tre ulike deler og stiller funksjonelle krav til dokumentasjonsforvaltningssystemer og fagsystemer som skal forvalte dokumentasjon. ISO 16175 Information and documentation — Principles and functional requirements for records in electronic office environments. Denne standarden finst i tre ulike delar og stiller funksjonelle krav til dokumentasjonsforvaltingssystem og fagsystemer som skal forvalta dokumentasjon. CC0-1.0 +NS/ISO 30300-serien (30300:2011 og 30301:2011 Informasjon og dokumentasjon - Ledelsessystemer for dokumentasjon - Grunntrekk og terminologi og 30301 Krav). Dette er ledelsessystemstandarder i samme «familie» som ISO 27000-, 14000- og 9000- seriene. NS/ISO 30300-serien (30300:2011 og 30301:2011 Informasjon og dokumentasjon - Leiingssystem for dokumentasjon - Grunntrekk og terminologi og 30301 Krav). Dette er leiingssystemstandardar i same «familie» som ISO 27000-, 14000- og 9000- seriane. CC0-1.0 +ISO 23081-1: 2004 Information and Documentation - Records Management Processes - Metadata for Records. Dette er en internasjonal standard for metadata. ISO 23081-1: 2004 Information and Documentation - Records Management Processes - Metadata for Records. Dette er ein internasjonal standard for metadata. CC0-1.0 +ISO 14721: 2002 Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS). Dette er en ISO-standard for bevaring av arkiv. ISO 14721: 2002 Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS). Dette er ein ISO-standard for bevaring av arkiv. CC0-1.0 +Data Dictionary for Preservation Metadata: Final Report of the PREMIS Working Group (OCLC og RLG 2005). PREMIS står for Preservation Metadata: Implementation Strategies. PREMIS Working Group beskriver en modell - en kjerne av metadata – som kan brukes til all digital bevaring, uavhengig av type dokumenter eller bevaringsstrategier. Data Dictionary for Preservation Metadata: Final Report of the PREMIS Working Group (OCLC og RLG 2005). PREMIS står for Preservation Metadata: Implementation Strategies. PREMIS Working Group skildrar ein modell - ein kjerne av metadata – som kan brukast til all digital bevaring, uavhengig av type dokument eller bevaringsstrategier. CC0-1.0 +De internasjonale standardene for dokumentasjonsforvaltning og arkivdepot er direkte knyttet til Noark 5 i den forstand at der kravene i standardene har hatt sterk relevans for norske forhold, har vi brukt kravene tilnærmet direkte oversatt. Der relevansen har vært svakere, har vi sørget for at kravformuleringene i Noark 5 har tatt hensyn til kravene så langt det har vært mulig, gitt spesielle hensyn knyttet til norsk forvaltningspraksis og rett. Dei internasjonale standardane for dokumentasjonsforvalting og arkivdepot er direkte knytt til Noark 5 i den forstanden at der krava i standardane har hatt sterk relevans for norske tilhøve, har vi brukt krava tilnærma direkte omsett. Der relevansen har vore svakare, har vi sørgt for at kravformuleringene i Noark 5 har teke omsyn til krava såg langt det har vore mogleg, gjeve spesielle omsyn knytet til norsk forvaltingspraksis og rett. CC0-1.0 +Noark 5 brukt i dokumentasjonsforvaltningen Noark 5 brukt i dokumentasjonsforvaltinga CC0-1.0 +Dokumentasjonsforvaltning er valgt som norsk oversettelse av records management i internasjonale standarder som ISO 15489, ISO 30300-serien og MoReq2010, og tilsvarer det vi i norsk tradisjon tidligere har kalt arkivdanning. Dokumentasjonsforvalting er vald som norsk omsetjing av records management i internasjonale standardar som ISO 15489, ISO 30300-serien og MoReq2010, og tilsvarer det vi i norsk tradisjon tidlegare har kalla arkivdanning. CC0-1.0 +Dokumentasjonsforvaltningen i en virksomhet skal, i henhold til disse internasjonale standardene, sikre effektiv og systematisk kontroll med oppretting, mottak, vedlikehold, bruk og avhending av dokumentasjon. I dette inngår prosesser for å fange inn og vedlikeholde bevis på̊ og informasjon om forretningsaktiviteter og transaksjoner i form av dokumentasjon. Dokumentasjonsforvaltinga i ei verksemd skal, i samsvar med desse internasjonale standardane, sikra effektiv og systematisk kontroll med oppretting, mottak, vedlikehald, nytte og avhending av dokumentasjon. I dette inngår prosessar for å fange inn og halda ved like bevis på̊ og informasjon om forretningsaktiviteter og transaksjonar i form av dokumentasjon. CC0-1.0 +Dokumentasjon er den norske oversettelsen av det engelske ordet record, slik det er brukt i disse standardene. Noark 5 ble utviklet før disse standardene fikk norsk oversettelse, og har følgelig ikke forholdt seg til disse oversettelsene. I Noark 5 ble registrering valgt som norsk oversettelse av record. Det er dermed dette begrepet som blir brukt i fortsettelsen her. Dokumentasjon er den norske omsetjinga av det engelske ordet record, slik det er brukt i desse standardane. Noark 5 vart utvikla før desse standardane fekk norsk omsetjing, og har følgjeleg ikkje forhalde seg til desse omsetjingane. I Noark 5 vart registrering valt som norsk omsetjing av record. Det er dermed detta begripe som vert brukt i fortsettelsen her. CC0-1.0 +En registrering er betegnelsen på informasjon som en organisasjon eller person produserer, mottar og vedlikeholder som bevis og som et aktivum, som et ledd i å oppfylle rettslige forpliktelser eller i en forretningstransaksjon. Bevis innebærer at det er dokumentasjon av en transaksjon, mens aktivum er alt som har verdi for virksomheten. Ei registrering er nemninga på informasjon som ein organisasjon eller person produserer, mottek og held ved like som bevis og som eit aktivum, som eit ledd i å oppfylla rettslege forpliktingar eller i ein forretningstransaksjon. Bevis inneber at det er dokumentasjon av ein transaksjon, medan aktivum er alt som har verdi for verksemda. CC0-1.0 +Registreringer er med andre ord de informasjonsobjektene som har en verdi for virksomheten, og som er viktige nok til at virksomheten ønsker å ta vare på dem for en kortere eller lengre periode, slik at de kan brukes til å bevise noe. En registrering blir dermed bevaringsobjektet i et system som inneholder arkivinformasjon, og er definert etter en logisk funksjons- eller informasjonstype. En registrering består av et informasjonsinnhold og metadata som beskriver kontekst, innhold og struktur. Registreringar er med andre ord dei informasjonsobjekta som har ein verdi for verksemda, og som er viktige nok til at verksemda ynskjer å ta vare på dem for ein kortare eller lengre periode, slik at dei kan brukast til å bevisa noko. Ei registrering vert dermed bevaringsobjektet i eit system som inneheld arkivinformasjon, og er definert etter ein til logisk funksjons- eller informasjonstype. Ei registrering består av eit informasjonsinnhald og metadata som skildrar kontekst, innhald og struktur. CC0-1.0 +I følge ISO 30300 skal en registrering inneha disse fire grunnleggende egenskapene: I følgje ISO 30300 skal ei registrering inneha desse fire grunnleggjande eigenskapane: CC0-1.0 +"Pålitelighet – en pålitelig registrering har et innhold som en kan stole på er en fullstendig og nøyaktig gjengivelse av transaksjonene, aktivitetene og faktaene som skal dokumenteres, og skal kunne danne grunnlag for etterfølgende transaksjoner og aktiviteter." "Pålitelighet – ei påliteleg registrering har eit innhald som ein kan stola på er ein fullstendig og nøyaktig attgjeving av transaksjonane, aktivitetane og faktuma som skal dokumenterast, og skal kunna danna grunnlag for etterfølgende transaksjonar og aktivitetar." CC0-1.0 +"Autentisitet – registreringen er hva den utgir seg for å være, er skapt av den som utgir seg for å ha skapt den, og er skapt på det tidspunktet den utgir seg for å være skapt." "Autentisitet – registreringa er kva den utgjev seg for å vera, er skapt av den som utgjev seg for å ha skapt den, og er skapt på det tidspunktet den utgjev seg for å skapast." CC0-1.0 +"Integritet – innebærer at registreringen er fullstendig og uendret, dvs. den er sikret mot endring." "Integritet – inneber at registreringa er fullstendig og uendra, dvs. den er sikra mot endring." CC0-1.0 +"Anvendelighet – innebærer at registreringen kan gjenfinnes, hentes frem, presenteres og tolkes. I ettertid bør den kunne presenteres i direkte forbindelse til forretningsaktiviteten eller transaksjonen som gav opphav til den." "Anvendelighet – inneber at registreringa kan finnast igjen, vert henta fram, vert presentert og vert tolka. I ettertid bør den kunne presenterast i direkte samband til forretningsaktiviteten eller transaksjonen som gav opphav til den." CC0-1.0 +Dokumentasjons­forvaltning innebærer altså at virksomheten skal kunne dokumentere at et dokument ble brukt der og da, i en gitt kontekst. Autentisitetsstøttende metadata skal understøtte dokumentets ekthet og troverdighet, bl.a. ved å gi mottaker opplysninger som kan nyttiggjøres ved kontroll av dokumentets innhold og avsender. Uten slike metadata har ikke dokumentet verdi som arkivdokument, det vil si som dokumentasjon. Dokumentasjonsforvalting inneber altså at verksemda skal kunna dokumentera at eit dokument vart brukt der og då, i ein gjeven kontekst. Autentisitetsstøttende metadata skal understøtte dokumentet sitt ekthet og truverd, m.a. ved å gje mottakar opplysningar som kan nyttiggjerast ved kontroll av innhaldet i dokumentet og sender. Utan slike metadata har ikkje dokumentet verdi som arkivdokument, det vil seia som dokumentasjon. CC0-1.0 +Dokumentasjonsforvaltningen skiller seg dermed fra en noe enklere dokumenthåndtering slik: Dokumentasjonsforvaltinga skil dermed frå seg ein noka enklare dokumenthandtering slik: CC0-1.0 +"Løsninger for dokumenthåndtering versus dokumentasjonsforvaltning" "Løysingar for dokumenthandtering versus dokumentasjonsforvalting" CC0-1.0 +Løsninger for dokumenthåndtering Løysingar for dokumenthandtering CC0-1.0 +Løsninger for dokumentasjonsforvaltning Løysingar for dokumentasjonsforvalting CC0-1.0 +Kan tillate at dokumenter endres og/eller finnes i flere versjoner uten at det er kontroll på hvilken versjon som er den endelige. Kan tillata at dokument vert endra og/eller finst i fleire versjonar utan at det er kontroll på kva for ein versjon som er den endelege CC0-1.0 +Hindrer at dokumentasjon endres, og har versjonskontroll. Hindrar at dokumentasjon vert endra, og har versjonskontroll CC0-1.0 +Kan tillate at dokumenter slettes av dokumenteier. Kan tillata at dokument vert sletta av dokumenteigar CC0-1.0 +Hindrer at dokumentasjon slettes uten at det er skjer gjennom kontrollert, autorisert kassasjon. Hindrar at dokumentasjon vert sletta utan at det er skjer gjennom kontrollert, autorisert kassasjon CC0-1.0 +Kan inneholde noe kontroll over hvor lenge et dokument skal oppbevares og om det kan slettes. Kan innehalda nokon kontroll over kor lenge eit dokument skal takast vare på og om det kan slettes CC0-1.0 +Rigorøs «retention control», det vil si løsningene skal ha funksjoner for å styre bevaring, migrasjon og kassasjon av dokumentasjon iht. fastsatte planer. Rigorøs «retention control», det vil seia løysingane skal ha funksjonar for å styra bevaring, migrasjon og kassasjon av dokumentasjon iht. sette fast planar CC0-1.0 +Kan inneholde strukturert dokumentlagring, som kan være brukerstyrt. Kan innehalda strukturert dokumentlagring, som kan vera brukarstyrt CC0-1.0 +Arkivstruktur med et klassifikasjonssystem som knytter dokumentasjon til kontekst (sammenhengen den ble skapt i), og som vedlikeholdes av autorisert administrator. Arkivstruktur med eit klassifikasjonssystem som knyter dokumentasjon til kontekst (samanhengen den vart skapt i), og som vert halde ved like av autorisert administrator CC0-1.0 +Har som primær funksjon å støtte den daglige produksjonen og bruken av dokumenter i løpende saksbehandling. Har som primær funksjon å støtta den daglege produksjonen og nytta av dokument i løpande saksarbeid CC0-1.0 +Støtter den daglige bruken av dokumenter i løpende saksbehandling, men skal også være et sikkert og troverdig arkiv for dokumentasjon. Støtter den daglege nytta av dokument i løpande saksarbeid, men skal òg vera eit sikkert og troverdig arkiv for dokumentasjon. CC0-1.0 +Det er altså ikke gitt at løsninger for dokumenthåndtering i ettertid kan garantere at dokumentet fortsatt kan gjenfinnes, at det er lesbart eller at det dokumentet man faktisk finner er uendret. Løsninger som er utviklet spesielt for dokumentasjonsforvaltning, slik Noark-standarden legger til rette for, skal både sikre at dokumentet kan gjenfinnes, at det er lesbart og at det er autentisk med opprettholdt integritet. Det er altså ikkje gjeve at løysingar for dokumenthandtering i ettertid kan garantera at dokumentet enno kan finnast igjen, at det er lesbart eller at det dokumentet ein faktisk finnar er uendra. Løysingar som er utvikla spesielt for dokumentasjonsforvalting, slik Noark-standarden legg til rette for, skal både sikra at dokumentet kan finnast igjen, at det er lesbart og at det er autentisk med oppretthalden integritet. CC0-1.0 +En konseptuell standard Ein konseptuell standard CC0-1.0 +Noark 5 stiller krav til arkivstruktur, metadata og funksjonalitet, men ikke til teknisk implementering av kravene. Standarden definerer derfor ikke et system, eller en type system, men legger til rette for ulike løsninger. Målet er å unngå at standarden resulterer i universalløsninger som brukes på alle typer prosesser. Den definerer derfor noen grunnleggende kjernekrav som er felles for alle løsninger for dokumentasjonsforvaltning, og som er skalerbare og fleksible. Kravene skal dermed kunne bygges inn i spesialiserte løsninger og applikasjoner som tidligere ikke er blitt ansett som dokumentasjonsforvaltningssystemer. Noark 5 stiller krav til arkivstruktur, metadata og funksjonalitet, men ikkje til teknisk implementering av krava. Standarden definerer difor ikkje eit system, eller ein type system, men legg til rette for ulike løysingar. Målet er å unngå at standarden resulterer i universalløsninger som vert brukt på alle typar prosessar. Den definerer difor nokon grunnleggjande kjernekrav som er vert felt for alle løysingar for dokumentasjonsforvalting, og som er skalerbare og fleksible. Krava skal dermed kunna byggjast inn i spesialiserte løysingar og applikasjonar som tidlegare ikkje er vorte sett på som dokumentasjonsforvaltingssystem. CC0-1.0 +Standarden stiller krav til HVA som skal løses, ikke HVORDAN. En Noark 5 kjerne er et konseptuelt begrep, som kan være en egen systemmodul (en arkivkjerne), men den behøver ikke være det. En «Noark 5-kjerne» er et sett av krav som skal eller bør oppfylles av en løsning (ett eller flere system) for å kunne godkjennes i henhold til Noark 5. Noark 5 kan også innebære at man bygger inn de grunnleggende kravene til håndtering av dokumentasjon i systemarkitekturen som eksplisitte krav til frys, fangst og forvaltning av dokument (for eksempel slik kravene er beskrevet i ISO 16175), sammen med det spesifiserte uttrekksformatet som skiller Noark 5 fra andre standarder og krav. Standarden stiller krav til KVA som skal løysast, ikkje KORLEIS. Ein Noark 5 kjerne er eit konseptuelt omgrep, som kan vera ein eigen systemmodul (ein arkivkjerne), men den treng ikkje vera det. Ein «Noark 5-kjerne» er eit sett av krav som skal eller bør oppfyllast av ei løysing (eitt eller fleire system) for å kunna verta i samsvar med godkjent Noark 5 . Noark 5 kan òg innebera at ein byggjer inn dei grunnleggjande krava til handtering av dokumentasjon i systemarkitekturen som eksplisitte krav til frys, fangst og forvalting av dokument (til dømes slik krava er skildra i ISO 16175), saman med det spesifiserte uttrekksformatet som skil Noark 5 frå andre standardar og krav. CC0-1.0 +Noark 5 kan implementeres på forskjellige måter i én eller flere løsninger, enten som en eller flere arkivkjerner som integreres med ett eller flere system, eller ved en «kjerne» som styrer håndteringen av dokument og metadata i ett eller flere andre system. Noark 5 kan implementerast på ulike måtar i éin eller fleire løysingar, anten som ein eller fleire arkivkjernar som vert integrert med eitt eller fleire system, eller ved ein «kjerne» som styrer handteringa av dokument og metadata i eitt eller fleire andre system. CC0-1.0 +Standarden fokuserer på bevaringsobjektet, dvs. hvordan arkivdokumentet, eller dokumentasjonen som genereres i en arbeidsprosess skal håndteres. Noark 5 handler om hvordan virksomheten identifiserer og «fanger» informasjonsobjekter og knytter dem til relevante metadata. Noark 5 er derfor en standard som kan brukes for alle informasjonsobjekter som skal bevares for et kortere eller lengre tidsrom, dvs. dokumenter som skal arkiveres. Dette er helt uavhengig av om dokumentene inngår i tradisjonell saksbehandling, hvor mange år de skal oppbevares eller om de skal avleveres til depotarkiv. Standarden fokuserer på bevaringsobjektet, dvs. korleis arkivdokumentet, eller dokumentasjonen som vert generert i ein arbeidsprosess skal handterast. Noark 5 handlar om korleis verksemda identifiserer og «fangar» informasjonsobjekt og knyte dem til relevante metadata. Noark 5 er difor ein standard som kan brukast for alle informasjonsobjekt som skal vernast for eit kortare eller lengre tidsrom, dvs. dokument som skal arkiverast. Dette er heilt uavhengig av om dokumenta inngår i tradisjonelt saksarbeid, kor mange år dei skal takast vare på eller om dei skal avleverast til depotarkiv. CC0-1.0 +Kravtyper i Noark 5 Kravtypar i Noark 5 CC0-1.0 +Alle gjeldende krav framgår av kravtabellene. Kravtabellene er satt opp på denne måten: Alle gjeldande krav framgår av kravtabellane. Kravtabellane er sett opp på denne måten: CC0-1.0 +hva det stilles krav til kva det vert stilt krav til CC0-1.0 +Kravnummereringen er inndelt i <kapittelnr>. <underkapittelnr>, <løpenummer innen underkapittel> (5.7.6 betyr f. eks. kapittel 5, underkapittel 7, og krav nr. 6) Kravnummereringen er inndelt i <kapittelnr>. <underkapittelnr>, <løpenummer innan underkapittel> (5.7 .6 tyder f. eks. kapittel 5, underkapittel 7, og krav nr. 6) CC0-1.0 +Dette angir området det stilles krav til i tabellen Dette angjev området det stillast krav til i tabellen CC0-1.0 +Angir type krav. Her brukes: O (Obligatorisk), B (Betinget obligatorisk), V (Valgfritt) Angjev typa krav. Her vert brukt: O (Obligatorisk), B (Betinget obligatorisk), V (Valfritt) CC0-1.0 +Merknader til kravet, f.eks. betingelser for når kravet er obligatorisk Merknader til kravet, t.d. betingelser for når kravet er obligatorisk CC0-1.0 +"Obligatoriske og betinget obligatoriske krav er angitt med ""skal"" i kravteksten. Valgfrie krav er angitt med ""bør"" i kravteksten. Betinget obligatoriske krav er obligatoriske under bestemte betingelser. Disse betingelsene er nærmere beskrevet i merknadsfeltet." "Obligatoriske og betinget obligatoriske krav er angjeve med ""skal"" i kravteksta. Valfrie krav er angjeve med ""byrd"" i kravteksta. Betinget obligatoriske krav er obligatoriske under bestemde betingelser. Disse betingelsene er nærare skildra i merknadsfeltet." CC0-1.0 +De obligatoriske kravene er obligatoriske for alle typer systemer som skal godkjennes etter standarden. Noen betinget obligatoriske krav vil være obligatoriske kun for system med sakarkiv. Andre betinget obligatoriske krav kan være obligatoriske for systemer som inneholder dokumenter som skal bevares i mer enn 10 år. I andre tilfeller igjen kan betingelsen for et slikt krav være at et gitt valgfritt krav oppfylles. Dei obligatoriske krava er obligatoriske for alle typar system som skal godkjennast etter standarden. Nokre betinget obligatoriske krav vil vera obligatoriske berre for system med sakarkiv. Andre betinget obligatoriske krav kan vera obligatoriske for system som inneheld dokument som skal vernast i meir enn 10 år. I andre tilfelle igjen kan betingelsen for eit slikt krav vera at eit gjeve valfritt krav vert oppfylt. CC0-1.0 +De fleste krav som gjelder saksbehandling, sikkerhet og tilgang, brukeradministrasjon osv. er valgfrie. Dette betyr selvsagt ikke at disse kravene er mindre viktige, og at de derfor kan utelates. I mange tilfeller vil måten de valgfrie kravene er oppfylt på, være avgjørende for hvilket system en virksomhet velger. De som anskaffer eller utvikler løsninger må ta stilling til hvilke valgfrie krav de trenger, og så stille krav til leverandøren om at dette oppfylles. Dei fleste krav som gjeld saksarbeid, tryggleik og tilgjenge, brukaradministrasjon osb. er valfrie. Dette tyder sjølvsagt ikkje at desse krava er mindre viktige, og at dei difor kan utelatast. I mange tilfelle vil måten dei valfrie krava er oppfylt på, vera avgjerande for kva for eit system ei verksemd veljar. Dei som skaffar eller utviklar løysingar må ta stilling til kva for valfrie krav dei treng, og så stille krav til leverandøren om at dette oppfyllast. CC0-1.0 +Før anskaffelse av et Noark 5-system må det lages en kravspesifikasjon. Noark 5 spesifiserer ikke et fullstendig system, og det gir derfor ingen mening å be om at alle obligatoriske krav oppfylles. Før innkjøp av eit Noark 5-system må det lagast ein kravspesifikasjon. Noark 5 spesifiserer ikkje eit fullstendig system, og det gjev difor inga meining å be om at alle obligatoriske krav vert oppfylt. CC0-1.0 +"https://www.arkivverket.no/forvaltning-og-utvikling/noark-standarden/godkjenningsordning-noark" "https://www.arkivverket.no/forvalting-og-utvikling/noark-standarden/noark-5/godkjenningsordning-noark5" CC0-1.0 +"Det er heller ingen direkte sammenheng mellom obligatoriske krav i standarden og arkivregelverkets krav om godkjente system. Prosedyren for godkjenning, og hva en godkjenning innebærer, er nærmere beskrevet på Arkivverkets sider på Internett." "Det er heller ingen direkte samanheng mellom obligatoriske krav i standarden og kravet til arkivregelverket om godkjende system. Prosedyren for godkjenning, og kva ei godkjenning inneber, er nærare skildra på Sidene til arkivverket på Internett." CC0-1.0 +Anskaffelse og utvikling av en Noark-løsning Innkjøp og utvikling av ein Noark-løysing CC0-1.0 +En anskaffelse eller utvikling av en løsning som skal oppfylle kravene om godkjenning etter Noark-standarden må ta utgangspunkt i brukernes behov. Noark 5 definerer ikke et komplett system for saksbehandling og arkiv, slik Noark-4 gjorde. Kravene i Noark 5 må operasjonaliseres av virksomheten selv, gjennom de kravene virksomheten gjennom en behovsanalyse finner ut at de må stille til det nye systemet. Eit innkjøp eller utvikling av ei løysing som skal oppfylla krava om godkjenning etter Noark-standarden må ta utgangspunkt i behovet til brukarane. Noark 5 definerer ikkje eit komplett system for saksarbeid og arkiv, slik Noark-4 gjorde. Krava i Noark 5 må operasjonaliserast av verksemda sjølv, gjennom dei krava verksemda gjennom ein behovanalyse finn ut at dei må stilla til det nye systemet. CC0-1.0 +Ulike prosesser har behov for ulike system for arbeidsstøtte. Sakarkivsystemer er laget for generelle arbeidsprosesser, men mange prosesser har behov for en mer tilpasset arbeidsstøtte. Mange erfarer at prosjekter passer dårlig i systemer tilpasset generell saksbehandling. Hvilket system som skal anskaffes eller utvikles bør avhenge av hvilke prosesser som skal støttes av systemet. Ulike prosessar har behov for ulike system for arbeidsstøtte. Sakarkivsystemer er laget for generelle arbeidsprosessar, men mange prosessar har behov for ei meir tilpassa arbeidsstøtte. Mange røyner at prosjekt passar dårleg i system tilpassa generelt saksarbeid. Kva for eit system som skal skaffast eller vert utvikla byrd avhenga av kva for prosessar som skal støttast av systemet. CC0-1.0 +Det er viktig å ta utgangspunkt i arbeidsprosessene, for dokumentasjonen vi skal ta vare på blir skapt, mottatt og brukt som ledd i forretningsaktiviteter. Regler for å skape og fange dokumentasjon og metadata bør bygges inn i alle ledd av forretningsutøvelsen hvor det er krav om at aktiviteten skal kunne dokumenteres. Arkiv må skapes og struktureres slik at de gjenspeiler og understøtter prosessene. Dokumentasjonen skapes og forvaltes som autoritative bevis på virksomhetens transaksjoner, og langtidsplanlegging må sikre at virksomhetskritisk dokumentasjon blir identifisert, slik at den blir særlig beskyttet og kan gjenskapes ved behov. Det er viktig å ta utgangspunkt i arbeidsprosessane, for dokumentasjonen vi skal ta vare på vert skapt, motteke og brukt som ledd i forretningsaktiviteter. Regler for å skapa og fange dokumentasjon og metadata bør byggjast inn i alle ledd av forretningsutøvelsen der det er krav om at aktiviteten skal kunna dokumenterast. Arkiv må skapast og vert strukturert slik at dei gjenspeglar og understøtter prosessane. Dokumentasjonen vert skapt og vert forvalta som autoritative bevis på transaksjonane til verksemda, og langtidsplanlegging må sikra at virksomhetskritisk dokumentasjon vert identifisert, slik at den vert særleg verna og kan attskapast ved behov. CC0-1.0 +Forutsetningen for å få dette til er at man gjennomfører en prosessanalyse, hvor formålet er å identifisere alle relevante dokumentasjonskrav og –behov. Hva slags dokumentasjon skal fanges, til hvilket formål, og hvilke krav må stilles til bevaringen av den? Hvilke krav til struktur og innhold må vi stille, og hvilke metadata trenger vi for å sikre at dokumentasjonen skal kunne finnes, brukes og forstås over tid? Hvor lenge skal den bevares, og hva skal skje med den når virksomheten ikke lenger har bruk for den? Resultatet av analysen danner grunnlag for alle aspekt ved dokumentasjonsforvaltningen. Føresetnaden for å få dette til er at ein gjennomfører ein prosessanalyse, der føremålet er å identifisera alle relevante dokumentasjonskrav og –behov. Kva slags dokumentasjon skal fangast, til kva for eit føremål, og kva for krav må stillast til bevaringen av den? Kva for krav til struktur og innhald må vi stilla, og kva for metadata treng vi for å sikra at dokumentasjonen skal kunna finnast, vert brukt og vert forstått over tid? Kor lenge skal den vernast, og kva skal skje med den når verksemda ikkje lenger har bruk for den? Resultatet av analysen dannar grunnlag for alle aspekt ved dokumentasjonsforvaltinga. CC0-1.0 +Noark 5 brukes som grunnlag for å realisere disse dokumentasjonskravene i en systemløsning. Noen krav blir obligatoriske, andre kan være til hjelp i å spesifisere en hensiktsmessig løsning. Standarden kan bidra til å finne svar på noen dokumentasjonskrav, andre krav må man spesifisere selv. Noark 5 vert brukt som grunnlag for å realisera desse dokumentasjonskrava i ei systemløysing. Nokre krav vert obligatoriske, andre kan vera til hjelp i å spesifisera ei føremålstenleg løysing. Standarden kan bidra til å finna svar på nokre dokumentasjonskrav, andre krav må ein spesifisera sjølv. CC0-1.0 +Et arkivdokument består av elementene innhold, struktur, kontekst og presentasjon. Innholdet finnes i ett eller flere elektroniske eller fysiske dokumenter som gjengir dokumentets «budskap». Dokumentene skal oppbevares på en måte som gjør at framtidige brukere kan forstå både budskapet og sammenhengen (konteksten) budskapet inngår i. Eit arkivdokument består av elementa innhald, struktur, kontekst og presentasjon. Innhaldet finst i eitt eller fleire elektroniske eller fysiske dokument som attgjev dokumentet sitt «bodskap». Dokumenta skal takast vare på på ein måte som gjer at framtidige brukarar kan forstå både bodskapen og samanhengen (konteksten) bodskapen inngår i. CC0-1.0 +En arkivkjerne skal oppfylle grunnleggende krav til arkivering. Det betyr: Ein arkivkjerne skal oppfylla grunnleggjande krav til arkivering. Det tyder: CC0-1.0 +Arkivdokumenter kommer inn i arkivet, dvs. arkiveres, gjennom dokumentfangst. Arkivdokument kjem inn i arkivet, dvs. vert arkivert, gjennom dokumentfangst. CC0-1.0 +Dokumentene skal organiseres i en arkivstruktur som viser sammenhengen mellom dokumentene. Dette innebærer at dokumenter må plasseres på riktig sted i arkivet. Når dokumenter arkiveres, skal de fryses for all videre redigering. Dokumenta skal organiserast i ein arkivstruktur som viser samanhengen mellom dokumenta. Dette inneber at dokument må plasserast på riktig stad i arkivet. Når dokument vert arkivert, skal dei frysast for all vidare redigering. CC0-1.0 +Dokumentfangst innebærer også at dokumentene tilføres metadata, dvs. informasjon om dokumentenes innhold, kontekst (sammenheng) og struktur. En viktig funksjon til metadata er å opprettholde tilliten til dokumentenes autentisitet og troverdighet over tid. Det må ikke være tvil om at et dokument er ekte, og at det er skapt av den som utgir seg for å ha skapt det. Dokumentfangst inneber òg at dokumenta vert tilført metadata, dvs. informasjon om innhaldet i dokumenta, kontekst (samanheng) og struktur. Ein viktig funksjon til metadata er å oppretthalda tillita til dokumenta seg autentisitet og truverd over tid. Det må ikkje vera tvil om at eit dokument er ekte, og at det er skapt av den som utgjev seg for å ha skapt det. CC0-1.0 +Datamodellene som presenteres i dette dokumentet er en visuell presentasjon av det som fremgår av vedlegg 2 Metadata gruppert på objekter. Hvis det er konflikt mellom den visuelle presentasjonen av objektene og relasjonene mellom dem i dette dokumentet, og det som står i vedlegg 2, er det vedlegg 2 som skal oppfattes som «fasit.» Datamodellane som vert presentert i dette dokumentet er ein visuell presentasjon av det som fremgår av vedlegg 2 Metadata gruppert på objekt. Viss det er konflikt mellom den visuelle presentasjonen av objekta og relasjonane mellom dem i dette dokumentet, og det som står i vedlegg 2, er det vedlegget 2 som skal oppfattast som «fasit.» CC0-1.0 +Overordnet datamodell Overordna datamodell CC0-1.0 +Arkivstrukturen kan vi gjerne kalle den indre ordningen av arkivet. Denne strukturen er hierarkisk med flere nivåer fra topp til bunn. Som en fellesbetegnelse på disse nivåene brukes begrepet arkivenhet. Arkivstrukturen kan vi gjerne kalla den indre ordninga av arkivet. Denne strukturen er hierarkisk med fleire nivå frå topp til botn. Som ei fellesnemning på desse nivåa vert brukt begripen arkiveining. CC0-1.0 +I et fysisk arkiv vil arkivstrukturen gjenspeiles i papirdokumentenes sortering og fysiske oppstilling i omslag, mapper, arkivbokser, skap osv. I et elektronisk arkiv kan også dokumentene presenteres som om de ligger i mapper, og en hierarkisk arkivstruktur kan representeres ved at mapper ligger i andre mapper i flere nivåer. I eit fysisk arkiv vil arkivstrukturen gjenspeglast i sorteringa i papirdokumenta og fysiske oppstilling i omslag, mapper, arkivboksar, skap osb. I eit elektronisk arkiv kan òg dokumenta presenterast som om dei ligg i mapper, og ein hierarkisk arkivstruktur kan representerast ved at mapper ligg i andre mapper i fleire nivå. CC0-1.0 +Modellene i Noark 5 er konseptuelle modeller som skal vise sammenhengen mellom forskjellige metadata, og mellom metadata og fysiske eller elektroniske dokumenter. De konseptuelle modellene i Noark 5 sier noe om hvordan informasjonen prinsipielt skal organiseres. De vil også være utgangspunktet for definisjonen av datastrukturer ved elektronisk kommunikasjon, integrasjon med andre systemer, migrering fra et system til et annet og for deponering/avlevering. Modellane i Noark 5 er konseptuelle modellar som skal visa samanhengen mellom ulike metadata, og mellom metadata og fysiske eller elektroniske dokument. Dei konseptuelle modellane i Noark 5 seier noko om korleis informasjonen prinsipielt skal organiserast. Dei vil òg vera utgangspunktet for definisjonen av datastrukturar ved elektronisk kommunikasjon, integrasjon med andre system, migrering frå eit system til eit anna og for deponering/avlevering. CC0-1.0 +"Overordnet skisse av den konseptuelle modellen for Noark 5" "Overordna skisse av den konseptuelle modellen for Noark 5" CC0-1.0 +Nivåene for mappe og registrering er bygd ut ved hjelp av spesialisering av klassene. Eksempler på slike spesialiseringer er saksmappe og journalpost. Den arkivstrukturen som er skissert gjennom den konseptuelle modellen i dette kapitlet, utgjør hovedstrukturen i Noark 5 og er obligatorisk for sakarkiver. Nivåa for mappe og registrering er bygd ut ved hjelp av spesialisering av klassene. Døme på slike spesialiseringer er sakmappe og journalpost. Den arkivstrukturen som er skissert gjennom den konseptuelle modellen i dette kapittelet, utgjer hovudstrukturen i Noark 5 og er obligatorisk for sakarkiver. CC0-1.0 +I enkelte system kan det være behov for en forenklet struktur, og visse nivå i strukturen kan utgå dersom det ikke er behov for nivået. I enkelte system kan det vera behov for ein forenkla struktur, og visse nivå i strukturen kan koma frå dersom det ikkje er behov for nivået. CC0-1.0 +"Forenklet arkivstruktur" "Forenkla arkivstruktur" CC0-1.0 +I et elektronisk arkiv eksisterer ikke mappene som fysiske enheter. Arkivstrukturen i et elektronisk arkiv er bygd opp av forskjellige metadata. Hver enhet i strukturen har sine bestemte metadata, og de forskjellige nivåene er også koblet sammen med metadata. Metadata er altså aggregert på flere nivåer, slik at metadata på øverste nivå vil være knyttet til alle dokumenter i arkivet, mens metadata på laveste nivå bare er knyttet til et enkeltdokument. I eit elektronisk arkiv eksisterer ikkje mappene som fysiske einingar. Arkivstrukturen i eit elektronisk arkiv er bygd opp av ulike metadata. Kvar eining i strukturen har sina bestemde metadata, og dei ulike nivåa er òg kopla saman med metadata. Metadata er altså aggregert på fleire nivå, slik at metadata på øvste nivå vil knytast til alle dokument i arkivet, medan metadata på lågaste nivå berre er knytt til eit enkeltdokument. CC0-1.0 +"Overordnede krav til arkivstrukturen" "Overordna krav til arkivstrukturen" CC0-1.0 +Overordnede krav til arkivstrukturen Overordna krav til arkivstrukturen CC0-1.0 +2.1.1 2.1 .1 CC0-1.0 +For at en løsning skal kunne godkjennes etter Noark 5 må den konseptuelle modellen av arkivstrukturen og de funksjonelle muligheter den gir, kunne implementeres i det aktuelle systemets (fysiske) datastrukturer. For at ei løysing skal kunna godkjennast etter Noark 5 må den konseptuelle modellen av arkivstrukturen og dei funksjonelle høva den gjev, kunne implementerast i det aktuelle systemet sitt (fysiske) datastrukturar. CC0-1.0 +Innebærer at det må implementeres slik at data skal kunne presenteres og hentes ut på den måten. Inneber at det må implementerast slik at data skal kunna presenterast og vert henta ut på den måten. CC0-1.0 +2.1.2 2.1 .2 CC0-1.0 +Arkivdokumenter skal inngå i en arkivstruktur som minst inneholder følgende arkivenheter: Arkivdokument skal inngå i ein arkivstruktur som minst inneheld følgjande arkiveiningar: CC0-1.0 +arkiv, arkivdel, registrering, dokumentbeskrivelse og dokumentobjekt. arkiv, arkivdel, registrering, dokumentskildring og dokumentobjekt. CC0-1.0 +2.1.3 2.1 .3 CC0-1.0 +Journalføringspliktige saksdokumenter skal inngå i et sakarkiv, med en arkivstruktur som minst skal inneholde følgende arkivenheter: Journalføringspliktige saksdokument skal inngå i eit sakarkiv, med ein arkivstruktur som minst skal innehalda følgjande arkiveiningar: CC0-1.0 +arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse og dokumentobjekt. arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse, mappe, registrering, dokumentskildring og dokumentobjekt. CC0-1.0 +2.1.4 2.1 .4 CC0-1.0 +For fysiske arkiver kan dokumentobjekt utgå. For fysiske arkiv kan dokumentobjekt koma frå. CC0-1.0 +Metadata er informasjon som beskriver dokumentene i arkivet, både fysiske og elektroniske dokumenter. Metadata tilføres dokumentene først og fremst under dokumentfangsten. Noe av dette vil skje manuelt, men mye skjer også automatisk. En del metadata skal fryses straks de er registrert, og etter at dokumentene er endelig arkivert skal de fleste metadata bare kunne endres av spesielt autoriserte brukere. Metadata er informasjon som skildrar dokumenta i arkivet, både fysiske og elektroniske dokument. Metadata vert dokumenta tilført først og fremst under dokumentfangsten. Noko av dette vil skje manuelt, men mykje skjer òg automatisk. Ein del metadata skal frysast straks dei er registrert, og etter at dokumenta er endeleg arkivert skal dei fleste metadata berre kunna endrast av spesielt autoriserte brukarar. CC0-1.0 +Metadata har flere viktige funksjoner. Det er metadataene som binder dokumentene til den konteksten de er skapt i. Metadataene sikrer de elektroniske dokumentenes autentisitet og dermed deres bevisverdi. Uten metadata vil ikke dokumenter ha verdi som arkivdokumenter. Metadata er også viktig for fremfinning, tilgangsstyring og skjerming, i tillegg til å styre bevaring og kassasjon, dvs. en kontrollert sletting av alle dokumenter som har en begrenset oppbevaringstid. Metadata har fleire viktige funksjonar. Det er metadataene som bind dokumenta til den konteksten dei er skapt i. Metadataene sikrar dei elektroniske dokumenta seg autentisitet og dermed deres bevisverdi. Utan metadata vil ikkje dokument ha verdi som arkivdokument. Metadata er òg viktig for fremfinning, tilgjengestyring og skjerming, i tillegg til å styra bevaring og kassasjon, dvs. ei kontrollert sletting av alle dokument som har ein avgrensa oppbevaringstid. CC0-1.0 +Det er viktig at metadataene som benyttes faktisk reflekterer måten man utfører saksbehandlingen på og hva man reelt sett har behov for å dokumentere. I Noark 5 er det svært stor fleksibilitet når det gjelder spesifisering av de metadata man trenger for å dokumentere arbeidsoppgavene slik de faktisk er utført. Standarden definerer metadata for uttrekket, og er ikke til hinder for at andre metadata brukes i løsningen. Metadatakatalogen skal ikke være begrensende for hvordan virksomheten spesifiserer sine egne dokumentasjonsbehov og -krav, men et grunnlag å bygge videre på. Dersom man bruker andre metadata må man definere hvordan de eventuelt skal inngå i uttrekket, om de lar seg passe inn i strukturen som virksomhetsspesifikke metadata. Det er viktig at metadataene som vert faktisk nytta reflekterer måten ein utfører saksarbeidet på og kva ein reelt sett har behov for å dokumentera. I Noark 5 er det svært stor fleksibilitet når det gjeld spesifisering av dei metadata ein treng for å dokumentera arbeidsoppgåvene slik dei faktisk er utførd. Standarden definerer metadata for uttrekket, og er ikkje til hinder for at andre metadata vert brukt i løysinga. Metadatakatalogen skal ikkje vera avgrensande for korleis verksemda spesifiserer sina eigne dokumentasjonsbehov og -krav, men eit grunnlag å byggja vidare på. Dersom ein brukar andre metadata må ein definera korleis dei eventuelt skal inngå i uttrekket, om dei lèt seg passe inn i strukturen som virksomhetsspesifikke metadata. CC0-1.0 +I Noark 5 blir det definert metadata for alle nivåer i arkivstrukturen. Disse metadataene er nærmere spesifisert i vedlegg 1, Metadatakatalog. Mange av de samme meta­dataene vil opptre på forskjellige nivåer i arkivstrukturen, men de vil bare bli spesifisert én gang i katalogen. I Noark 5 vert det definert metadata for alle nivå i arkivstrukturen. Disse metadataene er nærare spesifisert i vedlegg 1, Metadatakatalog. Mange av dei same metadataene vil opptre på ulike nivå i arkivstrukturen, men dei vil berre spesifiserast éin gong i katalogen. CC0-1.0 +Vedlegg 2 Metadata gruppert på objekter spesifiserer hvilke metadata som brukes på de ulike nivåene og objektene i arkivstrukturen, om de er obligatoriske eller valgfrie, og om de kan forekomme 0, 1 eller mange gang på et objekt. I den visuelle presentasjonen i dette dokumentet er obligatoriske metadata skrevet med fet skrift, mens valgfrie er skrevet med tynn skrift. Dersom det er konflikt mellom dette dokumentet og vedlegg 2, er det vedlegg 2 som er «fasiten.» Vedlegg 2 Metadata gruppert på objekt spesifiserer kva for metadata som vert brukt på dei ulike nivåa og objekta i arkivstrukturen, om dei er obligatoriske eller valfrie, og om dei kan finnast 0, 1 eller mange gong på eit objekt. I den visuelle presentasjonen i dette dokumentet er obligatoriske metadata skrive med feit skrift, medan valfrie er skrive med tynn skrift. Dersom det er konflikt mellom dette dokumentet og vedlegg 2, er det vedlegget 2 som er «fasiten.» CC0-1.0 +En arkivkjerne som kun dekker obligatoriske objekt i datamodellen og de obligatoriske metadata på disse objektene, kan dermed fremstilles slik: Ein arkivkjerne som berre dekker obligatoriske objekt i datamodellen og dei obligatoriske metadata på desse objekta, kan dermed verta slik framstelt: CC0-1.0 +Utgangspunktet for definisjonen av metadata har vært kravet til hva som skal inngå i et arkivuttrekk. Men det er også tatt hensyn til metadata som skal kunne utveksles elektronisk sammen med dokumenter, metadata som skal kunne deles ved integrasjon med fagsystemer, og metadata som skal kunne migreres til andre systemer sammen med tilhørende dokumenter. Utgangspunktet for definisjonen av metadata har vore krava til kva som skal inngå i eit arkivuttrekk. Men det er òg teke omsyn til metadata som skal kunna utvekslast elektronisk saman med dokument, metadata som skal kunna delast ved integrasjon med fagsystemer, og metadata som skal kunna migrerast til andre system saman med tilhøyrande dokument. CC0-1.0 +Metadata blir navngitt på en entydig måte som er nærmere forklart i metadatakatalogen. Metadatanavnene er obligatoriske ved eksport og utveksling av data. Noen metadataelementer skal kunne arves fra en overordnet enhet til en underordnet. Metadata vert namngjeve på ein eintydig måte som er nærare forklart i metadatakatalogen. Metadatanavnene er obligatoriske ved eksport og utveksling av data. Nokon metadataelementer skal kunna arvast frå ei overordna eining til ein underordna. CC0-1.0 +Det er ikke noe krav at alle metadata i katalogen nødvendigvis må lagres i kjernen. I en del løsninger er det mer hensiktsmessig å lagre deler av metadata i fagsystemet. Men det er et krav at ved eksport eller utveksling skal alle obligatoriske metadata inngå i en felles struktur. Slike strukturer vil bl.a. bli beskrevet i form av XML-skjema i Noark 5. Det er ikkje noko krav at alle metadata i katalogen naudsynlegvis må lagrast i kjernen. I ein del løysingar er det meir føremålstenleg å lagra delar av metadata i fagsystemet. Men det er eit krav at ved eksport eller utveksling skal alle obligatoriske metadata inngå i ein felles struktur. Slike strukturar vil m.a. skildrast i form av XML-skjema i Noark 5. CC0-1.0 +"Overordnede krav til metadata" "Overordna krav til metadata" CC0-1.0 +Overordnede krav til metadata Overordna krav til metadata CC0-1.0 +2.2.1 2.2 .1 CC0-1.0 +En Noark 5-løsning skal ha tjenester/funksjoner for å lagre, gjenfinne, endre og slette data og utvalg av data i henhold til metadatabeskrivelsene i alle arkivenheter og tilhørende klasser som er dokumentert i de konseptuelle modellene og metadatatabellene i Noark 5. Ein Noark 5-løysing skal ha tenester/funksjonar for å lagra, finna igjen, endra og slette data og utval av data i samsvar med metadatabeskrivelsene i alle arkiveiningar og tilhøyrande klasser som er dokumentert i dei konseptuelle modellane og metadatatabellene i Noark 5. CC0-1.0 +Funksjonelle enkeltkrav i de forskjellige kapitlene kan overstyre dette kravet. Funksjonelle enkeltkrav i dei ulike kapitla kan overstyra dette kravet. CC0-1.0 +2.2.2 2.2 .2 CC0-1.0 +En arkivenhet skal kunne identifiseres entydig innenfor det arkivskapende organet. I et arkivuttrekk skal denne identifikasjonen hete systemID, og være entydig på tvers av alle uttrekk som organet produserer, dermed også på tvers av alle systemer organet benytter. Også arkivenheter som dupliseres i et arkivuttrekk, skal identifiseres entydig, slik at identiske arkivenheter har ulik systemID. Ei arkiveining skal kunna identifiserast eintydig innanfor den arkivskapsenden organet. I eit arkivuttrekk skal denne identifikasjonen heita systemID, og vera eintydig på tvers av alle uttrekk som organet produserer, dermed òg på tvers av alle system organet nyttar. Òg arkiveiningar som vert duplisert i eit arkivuttrekk, skal identifiserast eintydig, slik at identiske arkiveiningar har ulik systemID. CC0-1.0 +Forskjellige virksomheter vil ha forskjellig behov for definering av arkiv og arkivdeler. Både arkiv og arkivdel obligatoriske nivå i arkivstrukturen. Ulike verksemder vil ha ulikt behov for definering av arkiv og arkivdelar. Både arkiv og arkivdel obligatoriske nivå i arkivstrukturen. CC0-1.0 +Et arkiv består normalt av dokumenter som blir til som ledd i én virksomhet, dvs. dokumenter som mottas eller produseres av en enkelt arkivskaper og samles som resultat av dennes virksomhet. Arkiv er det øverste nivået i arkivstrukturen. De fleste virksomheter vil kun ha behov for å opprette ett arkiv i sin Noark 5-løsning. Men det skal være mulig å opprette flere arkiver. Det kan være aktuelt dersom flere organ deler samme løsning. En Noark-løsning kan derfor omfatte ett eller flere arkiver. Eit arkiv består normalt av dokument som vert til som ledd i éi verksemd, dvs. dokument som vert motteke eller vert produsert av ein enkelt arkivskapar og samlast som resultat av dennes verksemd. Arkiv er det øvste nivået i arkivstrukturen. Dei fleste verksemder vil berre ha behov for å oppretta eitt arkiv i sin Noark 5-løysing. Men det skal vera mogleg å oppretta fleire arkiv. Det kan vera aktuelt dersom fleire organ deler same løysing. Ein Noark-løysing kan difor omfatta eitt eller fleire arkiv. CC0-1.0 +Arkiv er obligatorisk i et arkivuttrekk. Arkiv er obligatorisk i eit arkivuttrekk. CC0-1.0 +Arkivskaper Arkivskapar CC0-1.0 +Tradisjonelt har et arkiv blitt definert etter organisasjon. En arkivskaper er en organisatorisk enhet eller en person som danner arkiv som ledd i sin virksomhet. En arkivskaper kan være et offentlig organ, en bedrift, en organisasjon, en institusjon, en stiftelse osv., eller en del av en slik enhet. Et offentlig organ kan være én arkivskaper og dermed ha ett arkiv (sentralisert arkiv), eller det kan utgjøre flere arkivskapere (avdelinger, etater i en kommune) som skaper hvert sitt arkiv (desentralisert arkiv). Tradisjonelt har eit arkiv vorte definert etter organisasjon. Ein arkivskapar er ei organisatorisk eining eller ein person som dannar arkiv som ledd i sin verksemd. Ein arkivskapar kan vera eit offentleg organ, eit føretak, ein organisasjon, ein institusjon, ein stiftelse osb., eller ein del av ein slik eining. Eit offentleg organ kan vera éin arkivskapar og dermed ha eitt arkiv (sentralisert arkiv), eller det kan utgjera fleire arkivskaparar (avdelingar, etatar i ein kommune) som skapar kvart sit arkiv (desentralisert arkiv). CC0-1.0 +Digitaliseringen har ført til at det blir stadig vanligere at flere arkivskapere sammen skaper ett arkiv. Arkivet vil da være definert etter funksjon, ikke organisasjon. I en Noark 5-løsning skal det derfor være mulig å knytte en eller flere arkivskapere til ett arkiv. Digitaliseringen har ført til at det vert stadig vanlegare at fleire arkivskaparar saman skapar eitt arkiv. Arkivet vil då definerast etter funksjon, ikkje organisasjon. I ein Noark 5-løysing skal det difor vera mogleg å knyta ein eller fleire arkivskaparar til eitt arkiv. CC0-1.0 +Informasjon om arkivskapere er obligatorisk i arkivuttrekk. Informasjon om arkivskaparar er obligatorisk i arkivuttrekk. CC0-1.0 +Det er i enkelte tilfeller behov for et ekstra nivå mellom arkiv og arkivdel. Det er særlig for fysiske arkiver innenfor kommunesektoren at det kan være behov for å dele opp arkiver i flere (fysiske) deler. Dette er løst ved å innføre såkalte underarkiv i den konseptuelle modellen. Underarkiv er en hierarkisk struktur innenfor arkivet og kan således defineres i flere nivåer. I praksis vil det vanligvis være ett nivå. Det er i enkelte tilfelle behov for eit ekstra nivå mellom arkiv og arkivdel. Det er særleg for fysiske arkiv innanfor kommunesektoren at det kan vera behov for å dela opp arkiv i fleire (fysiske) delar. Dette er løyst ved å innføra såkalte underarkiv i den konseptuelle modellen. Underarkiv er ein hierarkisk struktur innanfor arkivet og kan såleis definerast i fleire nivå. I praksis vil det vanlegvis vera eitt nivå. CC0-1.0 +Underarkiv er ikke obligatorisk i arkivstrukturen. Underarkiv er ikkje obligatorisk i arkivstrukturen. CC0-1.0 +Et arkiv skal kunne deles opp i arkivdeler for å gruppere arkivet etter overordnede kriterier. De viktigste kriteriene for oppdeling i arkivdeler er: Eit arkiv skal kunna delast opp i arkivdelar for å gruppera arkivet etter overordna kriterium. Dei viktigaste kriteria for oppdeling i arkivdelar er: CC0-1.0 +Skille mellom aktivt arkiv og avsluttede arkivperioder. Funksjoner for periodisering og produksjon av arkivuttrekk er knyttet til en arkivdel. Skille mellom aktivt arkiv og avslutta arkivperiodar. Funksjonar for periodisering og produksjon av arkivuttrekk er knytt til ein arkivdel. CC0-1.0 +Skille mellom mapper som skal periodiseres etter forskjellige prinsipper. Skille mellom mapper som skal periodiserast etter ulike prinsipp. CC0-1.0 +Skille mellom saksmapper som er klassifisert etter forskjellige prinsipper. Skille mellom sakmapper som er klassifisert etter ulike prinsipp. CC0-1.0 +Skille mellom sakarkivet og andre typer arkiver, f.eks. arkiver tilknyttet fagsystemer. Noen vil ha behov for et klart skille mellom de administrative sakene og fagsakene. Det kan også være et behov for å skille ut møtedokumenter. Skille mellom sakarkivet og andre typar arkiv, t.d. arkiv knytt til seg fagsystemer. Nokon vil ha behov for eit klårt skilje mellom dei administrative sakene og fagsakene. Det kan òg vera eit behov for å skilja ut møtedokument. CC0-1.0 +Skille mellom mapper, registreringer eller dokumenttyper som skal bevares eller som skal kasseres. Skille mellom mapper, registreringar eller dokumenttypar som skal vernast eller som skal kasserast. CC0-1.0 +Skille mellom mapper, registreringer eller dokumenttyper som er offentlige eller som skal skjermes. Skille mellom mapper, registreringar eller dokumenttypar som er offentlege eller som skal skjermast. CC0-1.0 +2.3.1 2.3 .1 CC0-1.0 +Dersom arkiv er registrert som «avsluttet», skal det ikke være mulig å legge til flere underliggende arkivdeler. Dersom arkiv er registrert som «avslutta», skal det ikkje vera mogleg å leggja til fleire underliggende arkivdelar. CC0-1.0 +Obligatorisk dersom arkivstatus brukes. Obligatorisk dersom arkivstatus vert brukt. CC0-1.0 +2.3.2 2.3 .2 CC0-1.0 +Når en tjeneste/funksjon sletter et helt arkiv med alle underliggende nivå, skal dette logges. Når ei teneste/funksjon slettar eit heilt arkiv med alle underliggende nivå, skal dette loggast. CC0-1.0 +2.3.3 2.3 .3 CC0-1.0 +Systemet bør ha en tjeneste/funksjon for å angi et arkiv som underarkiv til et arkiv. Systemet bør ha ei teneste/funksjon for å angje eit arkiv som underarkiv til eit arkiv. CC0-1.0 +2.3.4 2.3 .4 CC0-1.0 +Et underarkiv skal kun opprettes og endres gjennom Administrasjonssystemet for Noark 5. Eit underarkiv skal berre opprettast og vert endra gjennom Administrasjonssystemet for Noark 5. CC0-1.0 +Obligatorisk dersom underarkiv brukes. Obligatorisk dersom underarkiv vert brukt. CC0-1.0 +2.3.5 2.3 .5 CC0-1.0 +Når en tjeneste/funksjon sletter en arkivdel, skal dette logges. Når ei teneste/funksjon slettar ein arkivdel, skal dette loggast. CC0-1.0 +2.3.6 2.3 .6 CC0-1.0 +Dersom arkivdel er registrert som avsluttet (avsluttetDato er satt) skal det ikke være mulig å legge til flere tilhørende mapper eller registreringer. Dersom arkivdel er registrert som avslutta (avsluttetDato er sett) skal det ikkje vera mogleg å leggja til fleire tilhøyrande mapper eller registreringar. CC0-1.0 +Alle offentlige organ skal lage en oversikt over sine saksområder, og ordne og beskrive disse i et klassifikasjonssystem. Et klassifikasjonssystem består med andre ord av klasser som først og fremst beskriver arkivskapers funksjoner, prosesser og aktiviteter. Men det kan også brukes til å beskrive emner eller objekter. I norsk arkivtradisjon har klassifikasjonssystem normalt vært omtalt som arkivnøkler, dvs. system for ordning av sakarkiv, og hovedsystemet har vært ordning etter emne. Alle offentlege organ skal laga eit oversyn over sina sakområde, og ordna og skildra desse i eit klassifikasjonssystem. Eit klassifikasjonssystem består med andre ord av klasser som først og fremst skildrar funksjonane til arkivskapar, prosessar og aktivitetar. Men det kan òg brukast til å skildra emne eller objekt. I norsk arkivtradisjon har klassifikasjonssystem normalt vore omtalt som arkivnøklar, dvs. system for ordning av sakarkiv, og hovudsystemet har vore ordning etter emne. CC0-1.0 +I henhold til ISO 15489 og 30300 er klassifikasjon den systematiske identifikasjonen og ordningen av forretningsaktiviteter og/eller registreringer (informasjonsobjekter) i kategorier i henhold til logisk strukturerte konvensjoner, metoder og prosedyreregler fremstilt i et klassifikasjonssystem. I samsvar med ISO 15489 og 30300 er klassifikasjon den systematiske identifikasjonen og ordninga av forretningsaktiviteter og/eller registreringar (informasjonsobjekt) i kategoriar i samsvar med logisk strukturerte konvensjonar, metodar og prosedyreregler framstelt i eit klassifikasjonssystem. CC0-1.0 +Alle virksomheter utøver et bestemt antall funksjoner. Disse er ofte stabile over tid, men funksjoner kan overføres fra en virksomhet til en annen. Funksjoner/underfunksjoner består av ulike prosesser (eller grupper av prosesser), som igjen kan deles inn i aktiviteter. I motsetning til en funksjon, har en prosess en begynnelse og en slutt. En prosess har ofte også deltakere, og den fører til et resultat. Alle dokumenter som produseres når en prosess utføres, skal normalt tilhøre samme (saks)mappe. Prosesser kan deles opp i forskjellige aktiviteter, eller transaksjoner. Det er transaksjoner som skaper arkivdokumenter (records). Typiske transaksjoner er mottak av en søknad i form av et inngående dokument, og vedtaket i form av et utgående dokument. Alle verksemder utøver ei bestemt mengd funksjonar. Disse er ofte stabile over tid, men funksjonar kan overførast frå ei verksemd til ein annan. Funksjonar/underfunksjonar består av ulike prosessar (eller grupper av prosessar), som igjen kan delast inn i aktivitetar. I motsetnad til ein funksjon, har ein prosess ei byrjing og ein slutt. Ein prosess har ofte òg deltakarar, og den fører til eit resultat. Alle dokument som vert produsert når ein prosess vert utført, skal normalt tilhøyra same (saks)mappe. Prosessar kan delast opp i ulike aktivitetar, eller transaksjonar. Det er transaksjonar som skapar arkivdokument (records). Typiske transaksjonar er mottak av ein søknad i form av eit inngåande dokument, og vedtaket i form av eit komande frå dokument. CC0-1.0 +"Dette hierarkiet av funksjoner, prosesser og aktiviteter skal gjenspeiles i et funksjonsbasert klassifikasjonssystem. Stort sett vil dette kunne tilsvare det som kalles ""emnebasert"" klassifikasjon. Men det er litt feil å snakke om emne i stedet for funksjon. Et emne vil si noe om hva et objekt inneholder eller handler om, mens en funksjon vil si noe om hvorfor et objekt har blitt til." "Dette hierarkiet av funksjonar, prosessar og aktivitetar skal gjenspeglast i eit funksjonsbasert klassifikasjonssystem. Stort sett vil detta kunne tilsvara det som vert kalla ""emnebasert"" klassifikasjon. Men det er litt feil å snakka om emne i staden for funksjon. Eit emne vil seia noko om kva eit objekt inneheld eller handlar om, medan ein funksjon vil seia noko om kvifor eit objekt har vorte til." CC0-1.0 +Det er mange grunner til å organisere et arkiv etter et funksjonsbasert klassifikasjonssystem: Det er mange grunnar til å organisera eit arkiv etter eit funksjonsbasert klassifikasjonssystem: CC0-1.0 +Dokumenter som har blitt til som resultat av aktiviteter som hører sammen (prosessene) blir knyttet sammen. Dette tilfører dokumentene viktig kontekstuell informasjon. Dokument som har vorte til som resultat av aktivitetar som høyrer saman (prosessane) vert knytt saman. Dette tilfører dokumenta viktig kontekstuell informasjon. CC0-1.0 +Gjenfinning av mapper og dokumenter forenkles. Gjenfinning av mapper og dokument vert forenkla. CC0-1.0 +Kan styre tilgangen til dokumentene. Bestemte klasser kan f.eks. inneholde dokumenter som må skjermes. Kan styra tilgjenget til dokumenta. Bestemde klasser kan t.d. innehalda dokument som må skjermast. CC0-1.0 +Kan være et utgangspunkt for bevaring og kassasjon. Det er i dag allment akseptert at kassasjonsvedtak bør baseres på virksomhetens funksjoner, prosesser og aktiviteter, og ikke på dokumentenes innhold. Kan vera eit utgangspunkt for bevaring og kassasjon. Det er i dag allment akseptert at kassasjonsvedtak bør baserast på funksjonane til verksemda, prosessar og aktivitetar, og ikkje på innhaldet i dokumenta. CC0-1.0 +"Den andre hovedtypen av klassifikasjonssystemer er objektbasert klassifikasjon. ""Objektene"" vil ofte være personer, men kan også være virksomheter, eiendommer o.l. I motsetning til funksjonsbaserte klassifikasjonssystemer, er objektbaserte systemer ofte flate - dvs. de består av bare ett nivå." "Den andre hovudtypen av klassifikasjonssystem er objektbasert klassifikasjon. ""Objekta"" vil ofte vera personar, men kan òg vera verksemder, eigedomar o.l. I motsetnad til funksjonsbaserte klassifikasjonssystem, er objektbaserte system ofte flate - dvs. dei består av berre eitt nivå." CC0-1.0 +Funksjonsbasert klassifikasjon og objektbasert klassifikasjon vil oftest tilhøre to forskjellige klassifikasjonssystemer. Men det er også tillatt å blande disse to i ett og samme klassifikasjonssystem. Funksjonsbasert klassifikasjon og objektbasert klassifikasjon vil oftast tilhøyra to ulike klassifikasjonssystem. Men det er òg tillate å blanda desse to i eitt og same klassifikasjonssystem. CC0-1.0 +Ved fysisk arkivering skal klassifikasjonssystemet gjenspeile dokumentenes fysiske ordning. Her fungerer klassifikasjonssystemet som et hjelpemiddel til å finne fram i papirdokumentene. Ved fysisk arkivering skal klassifikasjonssystemet gjenspegla den fysiske ordninga i dokumenta. Her fungerer klassifikasjonssystemet som eit hjelpemiddel til å finna fram i papirdokumenta. CC0-1.0 +Et klassifikasjonssystem er bygd opp av klasser. Ved funksjonsbasert (emnebasert) klassifikasjon vil klassene vanligvis inngå i et hierarki, hvor tre eller fire nivåer er det vanlige. I den konseptuelle modellen er undernivåene kalt underklasser, og fremkommer som en egenrelasjon i klasse. Eit klassifikasjonssystem er bygd opp av klasser. Ved funksjonsbasert (emnebasert) klassifikasjon vil klassene vanlegvis inngå i eit hierarki, der tre eller fire nivå er det vanlege. I den konseptuelle modellen er undernivåa kalla underklasser, og fremkommer som ein egenrelasjon i klasse. CC0-1.0 +Klassene skal ha en egen identifikasjon som er unik innenfor klassifikasjonssystemet. Dette tilsvarer det som er kalt ordningsverdi eller arkivkode i Noark-4. Identifikasjoner fra overordnede klasser skal arves nedover i hierarkiet, slik at det er lett å si hvilket nivå en befinner seg på. Klassene skal ha ein eigen identifikasjon som er unik innanfor klassifikasjonssystemet. Dette tilsvarer det som er kalla ordningsverdi eller arkivkode i Noark-4 . Identifikasjonar frå overordna klasser skal arvast nedover i hierarkiet, slik at det er lett å seia kva for eit nivå ein er på. CC0-1.0 +Ved objektbasert klassifikasjon med bare ett nivå, kan identifikasjonen f.eks. være fødselsnummer eller gårds- og bruksnummer. Ved objektbasert klassifikasjon med berre eitt nivå, kan identifikasjonen t.d. vera fødselsnummer eller til gards- og bruksnummer. CC0-1.0 +Det skal være mulig å klassifisere en saksmappe med mer enn en klasse, dvs. med en eller flere sekundære klassifikasjoner. Dette muliggjør da bruk av sekundære arkivkoder og mangefasettert klassifikasjon, f.eks. K-kodene som brukes i mange kommuner. I den konseptuelle modellen for mappe er dette illustrert med en egen klasse. Men all arv av metadata kan kun gå gjennom den primære klassifikasjonen. Det skal vera mogleg å klassifisera ei sakmappe med meir enn ei klasse, dvs. med ein eller fleire sekundære klassifikasjonar. Dette gjer då muleg bruk av sekundære arkivkodar og mangefasettert klassifikasjon, t.d. K-kodane som vert brukt i mange kommunar. I den konseptuelle modellen for mappe er detta illustrert med ein eiga klasse. Men all arv av metadata kan berre gå gjennom den primære klassifikasjonen. CC0-1.0 +Klassene vil ofte legges inn før en Noark 5-løsning tas i bruk. Men det skal også være mulig for autoriserte brukere å opprette nye klasser. Det er særlig aktuelt ved objektbasert klassifikasjon. Klasser skal også kunne avsluttes, slik at det ikke lenger er mulig å knytte nye mapper til dem. Klassene vil ofte leggjast inn før ein Noark 5-løysing vert i bruk teke. Men det skal òg vera mogleg for autoriserte brukarar å oppretta nye klasser. Det er særleg aktuelt ved objektbasert klassifikasjon. Klasser skal òg kunna avsluttast, slik at det ikkje lenger er mogleg å knyta nye mapper til dem. CC0-1.0 +" " " " CC0-1.0 +Klassifikasjonssystemet beskriver den overordnede strukturen for mappene i én eller flere arkivdeler. Klassifikasjonssystemet skildrar den overordna strukturen for mappene i éin eller fleire arkivdelar. CC0-1.0 +Et klassifikasjonssystem er bygd opp av klasser. En klasse skal bestå av en klasseID, som angir tillatte verdier i klassifikasjonssystemet og en klassetittel, som er en tekstlig beskrivelse av funksjonen eller prosessen. Eit klassifikasjonssystem er bygd opp av klasser. Ei klasse skal bestå av ein klasseID, som angjev tillatne verdiar i klassifikasjonssystemet og ein klassetittel, som er ein tekstlig skildring av funksjonen eller prosessen. CC0-1.0 +2.4.1 2.4 .1 CC0-1.0 +Det skal være mulig å etablere hierarkiske klassifikasjonssystem. Det skal vera mogleg å etablera hierarkiske klassifikasjonssystem. CC0-1.0 +2.4.2 2.4 .2 CC0-1.0 +Det skal være mulig å etablere fasetterte, hierarkiske klassifikasjonssystem. Følgende er standard: Det skal vera mogleg å etablera fasetterte, hierarkiske klassifikasjonssystem. Følgjande er standard: CC0-1.0 +2.4.3 2.4 .3 CC0-1.0 +Det skal være mulig å etablere endimensjonale klassifikasjonssystem. Følgende er standard: Det skal vera mogleg å etablera endimensjonale klassifikasjonssystem. Følgjande er standard: CC0-1.0 +Gårds- og bruksnummer til Gards- og bruksnummer CC0-1.0 +2.4.4 2.4 .4 CC0-1.0 +For at en klasse skal kunne tilordnes en mappe, må den ligge på nederste nivå i klassehierarkiet. For at ei klasse skal kunna tilordnast ei mappe, må den liggja på nedste nivå i klassehierarkiet. CC0-1.0 +2.4.5 2.4 .5 CC0-1.0 +Dersom verdien i klasse er registrert som avsluttet (avsluttetDato), skal det ikke være mulig å tilordne nye mapper til klassen. Dersom verdien i klasse er registrert som avslutta (avsluttetDato), skal det ikkje vera mogleg å tilordna nye mapper til klassa. CC0-1.0 +Obligatorisk dersom det er mulig å avslutte klasser. Obligatorisk dersom det er mogleg å avslutta klasser. CC0-1.0 +2.4.6 2.4 .6 CC0-1.0 +Bare autorisert personale kan opprette klasser. Andre brukere kan gis tillatelse til å opprette klasser. Berre autorisert personale kan oppretta klasser. Andre brukarar kan gjevast løyve til å oppretta klasser. CC0-1.0 +En mappe grupperer dokument som på en eller annen måte hører sammen. Ei mappe grupperer dokument som på einkvan måte høyrer saman. CC0-1.0 +Noark 5 legger til rette for en fleksibel bruk av mapper. Grunnen til dette er at det skal være mulig å innpasse dokument som mottas og skapes i de fleste typer system i kjernen. Noark 5 legg til rette for ei fleksibel nytte av mapper. Grunnen til dette er at det skal vera mogleg å innpassa dokument som vert motteke og vert skapt i dei fleste typar system i kjernen. CC0-1.0 +"En sak i Noark-4 utgjør en bestemt mappetype i Noark 5, nemlig saksmappe. Dersom et system basert på Noark 5 bare skal brukes for sakarkiver, er det ikke noe i veien for å bruke begrepet ""sak"" i alle grensesnitt mot brukerne, på samme måte som i Noark-4. Men i denne standarden er mappe det generelle begrepet for arkivenheten på dette nivået." "Ei sak i Noark-4 utgjer ein bestemd mappetype i Noark 5, nemleg sakmappe. Dersom eit system basert på Noark 5 berre skal verta for brukt sakarkiver, er det ikkje noko i vegen for å bruka begripen ""sak"" i alle grensesnitt mot brukarane, på same måte som i Noark-4 . Men i denne standarden er mappe det generelle begripe for arkiveininga på dette nivået." CC0-1.0 +Utgangspunktet for alle mappetyper i Noark 5 er metadataene i en mappe. Denne inneholder noen grunnleggende metadata, men det er ikke alle metadata her som er obligatoriske. En del spesialiserte system vil trenge ekstra metadata i tillegg til dette. Dette kan løses enten ved bruk av virksomhetsspesifikke metadata, eller ved å lage andre spesialiserte av mappetyper med utgangspunkt i mappe eller Saksmappe. Utgangspunktet for alle mappetypar i Noark 5 er metadataene i ei mappe. Denne inneheld nokon grunnleggjande metadata, men det er ikkje alle metadata her som er obligatoriske. Ein del spesialiserte system vil trenga ekstra metadata i tillegg til dette. Dette kan løysast anten ved bruk av virksomhetsspesifikke metadata, eller ved å laga andre spesialiserte av mappetypar med utgangspunkt i mappe eller Sakmappe. CC0-1.0 +En mappe kan inneholde en eller flere undermapper (spesifisert som egenrelasjon i mappe). Arv fra en klasse vil alltid gå til mappen på det øverste nivået. Dersom mappenivået består av flere nivåer, skal registreringer bare kunne knyttes til det laveste nivået. En mappe kan altså ikke inneholde både andre mapper og registreringer. Ei mappe kan innehalda ein eller fleire undermapper (spesifisert som egenrelasjon i mappe). Arv frå ei klasse vil alltid gå til mappa på det øvste nivået. Dersom mappenivået består av fleire nivå, skal registreringar berre kunna knytast til det lågaste nivået. Ei mappe kan altså ikkje innehalda både andre mapper og registreringar. CC0-1.0 +"Saksmappe" "Sakmappe" CC0-1.0 +Journalføringspliktige dokument skal alltid legges i spesialiseringen Saksmappe, og saksmapper disse skal alltid være knyttet til en klasse. Mappene skal også ha referanse til hvilken arkivdel de tilhører, selv om dette også kan avledes av tilhørigheten til klasse og klassifikasjonssystem. Saksmappen inneholder metadata fra mappe i tillegg til egne metadata. En saksmappe er bakoverkompatibel med en sak i Noark-4, men har en del nye metadata. Journalføringspliktige dokument skal alltid leggjast i spesialiseringen Sakmappe, og sakmapper desse skal alltid knytast til ei klasse. Mappene skal òg ha referanse til kva for ein arkivdel dei tilhøyrer, sjølv om dette òg kan avleiast av tilhørigheten til klasse og klassifikasjonssystem. Sakmappa inneheld metadata frå mappe i tillegg til eigne metadata. Ei sakmappe er bakoverkompatibel med ei sak i Noark-4, men har ein del nye metadata. CC0-1.0 +For sakarkiver er det obligatorisk å bruke en saksmappe. For sakarkiver er det obligatorisk å bruka ei sakmappe. CC0-1.0 +Dokumenter som produseres i forbindelse med faste møter bør samles i Møtemapper. Dette er mest aktuelt brukt for kommunale utvalgsmøter, styremøter, ledermøter, mv., hvor det er flere møtesaker som tas opp på hvert møte. Enkeltstående møtereferat, mv., til møter som avholdes i forbindelse med saker i den løpende saksbehandlingen, kan vel så gjerne arkiveres i aktuell saksmappe. Dokument som vert produsert i samband med faste møte byrd samlast i Møtemapper. Dette er mest aktuelt brukt for kommunale utvalsmøte, styremøte, leiarmøte, mv., der det er fleire møtesaker som vert teke opp på kvart møte. Einskildståande møtereferat, mv., til møte som vert halde i samband med saker i det løpande saksarbeidet, kan vel så gjerne arkiverast i aktuell sakmappe. CC0-1.0 +Metadata for møtedeltaker grupperes inn i metadata for møtemappe. Metadata for møtedeltakar vert gruppert inn i metadata for møtemappe. CC0-1.0 +2.5.1 2.5 .1 CC0-1.0 +En mappe skal kunne være av forskjellig type. Ei mappe skal kunna vera av ulik type. CC0-1.0 +Dette er i den konseptuelle modellen løst gjennom spesialisering. Dette er i den konseptuelle modellen løyst gjennom spesialisering. CC0-1.0 +2.5.2 2.5 .2 CC0-1.0 +En mappe som inneholder journalposter skal være en saksmappe. Ei mappe som inneheld journalpostar skal vera ei sakmappe. CC0-1.0 +2.5.3 2.5 .3 CC0-1.0 +En mappe som inneholder møteregistreringer bør være en møtemappe Ei mappe som inneheld møteregistreringar bør vera ei møtemappe CC0-1.0 +2.5.4 2.5 .4 CC0-1.0 +Det bør være mulig å definere relevante tilleggsmetadata for møtemappe i tillegg til de metadataene som er definert i standarden. Det bør vera mogleg å definera relevante tilleggsmetadata for møtemappe i tillegg til dei metadataene som er definert i standarden. CC0-1.0 +2.5.5 2.5 .5 CC0-1.0 +Dersom en mappe er registrert som avsluttet (avsluttetDato) skal det ikke være mulig å legge flere registreringer til mappen. Dersom ei mappe er registrert som avslutta (avsluttetDato) skal det ikkje vera mogleg å leggja fleire registreringar til mappa. CC0-1.0 +2.5.6 2.5 .6. CC0-1.0 +Dersom det er angitt et primært klassifikasjonssystem for arkivdel, skal alle mapper i arkivdelen ha verdier fra dette klassifikasjonssystemet som primær klasse. Dersom det er angjeve eit primært klassifikasjonssystem for arkivdel, skal alle mapper i arkivdelen ha verdiar frå dette klassifikasjonssystemet som primær klasse. CC0-1.0 +Obligatorisk dersom primært klassifikasjonssystem er angitt for arkivedel. Obligatorisk dersom primært klassifikasjonssystem er angjeve for arkivedel. CC0-1.0 +"En registrering tilsvarer ""record"" eller ""dokumentasjon"" i ISO-standarder, og utgjør arkivenes primære byggeklosser. En aktivitet kan deles opp i flere trinn som vi kaller transaksjoner. En transaksjon innebærer normalt at minst to personer eller enheter må være involvert, men det behøver ikke alltid være tilfelle. Vi bruker likevel begrepet transaksjon generelt for alle trinn en aktivitet kan deles opp i. Det er transaksjoner som genererer arkivdokumenter, og arkivdokumentet er dokumentasjon på at transaksjonen er utført." "Ei registrering tilsvarer ""record"" eller ""dokumentasjon"" i ISO-standardar, og utgjer den primære byggeklossane til arkiva. Ein aktivitet kan delast opp i fleire trinn som vi kallar transaksjonar. Ein transaksjon inneber normalt at minst to personar eller einingar må involverast, men det treng ikkje alltid vera tilfelle. Vi brukar likevel begripen transaksjon generelt for alle trinn ein aktivitet kan delast opp i. Det er transaksjonar som genererer arkivdokument, og arkivdokumentet er dokumentasjon på at transaksjonen er utførd." CC0-1.0 +I denne versjonen av Noark 5 har vi slått sammen registreringstypene registrering og basisregistrering, slik at vi kun bruker betegnelsen registrering. I denne versjonen av Noark 5 har vi slått saman registreringstypane registrering og basisregistrering, slik at vi berre brukar nemninga registrering. CC0-1.0 +"På samme måte som Noark 5 er fleksibel når det gjelder mappenivået, er standarden også fleksibel når det gjelder registreringsnivået. Det er ikke alle system som trenger like mye metadata på dette nivået. En registrering inneholder de metadata man anser nødvendig for å kunne arkivere dokumenter og metadata i alle typer systemer. En registrering danner utgangspunkt for alle andre registreringstyper." "På same måte som Noark 5 er fleksibel når det gjeld mappenivået, er standarden òg fleksibel når det gjeld registreringsnivået. Det er ikkje alle system som treng like mykje metadata på dette nivået. Ei registrering inneheld dei metadata ein ser på naudsynt for å kunna arkivera dokument og metadata i alle typar system. Ei registrering dannar utgangspunkt for alle andre registreringstypar." CC0-1.0 +"En journalpost representer en ""innføring i journalen"". Journalen er en kronologisk fortegnelse over inn- og utgående dokumenter (dvs. korrespondansedokumenter) brukt i saksbehandlingen, og eventuelt også organinterne dokumenter som journalføres." "Ein journalpost representer ei ""innføring i journalen"". Journalen er ein kronologisk fortegnelse over inn- og komande frå dokument (dvs. korrespondansedokument) brukt i saksarbeidet, og eventuelt òg organinterne dokument som vert journalført." CC0-1.0 +Registreringstypen journalpost er obligatorisk for sakarkiver, og journalposter skal alltid legges i saksmapper. Alle journalføringspliktige dokumenter i offentlig forvaltning skal registreres som journalposter og inngå i et sakarkiv. Registreringstypen journalpost er obligatorisk for sakarkiver, og journalpostar skal alltid leggjast i sakmapper. Alle journalføringspliktige dokument i offentleg forvalting skal registrerast som journalpostar og inngå i eit sakarkiv. CC0-1.0 +Arkivnotat erstatter bruken av det som tidligere var standardens løsning for arkivering uten journalføring av dokumenter i sakarkiver. Den nye registreringstypen gjør at organinterne dokumenter får tilført de metadata og egenskaper som er nødvendige for å ivareta forsvarlige krav til saksbehandling når man ønsker å arkivere, men ikke journalføre interne notater. Arkivnotat erstattar nytta av det som tidlegare var løysinga til standarden for arkivering utan journalføring av dokument i sakarkiver. Den nye registreringstypen gjer at organinterne dokument får tilført dei metadata og eigenskapar som er naudsynte for å ivareta forsvarlege krav til saksarbeid når ein ynskjer å arkivera, men ikkje journalføra interne notat. CC0-1.0 +"Arkivnotat er en registreringstype som brukes i sakarkiver for arkivering uten journalføring. Arkivnotat har en del fellestrekk med journalpost ved at den har obligatorisk tilknytning til en saksmappe, og den kan tilknyttes dokumentflyt og andre interne behandlingsprosesser." "Arkivnotat er ein registreringstype som vert brukt i sakarkiver for arkivering utan journalføring. Arkivnotat har ein del fellestrekk med journalpost ved at den har obligatorisk tilknyting til ei sakmappe, og den kan knytast til seg dokumentflyt og andre interne handsamingsprosessar." CC0-1.0 +Arkivnotat kan benyttes på samme måte som man tidligere har brukt organinterne journalposttyper, men uten at registreringen skal tas med på offentlig journal. Forutsetningen er selvsagt at virksomheten oppfyller bestemmelsenes øvrige krav om journalføring for visse typer interne dokumenter. Arkivnotat kan nyttast på same måte som ein tidlegare har brukt organinterne journalposttypar, men utan at registreringa skal verta med teke på offentleg journal. Føresetnaden er sjølvsagt at verksemda oppfyller den øvrige krava til avgjerdene om journalføring for visse typar interne dokument. CC0-1.0 +En tredje type spesialisering er møteregistrering, som skal knyttes til en møtemappe. En møteregistrering vil inneholde dokumenter produsert i forbindelse med at det har blitt avholdt et møte. Ein tredje type spesialisering er møteregistrering, som skal knytast til ei møtemappe. Ei møteregistrering vil innehalda dokument produsert i samband med at det har vorte halde eit møte. CC0-1.0 +Korrespondansepart er obligatorisk for journalpost, og kan forekomme en eller flere ganger, men kan også være aktuelt å registrere på andre typer registreringer. Ved inngående dokumenter registreres avsender(e), ved utgående dokumenter mottaker(e). Ved organinterne dokumenter som skal følges opp, registreres både avsender(e) og mottaker(e). Korrespondansepart er obligatorisk for journalpost, og kan finnast ein eller fleire gonger, men kan òg vera aktuelt å registrera på andre typar registreringar. Ved inngåande dokument registrerast sender(e), ved komande frå dokument mottakar(e). Ved organinterne dokument som skal verta opp følgt, registrerast både sender(e) og mottakar(e). CC0-1.0 +2.6.1 2.6 .1 CC0-1.0 +En registrering skal kunne være av forskjellig type. Ei registrering skal kunna vera av ulik type. CC0-1.0 +Dette er i den konseptuelle modellen løst gjennom spesialisering. Dette er i den konseptuelle modellen løyst gjennom spesialisering. CC0-1.0 +2.6.2 2.6 .2 CC0-1.0 +Registrering av journalføringspliktige dokumenter skal løses gjennom journalpost. Registrering av journalføringspliktige dokument skal løysast gjennom journalpost. CC0-1.0 +2.6.3 2.6 .3 CC0-1.0 +2.6.4 2.6 .4 CC0-1.0 +Arkivering av saksdokumenter som ikke skal journalføres skal løses gjennom registrering av typen arkivnotat. Arkivering av saksdokument som ikkje skal journalførast skal løysast gjennom registrering av typen arkivnotat. CC0-1.0 +Obligatorisk for arkivering uten journalføring i sakarkiver. Obligatorisk for arkivering utan journalføring i sakarkiver. CC0-1.0 +2.6.5 2.6 .5 CC0-1.0 +Registrering av møtedokumenter bør løses gjennom møteregistrering. Registrering av møtedokument bør løysast gjennom møteregistrering. CC0-1.0 +2.6.6 2.6 .6 CC0-1.0 +Det bør være mulig å definere relevante tilleggsmetadata for møteregistrering i tillegg til de metadataene som er definert i standarden. Det bør vera mogleg å definera relevante tilleggsmetadata for møteregistrering i tillegg til dei metadataene som er definert i standarden. CC0-1.0 +2.6.7 2.6 .7 CC0-1.0 +Dersom en registrering er registrert som arkivert (avsluttetDato er satt) skal det ikke være mulig å legge flere dokumentbeskrivelser til registreringen. Dersom ei registrering er registrert som arkivert (avsluttetDato er sett) skal det ikkje vera mogleg å leggja fleire dokumentskildringar til registreringa. CC0-1.0 +Dokumentbeskrivelse og dokumentobjekt Dokumentskildring og dokumentobjekt CC0-1.0 +En registrering er altså en arkivenhet som består av metadata som beskriver et innhold. Det er innholdet som utgjør «dokumentet». Et dokument er et informasjonsobjekt som kan behandles som en enhet, men som kan bestå av ulike komponenter eller ha ulike representasjoner. I Noark 5 brukes dokumentbeskrivelse og dokumentobjekt for å skille på dette. Ei registrering er altså ei arkiveining som består av metadata som skildrar eit innhald. Det er innhaldet som utgjer «dokumentet». Eit dokument er eit informasjonsobjekt som kan handsamast som ei eining, men som kan bestå av ulike komponentar eller ha ulike representasjonar. I Noark 5 vert brukt dokumentskildring og dokumentobjekt for å skilja på dette. CC0-1.0 +"I en relasjonsdatabase vil det typisk være et mange-til-mange-forhold mellom registrering og dokumentbeskrivelse. Ved deponering/avlevering skal imidlertid metadata både for dokumentbeskrivelse og dokumentobjekt dupliseres for hver gang det samme dokumentet er knyttet til forskjellige registreringer. I tillegg skal dokumentobjektet ha informasjon om når dokumentet ble knyttet til registreringen, hvilken ""rolle"" dokumentet har i forhold til registreringen (hoveddokument eller vedlegg), rekkefølgenummer osv. Dette vil være unik informasjon for hver tilknytning (i Noark-4 ble attributtene for dette beskrevet i en tabell kalt Dokumentlink). Hver dokumentbeskrivelse skal derfor ha en unik systemID." "I ein relasjonsdatabase vil det typisk vera eit mange-til-mange-tilhøve mellom registrering og dokumentskildring. Ved deponering/avlevering skal likevel metadata både for dokumentskildring og dokumentobjekt dupliserast for kvar gong det same dokumentet er knytt til ulike registreringar. I tillegg skal dokumentobjektet ha informasjon om når dokumentet vart knytt til registreringa, kva for ei ""rolle"" dokumentet har i tilhøve til registreringa (hovuddokument eller vedlegg), rekkjefølgjenummer osb. Dette vil vera unik informasjon for kvar tilknyting (i Noark-4 vart attributta for detta skildra i ein tabell kalla Dokumentlink). Kvar dokumentskildring skal difor ha ein unik systemID." CC0-1.0 +"Konseptuell modell for dokumentbeskrivelse og dokumentobjekt" "Konseptuell modell for dokumentskildring og dokumentobjekt" CC0-1.0 +"Dokumentbeskrivelse" "Dokumentskildring" CC0-1.0 +Dokumentbeskrivelse var ikke obligatorisk for alle typer arkiver frem til versjon 4.0 av Noark 5. Muligheten for å ta bort dette nivået ble fjernet ved den versjonen. Dokumentbeskrivelse er dermed obligatorisk i alle Noark 5-løsninger. Dokumentskildring var ikkje obligatorisk for alle typar arkiv fram til versjon 4.0 av Noark 5 . Høvet for å ta bort dette nivået vart fjerna ved den versjonen. Dokumentskildring er dermed obligatorisk i alle Noark 5-løysingar. CC0-1.0 +"Den vanligste bruken av dokumentbeskrivelse er for å skille mellom hoveddokument og vedlegg, hvor hoveddokumentet og hvert av vedleggene utgjør hvert sitt enkeltdokument. Ett dokument kan være knyttet til flere journalposter som hoveddokument." "Den vanlegaste nytta av dokumentskildring er for å skilja mellom hovuddokument og vedlegg, der hovuddokumentet og kvart av vedlegga utgjer kvart sit enkeltdokument. Eitt dokument kan knytast til fleire journalpostar som hovuddokument." CC0-1.0 +"Dokumentobjekt er det laveste metadatanivået i arkivstrukturen. Et dokumentobjekt skal referere til én og kun en dokumentfil. Dokumentfila inneholder selve dokumentet. Dersom dokumentet er arkivert i flere versjoner, må vi ha et dokumentobjekt og en dokumentfil for hver versjon. Hver versjon av dokumentet kan dessuten arkiveres i flere forskjellige formater, og da må det i tillegg opprettes egne dokumentobjekter og dokumentfiler for hvert format. I noen tilfeller kan det også være aktuelt å lage varianter av enkelte dokumenter. Den mest vanlige varianten vil være et ""sladdet"" dokument hvor taushetsbelagt informasjon er fjernet slik at varianten kan være offentlig tilgjengelig. Dokumentobjektet inneholder mer tekniske metadata enn de andre arkivenhetene, bl.a. sjekksummen til bytesekvensen som representerer dokumentet." "Dokumentobjekt er det lågaste metadatanivået i arkivstrukturen. Eit dokumentobjekt skal referera til éin og berre ein dokumentfil. Dokumentfila inneheld sjølve dokumentet. Dersom dokumentet er arkivert i fleire versjonar, må vi ha eit dokumentobjekt og ein dokumentfil for kvar versjon. Kvar versjon av dokumentet kan dessutan arkiverast i fleire ulike format, og då må det i tillegg opprettast eigne dokumentobjekt og dokumentfiler for kvart format. I nokre tilfelle kan det òg vera aktuelt å laga variantar av enkelte dokument. Den meste vanlege varianten vil vera eit ""sladda"" dokument kor tagd om informasjon er fjerna slik at varianten kan vera offentleg tilgjengeleg. Dokumentobjektet inneheld meir tekniske metadata enn dei andre arkiveiningane, m.a. sjekksummen til bytesekvensen som representerer dokumentet." CC0-1.0 +"Strukturelle krav til dokumentbeskrivelse og dokumentobjekt" "Strukturelle krav til dokumentskildring og dokumentobjekt" CC0-1.0 +Strukturelle krav til dokumentbeskrivelse og dokumentobjekt Strukturelle krav til dokumentskildring og dokumentobjekt CC0-1.0 +2.7.1 2.7 .1 CC0-1.0 +Et dokumentobjekt som er tilknyttet samme dokumentbeskrivelse skal kunne referere til forskjellige versjoner av dokumentet. Eit dokumentobjekt som er knytt til seg same dokumentskildring skal kunna referera til ulike versjonar av dokumentet. CC0-1.0 +2.7.2 2.7 .2 CC0-1.0 +Et dokumentobjekt som er tilknyttet samme dokumentbeskrivelse skal kunne referere til forskjellige varianter av et dokument. Eit dokumentobjekt som er knytt til seg same dokumentskildring skal kunna referera til ulike variantar av eit dokument. CC0-1.0 +2.7.3 2.7 .3 CC0-1.0 +Et dokumentobjekt som er tilknyttet samme dokumentbeskrivelse skal kunne referere til samme dokument lagret i forskjellig format. Eit dokumentobjekt som er knytt til seg same dokumentskildring skal kunna referera til same dokument lagra i ulikt format. CC0-1.0 +"Funksjonelle krav til dokumentbeskrivelse og dokumentobjekt" "Funksjonelle krav til dokumentskildring og dokumentobjekt" CC0-1.0 +Funksjonelle krav til dokumentbeskrivelse og dokumentobjekt Funksjonelle krav til dokumentskildring og dokumentobjekt CC0-1.0 +2.7.4 2.7 .4 CC0-1.0 +Det skal finnes funksjoner som ved opprettelse av nytt dokument skal knytte dette til en dokumentbeskrivelse. Det skal finnast funksjonar som ved skiping av nytt dokument skal knyta dette til ei dokumentskildring. CC0-1.0 +2.7.5 2.7 .5 CC0-1.0 +Det skal være mulig å opprette en dokumentbeskrivelse uten elektronisk dokument. Det skal vera mogleg å oppretta ei dokumentskildring utan elektronisk dokument. CC0-1.0 +2.7.6 2.7 .6 CC0-1.0 +Det skal finnes en funksjon/tjeneste for å arkivere en eller flere versjoner/varianter/formater av et dokument. Det skal finnast ein funksjon/teneste for å arkivera ein eller fleire versjonar/variantar/format av eit dokument. CC0-1.0 +2.7.7 2.7 .7 CC0-1.0 +Det skal ikke være mulig å slette et arkivert dokument. Eldre versjoner av dokumentet skal likevel kunne slettes. Det skal ikkje vera mogleg å sletta eit arkivert dokument. Eldre versjonar av dokumentet skal likevel kunna slettes. CC0-1.0 +2.7.8 2.7 .8 CC0-1.0 +Ved tilknytning av et dokument til en registrering, skal det kunne angis om det er et hoveddokument eller et vedlegg (tilknyttetRegistreringSom). Ved tilknyting av eit dokument til ei registrering, skal det kunne angjevast om det er eit hovuddokument eller eit vedlegg (tilknyttetRegistreringSom). CC0-1.0 +Alle arkivdokumenter som skal avleveres må være i arkivformat. Konvertering til arkivformat skal foretas senest ved avslutning av mappe. Systemet skal logge alle konverteringer, og informasjon om dette skal tas med ved deponering/avlevering. Alle arkivdokument som skal avleverast må vera i arkivformat. Konvertering til arkivformat skal verta seinst gjort ved avslutning av mappe. Systemet skal logga alle konverteringer, og informasjon om dette skal takast med ved deponering/avlevering. CC0-1.0 +2.7.9 2.7 .9 CC0-1.0 +Det skal finnes en tjeneste/funksjon som gjør det mulig for arkivadministrator å angi hvilke dokumentformater som er definert som arkivformater. Det skal finnast ei teneste/funksjon som gjer det mogleg for arkivadministrator å angje kva for dokumentformat som er definert som arkivformat. CC0-1.0 +2.7.10 2.7 .10 CC0-1.0 +Det skal finnes en tjeneste/funksjon som gjør at arkivadministrator kan sette opp regler for når (hvilke statuser) arkivdokumenter skal konverteres til arkivformat. Det skal finnast ei teneste/funksjon som gjer at arkivadministrator kan setja opp regler for når (kva for statusar) arkivdokument skal konverterast til arkivformat. CC0-1.0 +2.7.11 2.7 .11 CC0-1.0 +Det skal være konfigurerbart om dokumenter skal konverteres til arkivformat når status på dokumentbeskrivelse settes til «Dokumentet er ferdigstilt». Det skal vera konfigurerbart om dokument skal konverterast til arkivformat når status på dokumentskildring vert til sett «Dokumentet er ferdigstilt». CC0-1.0 +2.7.12 2.7 .12 CC0-1.0 +Det skal være konfigurerbart om alle eller spesielt merkede versjoner skal konverteres til arkivformat. Det skal vera konfigurerbart om alle eller spesielt merkte versjonar skal konverterast til arkivformat. CC0-1.0 +2.7.13 2.7 .13 CC0-1.0 +Det skal finnes en tjeneste/funksjon og rapportering for filformattesting av dokumentene som er lagret i kjernen. Rapporten skal gi oversikt over hvilke mapper, registreringer og/eller dokumentbeskrivelser som ikke inneholder dokumenter lagret i godkjent arkivformat. Det skal finnast ei teneste/funksjon og rapportering for filformattesting av dokumenta som er lagra i kjernen. Rapporten skal gje oversyn over kva for mapper, registreringar og/eller dokumentskildringar som ikkje inneheld dokument lagra i godkjent arkivformat. CC0-1.0 +2.7.26 2.7 .2 CC0-1.0 +Sletting av versjoner, varianter og formater Sletting av versjonar, variantar og format CC0-1.0 +Et viktig krav i Noark 5 er at arkiverte elektroniske dokumenter ikke skal kunne slettes. Kontrollert sletting skal bare kunne foretas av autoriserte brukere i forbindelse med kassasjon. Eit viktig krav i Noark 5 er at arkiverte elektroniske dokument ikkje skal kunna slettes. Kontrollert sletting skal berre kunna gjerast av autoriserte brukarar i samband med kassasjon. CC0-1.0 +Dessuten kan dokumenter slettes av autoriserte brukere dersom de er formelt avlevert til et arkivdepot. Det understrekes at dette siste bare gjelder avleverte dokumenter, ikke dokumenter som er deponert til arkivdepotet. Dessutan kan dokument slettes av autoriserte brukarar dersom dei er formelt avlevert til eit arkivdepot. Det understrekast at dette siste berre gjeld avleverte dokument, ikkje dokument som er deponert til arkivdepotet. CC0-1.0 +Dersom et dokument er arkivert i mer enn én versjon, skal det være mulig å slette de eldre versjonene. Vanligvis er det bare den siste, ferdiggjorte versjon som skal arkiveres. Men det kan også være aktuelt å arkivere tidligere versjoner dersom disse har dokumentasjonsverdi. Det kan f.eks. være tilfelle dersom en leder har gjort vesentlige endringer i utkastet til en saksbehandler. Saksbehandlers utkast kan da arkiveres som en tidligere versjon av det ferdige dokumentet. Dette vil gi ekstra dokumentasjon om selve saksbehandlingsforløpet. Dersom eit dokument er arkivert i meir enn éin versjon, skal det vera mogleg å sletta dei eldre versjonane. Vanlegvis er det berre den siste, ferdiggjorte versjon som skal arkiverast. Men det kan òg vera aktuelt å arkivera tidlegare versjonar dersom desse har dokumentasjonsverdi. Det kan t.d. vera tilfelle dersom ein leiar har gjort vesentlege endringar i utkastet til ein saksarbeidar. Utkastet til saksarbeidar kan då arkiverast som ein tidlegare versjon av det ferdige dokumentet. Dette vil gje ekstra dokumentasjon om sjølve saksbehandlingsforløpet. CC0-1.0 +Dersom tidligere versjoner er blitt arkivert unødvendig, skal det være mulig å rydde opp på en effektiv måte. Slik opprydding skal alltid skje før det produseres et arkivuttrekk. Dersom tidlegare versjonar er vorten arkivert unaudsynt, skal det vera mogleg å rydda opp på ein effektiv måte. Slik opprydding skal alltid skje før det produserast eit arkivuttrekk. CC0-1.0 +"Krav til sletting av dokumentversjoner" "Krav til sletting av dokumentversjonar" CC0-1.0 +Krav til sletting av dokumentversjoner Krav til sletting av dokumentversjonar CC0-1.0 +2.7.14 2.7 .14 CC0-1.0 +Autoriserte brukere skal kunne slette en arkivert inaktiv dokumentversjon. Den siste, endelige versjonen skal ikke kunne slettes. Autoriserte brukarar skal kunna sletta ein arkivert inaktiv dokumentversjon. Den siste, endelege versjonen skal ikkje kunna slettes. CC0-1.0 +2.7.15 2.7 .15 CC0-1.0 +Det skal være mulig å søke fram dokumenter som er arkivert i flere versjoner. Det skal vera mogleg å søkja fram dokument som er arkivert i fleire versjonar. CC0-1.0 +2.7.16 2.7 .16 CC0-1.0 +Det bør være mulig å utføre sletting av mange inaktive dokumentversjoner samtidig, f.eks. alle inaktive dokumentversjoner som funnet etter et søk. Det bør vera mogleg å utføra sletting av mange inaktive dokumentversjonar samstundes, t.d. alle inaktive dokumentversjonar som funnet etter eit søk. CC0-1.0 +2.7.17 2.7 .17 CC0-1.0 +Sletting av arkiverte inaktive dokumentversjoner skal logges. Sletting av arkiverte inaktive dokumentversjonar skal loggast. CC0-1.0 +Dersom det opprinnelige dokumentet har innhold som skal skjermes, kan det lages en variant hvor opplysninger som skal skjermes, er fjernet. På den måten kan dokumentet likevel offentliggjøres. Slike varianter kan slettes dersom det ikke lenger er behov for dem. Det kan tenkes at det er aktuelt å avlevere dokumentvarianter, så sletting må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Varianter som ikke er slettet når arkivuttrekket produseres, skal avleveres. Dersom det opphavlege dokumentet har innhald som skal skjermast, kan det lagast ein variant kor opplysningar som skal skjermast, er fjerna. På den måten kan dokumentet likevel offentleggjerast. Slike variantar kan slettes dersom det ikkje lenger er behov for dem. Det kan tenkjast at det er aktuelt å avlevera dokumentvariantar, så sletting må vurderast i kvart enkelt tilfelle. Variantar som ikkje er sletta når arkivuttrekket vert produsert, skal avleverast. CC0-1.0 +"Krav til sletting av dokumentvarianter" "Krav til sletting av dokumentvariantar" CC0-1.0 +Krav til sletting av dokumentvarianter Krav til sletting av dokumentvariantar CC0-1.0 +2.7.18 2.7 .18 CC0-1.0 +Autoriserte brukere skal kunne slette en arkivert dokumentvariant. Det siste endelige dokumentet i arkivformat skal ikke kunne slettes. Autoriserte brukarar skal kunna sletta ein arkivert dokumentvariant. Det siste endelege dokumentet i arkivformat skal ikkje kunna slettes. CC0-1.0 +2.7.19 2.7 .19 CC0-1.0 +Det skal være mulig å søke fram arkiverte dokumentvarianter. Det skal vera mogleg å søkja fram arkiverte dokumentvariantar. CC0-1.0 +2.7.20 2.7 .20 CC0-1.0 +Det bør være mulig å slette mange dokumentvarianter samtidig, f.eks. alle dokumentvarianter som er funnet etter et søk. Det bør vera mogleg å sletta mange dokumentvariantar samstundes, t.d. alle dokumentvariantar som er funne etter eit søk. CC0-1.0 +2.7.21 2.7 .21 CC0-1.0 +Sletting av arkiverte dokumentvarianter skal logges. Sletting av arkiverte dokumentvariantar skal loggast. CC0-1.0 +"Godkjente filformater for arkivdokumenter ved avlevering eller deponering fremgår av riksarkivarens forskrift § 5-17 ( https://lovdata.no/SF/forskrift/2017-12-19-2286/§5-17 )." "Godkjende filformater for arkivdokument ved avlevering eller deponering fremgår av riksarkivaren sin forskrift § 5-17 ( https://lovdata.no/SF/forskrift/2017-12-19-2286/§5-17 )." CC0-1.0 +"Alle dokumenter som skal avleveres, må være konvertert til format godkjent av Riksarkivaren. Det opprinnelige produksjonsformatet kan da rutinemessig slettes. En del brukere vil nok velge å beholde produksjonsformatet inntil videre, f.eks. fordi de har behov for å gjenbruke tekst i et kontorstøtteverktøy. Hvor lenge dette er aktuelt, er opp til hver enkelt bruker. Det er ikke noe krav at produksjonsformatene må være slettet før arkivuttrekket produseres, fordi dette bare vil ta med dokumenter i arkivformat. Men mange brukere vil likevel ha et behov for å gå gjennom og slette eldre produksjonsformater på en effektiv måte." "Alle dokument som skal avleverast, må konverterast til format godkjent av Riksarkivaren. Det opphavlege produksjonsformatet kan då rutinemessig vert sletta. Ein del brukarar vil nok velja å halda på produksjonsformatet inntil vidare, t.d. fordi dei har behov for å gjenbruka tekst i eit kontorstøtteverktøy. Kor lenge dette er aktuelt, er opp til kvar enkelt brukar. Det er ikkje noko krav at produksjonsformata må slettast før arkivuttrekket vert produsert, fordi dette berre vil ta med dokument i arkivformat. Men mange brukarar vil likevel ha eit behov for å gå gjennom og slette eldre produksjonsformat på ein effektiv måte." CC0-1.0 +"Krav til sletting av dokumentformater" "Krav til sletting av dokumentformat" CC0-1.0 +Krav til sletting av dokumentformater Krav til sletting av dokumentformat CC0-1.0 +2.7.22 2.7 .22 CC0-1.0 +Autoriserte brukere skal kunne slette et arkivert dokument i produksjonsformat dersom dokumentet er blitt konvertert til arkivformat. Dokumentet i arkivformat skal ikke kunne slettes. Autoriserte brukarar skal kunna sletta eit arkivert dokument i produksjonsformat dersom dokumentet er vorte konvertert til arkivformat. Dokumentet i arkivformat skal ikkje kunna slettes. CC0-1.0 +2.7.23 2.7 .23 CC0-1.0 +Det skal være mulig å søke fram dokumenter arkivert i produksjonsformat. Det skal vera mogleg å søkja fram dokument arkivert i produksjonsformat. CC0-1.0 +2.7.24 2.7 .24 CC0-1.0 +Det bør være mulig å slette mange produksjonsformater samtidig, f.eks. alle produksjonsformater som er funnet etter et søk. Det bør vera mogleg å sletta mange produksjonsformat samstundes, t.d. alle produksjonsformat som er funne etter eit søk. CC0-1.0 +2.7.25 2.7 .25 CC0-1.0 +Sletting av arkiverte produksjonsformater skal logges. Sletting av arkiverte produksjonsformat skal loggast. CC0-1.0 +Skjerming benyttes til å skjerme registrerte opplysninger eller enkeltdokumenter. Skjermingen trer i kraft når en tilgangskode påføres den enkelte mappe, registrering eller det enkelte dokument. Skjerming nyttast til å skjerma registrerte opplysningar eller enkeltdokumenter. Skjermingen trer i kraft når ein tilgjengekode vert påført den enkelte mappa, registrering eller det enkelte dokument. CC0-1.0 +Løsningens brukere skal være klarert for bestemte tilgangskoder og autorisert for en nærmere definert del av de saker og journalposter med tilhørende dokumenter som er skjermet. Brukarane til løysinga skal klarerast for bestemde tilgjengekodar og autorisert for ein nærare definert del av dei sakene og journalpostar med tilhøyrande dokument som er skjerma. CC0-1.0 +2.8.1 2.8 .1 CC0-1.0 +Skjerming bør kunne arves fra overordnet nivå til ett eller flere underliggende nivå i arkivstrukturen. Skjerming bør kunna arvast frå overordna nivå til eitt eller fleire underliggende nivå i arkivstrukturen. CC0-1.0 +Arvede verdier skal kunne overstyres. Arva verdiar skal kunna overstyrast. CC0-1.0 +2.8.2 2.8 .2 CC0-1.0 +Det skal finnes en tjeneste/funksjon for å skjerme tittel i mappe helt eller delvis. Det skal finnast ei teneste/funksjon for å skjerma tittel i mappe heilt eller delvis. CC0-1.0 +2.8.3 2.8 .3 CC0-1.0 +Det skal finnes en tjeneste/funksjon for å skjerme tittel i en registrering helt eller delvis. Det skal finnast ei teneste/funksjon for å skjerma tittel i ei registrering heilt eller delvis. CC0-1.0 +Det bør være mulig å føye ett eller flere nøkkelord til en klasse, en mappe eller en registrering. Nøkkelord må ikke blandes sammen med fasettert klassifikasjon basert på emneord. Mens klassifikasjonen normalt skal gi informasjon om dokumentets kontekst (hvilken funksjon som har skapt dokumentet), kan nøkkelordene brukes til å si noe om dokumentets innhold. Hensikten med nøkkelord er å forbedre søkemulighetene for en klasse, mappe eller registrering. Nøkkelord kan knyttes til en kontrollert ordliste (tesaurus). Det er ikke obligatorisk å implementere nøkkelord. Det bør vera mogleg å føya eitt eller fleire nøkkelord til ei klasse, ei mappe eller ei registrering. Nøkkelord må ikkje blandast saman med fasettert klassifikasjon basert på emneord. Medan klassifikasjonen normalt skal gje informasjon om konteksten i dokumentet (kva for ein funksjon som har skapt dokumentet), kan nøkkelorda brukast til å seia noko om innhaldet i dokumentet. Føremålet med nøkkelord er å forbetra søkemulighetene for ei klasse, mappe eller registrering. Nøkkelord kan knytast til ein kontrollert ordliste (tesaurus). Det er ikkje obligatorisk å implementera nøkkelord. CC0-1.0 +Nøkkelord er valgfritt, og kan forekomme en eller flere ganger i klasse, mappe eller registrering. Nøkkelord er valfritt, og kan finnast ein eller fleire gonger i klasse, mappe eller registrering. CC0-1.0 +Dette er en referanse på tvers av hierarkiet i arkivstrukturen. Referansen kan gå fra en mappe til en annen mappe, fra en registrering til en annen registrering, fra en mappe til en registrering og fra en registrering til en mappe. Det kan også refereres fra en klasse til en annen klasse. Dette er ein referanse på tvers av hierarkiet i arkivstrukturen. Referansen kan gå frå ei mappe til ein anna mappe, frå ei registrering til ein anna registrering, frå ei mappe til ei registrering og frå ei registrering til ei mappe. Det kan òg refererast frå ei klasse til ein anna klasse. CC0-1.0 +Kryssreferanse er valgfritt, og kan knyttes en eller flere ganger til klasse, mappe og registrering. Referansen går en vei, dvs. den kan kun være en referanse til en arkivenhet. I og med at kryssreferanser knyttes til mappe og registrering, vil det si at Referanser også knyttes til alle utvidelsene (spesialiseringer) under disse (Saksmappe, Møtemappe og Journalpost, Møteregistrering). Kryssreferanse er valfritt, og kan knytast ein eller fleire gonger til klasse, mappe og registrering. Referansen går ein veg, dvs. den kan berre vera ein referanse til ei arkiveining. I og med at kryssreferansar vert knytt til mappe og registrering, vil den si at Referansar òg vert knytt til alle utvidingane (spesialiseringer) under desse (Sakmappe, Møtemappe og Journalpost, Møteregistrering). CC0-1.0 +2.8.4 2.8 .4 CC0-1.0 +Det skal finnes en tjeneste/funksjon som kan lagre, gjenfinne, endre og slette en kryssreferanse mellom: Det skal finnast ei teneste/funksjon som kan lagra, finna igjen, endra og sletta ein kryssreferanse mellom: CC0-1.0 +Registreringer Registreringar CC0-1.0 +eller til referanser mellom disse. eller til referansar mellom desse. CC0-1.0 +2.8.5 2.8 .5 CC0-1.0 +Det bør finnes en tjeneste/funksjon som kan lagre, gjenfinne, endre og slette en kryssreferanse mellom: Det bør finnast ei teneste/funksjon som kan lagra, finna igjen, endra og sletta ein kryssreferanse mellom: CC0-1.0 +En eller flere merknader skal kunne knyttes til en mappe, registrering eller en dokumentbeskrivelse. Merknader skal brukes for å dokumentere spesielle forhold rundt saksbehandlingen og arkivering av dokumenter, og denne informasjonen skal tas med i arkivuttrekket. Merknad kan for eksempel brukes til å dokumentere prosesstrinn knyttet til en (saks)mappe, registrering eller dokumentbeskrivelse som ikke nødvendigvis manifesterer seg som et dokument som skal bli en egen registrering. Ein eller fleire merknader skal kunna knytast til ei mappe, registrering eller ei dokumentskildring. Merknader skal brukast for å dokumentera spesielle tilhøve rundt saksarbeidet og arkivering av dokument, og denne informasjonen skal takast med i arkivuttrekket. Merknad kan til dømes brukast til å dokumentera prosesstrinn knytet til ein (saks)mappe, registrering eller dokumentskildring som ikkje naudsynlegvis manifesterer seg som eit dokument som skal verta ein eiga registrering. CC0-1.0 +2.8.6 2.8 .6 CC0-1.0 +Det skal finnes en tjeneste/funksjon som kan registrere en merknad til mappe eller registrering. Det skal finnast ei teneste/funksjon som kan registrera ein merknad til mappe eller registrering. CC0-1.0 +2.8.7 2.8 .7 CC0-1.0 +Dersom mer enn én merknad er knyttet til en mappe eller en registrering, må metadataene grupperes sammen ved eksport og utveksling. Dersom meir enn éin merknad er knytt til ei mappe eller ei registrering, må metadataene verta saman gruppert ved eksport og utveksling. CC0-1.0 +2.8.8 2.8 .8 CC0-1.0 +Det bør være mulig fritt å definere typer merknader. Det bør vera mogleg fritt å definera typar merknader. CC0-1.0 +I tidligere versjoner av standarden var dette kalt sakspart, og kunne utelukkende knyttes til saksmappe. Fra og med denne versjonen er partsbegrepet generalisert, og kan knyttes til flere arkivenheter for å øke fleksibiliteten i bruken av ulike typer parter i løsningene. I tidlegare versjonar av standarden var detta kalla sakpart, og kunne utelukkande knytast til sakmappe. Frå og med denne versjonen er partsbegrepet generalisert, og kan knytast til fleire arkiveiningar for å auka fleksibiliteten i nytta av ulike typar partar i løysingane. CC0-1.0 +"Det skal være mulig å knytte parter til mapper, registreringer eller dokumentbeskrivelser. Partsbegrepet er juridisk, og har ulik betydning innen forvaltningsretten, privatretten og strafferetten. Innen forvaltningsretten er part «person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder», mens det i strafferetten normalt bare er den som er anklaget for å ha begått en straffbar handling som er part i saken." "Det skal vera mogleg å knyta partar til mapper, registreringar eller dokumentskildringar. Partsbegrepet er juridisk, og har ulik tyding innan forvaltningsretten, privatretten og strafferetten. Innan forvaltningsretten er part «person som ei avgjerd rettar seg mot eller som saka elles direkte gjeld», medan det i strafferetten normalt berre er den som er skulda for å ha begått ein straffbar handling som er part i saka." CC0-1.0 +Noark 5 legger opp til at det er virksomhetens behov som styrer bruken av part, og en part kan være «hvem som helst» som virksomheten har behov for å registrere som interessent på en mappe, registrering eller dokumentbeskrivelse. Forutsetningen er at man definerer ulike roller for partene, som kan brukes til å styre ulike funksjoner, (innsyns)rettigheter, mv. Noark 5 legg opp til at det er behovet til verksemda som styrer nytta av part, og ein part kan vera «kven som helst» som verksemda har behov for å registrera som interessent på ei mappe, registrering eller dokumentskildring. Føresetnaden er at ein definerer ulike roller for partane, som kan brukast til å styra ulike funksjonar, (innsyns)rettar, mv. CC0-1.0 +2.8.9 2.8 .9 CC0-1.0 +Det skal være mulig å tilegne mappe, registrering eller dokumentbeskrivelse et fritt antall part. Det skal vera mogleg å tileigna mappe, registrering eller dokumentskildring ei fritt mengd part. CC0-1.0 +Obligatorisk for løsninger hvor det inngår parter. Obligatorisk for løysingar der det inngår partar. CC0-1.0 +2.8.10 2.8 .10 CC0-1.0 +Det skal finnes en tjeneste/funksjon for å ajourholde part for mappe, registrering og dokumentbeskrivelse. Det skal finnast ei teneste/funksjon for å ajourholde part for mappe, registrering og dokumentskildring. CC0-1.0 +2.8.11 2.8 .11 CC0-1.0 +Part skal kunne skjermes helt eller delvis Part skal kunna verta heilt skjerma eller delvis CC0-1.0 +Med presedens menes en (retts)avgjørelse som siden kan tjene som rettesnor i lignende tilfeller eller saker. En presedens kan også være en sak som er regeldannende for behandling av tilsvarende saker. Det er som oftest snakk om et forvaltningsmessig vedtak, dvs. et enkeltvedtak fattet i henhold til det aktuelle organets forvaltningsområde, som inneholder en rettsoppfatning som senere blir lagt til grunn i andre lignende tilfeller. Prinsippavgjørelser knyttet til ulike saksområder skal derfor kunne etableres på en hensikts­messig måte og være tilgjengelig for saksbehandlere. Med presedens vert meint ein (rett sin)avgjerd som sidan kan tena som rettesnor i lignande tilfelle eller sakar. Ein presedens kan òg vera ei sak som er regeldannende for handsaming av tilsvarande saker. Det er som oftast snakk om eit forvaltningsmessig vedtak, dvs. eit enkeltvedtak fatta i samsvar med forvaltingsområdet til det aktuelle organet, som inneheld ei rettsoppfatning som seinare vert lagt til grunn i andre lignande tilfelle. Prinsippavgjerder knytt til ulike sakområde skal difor kunna etablerast på ein føremålstenleg måte og vera tilgjengeleg for saksarbeidarar. CC0-1.0 +Man snakker vanligvis om presedenssaker, men det er vanligvis ett eller noen få av dokumentene i saken som danner presedens. Foruten å registrere hele saken, må derfor det eller de dokumentene som inneholder presedensavgjørelser kunne identifiseres. Hvis opplysninger om presedens er registrert, er presedens obligatorisk for avlevering. Ein snakkar vanlegvis om presedenssaker, men det er vanlegvis eitt eller nokre få av dokumenta i saka som dannar presedens. Forutan å registrera heile saka, må difor det eller dei dokumenta som inneheld presedensavgjerder kunne identifiserast. Viss opplysningar om presedens er registrert, er presedens obligatorisk for avlevering. CC0-1.0 +Noark 5 legger opp til at det skal kunne bygges opp et presedensregister med henvisninger til Saksmapper og Journalposter som danner presedens. Registeret bygges opp ved at presedensmetadata knyttes til de arkivenhetene (saker eller journalposter) som danner presedens. Noark 5 legg opp til at det skal kunna byggjast opp eit presedensregister med tilvisingar til Sakmapper og Journalpostar som dannar presedens. Registeret vert bygt opp ved at presedensmetadata knytast til dei arkiveiningane (saker eller journalpostar) som dannar presedens. CC0-1.0 +2.8.12 2.8 .12 CC0-1.0 +Det bør være mulig å opprette en presedens knyttet til en sak eller en journalpost. Det bør vera mogleg å oppretta ein presedens knytt til ei sak eller ein journalpost. CC0-1.0 +2.8.13 2.8 .13 CC0-1.0 +Det bør være mulig å opprette et register over hvilke verdier man skal kunne velge presedensHjemmel fra. Den byrda vera mogleg å oppretta eit register over kva for verdiar ein skal kunna velja presedensheimel frå. CC0-1.0 +2.8.14 2.8 .14 CC0-1.0 +Det skal være mulig å registrere tidligere presedenser, dvs. avgjørelser som ble tatt før man tok i bruk IKT-baserte løsninger for journalføring og arkivering. Det skal vera mogleg å registrera tidlegare presedensar, dvs. avgjerder som vart teke før ein tok i bruk IKT-baserte løysingar for journalføring og arkivering. CC0-1.0 +Obligatorisk for løsninger hvor presedenser inngår. Obligatorisk for løysingar der presedensar inngår. CC0-1.0 +2.8.15 2.8 .15 CC0-1.0 +Det skal være mulig å identifisere den eller de journalpostene i en saksmappe som inneholder presedensavgjørelsen. Det skal vera mogleg å identifisera den eller dei journalpostane i ei sakmappe som inneheld presedensavgjerda. CC0-1.0 +2.8.16 2.8 .16 CC0-1.0 +Registrering, endring og tilgang til presedenser skal styres av tilgangsrettigheter. Registrering, endring og tilgjenge til presedensar skal styrast av tilgjengerettar. CC0-1.0 +2.8.17 2.8 .17 CC0-1.0 +Følgende statuser for Presedens er obligatoriske: Følgjande statusar for Presedens er obligatoriske: CC0-1.0 +«Gjeldende» «Gjeldande» CC0-1.0 +«Foreldet» «Forelda» CC0-1.0 +2.8.18 2.8 .18 CC0-1.0 +Foreldede presedenser skal ikke kunne slettes. Forelda presedensar skal ikkje kunna slettes. CC0-1.0 +2.8.19 2.8 .19 CC0-1.0 +Det skal ikke være mulig å slette en presedens selv om klassen som presedensen tilhører skal kasseres. Det skal ikkje vera mogleg å sletta ein presedens sjølv om klassa som presedensen tilhøyrar skal kasserast. CC0-1.0 +2.8.20 2.8 .20 CC0-1.0 +Det skal være mulig å etablere en samlet presedensoversikt i tilknytning til arkivstrukturen. Det skal vera mogleg å etablera eit samla presedensoversyn i tilknyting til arkivstrukturen. CC0-1.0 +2.8.21 2.8 .21 CC0-1.0 +Det skal finnes en tjeneste/funksjon som gir mulighet for å få en fullstendig oversikt over alle presedenser. Det skal finnast ei teneste/funksjon som gjev høve for å få eit fullstendig oversyn over alle presedensar. CC0-1.0 +2.8.22 2.8 .22 CC0-1.0 +Presedensvedtaket skal kunne presenteres i et offentlig dokument eller i en offentlig variant. Presedensvedtaket skal kunna presenterast i eit offentleg dokument eller i ein offentleg variant. CC0-1.0 +I dette kapitlet ligger Noark 5 kjernens krav til systemteknisk administrasjon av Noark 5 kjernen. Kravene skal legge til rette for at arkivansvarlige skal kunne administrere og ha kontroll på arkivet, arkivstrukturen og metadataene som hører til arkivenhetene i strukturen, dvs. legge inn grunnlagsdata som typer mapper og registreringer, og hvilke metadata utover de obligatoriske som skal kunne legges til disse. I dette kapittelet ligg Noark kravet til 5 kjernen til systemteknisk administrasjon av Noark 5 kjernen. Krava skal leggja til rette for at arkivansvarlige skal kunna administrera og ha kontroll på arkivet, arkivstrukturen og metadataene som høyrer til arkiveiningane i strukturen, dvs. leggja inn grunnlagsdata som typar mapper og registreringar, og kva for metadata utover dei obligatoriske som skal kunna leggjast til desse. CC0-1.0 +Det skal også gi muligheter for feilretting utover det som ellers er tillatt etter reglene for endring og frysing av metadata og dokumenter i løsningen. Det skal òg gje høve for feilretting utover det som elles er tillate etter reglene for endring og frysing av metadata og dokument i løysinga. CC0-1.0 +Løsningen må dessuten legge til rette for at administratorer har kontroll på arkivdokumentene og hvilke formater disse er lagret i. Det vil også si å kunne implementere vedtatte regler for når konvertering skal skje. Løysinga må dessutan leggja til rette for at administratorar har kontroll på arkivdokumenta og kva for format desse er lagra i. Det vil òg seia å kunna implementera vedtekne regler for når konvertering skal skje. CC0-1.0 +2.9.1 2.9 .1 CC0-1.0 +Det skal finnes en tjeneste/funksjon for å administrere kjernen. Det skal finnast ei teneste/funksjon for å administrera kjernen. CC0-1.0 +2.9.2 2.9 .2 CC0-1.0 +Det må kunne defineres minimum én bruker som er arkivadministrator, som kan logge seg eksplisitt på Noark 5 kjernen for å endre konfigurasjon og globale parametere. Det må kunna definerast minimum éin nytter som er arkivadministrator, som kan logga seg eksplisitt på Noark 5 kjernen for å endra konfigurasjon og globale parametrar. CC0-1.0 +2.9.3 2.9 .3 CC0-1.0 +Det skal finnes en tjeneste/funksjon for administrator for å opprette, redigere og slette arkivenheter (arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse og dokumentobjekt) og tilknyttede metadata som går utover de generelle begrensningene i kapittel 3.2. Det skal finnast ei teneste/funksjon for administrator for å oppretta, redigera og slette arkiveiningar (arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse, mappe, registrering, dokumentskildring og dokumentobjekt) og knytte til seg metadata som går utover dei generelle avgrensingane i kapittel 3.2 . CC0-1.0 +Slike registreringer skal logges. Slike registreringar skal loggast. CC0-1.0 +2.9.4 2.9 .4 CC0-1.0 +Et arkiv og arkivets metadata skal kun opprettes gjennom Administratorfunksjonen for Noark 5 kjerne. Eit arkiv og arkivet sitt metadata skal berre opprettast gjennom Administratorfunksjonen for Noark 5 kjerne. CC0-1.0 +2.9.5 2.9 .5 CC0-1.0 +Et underarkiv skal kun defineres og endres gjennom Administratorfunksjonen for Noark 5 kjerne. Eit underarkiv skal berre definerast og vert endra gjennom Administratorfunksjonen for Noark 5 kjerne. CC0-1.0 +2.9.6 2.9 .6 CC0-1.0 +En arkivdel og arkivdelens metadata skal kun opprettes og endres gjennom Administratorfunksjonen for Noark 5 kjerne. Ein arkivdel og arkivdelens metadata skal berre opprettast og vert endra gjennom Administratorfunksjonen for Noark 5 kjerne. CC0-1.0 +2.9.7 2.9 .7 CC0-1.0 +Et klassifikasjonssystem og klassifikasjonssystemets metadata skal kun opprettes og endres gjennom Administratorfunksjonen for Noark 5 kjerne. Eit klassifikasjonssystem og klassifikasjonssystemet sitt metadata skal berre opprettast og vert endra gjennom Administratorfunksjonen for Noark 5 kjerne. CC0-1.0 +2.9.8 2.9 .8 CC0-1.0 +Det bør være mulig å parameterstyre at status «Dokumentet er ferdigstilt» skal settes automatisk på dokumentbeskrivelse ved andre statuser på mappe eller registrering. Det bør vera mogleg å parameterstyre at status «Dokumentet er ferdigstilt» skal setjast automatisk på dokumentskildring ved andre statusar på mappe eller registrering. CC0-1.0 +2.9.9 2.9 .9 CC0-1.0 +Kun autoriserte enheter, roller eller personer skal ha rett til å arkivere en ny versjon av et dokument på en registrering med status ekspedert, journalført eller avsluttet. Berre autoriserte einingar, roller eller personar skal ha rett til å arkivera ein ny versjon av eit dokument på ei registrering med status ekspedert, journalført eller avslutta. CC0-1.0 +2.9.10 2.9 .10 CC0-1.0 +Kun autoriserte roller, enheter og personer skal kunne slette inaktive versjoner, varianter og formater av et dokument. Berre autoriserte roller, einingar og personar skal kunna sletta inaktive versjonar, variantar og format av eit dokument. CC0-1.0 +Fangst, frys og forvaltning av dokument og metadata Fangst, frys og forvalting av dokument og metadata CC0-1.0 +For at registreringer skal fungere som dokumentasjon på saksbehandling og andre oppgaver, må de knyttes til den sammenheng de oppstod og fortsatt skal benyttes i, dvs. deres forretningsmessige kontekst eller sammenheng. Dette stiller strenge krav til løsningens evne til å arkivere alle relevante opplysninger om dokumentasjonens sammenheng. For at registreringar skal fungera som dokumentasjon på saksarbeid og andre oppgåver, må dei knytast til den samanhengen dei oppstod og enno skal nyttast i, dvs. deres forretningsmessige kontekst eller samanheng. Dette stiller strenge krav til evna til løysinga til å arkivera alle relevante opplysningar om samanhengen til dokumentasjonen. CC0-1.0 +Løsningen må stille krav til dokumentfangst fra ulike kilder, uavhengig av kommunikasjonsform, og krav til frys av dokument og metadata. Løysinga må stilla krav til dokumentfangst frå ulike kjelder, uavhengig av kommunikasjonsform, og krav til frys av dokument og metadata. CC0-1.0 +Elektroniske dokument som skapes eller mottas som ledd i saksbehandlingen, kan ha sin opprinnelse både i interne og eksterne kilder. De elektroniske dokumentene vil ha mange ulike formater, være produsert av forskjellige forfattere og kan enten være enkle filer eller sammensatte dokument. Elektroniske dokument som vert skapt eller vert motteke som ledd i saksarbeidet, kan ha sin opphav både i interne og eksterne kjelder. Dei elektroniske dokumenta vil ha mange ulike format, produserast av ulike forfattarar og kan anten vera enkle filer eller samansette dokument. CC0-1.0 +Noen dokumenter er produsert internt i organisasjonen, som et ledd i saksbehandlingen. Andre er mottatt gjennom ulike kommunikasjonskanaler, som for eksempel e-post, telefaks, brevpost, sms og ekstranett, sosiale medier og selvbetjeningsløsninger på Internett. Nokre dokument er produsert internt i organisasjonen, som eit ledd i saksarbeidet. Andre er motteken gjennom ulike kommunikasjonskanalar, som til dømes e-post, telefaks, brevpost, sms og ekstranett, sosiale medium og sjølvforsyningløysingar på Internett. CC0-1.0 +En løsning for fleksibel dokumentfangst er nødvendig for å håndtere dette. Og det skal være mulig å fange dokumenter helt uavhengig av dokumentets format. Det vil bl.a. være aktuelt å etablere løsninger for dokumentfangst fra kontorstøtteverktøy (tekstbehandlere, regneark mv.), e-post, video, nettsider, innskannede dokumenter og lydfestinger. Ei løysing for fleksibel dokumentfangst er naudsynt for å handtera dette. Og det skal vera mogleg å fanga dokument heilt uavhengig av formatet i dokumentet. Det vil m.a. vera aktuelt å etablera løysingar for dokumentfangst frå kontorstøtteverktøy (tekstbehandlarar, rekneark mv.), e-post, video, nettsider, innskannede dokument og lydfestinger. CC0-1.0 +I noen sammenhenger vil det også være aktuelt å fange andre typer dokumenter, så som blogger, komprimerte filer, elektroniske kalendere, data fra geografiske informasjonssystem, multimediedokumenter, dokumenter som inneholder lenker til andre dokumenter, øyeblikkelig meldingstjeneste (instant messaging), tekstmeldinger til mobiltelefon (sms), bilder til mobiltelefon (MMS) og wikis. I nokre samanhengar vil det òg vera aktuelt å fanga andre typar dokument, såg som bloggar, komprimerte filer, elektroniske kalendrar, data frå geografiske informasjonssystem, multimediedokumenter, dokument som inneheld lenkjer til andre dokument, umiddelbar meldingsteneste (instant messaging), tekstmeldingar til mobiltelefon (sms), bilete til mobiltelefon (MMS) og wikis. CC0-1.0 +"Overordnete krav til dokumentfangst" "Overordna krav til dokumentfangst" CC0-1.0 +Overordnete krav til dokumentfangst Overordna krav til dokumentfangst CC0-1.0 +3.1.1 3.1 .1 CC0-1.0 +Det skal finnes funksjonalitet for fangst av elektroniske dokumenter uavhengig av filformat, metoder for teknisk koding, kilder eller andre tekniske egenskaper. Det skal finnast funksjonalitet for fangst av elektroniske dokument uavhengig av filformat, metodar for teknisk koding, kjelder eller andre tekniske eigenskapar. CC0-1.0 +3.1.2 3.1 .2 CC0-1.0 +Det skal foreligge funksjonalitet som dokumenterer når en registrering er arkivert i eller innenfor Noark-systemet. Det skal finnast funksjonalitet som dokumenterer når ei registrering er arkivert i eller innanfor Noark-systemet. CC0-1.0 +3.1.3 3.1 .3 CC0-1.0 +Dokumentfangsten skal skje på en slik måte at dokumentets innholdsintegritet blir opprettholdt. Løsningen må ha funksjonalitet som hindrer at noe eller noen kan endre innholdet i dokumentet ved fangst. Dette gjelder også metadata. Dokumentfangsten skal skje på ein slik måte at innhaldsintegriteten i dokumentet vert oppretthalden. Løysinga må ha funksjonalitet som hindrar at noko eller nokon kan endra innhaldet i dokumentet ved fangst. Dette gjeld òg metadata. CC0-1.0 +3.1.4 3.1 .4 CC0-1.0 +Dokumentfangsten bør skje på en slik måte at dokumentets utseende (visuelle integritet) blir opprettholdt. Dokumentfangsten bør skje på ein slik måte at utsjånaden i dokumentet (visuelle integritet) vert oppretthalden. CC0-1.0 +3.1.5 3.1 .5 CC0-1.0 +Helautomatisk dokumentfangst innebærer at fangsten skjer uten at den personlige brukeren foretar seg noe for å få det til å skje, utløst av forhåndsdefinerte kriterier som at spesielle trinn i en forretningsprosess utføres, ved at informasjonsinnholdet gjenkjennes, eller lignende. Helautomatisk dokumentfangst inneber at fangsten skjer utan at den personlege brukaren gjer seg noko for å få det til å skje, utløyst av førehandsdefinerte kriterium som at spesielle trinn i ein forretningsprosess utførast, ved at informasjonsinnhaldet kjennast att, eller lignande. CC0-1.0 +"Det bør finnes funksjonalitet for helautomatisk dokumentfangst." "Det bør finnast funksjonalitet for helautomatisk dokumentfangst." CC0-1.0 +3.1.6 3.1 .6 CC0-1.0 +Ved helautomatisk dokumentfangst skal det være mulig å knytte alle obligatoriske metadata til dokumentet. Ved helautomatisk dokumentfangst skal det vera mogleg å knyta alle obligatoriske metadata til dokumentet. CC0-1.0 +3.1.7 3.1 .7 CC0-1.0 +Ved helautomatisk dokumentfangst skal det være mulig å knytte dokumenter til et klassifikasjonssystem. Ved helautomatisk dokumentfangst skal det vera mogleg å knyta dokument til eit klassifikasjonssystem. CC0-1.0 +3.1.8 3.1 .8 CC0-1.0 +Ved helautomatisk dokumentfangst bør det være mulig å knytte dokumenter til relevante deler av arkivstrukturen Ved helautomatisk dokumentfangst bør det vera mogleg å knyta dokument til relevante delar av arkivstrukturen CC0-1.0 +3.1.9 3.1 .9 CC0-1.0 +Det skal ikke være begrensninger i antall dokumenter som kan bli arkivert i løsningen. Det skal ikkje vera avgrensingar i mengd dokument som kan arkiverast i løysinga. CC0-1.0 +3.1.10 3.1 .10 CC0-1.0 +Det skal finnes funksjoner for å sikre at alle komponenter i et sammensatt dokument fanges. Det skal finnast funksjonar for å sikra at alle komponentar i eit samansett dokument vert fanga. CC0-1.0 +3.1.11 3.1 .11 CC0-1.0 +Det skal finnes funksjoner for å sikre at et sammensatt elektronisk dokument håndteres som en enhet, hvor relasjonen mellom komponentene og dokumentets indre struktur opprettholdes. Det skal finnast funksjonar for å sikra at eit samansett elektronisk dokument vert handtert som ei eining, der relasjonen mellom komponentane og den indre strukturen i dokumentet vert oppretthalde. CC0-1.0 +Obligatorisk hvis løsningen håndterer sammensatte dokumenter. Obligatorisk viss løysinga handterer samansette dokument. CC0-1.0 +Ved elektronisk kommunikasjon er det nødvendig �� kunne angi krav til sikkerhet. Dette innebærer krav til kryptering og elektronisk signatur, samt dokumentasjon av sikkerheten til dokumenter som er sendt eller mottatt i elektronisk form. Man må også kunne angi krav til sikkerhet på forskjellige nivå i arkivstrukturen. Ved elektronisk kommunikasjon er det naudsynt å kunna angje krav til tryggleik. Dette inneber krav til kryptering og elektronisk signatur, og dessutan dokumentasjon av tryggleiken til dokument som er sendt eller motteke i elektronisk form. Ein må òg kunna angje krav til tryggleik på ulike nivå i arkivstrukturen. CC0-1.0 +"Krav til metadata for dokumenter mottatt eller sendt med elektronisk signatur" "Krav til metadata for dokument motteke eller sendt med elektronisk signatur" CC0-1.0 +Krav til metadata for dokumenter mottatt eller sendt med elektronisk signatur Krav til metadata for dokument motteke eller sendt med elektronisk signatur CC0-1.0 +3.1.12 3.1 .12 CC0-1.0 +Elektronisk dokument som mottas i kryptert form, skal dekrypteres ved mottak. Metadata om sikkerhetsnivå og verifikasjon av uavviselighet/ikke-benektbarhet skal lagres med registrering eller dokumentbeskrivelse. Elektronisk dokument som vert motteke i kryptert form, skal dekrypteres ved mottak. Metadata om tryggleiksnivå og verifikasjon av uavviselighet/ikkje-benektbarhet skal lagrast med registrering eller dokumentskildring. CC0-1.0 +Obligatorisk for arkiver som mottar krypterte dokumenter. Obligatorisk for arkiv som mottek krypterte dokument. CC0-1.0 +3.1.13 3.1 .13 CC0-1.0 +Når et elektronisk dokument sendes ut fra organet i kryptert form, skal metadata om sikkerhetsnivå og verifikasjon av uavviselighet/ikke-benektbarhet lagres med registreringen. Når eit elektronisk dokument vert sendt ut frå organet i kryptert form, skal metadata om tryggleiksnivå og verifikasjon av uavviselighet/ikkje-benektbarhet vert lagra med registreringa. CC0-1.0 +Obligatorisk for arkiv som sender krypterte dokumenter. Obligatorisk for arkiv som sender krypterte dokument. CC0-1.0 +3.1.14 3.1 .14 CC0-1.0 +På følgende nivåer i arkivstrukturen bør arkivadministrator kunne angi hvilket sikkerhetsnivå som skal kreves, og hvorvidt elektronisk signatur skal kreves, for inngående dokumenter: På følgjande nivå i arkivstrukturen bør arkivadministrator kunna angje kva for eit tryggleiksnivå som skal krevjast, og i kva grad elektronisk signatur skal krevjast, for inngåande dokument: CC0-1.0 +3.1.15 3.1 .15 CC0-1.0 +På følgende nivåer i arkivstrukturen bør arkivadministrator kunne angi hvilket sikkerhetsnivå som skal brukes, og om elektronisk signatur skal brukes, ved elektronisk utsending av dokumenter: På følgjande nivå i arkivstrukturen bør arkivadministrator kunna angje kva for eit tryggleiksnivå som skal brukast, og om elektronisk signatur skal brukast, ved elektronisk utsending av dokument: CC0-1.0 +3.1.16 3.1 .16 CC0-1.0 +Noark 5-løsningen skal kunne konfigureres slik at alle dokumenter som sendes eller mottas kryptert blir lagret i ikke‑kryptert form i arkivet. Noark 5-løysinga skal kunna konfigurerast slik at alle dokument som vert sendt eller mottakast kryptert vert lagra i ikkje‑kryptert form i arkivet. CC0-1.0 +Obligatorisk for arkiver som mottar eller sender krypterte dokumenter. Obligatorisk for arkiv som mottek eller sender krypterte dokument. CC0-1.0 +3.1.17 3.1 .17 CC0-1.0 +Noark 5-løsningen bør kunne konfigureres slik at dokumenter som sendes eller mottas kryptert også blir lagret kryptert i arkivet. Noark 5-løysinga bør kunna konfigurerast slik at dokument som vert sendt eller mottakast kryptert òg vert lagra kryptert i arkivet. CC0-1.0 +3.1.18 3.1 .18 CC0-1.0 +Dersom løsningen tillater at dokumenter lagres i kryptert form, må det lagres tilstrekkelige metadata til at en autorisert bruker kan dekryptere dokumentet ved behov. Dersom løysinga tillèt at dokument vert lagra i kryptert form, må det lagrast tilstrekkelege metadata til at ein autorisert brukar kan dekryptere dokumentet ved behov. CC0-1.0 +Obligatorisk for løsninger som tillater lagring av krypterte dokumenter. Obligatorisk for løysingar som tillèt lagring av krypterte dokument. CC0-1.0 +Tjenestegrensesnitt Tenestegrensesnitt CC0-1.0 +Kravene i Noark 5 kan realiseres som en kjernemodul, dvs. et minimumssystem som bare tilfredsstiller kjernekravene, og som må integreres med andre system. Det innebærer at det vil skje en utveksling av data mellom et fagsystem og en Noark 5-kjerne, med behov for å spesifisere et standardisert grensesnitt (API). Dette spesifiserer både operasjonene som kan utføres og formatet på dataene som utveksles. Krava i Noark 5 kan realiserast som ein kjernemodul, dvs. eit minimumsystem som berre tilfredsstiller kjernekrava, og som må integrerast med andre system. Det inneber at det vil skje ei utveksling av data mellom eit fagsystem og ein Noark 5-kjerne, med behov for å spesifisera eit standardisert grensesnitt (API). Dette spesifiserer både operasjonane som kan utførast og formatet på dataa som vert utveksla. CC0-1.0 +Det er to ulike tjenestegrensesnittstandarder som er tilpasset Noark 5. Det er to ulike tenestegrensesnittstandardar som er tilpassa Noark 5. CC0-1.0 +"https://geointegrasjon.no/" "http://geointegrasjon.no/" CC0-1.0 +"GeoIntegrasjonsstandarden legger vekt på integrasjoner med fagsystemer i kommunal sektor, og forvaltes av Kartverket og KS i fellesskap. Utgangspunktet er fagsystemer med kartdata og geografisk informasjon, men standarden kan også brukes for andre typer integrasjoner." "GeoIntegrasjonsstandarden legg vekt på integrasjonar med fagsystemer i kommunal sektor, og vert forvalta av Kartverket og KS i fellesskap. Utgangspunktet er fagsystemer med kartdata og geografisk informasjon, men standarden kan òg brukast for andre typar integrasjonar." CC0-1.0 +"https://www.arkivverket.no/forvaltning-og-utvikling/noark-standarden/noark-5/tjenestegrensesnitt-noark5" "https://www.arkivverket.no/forvalting-og-utvikling/noark-standarden/noark-5/tenestegrensesnitt-noark5" CC0-1.0 +"Noark 5 tjenestegrensnittet definerer tjenester som omfatter alle arkivenheter og objekter i Noark 5, og kan dermed brukes ved integrering med alle typer fagsystem, inkludert fagsystem som ikke inneholder journalføringspliktige saksdokumenter, og uavhengig av om de brukes i kommunal eller statlig sektor. Noark 5 tjenestegrensesnittet forvaltes av Arkivverket." "Noark 5 tenestegreinsnittet definerer tenester som omfattar alle arkiveiningar og objekt i Noark 5, og kan dermed brukast ved integrering med alle typar fagsystem, inkludert fagsystem som ikkje inneheld journalføringspliktige saksdokument, og uavhengig av om dei vert brukt i kommunal eller statleg sektor. Noark 5 tenestegrensesnittet vert forvalta av Arkivverket." CC0-1.0 +Tjenestegrensesnitt definerer hvilke tjenester Noark 5-systemet kan utføre, og hvordan klientsystemet kan få utført tjenestene. En tjenesteorientert arkitektur er i prinsippet teknologiuavhengig, men det er i dag mest aktuelt å realisere tjenester som web services. Tjenestegrensesnittet realiseres ved et REST-grensesnitt (Representational State Transfer), mens GeoIntegrasjonsstandarden er realisert vha. SOAP (Simple Object Access Protocol) og WSDL (Web Services Description Language). Tenestegrensesnitt definerer kva for tenester Noark 5-systemet kan utføra, og korleis klientsystemet kan få utført tenestene. Ein tjenesteorientert arkitektur er i prinsippet teknologiuavhengig, men det er i dag mest aktuelt å realisera tenester som web service sin. Tenestegrensesnittet vert realisert ved ein REST-grensesnitt (Representational State Transfer), medan GeoIntegrasjonsstandarden er realisert vha. SOAP (Simple Object Access Protocol) og WSDL (Web Service sin Description Language). CC0-1.0 +Tjenestegrensesnittstandardene spesifiserer tjenester som dekker krav og metadataelementer som er definert i Noark-standarden. Mange spesialiserte system har funksjoner og informasjonselementer som ikke er definert i Noark, men som allikevel er underlagt krav til eller behov for at informasjonen tas vare på i tilknytning til dokumentasjonen i Noark-kjernen. Fagspesifikk informasjon i slike spesialiserte løsninger kan være strukturert eller ustrukturert innhold eller strukturerte metadata som kan knyttes til objekt i datamodellen. Ved utvikling av integrasjonsløsninger er det derfor viktig at man kartlegger hva som dekkes av standarden og hva som ikke dekkes, og at man tar stiling til hvordan informasjonselementene fra fagsystemene skal tas vare på i tilknytning til arkivstrukturen. Metadata som ikke er definert i Noark, men kan knyttes til objekter i arkivstrukturen kan overføres som virksomhetsspesifikke metadata, jf. kapittel 6.4.8. Tenestegrensesnittstandardane spesifiserer tenester som dekker krav og metadataelementer som er definert i Noark-standarden. Mange spesialiserte system har funksjonar og informasjonselement som ikkje er definert i Noark, men som likevel er underlagt krav til eller behov for at informasjonen vert teke vare på i tilknyting til dokumentasjonen i Noark-kjernen. Fagspesifikk informasjon i slike spesialiserte løysingar kan strukturerast eller ustrukturert innhald eller strukturerte metadata som kan knytast til objekt i datamodellen. Ved utvikling av integrasjonsløysingar er det difor viktig at ein kartlegg kva som vert dekt av standarden og kva som ikkje vert dekt, og at ein tek stiling til korleis informasjonselementa frå fagsystemene skal takast vare på i tilknyting til arkivstrukturen. Metadata som ikkje er definert i Noark, men kan knytast til objekt i arkivstrukturen kan overførast som virksomhetsspesifikke metadata, jf. kapittel 6.4 .8. CC0-1.0 +"Krav til tjenestegrensesnitt" "Krav til tenestegrensesnitt" CC0-1.0 +Krav til tjenestegrensesnitt Krav til tenestegrensesnitt CC0-1.0 +3.1.19 3.1 .19 CC0-1.0 +For løsninger hvor Noark-kjernen skal integreres med fagsystem med forenklet sakarkiv funksjonalitet, kan man velge GeoIntegrasjonsstandarden som tjenestegrensesnitt. For løysingar der Noark-kjernen skal integrerast med fagsystem med forenkla sakarkiv funksjonalitet, kan ein velja GeoIntegrasjonsstandarden som tenestegrensesnitt. CC0-1.0 +3.1.20 3.1 .20 CC0-1.0 +For løsninger hvor Noark-kjernen skal ha en fullstendig integrasjon med fagsystemet bør Noark 5 tjenestegrensenitt brukes. For løysingar der Noark-kjernen skal ha ein fullstendig integrasjon med fagsystemet byrd Noark 5 tjenestegrensenitt brukast. CC0-1.0 +Saksbehandling, dokumenthåndtering og dokumentutveksling gjør bruk av stadig nye kanaler. Arkivsystemene bør ikke være et hinder for effektivisering på disse områdene, samtidig som det er særdeles viktig at dokumenters autentisitet og integritet sikres. Masseimport skal gjøre det mulig å importere flere dokumenter inn til Noark 5-løsningen i én og samme sekvens. Saksarbeid, dokumenthandtering og dokumentutveksling gjer bruk av stadig nye kanalar. Arkivsystema bør ikkje vera eit hinder for effektivisering på desse områda, samstundes som det er særs viktig at dokument seg autentisitet og integritet vert sikra. Masseimport skal gjera det mogleg å importera fleire dokument inn til Noark 5-løysinga i éin og same sekvens. CC0-1.0 +Dokumenter kan komme i bolker til kjernen på mange måter, eksempelvis: Dokument kan koma i bolkar til kjernen på mange måtar, eksempelvis: CC0-1.0 +en masseimport fra et dokumentlager. ein masseimport frå eit dokumentlager. CC0-1.0 +en masseimport fra for eksempel et skanningssystem. ein masseimport frå til dømes eit skanningssystem. CC0-1.0 +en masseimport fra mappene til et operativsystem. ein masseimport frå mappene til eit operativsystem. CC0-1.0 +en masseimport fra et nettsted ein masseimport frå ein nettstad CC0-1.0 +Noark 5 må ha mulighet til å akseptere disse, og må inkludere løsninger for å håndtere fangst og vedlikehold av innhold og struktur til de importerte dokumentene. Noark 5 må ha høve til å akseptera desse, og må inkludera løysingar for å handtera fangst og vedlikehald av innhald og struktur til dei importerte dokumenta. CC0-1.0 +I en masseimport må kjernen fange samme informasjon som i en vanlig import, nemlig dokumentet og dets metadata. I ein masseimport må kjernen fanga same informasjon som i ein vanleg import, nemleg dokumentet og dets metadata. CC0-1.0 +Masseimport må håndtere unntak og feil. Dette kan være aktuelt f. eks. ved elektroniske høringer via web-tjener på Internett, dokumentproduksjon i samhandlingsrom, «saksbehandling» med e-postsystemet som utvekslingskanal eller i andre tilfeller hvor en relativt omfattende dokumentbehandling har foregått uten at det har skjedd en arkivdanning samtidig. Eksempelvis kan Noark 5-løsningen tilby funksjonalitet hvor brukeren kan velge/markere filer som er lokalisert på en eller flere filservere, ftp-server eller lignende, for å importere dem. Brukeren skal enkelt kunne knytte filene til en mappe eller en registrering i en bestemt mappe. Alternativt kan masseimport håndteres ved f. eks. en søkemotor, hvor dokumentene fanges, tilknyttes metadata og importeres til en definert arkivenhet i en automatisert prosess. Masseimport må handtera unntak og feil. Dette kan vera aktuelt f. eks. ved elektroniske høyringar vigde web-tener på Internett, dokumentproduksjon i samhandlingsrom, «saksarbeid» med e-postsystemet som utvekslingskanal eller i andre tilfelle der ei relativt omfattande dokumenthandsaming har føregått utan at det har skjedd ein arkivdanning samtidig. Eksempelvis kan Noark 5-løysinga tilby funksjonalitet der brukaren kan velja/markera filer som er lokalisert på ein eller fleire filservere, ftp-servar eller lignande, for å importera dem. Brukaren skal enkelt kunna knyta filene til ei mappe eller ei registrering i ei bestemd mappe. Alternativt kan masseimport handterast ved f. eks. ein søkemotor, der dokumenta vert fanga, vert knytt til seg metadata og vert importert til ei definert arkiveining i ein automatisert prosess. CC0-1.0 +Kravene til masseimport nedenfor er generelle, og de er uavhengige av verktøy og teknologi. Krava til masseimport nedanfor er generelle, og dei er uavhengige av verktøy og teknologi. CC0-1.0 +"Krav til masseimport utløst fra Noark 5-kjerne" "Krav til masseimport utløyst frå Noark 5-kjerne" CC0-1.0 +Krav til masseimport utløst fra Noark 5-kjerne Krav til masseimport utløyst frå Noark 5-kjerne CC0-1.0 +3.1.21 3.1 .21 CC0-1.0 +Noark 5-løsningen bør inneholde masseimportfunksjonalitet som henter dokumenter fra en angitt plassering og knytte disse til klasser, mapper, registreringer eller dokumentbeskrivelser. Noark 5-løysinga bør innehalda masseimportfunksjonalitet som hentar dokument frå ei angjeven plassering og knyte desse til klasser, mapper, registreringar eller dokumentskildringar. CC0-1.0 +3.1.22 3.1 .22 CC0-1.0 +Ved masseimport bør det være mulig å velge om alle importerte dokumenter skal knyttes til én og samme arkivenhet på samme nivå i arkivstrukturen eller om hvert enkelt dokument skal knyttes til forskjellige arkivenheter i arkivstrukturen. Ved masseimport bør det vera mogleg å velja om alle importerte dokument skal knytast til éin og same arkiveining på same nivå i arkivstrukturen eller om kvart enkelt dokument skal knytast til ulike arkiveiningar i arkivstrukturen. CC0-1.0 +3.1.23 3.1 .23 CC0-1.0 +Ved masseimport bør det være mulig å knytte importerte dokumenter til en allerede eksisterende klasse, mappe, registrering eller dokumentbeskrivelse. Ved masseimport bør det vera mogleg å knyta importerte dokument til ein allereie eksisterande klasse, mappe, registrering eller dokumentskildring. CC0-1.0 +3.1.24 3.1 .24 CC0-1.0 +Ved masseimport bør det være mulig å definere og utfylle metadatasettet for dokumentene som skal importeres, kun én gang. Ved masseimport bør det vera mogleg å definera og utfylla metadatasettet for dokumenta som skal importerast, berre éin gong. CC0-1.0 +3.1.25 3.1 .25 CC0-1.0 +Noark 5-kjernen bør ha automatikk for å fange dokumenter som er generert og overført fra andre system. Noark 5-kjernen bør ha automatikk for å fanga dokument som er generert og overført frå andre system. CC0-1.0 +3.1.26 3.1 .26 CC0-1.0 +Noark 5-kjernen bør ha mulighet til å håndtere input kø ved masseimport. Noark 5-kjernen bør ha høve til å handtera input kø ved masseimport. CC0-1.0 +Merknad: For håndtering av input køen kan det for eksempel være ønskelig å se køene, pause en eller flere køer, starte en eller alle køene på nytt, slette en kø. Merknad: For handtering av input køen kan det til dømes vera ønskeleg å sjå køane, pause ein eller fleire køar, starta ein eller alle køane på nytt, sletta ein kø. CC0-1.0 +3.1.27 3.1 .27 CC0-1.0 +Noark 5-kjernen bør kunne fange metadata knyttet til alle dokumentene som overføres, automatisk. Det bør være mulig å overstyre dette ved manglede eller feil metadata. Noark 5-kjernen bør kunna fanga metadata knytet til alle dokumenta som vert overført, automatisk. Det bør vera mogleg å overstyra dette ved mangla eller feil metadata. CC0-1.0 +3.1.28 3.1 .28 CC0-1.0 +Ved automatisert masseimport, skal det være funksjonalitet for å validere metadata med tilhørende dokumenter automatisk, for å sikre opprettholdt dataintegritet. Ved automatisert masseimport, skal det vera funksjonalitet for å validera metadata med tilhøyrande dokument automatisk, for å sikra oppretthalden dataintegritet. CC0-1.0 +3.1.29 3.1 .29 CC0-1.0 +Ved masseimport skal det være mulig å importere logginformasjon om de importerte dokumentene, og logginformasjonen skal inngå i importen som eget (egne) dokument. Ved masseimport skal det vera mogleg å importera logginformasjon om dei importerte dokumenta, og logginformasjonen skal inngå i importen som eige (eigne) dokument. CC0-1.0 +Arkivdokumenter skal bevares med ivaretatt autentisitet, pålitelighet, integritet og anvendelighet. Metadata som gir informasjon om hvert arkivdokument, som knytter det til handlingen som skapte det er grunnleggende for å sikre dette. I tillegg må metadata og dokument beskyttes mot endringer, der dette er nødvendig. Arkivdokument skal vernast med ivaretatt autentisitet, pålitelighet, integritet og anvendelighet. Metadata som gjev informasjon om kvart arkivdokument, som knyter det til handlinga som skapte det er grunnleggjande for å sikra dette. I tillegg må metadata og dokument vert verna mot endringar, der dette er naudsynt. CC0-1.0 +Kravene i dette kapittelet fastsetter minimumskravene til hvilke metadata som må fryses ved hvilke statuser på mappe, registrering og dokumentbeskrivelse, samt forutsetninger for at brukerne skal få lov til å avslutte disse. Frysing av selve dokumentet er en viktig del av dette. Fokus i kapittelet er altså på hva som må fryses når. Krava i dette kapittelet set fast minimumskrava til kva for metadata som må frysast ved kva for statusar på mappe, registrering og dokumentskildring, og dessutan føresetnader for at brukarane skal få lov til å avslutta desse. Frysing av sjølve dokumentet er ein viktig del av dette. Fokus i kapittelet er altså på kva som må frysast når. CC0-1.0 +Disse kravene alene kan allikevel ikke være styrende for hva alle brukere skal ha tillatelse til å gjøre i en Noark-løsning. De må ses i sammenheng med kravene til autorisasjoner og oppbygging av roller og rolleprofiler. Desse krava åleine kan likevel ikkje vera styrande for kva alle brukarar skal ha løyve til å gjera i ein Noark-løysing. Dei må sjåast i samanheng med krava til autorisasjonar og oppbygging av roller og rolleprofil. CC0-1.0 +3.2.1 3.2 .1 CC0-1.0 +Det skal finnes en tjeneste/funksjon for å avslutte en mappe (dvs. at avsluttetDato settes). Det skal finnast ei teneste/funksjon for å avslutta ei mappe (dvs. at avsluttetDato vert sett). CC0-1.0 +3.2.2 3.2 .2 CC0-1.0 +For en mappe som er avsluttet skal det ikke være mulig å endre følgende metadata: For ei mappe som er avslutta skal det ikkje vera mogleg å endra følgjande metadata: CC0-1.0 +3.2.3 3.2 .3 CC0-1.0 +Det skal ikke være mulig å slette en mappe som er avsluttet. Det skal ikkje vera mogleg å sletta ei mappe som er avslutta. CC0-1.0 +3.2.4 3.2 .4 CC0-1.0 +Det skal ikke være mulig å legge til flere registreringer i en mappe som er avsluttet. Det skal ikkje vera mogleg å leggja til fleire registreringar i ei mappe som er avslutta. CC0-1.0 +"Krav til frysing av metadata for saksmappe" "Krav til frysing av metadata for sakmappe" CC0-1.0 +Krav til frysing av metadata for saksmappe Krav til frysing av metadata for sakmappe CC0-1.0 +3.2.5 3.2 .5 CC0-1.0 +En Saksmappe avsluttes ved at saksstatus settes til «avsluttet». Ei Sakmappe vert avslutta ved at sakstatus vert til sett «avslutta». CC0-1.0 +3.2.6 3.2 .6 CC0-1.0 +Det skal ikke være mulig å avslutte en saksmappe uten at det er angitt en primær klassifikasjon (klasse). Det skal ikkje vera mogleg å avslutta ei sakmappe utan at det er angjeve ein primær klassifikasjon (klasse). CC0-1.0 +3.2.7 3.2 .7 CC0-1.0 +Det skal ikke være mulig å avslutte en saksmappe som inneholder Journalposter som ikke er arkivert (dvs. som har status «Arkivert»). Det skal ikkje vera mogleg å avslutta ei sakmappe som inneheld Journalpostar som ikkje er arkivert (dvs. som har status «Arkivert»). CC0-1.0 +3.2.8 3.2 .8 CC0-1.0 +Det skal ikke være mulig å avslutte en saksmappe uten at alle dokumenter på registreringene i mappen er lagret i godkjent arkivformat. Det skal ikkje vera mogleg å avslutta ei sakmappe utan at alle dokument på registreringane i mappa er lagra i godkjent arkivformat. CC0-1.0 +3.2.9 3.2 .9 CC0-1.0 +Det skal ikke være mulig å avslutte en saksmappe uten at alle restanser på journalposter i mappen er avskrevet (ferdigbehandlet). Det skal ikkje vera mogleg å avslutta ei sakmappe utan at alle restansar på journalpostar i mappa er avskrevet (ferdigbehandlet). CC0-1.0 +3.2.10 3.2 .10 CC0-1.0 +Når statusen til en saksmappe settes til avsluttet, skal det på mappenivå ikke være mulig å endre metadataene: Når statusen til ei sakmappe vert til sett avslutta, skal det på mappenivå ikkje vera mogleg å endra metadataene: CC0-1.0 +saksdato sakdato CC0-1.0 +3.2.11 3.2 .11 CC0-1.0 +En avsluttet saksmappe bør kunne åpnes igjen av autoriserte brukere. Åpning av mappe skal logges. Ei avslutta sakmappe bør kunna verta igjen opna av autoriserte brukarar. Opning av mappe skal loggast. CC0-1.0 +3.2.12 3.2 .12 CC0-1.0 +Det skal ikke være mulig å slette en saksmappe som inneholder journalposter med status som er ferdigstilt (dvs. Ekspedert, Journalført eller Arkivert). Det skal ikkje vera mogleg å sletta ei sakmappe som inneheld journalpostar med status som er ferdigstilt (dvs. Ekspedert, Journalført eller Arkivert). CC0-1.0 +3.2.13 3.2 .13 CC0-1.0 +Det skal finnes en tjeneste/funksjon for å arkivere en registrering (dvs. at arkivertDato settes). Det skal finnast ei teneste/funksjon for å arkivera ei registrering (dvs. at arkivertDato vert sett). CC0-1.0 +3.2.14 3.2 .14 CC0-1.0 +For en registrering som er arkivert skal det ikke være mulig å endre følgende metadata: For ei registrering som er arkivert skal det ikkje vera mogleg å endra følgjande metadata: CC0-1.0 +3.2.15 3.2 .15 CC0-1.0 +Når en registrering er arkivert bør det for autoriserte brukere fortsatt være mulig å endre de øvrige metadataene på registrering. Endringer skal logges. Når ei registrering er arkivert byrd det for autoriserte brukarar enno vera mogleg å endra dei øvrige metadataene på registrering. Endringar skal loggast. CC0-1.0 +3.2.16 3.2 .16 CC0-1.0 +Det skal ikke være mulig å slette en registrering som er arkivert. Det skal ikkje vera mogleg å sletta ei registrering som er arkivert. CC0-1.0 +3.2.17 3.2 .17 CC0-1.0 +Dersom en registrering er arkivert, skal det ikke være mulig å legge til flere dokumentbeskrivelser. Dersom ei registrering er arkivert, skal det ikkje vera mogleg å leggja til fleire dokumentskildringar. CC0-1.0 +3.2.18 3.2 .18 CC0-1.0 +Når status på journalpost settes til «Arkivert», skal arkivertDato settes automatisk. Når status på journalpost vert til sett «Arkivert», skal arkivertDato setjast automatisk. CC0-1.0 +3.2.19 3.2 .19 CC0-1.0 +Det skal ikke være mulig å slette en journalpost som har eller har hatt status «Ekspedert», «Journalført», «Arkivert» eller «Utgår». Det skal ikkje vera mogleg å sletta ein journalpost som har eller har hatt status «Ekspedert», «Journalført», «Arkivert» eller «Kjem frå». CC0-1.0 +3.2.20 3.2 .20 CC0-1.0 +Det bør ikke være mulig å slette en journalpost med status «Ferdigstilt fra saksbehandler» eller «Godkjent av leder». Det bør ikkje vera mogleg å sletta ein journalpost med status «Ferdigstilt frå saksarbeidar» eller «Godkjent av leiar». CC0-1.0 +3.2.21 3.2 .21 CC0-1.0 +Det bør være mulig å slette en journalpost med status «Reservert dokument». Det bør vera mogleg å sletta ein journalpost med status «Reservert dokument». CC0-1.0 +3.2.22 3.2 .22 CC0-1.0 +For journalpost av typen «inngående dokument» med status «journalført» skal det ikke tillates å endre følgende metadata: For journalpost av typen «inngåande dokument» med status «journalførd» skal det ikkje tillatast å endra følgjande metadata: CC0-1.0 +3.2.23 3.2 .23 CC0-1.0 +For journalpost av typen «inngående dokument» med status «arkivert» skal det på journalpost ikke være mulig å endre følgende metadata: For journalpost av typen «inngåande dokument» med status «arkivert» skal det på journalpost ikkje vera mogleg å endra følgjande metadata: CC0-1.0 +3.2.24 3.2 .24 CC0-1.0 +For journalpost av typer egenproduserte dokumenter («utgående dokument», «organinternt dokument for oppfølging», «organinternt dokument uten oppfølging») med status «Ekspedert», «Journalført» eller «Arkivert», skal det på Journalpost ikke være mulig å endre følgende metadata: For journalpost av typar egenproduserte dokument («komande frå dokument», «organinternt dokument for oppfølging», «organinternt dokument utan oppfølging») med status «Ekspedert», «Journalførd» eller «Arkivert», skal det på Journalpost ikkje vera mogleg å endra følgjande metadata: CC0-1.0 +saksbehandler saksarbeidar CC0-1.0 +3.2.25 3.2 .25 CC0-1.0 +For journalpost av typen «inngående dokument» med status «midlertidig registrert» eller «registrert av saksbehandler» bør alle metadata kunne endres. For journalpost av typen «inngåande dokument» med status «mellombels registrert» eller «registrert av saksarbeidar» bør alle metadata kunna endrast. CC0-1.0 +3.2.26 3.2 .26 CC0-1.0 +For journalpost av typer egenproduserte dokumenter («utgående dokument», «Organinternt dokument for oppfølging», «Organinternt dokument uten oppfølging») med status «Registrert av saksbehandler» og «Ferdigstilt fra saksbehandler» bør det for autorisert personale være mulig å endre alle metadata. For journalpost av typar egenproduserte dokument («komande frå dokument», «Organinternt dokument for oppfølging», «Organinternt dokument utan oppfølging») med status «Registrert av saksarbeidar» og «Ferdigstilt frå saksarbeidar» bør det for autorisert personale vera mogleg å endra alle metadata. CC0-1.0 +3.2.27 3.2 .27 CC0-1.0 +Det bør være mulig å arkivere en ny variant av et dokument på en journalpost med status «Ekspedert», «Journalført» eller «Arkivert», uten å måtte reversere statusen. Denne varianten må ikke kunne forveksles med den ferdigstilte varianten som ble ekspedert. Det bør vera mogleg å arkivera ein ny variant av eit dokument på ein journalpost med status «Ekspedert», «Journalført» eller «Arkivert», utan å måtta reversera statusen. Denne varianten må ikkje kunna forvekslast med den ferdigstilte varianten som vart ekspedert. CC0-1.0 +"Krav til frysing av dokument og metadata for dokumentbeskrivelse" "Krav til frysing av dokument og metadata for dokumentskildring" CC0-1.0 +Krav til frysing av dokument og metadata for dokumentbeskrivelse Krav til frysing av dokument og metadata for dokumentskildring CC0-1.0 +3.2.28 3.2 .28 CC0-1.0 +Metadata for dokumentbeskrivelse for hoveddokument bør kunne fylles ut automatisk på basis av metadata fra registrering ved oppretting. Metadata for dokumentskildring for hovuddokument bør kunna fyllast ut automatisk på basis av metadata frå registrering ved oppretting. CC0-1.0 +3.2.29 3.2 .29 CC0-1.0 +Det skal være mulig å registrere at et dokument er i papirform og hvor det er lokalisert Det skal vera mogleg å registrera at eit dokument er i papirform og der det er lokalisert CC0-1.0 +3.2.30 3.2 .30 CC0-1.0 +Det skal ikke være mulig å sette journalstatus «Ekspedert», «Journalført» eller «Arkivert» dersom ikke dokumentstatus er satt til «Dokumentet er ferdigstilt». Det skal ikkje vera mogleg å setja journalstatus «Ekspedert», «Journalført» eller «Arkivert» dersom ikkje dokumentstatus er sett til «Dokumentet er ferdigstilt». CC0-1.0 +3.2.31 3.2 .31 CC0-1.0 +Det skal ikke være mulig å endre innholdet i et dokument når status på dokumentbeskrivelse er satt til «Dokumentet er ferdigstilt». Det skal ikkje vera mogleg å endra innhaldet i eit dokument når status på dokumentskildring er sett til «Dokumentet er ferdigstilt». CC0-1.0 +3.2.32 3.2 .32 CC0-1.0 +Det bør ikke være mulig å endre (reversere) status «Dokumentet er ferdigstilt». Det bør ikkje vera mogleg å endra (reversera) status «Dokumentet er ferdigstilt». CC0-1.0 +3.2.33 3.2 .33 CC0-1.0 +For dokumentbeskrivelse med status «Dokumentet er ferdigstilt» skal det være tillatt å endre tittelen på hoveddokument og vedlegg. For dokumentskildring med status «Dokumentet er ferdigstilt» skal det tillatast å endra tittelen på hovuddokument og vedlegg. CC0-1.0 +Oppsplitting og sammenslåing av mapper, flytting av registreringer Oppsplitting og samanslåing av mapper, flytting av registreringar CC0-1.0 +Noark 5 legger opp til at det skal være mulig å splitte opp eller slå sammen mapper. I praksis vil dette innebære å flytte én eller flere registreringer i en mappe til en annen. Behovet kan oppstå som følge av feilregistreringer, et saksforløp som utvikler seg i flere retninger, eller ved at man etter en tid får et annet bilde av saksforløpet enn det som opprinnelig ble lagt til grunn. Dette er funksjonalitet som krever ressurser, nøyaktighet og kontroll. Det stilles derfor strenge krav til hvem som skal ha tillatelse til å utføre disse handlingene. Noark 5 legg opp til at det skal vera mogleg å splitta opp eller slå saman mapper. I praksis vil dette innebera å flytta éin eller fleire registreringar i ei mappe til ein annan. Behovet kan oppstå som følgje av feilregistreringar, eit saksforløp som utviklar seg i fleire retningar, eller ved at ein etter ei tid får eit anna bilete av saksforløpet enn det som opphavleg vart lagt til grunn. Dette er funksjonalitet som krev ressursar, grannsemd og kontroll. Det vert difor stilt strenge krav til kven som skal ha løyve til å utføra desse handlingane. CC0-1.0 +"Krav til oppsplitting og sammenslåing av mapper, flytting av registreringer" "Krav til oppsplitting og samanslåing av mapper, flytting av registreringar" CC0-1.0 +Krav til oppsplitting og sammenslåing av mapper, flytting av registreringer Krav til oppsplitting og samanslåing av mapper, flytting av registreringar CC0-1.0 +3.2.35 3.2 .35 CC0-1.0 +Det skal finnes en tjeneste/funksjon for å flytte en registrering fra en mappe til en annen mappe. Det skal finnast ei teneste/funksjon for å flytta ei registrering frå ei mappe til ein anna mappe. CC0-1.0 +3.2.36 3.2 .36 CC0-1.0 +Hvis registreringsID på registrering i et sakarkiv benytter det anbefalte formatet åå/nnnnnn-nnnn (dvs. kombinasjonen av saksnummer (mappeID) og dokumentnummer i saken), bør registreringsID endres automatisk. Registreringen bør automatisk tildeles første ledige dokumentnummer i mappen den flyttes til. Viss registreringsID på registrering i eit sakarkiv nyttar det rådde til formatet åå/nnnnnn-nnnn (dvs. kombinasjonen av saknummer (mappeID) og dokumentnummer i saka), bør registreringsID endrast automatisk. Registreringa bør automatisk tildelast første ledige dokumentnummer i mappa den verta til flytt. CC0-1.0 +3.2.37 3.2 .37 CC0-1.0 +Registreringer som ikke flyttes i mappe det flyttes registreringer fra, bør ikke få endret registreringsID. Registreringar som ikkje flyttast i mappe det flyttast registreringar frå, bør ikkje få endra registreringsID. CC0-1.0 +3.2.38 3.2 .38 CC0-1.0 +Det bør være mulig å flytte flere registreringer som er tilknyttet samme mappe i en samlet operasjon. Det bør vera mogleg å flytta fleire registreringar som er knytt til seg same mappe i ein samla operasjon. CC0-1.0 +3.2.39 3.2 .39 CC0-1.0 +Det skal ikke være mulig å flytte en registrering hvis denne avskriver eller avskrives av andre registreringer som ikke flyttes. Hvis dette forsøkes skal brukeren få melding om hvilke koblinger som sperrer mot flytting Det skal ikkje vera mogleg å flytta ei registrering viss denne avskriver eller avskrives av andre registreringar som ikkje vert flytt. Viss dette freistast skal brukaren få melding om kva for koplingar som sperrar mot flytting CC0-1.0 +3.2.40 3.2 .40 CC0-1.0 +Flytting av arkivert registrering skal være rollestyrt. Flytting av arkivert registrering skal vera rollestyrt. CC0-1.0 +3.2.41 3.2 .41 CC0-1.0 +Det bør være mulig å parameterstyre at alle brukere kan flytte registreringer de selv er saksbehandler for, hvis status er «midlertidig registrert» eller «registrert av saksbehandler». Det bør vera mogleg å parameterstyre at alle brukarar kan flytta registreringar dei sjølv er saksarbeidar for, viss status er «mellombels registrert» eller «registrert av saksarbeidar». CC0-1.0 +3.2.42 3.2 .42 CC0-1.0 +Ved flytting og renummerering skal bruker få påminnelser om å endre nødvendige referanser på fysiske dokumenter i arkivet. Ved flytting og renummerering skal nytter få påminningar om å endra naudsynte referansar på fysiske dokument i arkivet. CC0-1.0 +Et dokument som er under produksjon bør kunne gjennomgå ulike interne prosesstrinn i linjen, som blir dokumentert i arkivkjernen. Det vanligste er at dokumenter sendes på godkjenning i linjen, eller at de sendes på høring til kolleger. Under produksjon kan en slik dokumentflyt si noe om hvor i saksbehandlingsprosessen dokumentet befinner seg, mens det ved ferdigstillelse kan fungere som en slags elektronisk signatur. Metadata knyttet til dokumentflyt er loggemetadata, og skal ikke kunne endres. Funksjonalitet som automatisk fryser et dokument som er godkjent (dvs. setter status på dokumentbeskrivelse til «Dokumentet er ferdigstilt»), eller som automatisk oppretter ny versjon ved hvert prosesstrinn i en slik flyt, vil kunne styrke troverdigheten til dokumentet. Ved å følge kravene vil man kunne få en forpliktende «signatur» i alle ledd, som også vil ha en ikkebenektingsfunksjon. Eit dokument som er under produksjon bør kunna gjennomgå ulike interne prosesstrinn i linja, som vert dokumentert i arkivkjernen. Det vanlegaste er at dokument vert sendt på godkjenning i linja, eller at dei sendast på høyring til kollegaer. Under produksjon kan ein slik dokumentflyt seia noko om kor i saksarbeidsprosessen dokumentet er, medan det ved ferdigstillelse kan fungera som ein slag elektronisk signatur. Metadata knytte til dokumentflyt er loggemetadata, og skal ikkje kunna endrast. Funksjonalitet som automatisk fryser eit dokument som er godkjent (dvs. set status på dokumentskildring til «Dokumentet er ferdigstilt»), eller som automatisk opprettar ny versjon ved kvart prosesstrinn i ein slik flyt, vil kunna styrkja truverdet til dokumentet. Ved å følgja krava vil ein kunna få ein forpliktande «signatur» i alle ledd, som òg vil ha ein ikkebenektingsfunksjon. CC0-1.0 +Kravene er valgfrie, siden det ikke er Riksarkivarens oppgave å gi pålegg om ansvar, fullmakter og saksbehandlingsrutiner i offentlige virksomheter. Funksjonaliteten kan også variere fra løsning til løsning, alt etter hvilke behov virksomheten har. Det vesentlige i standarden er at flyten dokumenteres med standardiserte metadata, og at disse metadata blir avlevert som en del av arkivuttrekket. Det betyr at dersom man har funksjonaliteten, i tråd med kravene eller noe tilsvarende, vil metadata om dokumentflyt være obligatoriske i arkivuttrekket. Krava er valfrie, sidan det ikkje er Oppgåva til riksarkivaren å gje pålegg om ansvar, fullmakter og saksarbeidsrutinar i offentlege verksemder. Funksjonaliteten kan òg variera frå løysing til løysing, alt etter kva for behov verksemda har. Det vesentlege i standarden er at flyten vert dokumentert med standardiserte metadata, og at desse metadata vert avlevert som ein del av arkivuttrekket. Det tyder at dersom ein har funksjonaliteten, i tråd med krava eller noko tilsvarande, vil metadata om dokumentflyt vera obligatoriske i arkivuttrekket. CC0-1.0 +3.3.1 3.3 .1 CC0-1.0 +Et dokument som er under produksjon, bør kunne sendes fram og tilbake i linjen det nødvendige antall ganger. Eit dokument som er under produksjon, bør kunna sendast fram og attende i linja den naudsynte mengda gonger. CC0-1.0 +3.3.2 3.3 .2 CC0-1.0 +Autoriserte roller og personer bør kunne se hvor dokumentet befinner seg til enhver tid. Autoriserte roller og personar bør kunna sjå der dokumentet er til kvar og ei tid. CC0-1.0 +3.3.3 3.3 .3 CC0-1.0 +Dokumentet bør bli sperret for endringer når det (videre)sendes, ev. det opprettes en ny versjon ved hver (videre)forsendelse. Dokumentet bør sperrast for endringar når det (vidare)sendast, ev. det vert oppretta ein ny versjon ved kvar (vidare)sending. CC0-1.0 +3.3.4 3.3 .4 CC0-1.0 +Det bør være mulig å registrere merknader til dokumentflyten. Det bør vera mogleg å registrera merknader til dokumentflyten. CC0-1.0 +3.3.5 3.3 .5 CC0-1.0 +Mottaker av et dokument på flyt, bør bli varslet om at han/hun har mottatt et dokument. Mottakar av eit dokument på flyt, bør varslast om at han/ho har motteke eit dokument. CC0-1.0 +3.3.6 3.3 .6 CC0-1.0 +Det bør være mulig å gi en forpliktende «signatur» i alle ledd. Det bør vera mogleg å gje ein forpliktande «signatur» i alle ledd. CC0-1.0 +3.3.7 3.3 .7 CC0-1.0 +Det bør være mulig å sende et dokument som er under produksjon, til trinnvis godkjenning (sekvensielt) Det bør vera mogleg å senda eit dokument som er under produksjon, til trinnvis godkjenning (sekvensielt) CC0-1.0 +3.3.8 3.3 .8 CC0-1.0 +Det bør være mulig å sende et dokument som er under produksjon, til høring til flere samtidig (parallelt) Det bør vera mogleg å senda eit dokument som er under produksjon, til høyring til fleire samtidig (parallelt) CC0-1.0 +3.3.9 3.3 .9 CC0-1.0 +For dokument som er under produksjon, og som sendes på sekvensiell eller parallell dokumentflyt, bør det kunne parameterstyres om det automatisk skal opprettes nye versjoner for alle mottakere i flyten. For dokument som er under produksjon, og som vert sendt på sekvensiell eller parallell dokumentflyt, bør det kunne omen i parameterstyre det automatisk skal opprettast nye versjonar for alle mottakarar i flyten. CC0-1.0 +3.3.10 3.3 .10 CC0-1.0 +Det bør kunne parameterstyres om versjonering skal forekomme bare for enkelte roller, enheter, grupper eller personer. Dette skal kunne gjøres fast eller på ad-hoc-basis. Den byrda kunna omen i parameterstyre versjonering skal finnast berre for enkelte roller, einingar, grupper eller personar. Dette skal kunna verta fast gjort eller på ad-hoc-basis. CC0-1.0 +En Journalpost av typen «inngående dokument» eller «organinternt dokument for oppfølging» står i restanse inntil de er markert som ferdigbehandlet, eller avskrives. Dette kapitlet angir krav til avskrivning. Det følger av arkivforskriften § 10 at avskrivningsmåte skal fremgå av journalen. Ein Journalpost av typen «inngåande dokument» eller «organinternt dokument for oppfølging» står i restanse inntil dei er markert som ferdigbehandlet, eller avskrives. Dette kapittelet angjev krav til avskrivning. Det følgjer av arkivforskriften § 10 at avskrivningsmåte skal fremgå av journalen. CC0-1.0 +3.4.1 3.4 .1 CC0-1.0 +Det skal finnes funksjoner for å få informasjon om restanser. Det skal finnast funksjonar for å få informasjon om restansar. CC0-1.0 +3.4.2 3.4 .2 CC0-1.0 +Det skal finnes en tjeneste/funksjon for å avskrive en registrering (Journalpost). Det skal finnast ei teneste/funksjon for å avskrive ei registrering (Journalpost). CC0-1.0 +3.4.3 3.4 .3 CC0-1.0 +Det skal være mulig å avskrive en inngående journalpost med èn eller flere utgående journalposter. Det skal vera mogleg å avskrive ein inngåande journalpost med èn eller fleire komande frå journalpostar. CC0-1.0 +3.4.4 3.4 .4 CC0-1.0 +Det skal være mulig å la en utgående journalpost avskrive flere inngående journalposter. Det skal vera mogleg å la ein komande frå journalpost avskrive fleire inngåande journalpostar. CC0-1.0 +3.4.5 3.4 .5 CC0-1.0 +Når statusen til en mappe settes til avsluttet, skal alle uavskrevne Journalposter av typen «inngående dokument» eller «organinternt dokument for oppfølging» som er knyttet til mappen, avskrives med sak avsluttet Når statusen til ei mappe vert til sett avslutta, skal alle uavskrevne Journalpostar av typen «inngåande dokument» eller «organinternt dokument for oppfølging» som er knytt til mappa, avskrives med sak avslutta CC0-1.0 +3.4.6 3.4 .6 CC0-1.0 +Det skal finnes funksjonalitet for at avskriving av organinterne dokument som skal følges opp, skal kunne utføres for hver enkelt mottaker for seg. Dette innebærer at et mottatt, organinternt dokument kan være avskrevet for noen mottakere, men ikke for andre. Det skal finnast funksjonalitet for at avskriving av organinterne dokument som skal verta opp følgt, skal kunna utførast for kvar enkelt mottakar for seg. Dette inneber at eit motteke, organinternt dokument kan vera avskrevet for nokre mottakarar, men ikkje for andre. CC0-1.0 +3.4.7 3.4 .7 CC0-1.0 +Dersom et innkommet dokument avskrives av et utgående dokument, skal det være referanse mellom de to dokumentene. Dersom eit innkommet dokument avskrives av eit komande frå dokument, skal det vera referanse mellom dei to dokumenta. CC0-1.0 +3.4.8 3.4 .8 CC0-1.0 +Dersom et notat avskrives av et annet notat, skal det være referanse mellom de to notatene. Dersom eit notat avskrives av eit anna notat, skal det vera referanse mellom dei to notata. CC0-1.0 +3.4.9 3.4 .9 CC0-1.0 +Avskrivning bør ikke registreres på kopimottakere. Avskrivning bør ikkje registrerast på kopimottakarar. CC0-1.0 +Siden bestemmelsen om oppfølging av forfall og restansekontroll er tatt ut av den nye arkivforskriften som ble gjort gjeldende fra 01.01.18 er disse rapportene gjort valgfrie i denne versjonen av Noark 5. Sidan avgjerda om oppfølging av forfall og restansekontroll er teke ut av den nye arkivforskriften som vart gjort gjeldande frå 01.01 .18 er dissa rapportane gjort valfrie i denne versjonen av Noark 5. CC0-1.0 +Målet med restansekontrollen er å sikre at alle mottatte henvendelser til organet blir besvart innen rimelig tid. Dette er hjemlet i forvaltningsloven § 11 a (dvs. bestemmelsen om saksbehandlingstid og foreløpig svar). Restanselisten gir også en oversikt over arbeidsbelastningen i organet. Målet med restansekontrollen er å sikra at alle mottekne henvendelser til organet vert svart på innan rimeleg tid. Dette er hjemlet i forvaltningsloven § 11 a (dvs. avgjerda om saksbehandlingstid og førebels svar). Restanselista gjev òg eit oversyn over arbeidsbelastningen i organet. CC0-1.0 +Restanselisten er ment å gi en leder informasjon om hvordan restansesituasjonen er i vedkommendes enhet og hvilke saksmapper det er knyttet restanser til. For en saksansvarlig kan restanselisten brukes som en påminnelse om at det finnes uavsluttede saker som vedkommende er ansvarlig for. Saksbehandler får tilsvarende en påminnelse om dokumenter vedkommende fortsatt har til behandling. Restanselista er meint å gje ein leiar informasjon om korleis restansesituasjonen er i eininga til vedkomande og kva for sakmapper det er knytt restansar til. For ein saksansvarlig kan restanselista brukast som ei påminning om at det finst uavsluttede saker som vedkomande er ansvarleg for. Saksarbeidar får tilsvarande ei påminning om dokument vedkomande enno har til handsaming. CC0-1.0 +3.4.10 3.4 .10 CC0-1.0 +Rapporten bør kunne selekteres på følgende metadataelementer Rapporten bør kunna selekterast på følgjande metadataelementer CC0-1.0 +journaldato fra Journalpost (intervall bør kunne angis) og journaldato frå Journalpost (intervall bør kunna angjevast) og CC0-1.0 +journalpost*type* fra Journalpost journalpost*type* frå Journalpost CC0-1.0 +journalenhet journaleining CC0-1.0 +administrativEnhet (Her bør det kunne angis om underliggende enheter skal inkluderes). administrativEnhet (Her byrd det kunne angjevast om underliggende einingar skal inkluderast). CC0-1.0 +avskrivingsmåte (Her bør det kunne velges mellom uavskrevne dokumenter, avskrevne dokumenter og foreløpig avskrevne dokumenter). avskrivingsmåte (Her byrd det kunne veljast mellom uavskrevne dokumenter og uavskrevne og førebels avskrevne dokument (verdi ***). CC0-1.0 +kopimottaker. Det bør kunne angis om kopimottakere skal inkluderes eller ikke. kopimottakar. Den byrda kunna angjevast om kopimottakarar skal inkluderast eller ikkje. CC0-1.0 +3.4.11 3.4 .11 CC0-1.0 +Rapportens innhold: Innhaldet til rapporten: CC0-1.0 +Følgende metadataelementer bør være med i rapporten, så fremt de finnes i løsningen: Følgjande metadataelementer bør vera med i rapporten, så framt dei finst i løysinga: CC0-1.0 +"Saksmappeinformasjon" "Sakmappeinformasjon" CC0-1.0 +Fra Saksmappe: Frå Sakmappe: CC0-1.0 +Fra klasse Frå klasse CC0-1.0 +Fra Journalpost: Frå Journalpost: CC0-1.0 +dokumentetsDato (tekst «Udatert» hvis dato mangler) dokumentetsDato (tekst «Udatert» viss dato manglar) CC0-1.0 +korrespondansepartNavn korrespondansepartnamn CC0-1.0 +Saksbehandler Saksarbeidar CC0-1.0 +Hensikten med rapporten Forfallsliste er å kunne vise dokumenter med en frist for saksbehandlingen, for å kunne varsle saksbehandler. Hvis arkivet har ansvaret for forfallskontrollen, skal arkivtjenesten varsle saksbehandler om forfallsdatoen. Alternativt kan saksbehandler med registreringstilgang selv registrere og følge opp forfallsdatoer på sine dokumenter. Føremålet med rapporten Forfallsliste er å kunna visa dokument med ein frist for saksarbeidet, for å kunna varsla saksarbeidar. Viss arkivet har ansvaret for forfallskontrollen, skal arkivtenesta varsla saksarbeidar om forfallsdatoen. Alternativt kan saksarbeidar med registreringstilgjenge sjølv registrera og følgja opp forfallsdatoar på sina dokument. CC0-1.0 +3.4.14 3.4 .14 CC0-1.0 +Rapporten skal kunne selekteres på følgende metadataelementer Rapporten skal kunna selekterast på følgjande metadataelementer CC0-1.0 +journaldato fra Journalpost (intervall skal kunne angis) og journaldato frå Journalpost (intervall skal kunna angjevast) og CC0-1.0 +journalposttype fra Journalpost journalposttype frå Journalpost CC0-1.0 +administrativEnhet (Her skal det kunne angis om underliggende enheter skal inkluderes). administrativEnhet (Her skal det kunne angjevast om underliggende einingar skal inkluderast). CC0-1.0 +kopimottaker: Det skal kunne angis om kopimottakere skal inkluderes eller ikke. kopimottakar: Det skal kunna angjevast om kopimottakarar skal inkluderast eller ikkje. CC0-1.0 +forfallsdato i Journalpost (intervall skal kunne angis), forfallsdato i Journalpost (intervall skal kunna angjevast), CC0-1.0 +3.4.15 3.4 .15 CC0-1.0 +Rapporten skal inneholde følgende opplysninger, så fremt de finnes i løsningen: Rapporten skal innehalda følgjande opplysningar, så framt dei finst i løysinga: CC0-1.0 +saksbehandler saksarbeidar CC0-1.0 +Sikkerhet og tilgang Tryggleik og tilgjenge CC0-1.0 +Sikkerhet og sikkerhetskonfigurasjon Tryggleik og tryggleikskonfigurasjon CC0-1.0 +Den grunnleggende modellen for tilgangsstyring og sikkerhet mot endring i Noark 5 går ut på at kjernen angir hvilke betingelser som stilles for å få tilgang til objekter, mens modulene utenfor kjernen godtgjør at betingelsene er oppfylt. Den grunnleggjande modellen for tilgjengestyring og tryggleik mot endring i Noark 5 går ut på at kjernen angjev kva for betingelser som vert stilt for å få tilgjenge til objekt, medan modulane utanfor kjernen godtgjer at betingelsene er oppfylt. CC0-1.0 +En utenforliggende modul skal være kjent for kjernen, kjernen skal altså ikke avgi opplysninger eller utføre handlinger på forespørsel fra en uidentifisert modul. For mange Noark 5 arkiver vil det være tilstrekkelig at den eksterne modulen er kjent. Kjernen har da «tillit» til den eksterne modulen, og aksepterer dens godtgjøring for at opplysningene kan brukes. Ein utenforliggende modul skal kjennast for kjernen, kjernen skal altså ikkje avgi opplysningar eller utføra handlingar på førespurnad frå ein uidentifisert modul. For mange Noark 5 arkiv vil det vera tilstrekkeleg at den eksterne modulen er kjend. Kjernen har då «tillit» til den eksterne modulen, og aksepterer dens godtgjering for at opplysningane kan brukast. CC0-1.0 +Ulike arkiver kan imidlertid ha forskjellige krav til hvor presist rettighetene til objekter må angis, og forskjellige krav til hvor sikker kjernen må være på at den faktisk kommuniserer med en modul som det er grunn til å ha tillit til. Ulike arkiv kan likevel ha ulike krav til kor presist rettane til objekt må angjevast, og ulike krav til kor sikker kjernen må vera på at den faktisk kommuniserer med ein modul som det er grunn til å ha tillit til. CC0-1.0 +I enkelte særskilte tilfeller kan det også være behov for at kjernen sitter med oversikt over hvilke konkrete, personlige brukere som skal ha tilgang til hvilke objekter. Det bør være anledning til også å konfigurere kjernen på en slik måte at den ikke «har tillit til» de eksterne modulene. For enkel integrasjon og helhetlig sikkerhetspolicy på tvers av virksomhetenes IT‑systemer anbefales imidlertid sikkerhetsfunksjoner som legger til rette for brukerkataloger utenfor Noark 5 kjernen. I enkelte særskilde tilfelle kan det òg vera behov for at kjernen sit med oversyn over kva for konkrete, personlege brukarar som skal ha tilgjenge til kva for objekt. Det bør vera høve til òg å konfigurera kjernen på ein slik måte at den ikkje «har tillit til» dei eksterne modulane. For enkel integrasjon og heilskapleg sikkerhetspolicy på tvers av verksemdene seg IT‑system vert likevel rådt til tryggleiksfunksjonar som legg til rette for brukarkatalogar utanfor Noark 5 kjernen. CC0-1.0 +Sikkerhetskravene i Noark 5 er derfor delt inn i følgende hovedemner: Tryggleikskrava i Noark 5 er difor delt inn i følgjande hovudemne: CC0-1.0 +Sikkerhetskonfigurasjon Tryggleikskonfigurasjon CC0-1.0 +Sikkerhetskonfigurasjonen er de valg som treffes om hvor strenge krav som stilles for tilgang innen hver arkivdel. Formålet er fleksibilitet, kravene til sikkerhet vil variere fra virksomhet til virksomhet. Rettighetsangivelser er konkret kobling mellom objekter i arkivet og de tjenester, eller alternativt personlige brukere, som har tilgangsrettigheter til dem. Tryggleikskonfigurasjonen er dei val som treffest om kor strenge krav som vert stilt for tilgjenge innan kvar arkivdel. Føremålet er fleksibilitet, krava til tryggleik vil variera frå verksemd til verksemd. Rettighetsangivelser er konkret kopling mellom objekt i arkivet og dei tenestene, eller alternativt personlege brukarar, som har tilgjengerettar til dem. CC0-1.0 +"Krav til sikkerhet i kjernen" "Krav til tryggleik i kjernen" CC0-1.0 +Krav til sikkerhet i kjernen Krav til tryggleik i kjernen CC0-1.0 +4.1.1 4.1 .1 CC0-1.0 +Alle moduler eller systemer utenfor kjernen, som skal kommunisere med eller ha tilgang til objekter i Noark 5 kjerne, skal være identifisert og gjenkjennes av kjernen. Alle modular eller system utanfor kjernen, som skal kommunisera med eller ha tilgjenge til objekt i Noark 5 kjerne, skal identifiserast og kjennast att av kjernen. CC0-1.0 +4.1.2 4.1 .2 CC0-1.0 +En ekstern modul som ikke lenger skal ha tilgang til tjenester skal fortsatt være identifisert i kjernen, men med en status som indikerer at den er «passiv». Ein ekstern modul som ikkje lenger skal ha tilgjenge til tenester skal enno identifiserast i kjernen, men med ein status som indikerer at den er «passiv». CC0-1.0 +4.1.3 4.1 .3 CC0-1.0 +Det skal finnes en oversikt over hvilket eller hvilke tidsrom hver ekstern modul har vært aktiv. Det skal finnast eit oversyn over kva for eit eller kva for tidsrom kvar ekstern modul har vore aktiv. CC0-1.0 +4.1.4 4.1 .4 CC0-1.0 +4.1.5 4.1 .5 CC0-1.0 +Påloggingsidentifikator for en arkivadministrator som ikke lenger skal ha tilgang til kjernen skal kunne settes til status «passiv», som ikke gir muligheter for å logge på. Påloggingsidentifikator for ein arkivadministrator som ikkje lenger skal ha tilgjenge til kjernen skal kunna setjast til status «passiv», som ikkje gjev høve for å logga på. CC0-1.0 +4.1.6 4.1 .6 CC0-1.0 +Det skal finnes en oversikt over hvilket eller hvilke tidsrom påloggingsidentifikatoren har vært aktiv. Det skal finnast eit oversyn over kva for eit eller kva for tidsrom påloggingsidentifikatoren har vore aktiv. CC0-1.0 +4.1.7 4.1 .7 CC0-1.0 +Minstekrav til autentiseringsstyrke for pålogging som arkivadministrator er passord, der det kan angis krav til passordets styrke (kompleksitet, lengde, varighet etc.). Minstekrav til autentiseringsstyrke for pålogging som arkivadministrator er passord, der det kan angjevast krav til styrken til passordet (kompleksitet, lengd, varigheit etc.). CC0-1.0 +4.1.8 4.1 .8 CC0-1.0 +Det bør kunne brukes andre og sterkere autentiseringsmåter som alternativ til passord. Det bør kunna brukast andre og sterkare autentiseringsmåtar som alternativ til passord. CC0-1.0 +Sikkerhetskonfigurasjonen er unik for hver arkivdel. Hvert av valgene er en angivelse av hvor stor eller liten grad av tillit kjernen skal ha til de eksterne modulene. Det at kjernen har stor grad av tillit til eksterne moduler, betyr ikke nødvendigvis svekket informasjons­sikkerhet, dersom virksomheten har en generelt god sammenheng i sikkerhetstiltakene. Tryggleikskonfigurasjonen er unik for kvar arkivdel. Kvart av vala er ein angivelse av kor stor eller liten grad av tillit kjernen skal ha til dei eksterne modulane. Det at kjernen har stor grad av tillit til eksterne modular, tyder ikkje naudsynlegvis veikt informasjonstryggleik, dersom verksemda har ein generelt god samanheng i tryggleikstiltaka. CC0-1.0 +"Krav til sikkerhetskonfigurasjon" "Krav til tryggleikskonfigurasjon" CC0-1.0 +Krav til sikkerhetskonfigurasjon Krav til tryggleikskonfigurasjon CC0-1.0 +4.1.9 4.1 .9 CC0-1.0 +For en arkivdel bør det kunne angis hvilken eller hvilke autentiseringsmåte(r) som kreves for de eksterne moduler som skal gis tilgang til å bruke tjenester i kjernen For ein arkivdel byrd det kunne angjevast kva for ein eller kva for autentiseringsmåte(r) som vert kravt for dei eksterne modulane som skal gjevast tilgjenge til å bruka tenester i kjernen CC0-1.0 +4.1.10 4.1 .10 CC0-1.0 +For en arkivdel bør det kunne angis om bare den enkelte eksterne modul skal identifiseres, eller om det også kreves at hver enkelt personlige bruker identifiseres i kjernen For ein arkivdel byrd det kunne verta om berre angjeve den enkelte eksterne modulen skal identifiserast, eller om det òg vert kravt at kvar enkelt personlege nytter identifiserast i kjernen CC0-1.0 +4.1.11 4.1 .11 CC0-1.0 +For en arkivdel bør det kunne angis om den modulen, eller alternativt den personlige brukeren, som er registrert som ansvarlig for en mappe eller en registrering skal ha lese- og redigeringstilgang til mappen eller registreringen automatisk, eller om det kreves eksplisitt rettighets­angivelse også for den som er mappe/registrerings­ansvarlig For ein arkivdel byrd det kunne angjevast om den modulen, eller alternativt den personlege brukaren, som er registrert som ansvarleg for ei mappe eller ei registrering skal ha lesa- og redigeringstilgjenge til mappa eller registreringa automatisk, eller om det vert kravt eksplisitt rettighetsangivelse òg for den som er mappe/registreringsansvarlig CC0-1.0 +4.1.12 4.1 .12 CC0-1.0 +For en arkivdel bør det kunne angis om tilgangsrettigheter arves nedover i hierarkiet som standard, eller om det må angis eksplisitte tilgangsrettigheter på hvert nivå For ein arkivdel byrd det kunne angjevast om tilgjengerettar arvast nedover i hierarkiet som standard, eller om det må angjevast eksplisitte tilgjengerettar på kvart nivå CC0-1.0 +4.1.13 4.1 .13 CC0-1.0 +For en arkivdel bør det kunne angis om det skal tillates å angi at alle autentiserte eksterne moduler – både nåværende og fremtidige – har lese- eller redigerings­tilgang til et objekt. For ein arkivdel byrd det kunne angjevast om det skal tillatast å angje at alle autentiserte eksterne modular – både noverande og framtidige – har lesa- eller redigeringstilgjenge til eit objekt. CC0-1.0 +(Dersom denne anbefalingen ikke implementeres, skal det forstås slik at det ikke tillates å angi at alle moduler har tilgang, men at bare konkret angitte moduler har tilgang til et objekt) (Dersom denne anbefalingen ikkje vert implementert, skal det forståast slik at det ikkje vert tillate å angje at alle modular har tilgjenge, men at berre konkret angjevne modular har tilgjenge til eit objekt) CC0-1.0 +Rettighetsangivelser kan knyttes til hvert av de fem nivåene arkivdel, klasse, mappe, registrering og dokumentbeskrivelse. Det er verdt å merke seg at det ikke inngår referanse til roller, profiler, eller andre autorisasjonsmekanismer i kjernen, fordi dette forutsettes håndtert i de eksterne modulene. Det grunnleggende prinsippet er en angivelse av hvilken eller hvilke moduler som har henholdsvis lese- og redigeringstilgang til hvert objekt i arkivet. Hvor fleksibelt eller rigid dette kan angis, vil variere med de konfigurasjonsvalgene som er gjort for arkivdelen. Rettighetsangivelser kan knytast til kvart av dei fem nivåa arkivdel, klassa, mappe, registrering og dokumentskildring. Det er verd å merka seg at det ikkje inngår referanse til rollar, profilar, eller andre autorisasjonsmekanismar i kjernen, fordi dette vert føresett handtert i dei eksterne modulane. Det grunnleggjande prinsippet er ein angivelse av kva for ein eller kva for modular som har høvesvis lesa- og redigeringstilgjenge til kvart objekt i arkivet. Kor fleksibelt eller rigid dette kan angjevast, vil variera med dei konfigurasjonsvala som er gjort for arkivdelen. CC0-1.0 +Dersom modulen som er angitt som ansvarlig for en mappe eller registrering skal ha automatisk tilgang, vil alle handlinger som er autorisert i den aktuelle eksterne modulen bli akseptert av kjernen. Andre moduler kan også få tilgang, men bare dersom de angis konkret (eller dersom det angis at «alle moduler» har tilgang). Dersom modulen som er angjeve som ansvarleg for ei mappe eller registrering skal ha automatisk tilgjenge, vil alle handlingar som er autorisert i den aktuelle eksterne modulen aksepterast av kjernen. Andre modular kan òg få tilgjenge, men bara dersom dei vert angjeve konkret (eller dersom det verta at angjeve «alle modular» har tilgjenge). CC0-1.0 +Dersom tilgangsrettigheter arves nedover i hierarkiet som standard, vil man for eksempel kunne gi en bestemt ekstern modul tilgang til hele arkivdelen. Samme modul har da automatisk tilgang til alle underliggende mapper, bortsett fra i de mapper der det er angitt konkrete begrensninger av rettighetene. Man kan også velge å ikke gi noen rettigheter så høyt i hierarkiet som arkivdelen; i så fall vil rettighetene måtte angis konkret for hver mappe, og arves av hver underliggende registrering (med hver sine underliggende dokumenter) med unntak av eventuelle registreringer som det settes konkrete rettighetsangivelser for. Om man i stedet konfigurerer arkivdelen til å kreve eksplisitte tilganger, vil ingen tilganger arves fra høyere nivå i hierarkiet. Dersom tilgjengerettar arvast nedover i hierarkiet som standard, vil ein til dømes kunna gje ein bestemt ekstern modul tilgjenge til heile arkivdelen. Same modul har då automatisk tilgjenge til alle underliggende mapper, bortsedd frå i dei mappene der det er angjeve konkrete avgrensingar av rettane. Ein kan òg velja å ikkje gje nokon rettar såg høgt i hierarkiet som arkivdelen; i såg fall vil rettane måtta angjevast konkret for kvar mappe, og arvast av kvar underliggende registrering (med kvar sina underliggende dokument) med unntak av eventuelle registreringar som det setjast konkrete rettighetsangivelser for. Om ein i staden konfigurerer arkivdelen til å krevja eksplisitte tilgjenge, vil ingen tilgjenge arvast frå høgare nivå i hierarkiet. CC0-1.0 +De samme prinsippene for rettighetsangivelser, og forholdet mellom konfigurasjonsvalg og rettighetsangivelser, gjelder også dersom identifisering av hver personlig bruker er valgt for en arkivdel. Dei same prinsippa for rettighetsangivelser, og tilhøvet mellom konfigurasjonsval og rettighetsangivelser, gjeld òg dersom identifisering av kvar personleg brukar er vald for ein arkivdel. CC0-1.0 +4.1.14 4.1 .14 CC0-1.0 +For hver arkivdel, klasse, mappe, registrering og dokumentbeskrivelse skal det kunne registreres hvilke eksterne moduler som har lesetilgang. For kvar arkivdel, klasse, mappe, registrering og dokumentskildring skal det kunne registrerast kva for eksterne modular som har lesetilgang. CC0-1.0 +4.1.15 4.1 .15 CC0-1.0 +For hver arkivdel, klasse, mappe, registrering og dokumentbeskrivelse skal det kunne registreres hvilke eksterne moduler som har skrivetilgang. For kvar arkivdel, klasse, mappe, registrering og dokumentskildring skal det kunne registrerast kva for eksterne modular som har skrivetilgang. CC0-1.0 +4.1.16 4.1 .16 CC0-1.0 +For hver arkivdel, klasse, mappe, registrering og dokumentbeskrivelse bør det være anledning til å angi lesetilgang for «alle» eksterne moduler (både nåværende og fremtidige). For kvar arkivdel, klasse, mappe, registrering og dokumentskildring bør det vera høve til å angje lesetilgang for «alle» eksterne modular (både noverande og framtidige). CC0-1.0 +4.1.17 4.1 .17 CC0-1.0 +For hver arkivdel, klasse, mappe, registrering og dokumentbeskrivelse skal det være anledning til å angi oppdaterings­tilgang for «alle» eksterne moduler (både nåværende og fremtidige). For kvar arkivdel, klasse, mappe, registrering og dokumentskildring skal det vera høve til å angje oppdateringstilgjenge for «alle» eksterne modular (både noverande og framtidige). CC0-1.0 +Obligatorisk hvis krav 4.1.13 oppfylles. Obligatorisk viss krav 4.1 .13 vert oppfylt. CC0-1.0 +4.1.18 4.1 .18 CC0-1.0 +For hver arkivdel, klasse, mappe, registrering og dokumentbeskrivelse bør det kunne registreres hvilke personlig identifiserte brukere som har lesetilgang. For kvar arkivdel, klasse, mappe, registrering og dokumentskildring bør det kunne registrerast kva for personleg identifiserte brukarar som har lesetilgang. CC0-1.0 +4.1.19 4.1 .19 CC0-1.0 +For hver arkivdel, klasse, mappe, registrering og dokumentbeskrivelse bør det kunne registreres hvilke personlig identifiserte brukere som har oppdateringstilgang. For kvar arkivdel, klasse, mappe, registrering og dokumentskildring bør det kunne registrerast kva for personleg identifiserte brukarar som har oppdateringstilgjenge. CC0-1.0 +Noark 5 legger opp til at administrering av organisasjonsstrukturen skal kunne utføres i eksterne løsninger. For å sikre en forsvarlig arkivering stiller allikevel kjernen visse krav til disse løsningene, og hvordan kjernen skal kunne forholde seg til dem. Noark 5 legg at opp til administrering av organisasjonsstrukturen skal kunna utførast i eksterne løysingar. For å sikra ein forsvarleg arkivering stiller likevel kjernen visse krav til desse løysingane, og korleis kjernen skal kunna forhalda seg til dem. CC0-1.0 +"Kjernens krav til administrativ oppbygging" "Kravet til kjernen til administrativ oppbygging" CC0-1.0 +Kjernens krav til administrativ oppbygging Kravet til kjernen til administrativ oppbygging CC0-1.0 +4.2.1 4.2 .1 CC0-1.0 +Alle administrative enheter som skal ha tilgang til objekter i kjernen, skal være identifisert og gjenkjennes av kjernen. Alle administrative einingar som skal ha tilgjenge til objekt i kjernen, skal identifiserast og kjennast att av kjernen. CC0-1.0 +Obligatorisk for løsninger hvor administrative enheter skal ha tilgang til objekter i kjernen. Obligatorisk for løysingar kor administrative einingar skal ha tilgjenge til objekt i kjernen. CC0-1.0 +4.2.2 4.2 .2 CC0-1.0 +En administrativ enhet som ikke lenger skal ha tilgang til objekter i kjernen, skal fortsatt være identifisert i kjernen, men med en status som indikerer at den er «passiv». Ei administrativ eining som ikkje lenger skal ha tilgjenge til objekt i kjernen, skal enno identifiserast i kjernen, men med ein status som indikerer at den er «passiv». CC0-1.0 +4.2.3 4.2 .3 CC0-1.0 +Det skal finnes en oversikt over hvilket eller hvilke tidsrom hver administrative enhet har vært aktiv. Det skal finnast eit oversyn over kva for eit eller kva for tidsrom kvar administrative eining har vore aktiv. CC0-1.0 +Brukeradministrasjon Brukaradministrasjon CC0-1.0 +Noark 5 legger opp til at administrasjon av brukerne av løsningen skal kunne utføres i eksterne system. For å sikre en forsvarlig arkivering stiller allikevel kjernen visse krav til disse systemene, og hvordan kjernen skal kunne forholde seg til dem. Noark 5 legg opp til at administrasjon av brukarane av løysinga skal kunna utførast i eksterne system. For å sikra ein forsvarleg arkivering stiller likevel kjernen visse krav til desse systema, og korleis kjernen skal kunna forhalda seg til dem. CC0-1.0 +"Kjernens krav til Brukeradministrasjon" "Kravet til kjernen til Brukaradministrasjon" CC0-1.0 +Kjernens krav til Brukeradministrasjon Kravet til kjernen til Brukaradministrasjon CC0-1.0 +4.3.1 4.3 .1 CC0-1.0 +Alle brukere som skal ha tilgang til enheter i kjernen, skal være identifisert og gjenkjennes av kjernen. Alle brukarar som skal ha tilgjenge til einingar i kjernen, skal identifiserast og kjennast att av kjernen. CC0-1.0 +Obligatorisk for løsninger hvor personlig identifiserte brukere skal være identifisert i kjernen. Obligatorisk for løysingar kor personleg identifiserte brukarar skal identifiserast i kjernen. CC0-1.0 +4.3.2 4.3 .2 CC0-1.0 +Kjernen skal kunne gjenkjenne i hvilken administrativ sammenheng brukeren virker til enhver tid. Kjernen skal kunna kjenna att i kva for ein administrativ samanheng brukaren verkar til kvar og ei tid. CC0-1.0 +4.3.3 4.3 .3 CC0-1.0 +En bruker som ikke lenger skal ha tilgang til enheter i kjernen skal fortsatt være identifisert i kjernen, men med en status som indikerer at den er «passiv». Ein brukar som ikkje lenger skal ha tilgjenge til einingar i kjernen skal enno identifiserast i kjernen, men med ein status som indikerer at den er «passiv». CC0-1.0 +4.3.4 4.3 .4 CC0-1.0 +Det skal finnes en oversikt over hvilket eller hvilke tidsrom hver bruker har vært aktiv. Det skal finnast eit oversyn over kva for eit eller kva for tidsrom kvar nytter har vore aktiv. CC0-1.0 +Identifisering av brukere Identifisering av brukarar CC0-1.0 +For alle eksterne løsninger som skal integreres med Noark 5 kjernen, må brukerne av den eksterne løsningen være individuelt og entydig identifisert og pålogget. Påloggingen kan enten være validert i den aktuelle eksterne løsningen, eller i en integrert, ekstern sikkerhetsløsning. For enkel integrasjon og helhetlig sikkerhetspolicy på tvers av virksomhetenes IT‑systemer anbefales generelt sikkerhetsfunksjoner som legger til rette for brukerkataloger utenfor Noark 5-løsningen. For alle eksterne løysingar som skal integrerast med Noark 5 kjernen, må brukarane av den eksterne løysinga vera individuelt og eintydig identifisert og pålogga. Påloggingen kan anten validerast i den aktuelle eksterne løysinga, eller i ein integrert, ekstern tryggleiksløysing. For enkel integrasjon og heilskapleg sikkerhetspolicy på tvers av verksemdene seg IT‑system vert rådt til generelt tryggleiksfunksjonar som legg til rette for brukarkatalogar utanfor Noark 5-løysinga. CC0-1.0 +"Krav til identifisering av brukere" "Krav til identifisering av brukarar" CC0-1.0 +Krav til identifisering av brukere Krav til identifisering av brukarar CC0-1.0 +4.4.1 4.4 .1 CC0-1.0 +Alle brukere som skal ha tilgang til Noark 5-løsningen må være individuelt identifisert, og autentisert i tilstrekkelig grad. Alle brukarar som skal ha tilgjenge til Noark 5-løysinga må vera individuelt identifisert, og autentisert i tilstrekkeleg grad. CC0-1.0 +4.4.2 4.4 .2 CC0-1.0 +Ekstern katalog over identifiserte brukere kan brukes, i stedet for eksplisitt pålogging til Noark 5-løsningen. Ekstern katalog over identifiserte brukarar kan brukast, i staden for eksplisitt pålogging til Noark 5-løysinga. CC0-1.0 +4.4.3 4.4 .3 CC0-1.0 +Brukeren kan være pålogget en tilknyttet ekstern løsning, og la den eksterne løsningen ta hånd om hvilke rettigheter brukeren skal ha. Brukaren kan vera pålogga ei knytt til seg ekstern løysing, og la den eksterne løysinga ta hand om kva for rettar brukaren skal ha. CC0-1.0 +4.4.4 4.4 .4 CC0-1.0 +Brukeren kan være pålogget i løsningens driftsmiljø, og ha definert tilgangsrettigheter i en ressurskatalog. Noark 5-løsningen kan da brukes så langt de eksternt definerte tilgangsrettighetene rekker («single sign-on»). Brukaren kan vera pålogga i driftsmiljøet til løysinga, og ha definert tilgjengerettar i ein ressurskatalog. Noark 5-løysinga kan då verta så langt brukt dei eksterne definerte tilgjengerettane rekkjer («singla sign-on»). CC0-1.0 +Passord har lang tradisjon som minstekrav til autentisering i IT-systemer. Strengere krav til autentisering er imidlertid i ferd med å bli utbredt, særlig for systemer i heterogene miljøer og systemer som slipper til eksterne brukere utenfor systemeiers instruksjonsmyndighet. Passord har lang tradisjon som minstekrav til autentisering i IT-system. Strengare krav til autentisering er likevel i ferd med å utbreiast, særleg for system i heterogene miljø og system som slepp til eksterne brukarar utanfor instruksjonsstyresmakta til systemeigar. CC0-1.0 +4.4.5 4.4 .5 CC0-1.0 +Minstekravet til autentiseringsstyrke for pålogging som gir tilgang til Noark 5-løsningen er personlig passord for den individuelle bruker. Minstekravet til autentiseringsstyrke for pålogging som gjev tilgjenge til Noark 5-løysinga er personleg passord for den individuelle nytter. CC0-1.0 +4.4.6 4.4 .6 CC0-1.0 +Det bør kunne angis krav til passordets styrke (kompleksitet, lengde, varighet/krav til hyppighet for passordskifte etc.). Det bør kunna angjevast krav til styrken til passordet (kompleksitet, lengd, varigheit/krav til hyppigheit for passordskifte etc.). CC0-1.0 +4.4.7 4.4 .7 CC0-1.0 +4.4.8 4.4 .8 CC0-1.0 +Dersom løsningen gir mulighet for sterkere autentisering enn passord, må det også kunne stilles krav til en sterkere autentisering for at påloggingen skal aksepteres. Dersom løysinga gjev høve for sterkare autentisering enn passord, må det òg kunna stillast krav til ei sterkare autentisering for at påloggingen skal aksepterast. CC0-1.0 +Obligatorisk hvis kravet over oppfylles. Obligatorisk viss kravet over vert oppfylt. CC0-1.0 +Dersom en bruker slutter i jobben, skal som hovedregel vedkommendes tilganger trekkes tilbake. Man kan likevel ha behov for å vite hvem som hadde en gitt tilgang på et gitt tidspunkt, derfor bør ikke identifikatoren fjernes for en person som har hatt tilgang tidligere. Dersom ein brukar sluttar i jobben, skal som hovudregel tilgjenga til vedkomande verta attende trekt. Ein kan likevel ha behov for å vita kven som hadde eit gjeve tilgjenge på eit gjeve tidspunkt, difor bør ikkje identifikatoren fjernast for ein person som har hatt tilgjenge tidlegare. CC0-1.0 +"Krav til håndtering av historiske brukeridenter" "Krav til handtering av historiske brukeridenter" CC0-1.0 +Krav til håndtering av historiske brukeridenter Krav til handtering av historiske brukeridenter CC0-1.0 +4.4.9 4.4 .9 CC0-1.0 +En påloggingsidentifikator («brukerident») som ikke lenger skal ha tilgang til løsningen bør kunne settes til status «passiv», som ikke gir muligheter for å logge på. Ein påloggingsidentifikator («brukerident») som ikkje lenger skal ha tilgjenge til løysinga bør kunna setjast til status «passiv», som ikkje gjev høve for å logga på. CC0-1.0 +4.4.10 4.4 .10 CC0-1.0 +Det skal finnes en oversikt over hvilket eller hvilke tidsrom brukeridenten har vært aktiv. Det skal finnast eit oversyn over kva for eit eller kva for tidsrom brukeridenten har vore aktiv. CC0-1.0 +4.4.11 4.4 .11 CC0-1.0 +Brukerens «fulle navn», og eventuelle initialer som brukes til å identifisere brukeren som saksbehandler i dokumenter og skjermbilder, bør kunne endres for en gitt brukerident. Endring av navn og initialer for en brukerident er bare aktuelt dersom samme person skifter navn, og ikke for å tildele en tidligere brukt identifikator til en annen person. Gjenbruk av brukerID til andre brukere vanskeliggjør tolking av logg. Brukaren sin «fulle namn», og eventuelle initialar som vert brukt til å identifisera brukaren som saksarbeidar i dokument og skjermbilete, bør kunna endrast for ein gjeven brukerident. Endring av namn og initialar for ein brukerident er berre aktuelt dersom same person skiftar namn, og ikkje for å tildela ein tidlegare brukt identifikator til ein annan person. Gjenbruk av brukerID til andre brukarar vanskeleggjer tolking av logg. CC0-1.0 +4.4.12 4.4 .12 CC0-1.0 +Ved en eventuell adgang til å endre «fullt navn» og/eller initialer for en gitt påloggingsidentifikator, må alle navn og initialer kunne bevares i løsningen sammen med opplysninger om hvilket eller hvilke tidsrom de ulike navn eller initialer var i bruk. Ved eit eventuelt tilgjenge til å endra «fullt namn» og/eller initialar for ein gjeven påloggingsidentifikator, må alle namn og initialar kunne vernast i løysinga saman med opplysningar om kva for eit eller kva for tidsrom dei ulike namna eller initialar var i bruk. CC0-1.0 +Autorisasjon er silingen av hva en individuell pålogget bruker faktisk får lov til å gjøre i løsningen. Det er to prinsipielt forskjellige overordnede prinsipper for hvordan autorisasjon kan uttrykkes, som ofte betegnes «need to know» og «need to protect». «Need to know», som overordnet prinsipp, innebærer at man tar som utgangspunkt at all tilgang er stengt, og at autorisasjoner skal være eksplisitt uttrykt. «Need to protect» er autorisasjon med det motsatte utgangspunkt: Alt er åpent med mindre tilgangen sperres eller skjermes eksplisitt. «Need to protect» er primært aktuelt for tilgang til å lese, søke i og skrive ut informasjon. Redigeringstilgangene i forvaltningen bør uansett baseres på «need to know»-prinsippet. Autorisasjon er silingen av kva ein individuell pålogga brukar faktisk får lov til å gjera i løysinga. Det er to prinsipielt ulike overordna prinsipp for korleis autorisasjon kan uttrykkjast, som ofte vert kalla «need to know» og «need to protect». «Need to know», som overordna prinsipp, inneber at ein tek som utgangspunkt at alt tilgjenge er stengt, og at autorisasjonar skal vera eksplisitt uttrykt. «Need to protect» er autorisasjon med det motsette utgangspunktet: Alt er ope med mindre tilgjenget sperrast eller vert skjerma eksplisitt. «Need to protect» er primært aktuelt for tilgjenge til å lesa, søkja i og skriva ut informasjon. Redigeringstilgjenga i forvaltinga bør uansett baserast på «need to know»-prinsippet. CC0-1.0 +Selv om «need to know» og «need to protect» er forskjellige prinsipielle utgangspunkt er det formelt mulig å praktisere de samme tillatelser og begrensninger innenfor rammen av begge prinsipper. I praktisk bruk er det likevel viktig å være bevisst hvilken tenkemåte virksomheten har lagt til grunn. Offentleglova, og plikten til å gi innsyn i offentlig journal, er grunnlegende «need to protect»-orientert. De fleste regelverk som mer spesifikt regulerer informasjons­sikkerhet er «need to know»-orientert. Sjølv om «need to know» og «need to protect» er ulike prinsipielle utgangspunkt er det formelt mogleg å praktisera dei same løyve og avgrensingar innanfor ramen av begge prinsipp. I praktisk bruk er det likevel viktig å vera medvite kva for ein tenkjemåte verksemda har lagt til grunn. Offentleglova, og plikta til å gje innsyn i offentleg journal, er grunnlegende «need to protect»-orientert. Dei fleste regelverk som meir spesifikt regulerer informasjonstryggleik er «need to know»-orientert. CC0-1.0 +4.5.1 4.5 .1 CC0-1.0 +All redigerings- og skrivetilgang i Noark 5-løsningen skal være basert på et «need to know» grunnprinsipp. All til redigerings- og skrivetilgang i Noark 5-løysinga skal baserast på eit «need to know» grunnprinsipp. CC0-1.0 +Obligatorisk der det gis slik tilgang fra ekstern modul. Obligatorisk der det vert slik gjeve tilgjenge frå ekstern modul. CC0-1.0 +4.5.2 4.5 .2 CC0-1.0 +Et «need to protect» grunnprinsipp kan velges for lesetilganger i en eller flere eksterne løsninger. Eit «need to protect» grunnprinsipp kan veljast for lesetilganger i ein eller fleire eksterne løysingar. CC0-1.0 +Autorisasjoner er satt sammen av to hovedkomponenter: Den første komponenten er funksjonelle rettigheter, tilgang til å utføre bestemte handlinger – opprette, endre, lese, søke osv. De funksjonelle rettighetene kan oftest knyttes til bestemte menyvalg, skjermbilder og kommandoer og lignende i et brukergrensesnitt. Tillatelse til å utføre et funksjonskall fra et eksternt fagsystem er også en funksjonell rettighet. Den andre komponenten er objekttilgang, eller rettighetens nedslagsfelt. Objekttilganger er avgrensninger av hvilke gjenstander og personer i verden, representert som dataobjekter, de funksjonelle rettighetene skal gjelde for. Autorisasjonar er sett saman av to hovudkomponentar: Den første komponenten er funksjonelle rettar, tilgjenge til å utføra bestemde handlingar – oppretta, endra, lesa, søkja osb. Dei funksjonelle rettane kan oftast verta til knytt bestemde menyval, skjermbilete og kommandoar og lignande i eit brukargrensesnitt. Løyve til å utføra eit funksjonskall frå eit eksternt fagsystem er òg ein funksjonell rett. Den andre komponenten er objekttilgjenge, eller nedslagsfeltet til retten. Objekttilgjenge er avgrensingar av kva for gjenstandar og personar i verda, representert som dataobjekt, dei funksjonelle rettane skal gjelda for. CC0-1.0 +En rolle er et begrep innen tilgangskontroll som grupperer likeartede arbeidsoppgaver, slik at autorisasjonen kan tildeles flere personer med samme rolle istedenfor at autorisasjonene tildeles direkte til hver enkelt person. Det bør også kunne angis ulike former for sammenheng mellom roller. For eksempel vil det i en del virksomheter være slik at en person som har rollen «leder» for en enhet trenger tilgang til samme informasjon som alle sine underordnede. En slik mulighet for å arve tilganger fra en rolle til en annen er imidlertid ikke universell for alle relasjoner mellom leder og underordnet i en hver virksomhet. Eventuelle sammenhenger som skal gjelde mellom ulike roller må forankres i arkivskapers egen sikkerhetspolicy. Ei rolle er eit omgrep innan tilgjengekontroll som grupperer likeartede arbeidsoppgåver, slik at autorisasjonen kan tildelast fleire personar med same rolle i staden for at autorisasjonane vert tildelt direkte til kvar enkelt person. Det bør òg kunna angjevast ulike former for samanheng mellom roller. Til dømes vil det i ein del verksemder vera slik at ein person som har rollen «leiar» for ei eining treng tilgjenge til same informasjon som alle sina underordna. Ein slikt høve for å arva tilgjenge frå ei rolle til ein annan er likevel ikkje universell for alle relasjonar mellom leiar og underordna i ein kvar verksemd. Eventuelle samanhengar som skal gjelda mellom ulike roller må forankrast i arkivskapar sin eigen sikkerhetspolicy. CC0-1.0 +4.5.3 4.5 .3 CC0-1.0 +Det skal ikke kunne opprettes roller som opphever de generelle begrensninger som er definert i løsningen. Det skal ikkje kunna opprettast roller som opphevar dei generelle avgrensingane som er definert i løysinga. CC0-1.0 +4.5.4 4.5 .4 CC0-1.0 +Ulike kombinasjoner av funksjonelle krav som stilles til brukerens autorisasjon bør kunne settes sammen til forskjellige funksjonelle roller, som uttrykker typiske stillingskategorier eller oppgaveporteføljer i virksomheten. Ulike kombinasjonar av funksjonelle krav som vert stilt til autorisasjonen til brukaren bør kunna verta til sett saman ulike funksjonelle roller, som uttrykkjer typiske stillingskategoriar eller oppgåveporteføljar i verksemda. CC0-1.0 +4.5.5 4.5 .5 CC0-1.0 +For hver funksjonelle rolle bør det være mulig å definere et regelsett for prosessrelaterte rettigheter (jf. tabellen nedenfor). For kvar funksjonelle rolle bør det vera mogleg å definera eit regelsett for prosessrelaterte rettar (jf. tabellen nedanfor). CC0-1.0 +4.5.6 4.5 .6 CC0-1.0 +En bruker bør kunne ha flere ulike roller. Ein brukar byrd kunna ha fleire ulike roller. CC0-1.0 +Prosessrelaterte rettigheter er et verktøy for å angi ulike betingelser for autorisasjon til å utføre en bestemt handling. Et eksempel kan være at virksomhetens sikkerhetspolicy krever at man har en bestemt rolle (for eksempel «leder») for å endre status på en registrering eller en mappe til «avsluttet». Prosessrelaterte rettar er eit verktøy for å angje ulike betingelser for autorisasjon til å utføra ei bestemd handling. Eit døme kan vera at verksemda si sikkerhetspolicy krev at ein har ei bestemd rolle (til dømes «leiar») for å endra status på ei registrering eller ei mappe til «avslutta». CC0-1.0 +"Krav til prosessrelaterte funksjonelle rettigheter og begrensninger" "Krav til prosessrelaterte funksjonelle rettar og avgrensingar" CC0-1.0 +Krav til prosessrelaterte funksjonelle rettigheter og begrensninger Krav til prosessrelaterte funksjonelle rettar og avgrensingar CC0-1.0 +4.5.7 4.5 .7 CC0-1.0 +Rolleprofilens regelsett skal ikke kunne utvide de generelle funksjonelle rettighetene. Det er bare avgrensninger fra de tilgangsrettighetene en bruker ellers har, som skal kunne uttrykkes. Regelsettet til rolleprofilen skal ikkje kunna utvida dei generelle funksjonelle rettane. Det er berre avgrensingar frå dei tilgjengerettane ein brukar elles har, som skal kunna uttrykkjast. CC0-1.0 +4.5.8 4.5 .8 CC0-1.0 +Et regelsett bør kunne angi tillatte handlinger på bakgrunn av mappens status, registreringens status, dokumentbeskrivelsens status eller dokumentets status. Eit regelsett bør kunna angje tillatne handlingar på bakgrunn av statusen til mappa, statusen til registreringa, statusen til dokumentskildringa eller statusen i dokumentet. CC0-1.0 +4.5.9 4.5 .9 CC0-1.0 +Et regelsett bør kunne angi tillatte handlinger på bakgrunn av andre metadata som uttrykkes gjennom stringente, faste kodeverdier. Eit regelsett bør kunna angje tillatne handlingar på bakgrunn av andre metadata som vert uttrykt gjennom stringente, faste kodeverdiar. CC0-1.0 +4.5.10 4.5 .10 CC0-1.0 +Regler i et regelsett bør kunne uttrykke et krav til oppgavedifferensiering («separation of duties»), slik at det kan stilles krav til at flere enn én bruker godkjenner en bestemt handling. Regler i eit regelsett bør kunna uttrykkja eit krav til oppgavedifferensiering («separation of duties»), slik at det kan stillast krav til at fleire enn éin nytter godkjenner ei bestemd handling. CC0-1.0 +4.5.11 4.5 .11 CC0-1.0 +En regel om oppgavedifferensiering kan stille betingelser om at en handling konfirmeres før den gjennomføres endelig. Det bør kunne stilles ulike typer krav til hvem som kan konfirmere handlingen, for eksempel en av følgende personer: Ein regel om oppgavedifferensiering kan stilla betingelser om at ei handling konfirmerast før den gjennomførast endeleg. Det bør kunna stillast ulike typar krav til kven som kan konfirmera handlinga, til dømes ein av følgjande personar: CC0-1.0 +Hvilken som helst annen autorisert bruker Kva for ein som helst annan autorisert brukar CC0-1.0 +En bruker med en konkret angitt rolle (for eksempel «leder» eller «kontrollør») Ein nytter med ei konkret angjeven rolle (til dømes «leier» eller «kontrollør») CC0-1.0 +Konkret angitt annen bruker, som er registrert som kontrasignerende på mappe- eller registreringsnivå. Konkret angjeve annan brukar, som er registrert som kontrasignerande på mappe- eller registreringsnivå. CC0-1.0 +4.5.12 4.5 .12 CC0-1.0 +Regler i et regelsett bør kunne uttrykke et krav til at partens samtykke innhentes og registreres for å tillate bestemte handlinger. Kravet er mest relevant for avgivelse av opplysninger til tredjepart, i tilfeller hvor adgangen til utlevering ellers ville ha vært begrenset av taushetsplikt. Regler i eit regelsett bør kunna uttrykkja eit krav til at samtykket til parten vert innhenta og vert registrert for å tillata bestemde handlingar. Kravet er mest relevant for avgivelse av opplysningar til tredjepart, i tilfelle der tilgjenget til utlevering elles ville ha vore avgrensa av tagnadsplikt. CC0-1.0 +4.5.13 4.5 .13 CC0-1.0 +Et innhentet samtykke kan registreres konkret for den enkelte hendelsen, eller gis som «stående samtykke» (vedvarende) for alle opplysninger i en sak. Eit innhenta samtykke kan registrerast konkret for den enkelte hendinga, eller gjevast som «ståande samtykke» (vedvarande) for alle opplysningar i ei sak. CC0-1.0 +4.5.14 4.5 .14 CC0-1.0 +Dersom det er gitt et «stående samtykke» skal det finnes funksjoner for å trekke samtykket tilbake igjen. Dersom det er gjeve eit «ståande samtykke» skal det finnast funksjonar for å trekkja samtykket tilbake igjen. CC0-1.0 +Obligatorisk hvis 4.5.13 oppfylles. Obligatorisk viss 4.5 .13 vert oppfylt. CC0-1.0 +4.5.15 4.5 .15 CC0-1.0 +Dersom en part er autentisert som ekstern bruker med anledning til å registrere opplysninger i et fagsystem, bør det være mulig for vedkommende selv å registrere og trekke tilbake samtykke. Dersom ein part er autentisert som ekstern brukar med høve til å registrera opplysningar i eit fagsystem, bør det vera mogleg for vedkomande sjølv å registrera og trekkja tilbake samtykke. CC0-1.0 +I relativt store virksomheter vil en person, eller en person i en bestemt rolle, som hovedregel bare være autorisert for tilgang til en avgrenset del av opplysningene i løsningen. Slike avgrensninger kan betegnes som autorisasjonens «nedslagsfelt», og bør kunne angis på ulike måter avhengig av virksomhetens art. I relativt store verksemder vil ein person, eller ein person i ei bestemd rolle, som hovudregel berre autoriserast for tilgjenge til ein avgrensa del av opplysningane i løysinga. Slike avgrensingar kan kallast som autorisasjonen sin «nedslagsfelt», og bør kunna angjevast på ulike måtar avhengig av arta til verksemda. CC0-1.0 +"Krav til avgrensninger av autorisasjonenes nedslagsfelt, tilganger til data" "Krav til avgrensingar av nedslagsfeltet til autorisasjonane, tilgjenge til data" CC0-1.0 +Krav til avgrensninger av autorisasjonenes nedslagsfelt, tilganger til data Krav til avgrensingar av nedslagsfeltet til autorisasjonane, tilgjenge til data CC0-1.0 +4.5.16 4.5 .16 CC0-1.0 +Tilgangene for en bruker i en rolle bør kunne avgrenses innen angitt element i arkivstrukturen, ett av følgende: Tilgjenga for ein nytter i ei rolle bør kunna avgrensast innan angjeve element i arkivstrukturen, eitt av følgjande: CC0-1.0 +Hele Noark 5-løsningen Hele Noark 5-løysinga CC0-1.0 +4.5.17 4.5 .17 CC0-1.0 +Tilgangene for en bruker i en rolle bør kunne avgrenses innen angitte organisatoriske grenser, en av følgende: Tilgjenga for ein nytter i ei rolle bør kunna avgrensast innan angjevne organisatoriske grenser, ein av følgjande: CC0-1.0 +Hele virksomheten Hele verksemda CC0-1.0 +Egen administrativ enhet uten underliggende enheter Eiga administrativ eining utan underliggende einingar CC0-1.0 +Egen administrativ enhet og underliggende enheter Eiga administrativ eining og underliggende einingar CC0-1.0 +Navngitt annen administrativ enhet Namngjeve anna administrativ eining CC0-1.0 +4.5.18 4.5 .18 CC0-1.0 +Tilgangene for en bruker i en rolle bør kunne avgrenses til visse klassifiseringsverdier innen et klassifiseringssystem. Tilgjenga for ein nytter i ei rolle bør kunna avgrensast til visse klassifiseringsverdier innan eit klassifiseringssystem. CC0-1.0 +4.5.19 4.5 .19 CC0-1.0 +Tilgangene for en bruker i en rolle bør kunne avgrenses til visse saksområder eller sakstyper, og/eller bare til saker produsert av et konkret angitt fagsystem. Tilgjenga for ein nytter i ei rolle bør kunna verta til avgrensa visse sakområde eller saktypar, og/eller bara til saker produsert av eit konkret angjeven fagsystem. CC0-1.0 +4.5.20 4.5 .20 CC0-1.0 +Tilgangene for en bruker i en rolle bør kunne avgrenses til særskilte egenskaper ved sakens parter. Slike begrensninger kan for eksempel gjelde: Tilgjenga for ein nytter i ei rolle bør kunna verta til avgrensa særskilde eigenskapar ved partane i saka. Slike avgrensingar kan til dømes gjelda: CC0-1.0 +Partens geografiske tilhørighet (bosted, virksomhetsadresse etc.) etter postnummer, kommuner, fylker eller lignende. Parten sin geografiske tilhørighet (bustad, verksemdadresse etc.) etter postnummer, kommunar, fylke eller lignande. CC0-1.0 +Andre definerte partskategorier, som kan fremgå av eksterne parts- eller avsender/mottakerkataloger, for eksempel næringskategori, sivilstatus, alderstrinn, yrke osv. Andre definerte partskategorier, som kan fremgå av eksterne part- eller sender/mottakarkatalogar, til dømes næringskategori, sivilstatus, alderstrinn, yrke osb. CC0-1.0 +Konkret registrert tilordning av den enkelte part/klient mot en bestemt saksbehandler eller administrativ enhet. Konkret registrert tilordning av den enkelte parten/klient mot ein bestemd saksarbeidar eller administrativ eining. CC0-1.0 +4.5.21 4.5 .21 CC0-1.0 +Tilgangene for en bruker i en rolle bør kunne avgrenses til graderingskoder som er angitt på sak, journalpost eller dokument, slik at det kreves personlig klarering for å få tilgang. Tilgjenga for ein nytter i ei rolle bør kunna avgrensast til graderingkodar som er angjeve på sak, journalpost eller dokument, slik at det vert kravt personleg klarering for å få tilgjenge. CC0-1.0 +4.5.22 4.5 .22 CC0-1.0 +Graderingskoder skal kunne ordnes hierarkisk, slik at det vil være mulig å angi at en bestemt gradering skal være mer eller mindre streng enn en annen bestemt gradering. Graderingkodar skal kunna ordnast hierarkisk, slik at det vil vera mogleg å angje at ei bestemd gradering skal vera meir eller mindre streng enn ein anna bestemt gradering. CC0-1.0 +Obligatorisk hvis 4.5.21 oppfylles. Obligatorisk viss 4.5 .21 vert oppfylt. CC0-1.0 +4.5.23 4.5 .23 CC0-1.0 +Det bør kunne angis tilgang til et konkret objekt for en bestemt bruker, uavhengig av øvrige avgrensninger i nedslagsfeltet (men fortsatt avhengig av brukerens funksjonelle rettigheter). Det bør kunna angjevast tilgjenge til eit konkret objekt for ein bestemd brukar, uavhengig av øvrige avgrensingar i nedslagsfeltet (men enno avhengig av den funksjonelle rettane til brukaren). CC0-1.0 +Den faktiske autorisasjonen, for den enkelte bruker, er uttrykt gjennom en kombinasjon av vedkommendes funksjonelle rettigheter og det nedslagsfeltet eller de nedslagsfeltene som den funksjonelle rettigheten skal gjelde for. En kombinasjon av funksjonell rolle og nedslagsfelt betegnes i dette kravsettet som en «tilgangsprofil». Den faktiske autorisasjonen, for den enkelte brukar, er uttrykt gjennom ein kombinasjon av den funksjonelle rettane til vedkomande og det nedslagsfeltet eller dei nedslagsfelta som den funksjonelle retten skal gjelda for. Ein kombinasjon av funksjonell rolle og nedslagsfelt vert kalla i dette kravsettet som ein «tilgjengeprofil». CC0-1.0 +"Krav til tilgangsprofiler" "Krav til tilgjengeprofil" CC0-1.0 +Krav til tilgangsprofiler Krav til tilgjengeprofil CC0-1.0 +4.5.24 4.5 .24 CC0-1.0 +Innenfor hver av rollene som en bruker har, bør det kunne defineres en tilgangsprofil som utgjøres av rollens funksjonelle rettigheter i kombinasjon med nedslagsfeltet for rollen. Innanfor kvar av rollene som ein nytter har, bør det kunne definerast ein tilgjengeprofil som vert utgjort av den funksjonelle rettane til rollen i kombinasjon med nedslagsfeltet for rollen. CC0-1.0 +4.5.25 4.5 .25 CC0-1.0 +Dersom en påloggingsidentifikator har flere forskjellige tilgangsprofiler, bør vedkommende kunne velge blant de tilgangsprofilene som er definert for vedkommende. Dersom ein påloggingsidentifikator har fleire ulike tilgjengeprofil, bør vedkomande kunne velja blant dei tilgjengeprofila som er definert for vedkomande. CC0-1.0 +4.5.26 4.5 .26 CC0-1.0 +Det bør kunne byttes mellom tilgangsprofiler på en måte som oppleves som enkel for brukeren. Det bør kunna bytast mellom tilgjengeprofil på ein måte som opplevast som enkel for brukaren. CC0-1.0 +4.5.27 4.5 .27 CC0-1.0 +En av brukerens tilgangsprofiler bør kunne angis som standardprofil, som tilordnes ved pålogging hvis ikke annet angis særskilt. Ein av tilgjengeprofila til brukaren bør kunna angjevast som standardprofil, som vert tilordna ved pålogging viss ikkje anna vert angjeve særskilt. CC0-1.0 +4.5.28 4.5 .28 CC0-1.0 +Det bør være mulig å definere tilgangsprofiler som er slik at samme bruker kan ha definert forskjellige nedslagsfelter for en eller flere av sine roller. Det bør vera mogleg å definera tilgjengeprofilar som er slik at same brukar kan ha definert ulike nedslagsfelt for ein eller fleire av sina roller. CC0-1.0 +4.5.29 4.5 .29 CC0-1.0 +Det skal lagres informasjon om hvilke tilgangsrettigheter en bruker har hatt, og når de var gyldige. Det skal lagrast informasjon om kva for tilgjengerettar ein nytter har hatt, og når dei var gyldige. CC0-1.0 +Obligatorisk for personlig identifikasjon. Obligatorisk for personleg identifikasjon. CC0-1.0 +4.5.30 4.5 .30 CC0-1.0 +Tilgangsrettigheter for en identifisert bruker skal kunne begrenses i tid, rettighetene må kunne gjelde fra dato til dato. Tilgjengerettar for ein identifisert brukar skal kunna avgrensast i tid, rettane må kunna gjelda frå dato til dato. CC0-1.0 +4.5.31 4.5 .31 CC0-1.0 +Tilgangsrettigheter bør kunne begrenses til en angitt tidssyklus, for eksempel tider på døgnet, dager i uka, kun arbeidsdager og lignende. Tilgjengerettar bør kunna avgrensast til ein angjeven tidssyklus, til dømes tider på døgnet, dagar i veka, berre arbeidsdagar og lignande. CC0-1.0 +"Krav til synliggjøring av brukeres autorisasjon" "Krav til synliggjøring av autorisasjonen til brukarar" CC0-1.0 +Krav til synliggjøring av brukeres autorisasjon Krav til synliggjøring av autorisasjonen til brukarar CC0-1.0 +4.5.32 4.5 .32 CC0-1.0 +For en gitt, aktiv påloggingsidentifikator bør det være mulig å vise eller skrive ut en oversikt over hvilke rettigheter og fullmakter vedkommende har i Noark 5-løsningen. For ein gjeven, aktiv påloggingsidentifikator bør det vera mogleg å visa eller skriva ut eit oversyn over kva for rettar og fullmakter vedkomande har i Noark 5-løysinga. CC0-1.0 +4.5.33 4.5 .33 CC0-1.0 +Det bør være mulig å vise eller skrive ut oversikt over hvilke fullmakter en bestemt rolle eller tilgangsprofil har i løsningen. Det bør vera mogleg å visa eller skriva ut oversyn over kva for fullmakter ei bestemd rolle eller tilgjengeprofil har i løysinga. CC0-1.0 +4.5.34 4.5 .34 CC0-1.0 +For et gitt objekt i Noark 5-løsningen bør det være mulig å vise eller skrive ut hvilke brukere som har de ulike typene funksjonelle rettigheter til dette objektet. For eit gjeve objekt i Noark 5-løysinga bør det vera mogleg å visa eller skriva ut kva for brukarar som har dei ulike typane funksjonelle rettar til dette objektet. CC0-1.0 +En arkivkjerne skal kunne levere metadata og dokumenter basert på spørringer fra brukere av løsningen, uavhengig av om spørringen initieres av en personlig bruker eller fra et fag- eller forsystem. Ein arkivkjerne skal kunna levera metadata og dokument basert på spørjingar frå brukarar av løysinga, uavhengig av om spørjinga initierast av ein personleg brukar eller frå eit fag- eller forsystem. CC0-1.0 +For at arkivkjernen skal kunne produsere lovpålagte og ønskede rapporter og statistikker, er det nødvendig at kjernen er tilrettelagt med tjenester eller funksjoner for gjenfinning og logiske sammenstillinger av metadata. Offentlig journal er et eksempel på en slik lovpålagt rapport. For at arkivkjernen skal kunna produsera lovpålagte og ynskte rapportar og statistikkar, er det naudsynt at kjernen er tilrettelagd med tenester eller funksjonar for gjenfinning og logiske sammenstillinger av metadata. Offentleg journal er eit døme på ein slik lovpålagt rapport. CC0-1.0 +Noark 5 gir ingen anvisninger om typografisk utforming av rapportene. Noark 5 gjev ingen anvisninger om typografisk utforming av rapportane. CC0-1.0 +Søking i metadata skjer ved søking i enkelte metadataelementer eller i en kombinasjon av metadataelementer, eller ved hjelp av fritekstsøk, f.eks. søking etter en gitt tekststreng i et sett av metadataelementer. Søking i metadata skjer ved søking i enkelte metadataelementer eller i ein kombinasjon av metadataelementer, eller ved hjelp av fritekstsøk, t.d. søking etter ein gjeven tekststreng i eit sett av metadataelementer. CC0-1.0 +Gjenfinning av dokumenter skjer typisk ved søking i dokumentenes metadata, f.eks. i dokumentbeskrivelsesmetadata. Hvis formatet legger til rette for det, kan fritekstsøking gjennomføres i dokumenter. Gjenfinning av dokument skjer typisk ved søking i dokumenta seg metadata, t.d. i dokumentbeskrivelsesmetadata. Viss formatet legg til rette for det, kan fritekstsøking gjennomførast i dokument. CC0-1.0 +Søkeresultat skal ta hensyn til tilgangen til dokumentene i kjernen og til skjerming av opplysninger. Søkeresultat skal ta omsyn til tilgjenget til dokumenta i kjernen og til skjerming av opplysningar. CC0-1.0 +5.1.1 5.1 .1 CC0-1.0 +Det skal finnes tjenester/funksjoner for å gjenfinne/søke fram metadata. Det skal finnast tenester/funksjonar for å finna igjen/søkja fram metadata. CC0-1.0 +5.1.2 5.1 .2 CC0-1.0 +Ved søking skal det være mulig å lage logiske sammenstillinger av metadata. Ved søking skal det vera mogleg å laga logiske sammenstillinger av metadata. CC0-1.0 +5.1.3 5.1 .3 CC0-1.0 +Ved søk i metadata skal det være mulig å benytte venstre- og høyretrunkering samt markering av ett eller flere tegn i søkekriteriene. Ved søk i metadata skal det vera mogleg å nytta venstre- og høyretrunkering og dessutan markering av eitt eller fleire teikn i søkekriteriene. CC0-1.0 +5.1.4 5.1 .4 CC0-1.0 +I metadataelementer som representerer datoer, skal det være mulig å søke på datointervaller. I metadataelementer som representerer datoar, skal det vera mogleg å søkja på datointervall. CC0-1.0 +5.1.5 5.1 .5 CC0-1.0 +I metadataelementer som representerer datoer, skal det være mulig å søke på perioder som ligger før eller etter en gitt dato. I metadataelementer som representerer datoar, skal det vera mogleg å søkja på periodar som ligg før eller etter ein gjeven dato. CC0-1.0 +5.1.6 5.1 .6 CC0-1.0 +Det skal være mulig å utføre fritekstsøk i metadata. Det skal vera mogleg å utføra fritekstsøk i metadata. CC0-1.0 +5.1.7 5.1 .7 CC0-1.0 +Ved fritekstsøk i metadata, skal det være mulig å søke kombinert på flere søkeord ved hjelp av boolske operatorer. Ved fritekstsøk i metadata, skal det vera mogleg å søkja kombinert på fleire søkeord ved hjelp av boolske operatorar. CC0-1.0 +5.1.8 5.1 .8 CC0-1.0 +Det skal finnes tjenester/funksjoner for å gjenfinne/søke fram dokumenter. Det skal finnast tenester/funksjonar for å finna igjen/søkja fram dokument. CC0-1.0 +5.1.9 5.1 .9 CC0-1.0 +Det skal være mulig å gjenfinne dokumenter ut fra dokumentmetadata. Det skal vera mogleg å finna igjen dokument ut frå dokumentmetadata. CC0-1.0 +5.1.10 5.1 .10 CC0-1.0 +Det skal være mulig å utføre fritekstsøk i et dokument hvis formatet legger til rette for det. Det skal vera mogleg å utføra fritekstsøk i eit dokument viss formatet legg til rette for det. CC0-1.0 +5.1.11 5.1 .11 CC0-1.0 +Søkeresultat skal avspeile aktuell tilgang. Søkeresultat skal avspegla aktuelt tilgjenge. CC0-1.0 +5.1.12 5.1 .12x CC0-1.0 +Søkeresultat skal være nødvendig skjermet. Søkeresultat skal vera naudsynt skjerma. CC0-1.0 +5.1.13 5.1 .13 CC0-1.0 +Det skal være mulighet for at store og små bokstaver kan behandles som ekvivalente ved søk. Det skal vera høve for at store og små bokstavar kan handsamast som ekvivalente ved søk. CC0-1.0 +5.1.14 5.1 .14 CC0-1.0 +Det bør finnes en tjeneste/funksjon for å avbryte søk som er satt i gang. Det bør finnast ei teneste/funksjon for å avbryta søk som er sett i gang. CC0-1.0 +5.1.15 5.1 .15 CC0-1.0 +Søkefunksjonene bør være innrettet slik at en ved søk på et ord i bokmålsform også får treff for de tilsvarende nynorskformene og omvendt. Søkefunksjonene bør innrettast slik at ein ved søk på eit ord i bokmålsform òg får treff for dei tilsvarande nynorskformene og omvendt. CC0-1.0 +Journalrapporter og innsyn Journalrapportar og innsyn CC0-1.0 +En gjennomsiktig forvaltning og innsyn i prosesser og dokumenter, er en forutsetning for offentlig diskusjon og dermed for demokratiet. Ved hjelp av offentlige journaler kan borgerne finne fram i saker og gå rett til kildene. Ein gjennomsiktig forvalting og innsyn i prosessar og dokument, er ein føresetnad for offentleg diskusjon og dermed for demokratiet. Ved hjelp av offentlege journalar kan borgarane finna fram i saker og gå rett til kjeldene. CC0-1.0 +I arkivsammenheng er journal navnet på et register over saksdokument i et organ. I elektroniske arkiv er journal eller postliste brukt om periodiske, kronologiske rapporter over inngående og utgående dokumenter, samt organinterne dokumenter som journalføres. I arkivsamanheng er journal namnet på eit register over saksdokument i eit organ. I elektroniske arkiv er journal eller postliste brukt om periodiske, kronologiske rapportar over inngåande og komande frå dokument, og dessutan organinterne dokument som vert journalført. CC0-1.0 +Løpende journal Løpande journal CC0-1.0 +Hensikten med rapporten Løpende journal er å gi en oversikt over alle journalførte dokumenter for hver dag. Rapporten skal inneholde opplysninger fra saksmappe og journalpost, også de opplysningene som er avskjermet i løsningen. Føremålet med rapporten Løpande journal er å gje eit oversyn over alle journalførde dokument for kvar dag. Rapporten skal innehalda opplysningar frå sakmappe og journalpost, òg dei opplysningane som er avskjerma i løysinga. CC0-1.0 +Bestemmelsene om journaler finnes i arkivforskriften §§ 9 og 10. Avgjerdene om journalar finst i arkivforskriften §§ 9 og 10. CC0-1.0 +"Krav til rapporten Løpende journal" "Krav til rapporten Løpande journal" CC0-1.0 +Krav til rapporten Løpende journal Krav til rapporten Løpande journal CC0-1.0 +5.2.1 5.2 .1 CC0-1.0 +Rapporten skal valgfritt kunne selekteres på følgende metadataelementer (fra journalpost dersom ikke annet er angitt): Rapporten skal valfritt kunna selekterast på følgjande metadataelementer (frå journalpost dersom ikkje anna er angjeve): CC0-1.0 +journaldato (intervall skal kunne angis), eller journaldato (intervall skal kunna angjevast), eller CC0-1.0 +løpenummer (intervall skal kunne angis) løpenummer (intervall skal kunna angjevast) CC0-1.0 +journalposttype (en eller flere skal kunne velges) journalposttype (ein eller fleire skal kunna veljast) CC0-1.0 +journalenhet til saksbehandler journaleining til saksarbeidar CC0-1.0 +administrativEnhet til saksbehandler administrativEnhet til saksarbeidar CC0-1.0 +5.2.2 5.2 .2 CC0-1.0 +"Følgende metadataelementer skal være med i rapporten, så fremt de finnes i løsningen: Saksmappeinformasjon" "Følgjande metadataelementer skal vera med i rapporten, så framt dei finst i løysinga: Sakmappeinformasjon" CC0-1.0 +tilgangsrestriksjon tilgjengerestriksjon CC0-1.0 +antallVedlegg mengdvedlegg CC0-1.0 +korrespondansepartnavn korrespondansepartnamn CC0-1.0 +Offentlig journal Offentleg journal CC0-1.0 +Hensikten med rapporten Offentlig journal er å gi informasjon om organets journalførte dokumenter til allmennheten. Journalen utformes i hovedsak som rapporten Journal, men skal avskjerme opplysninger som er unntatt offentlighet. Føremålet med rapporten Offentleg journal er å gje informasjon om den journalførde dokumenta til organet til allmennheten. Journalen vert utforma i hovudsak som rapporten Journal, men skal avskjerma opplysningar som er unntatt offentlighet. CC0-1.0 +Kravene til rapporten er utformet i henhold til offentleglovas bestemmelser og Krava til rapporten er utforma i samsvar med offentleglovas avgjerder og CC0-1.0 +Kravene under er obligatoriske for sakarkivløsninger eller andre løsninger underlagt Offentleglova sine bestemmelser om offentlig journal. Krava under er obligatoriske for sakarkivløsninger eller andre løysingar underlagt Offentleglova sina avgjerder om offentleg journal. CC0-1.0 +"Krav til rapporten Offentlig journal" "Krav til rapporten Offentleg journal" CC0-1.0 +Krav til rapporten Offentlig journal Krav til rapporten Offentleg journal CC0-1.0 +5.2.5 5.2 .5 CC0-1.0 +Rapporten skal inneholde alle journalposttyper. Registrering skal ikke være med. Rapporten skal innehalda alle journalposttypar. Registrering skal ikkje vera med. CC0-1.0 +5.2.6 5.2 .6 CC0-1.0 +Metadataelementet skjermingMetadata inneholder informasjon om hvilke elementer som skal skjermes. Metadatafeltet offentligTittel er en kopi av tittel, men alle ord som skal skjermes er her fjernet (for eksempel erstattet av *****). Metadataelementet skjermingMetadata inneheld informasjon om kva for element som skal skjermast. Metadatafeltet offentligTittel er ein kopi av tittel, men alle ord som skal skjermast er her fjerna (til dømes erstatta av *****). CC0-1.0 +5.2.7 5.2 .7 CC0-1.0 +Rapporten skal kunne selekteres på følgende metadataelementer (fra Journalpost hvis ikke annet er angitt): Rapporten skal kunna selekterast på følgjande metadataelementer (frå Journalpost viss ikkje anna er angjeve): CC0-1.0 +journaldato (intervall skal kunne angis) journaldato (intervall skal kunna angjevast) CC0-1.0 +5.2.8 5.2 .8 CC0-1.0 +For virksomheter som har tatt i bruk funksjonalitet for midlertidig sperring, skal rapporten som et alternativ til selektering etter journaldato, kunne selekteres etter metadataelementet: For verksemder som har teke i bruk funksjonalitet for mellombels sperring, skal rapporten som eit alternativ til selektering etter journaldato, kunne selekterast etter metadataelementet: CC0-1.0 +Intervall skal kunne angis. Intervall skal kunna angjevast. CC0-1.0 +5.2.9 5.2 .9 CC0-1.0 +Fra klasse (tilleggsklassering skal ikke være med): Frå klasse (tilleggsklassering skal ikkje vera med): CC0-1.0 +klasseID (skrives ikke ut hvis markert som avskjermet i løsningen) klasseID (verta ikkje skrive ut viss markert som avskjerma i løysinga) CC0-1.0 +korrespondansepartNavn (Skrives ikke ut i offentlig journal hvis navnet skal unntas offentlighet) korrespondansepartnamn (Verta ikkje skrive ut i offentleg journal viss namnet skal sjåast bort frå offentlighet) CC0-1.0 +5.2.10 5.2 .10 CC0-1.0 +Rapporten bør i tillegg valgfritt kunne inneholde en eller flere av opplysningene nedenfor (så fremt de finnes i løsningen): Rapporten bør i tillegg valfritt kunna innehalda ein eller fleire av opplysningane nedanfor (så framt dei finst i løysinga): CC0-1.0 +Fra Journalpost (sortert etter registreringsID hvis ikke annet er angitt): Frå Journalpost (sortert etter registreringsID viss ikkje anna er angjeve): CC0-1.0 +Utgangspunktet etter offentleglova er at postjournaler er offentlige. Allmennheten har rett til innsyn. Arkivforskriften § 10 hjemler imidlertid skjerming av opplysninger i elektronisk journal. Vilkåret er at opplysningene er undergitt taushetsplikt i lov eller medhold av lov, eller at de av andre grunner kan unntas fra offentlig innsyn i medhold av unntaksbestemmelser i offentleglova. Tilgangskoder er Noark-standardens primære mekanisme for å skjerme journalopplysninger. Angivelse av en tilgangskode medfører at skjermingsfunksjoner blir iverksatt, slik at bestemte opplysninger om mappen eller registreringen ikke vises i offentlig journal. Utgangspunktet etter offentleglova er at postjournalar er offentlege. Allmennheten har rett til innsyn. Arkivforskriften § 10 heimlar likevel skjerming av opplysningar i elektronisk journal. Vilkåret er at opplysningane er undergitt tagnadsplikt i lov eller medhold av lov, eller at dei av andre grunnar kan verta frå sett bort frå offentleg innsyn i medhold av unntakavgjerder i offentleglova. Tilgjengekodar er Noark-den primære mekanismen til standarden for å skjerma journalopplysningar. Angivelse av ein tilgjengekode medfører at skjermingsfunksjoner vert sett i verk, slik at bestemde opplysningar om mappa eller registreringa ikkje vert vist i offentleg journal. CC0-1.0 +Å skjerme opplysningene i offentlig journal er et tiltak som skal hindre at visse opplysninger røpes ved å gjøres kjent i journalen som sådan. Men hjemmelen for skjerming av journalopplysninger bør ikke angis slik i offentlig journal at den automatisk framstår som en forhåndsklassifisering av det bakenforliggende dokumentet som unntatt fra offentlighet. Spørsmålet om helt eller delvis innsyn i selve dokumentet skal forvaltningsorganet vurdere på det tidspunkt et eventuelt innsynskrav mottas, uavhengig av om visse opplysninger er skjermet i journalen. Å skjerma opplysningane i offentleg journal er eit tiltak som skal hindra at visse opplysningar røpast ved å gjerast kjent i journalen som såleis. Men heimelen for skjerming av journalopplysningar bør ikkje angjevast slik i offentleg journal at den automatisk står fram som ein forhåndsklassifisering av det bakenforliggende dokumentet som sett bort frå frå offentlighet. Spørsmålet om heilt eller delvis innsyn i sjølve dokumentet skal forvaltingsorganet vurdera på det tidspunktet eit eventuelt innsynskrav mottakast, uavhengig av om visse opplysningar er skjerma i journalen. CC0-1.0 +Noen ganger vil det likevel være helt klart på forhånd at det ikke blir aktuelt å gi fullt innsyn i dokumentet. Da kan det være behov for å markere dette i den offentlige journalen ved å vise til den aktuelle unntakshjemmelen i offentleglova. Slik forhåndsklassifisering av dokumentet kan være aktuell også i en del tilfeller der det ikke er hjemmel for å skjerme journalopplysninger, for eksempel når dokumentet, men ingen av journalopplysningene, inneholder taushetsbelagt informasjon. Derfor er det i Noark 5 lagt opp til at offentlig journal skal inneholde separate felter for henholdsvis skjermingshjemmel og forhåndsklassifisering. Nokre gonger vil det likevel vera heilt klard på førehand at det ikkje vert aktuelt å gje fullt innsyn i dokumentet. Då kan det vera behov for å markera dette i den offentlege journalen ved å visa til den aktuelle unntakheimelen i offentleglova. Slik forhåndsklassifisering av dokumentet kan vera aktuell òg i ein del tilfelle der det ikkje er heimel for å skjerma journalopplysningar, til dømes når dokumentet, men ingen av journalopplysningane, inneheld tagd om informasjon. Difor er det i Noark 5 lagt opp til at offentleg journal skal innehalda separate felt for høvesvis skjermingshjemmel og forhåndsklassifisering. CC0-1.0 +"Krav til tilgangskoder for unntak fra offentlig journal" "Krav til tilgjengekodar for unntak frå offentleg journal" CC0-1.0 +Krav til tilgangskoder for unntak fra offentlig journal Krav til tilgjengekodar for unntak frå offentleg journal CC0-1.0 +5.2.14 5.2 .14 CC0-1.0 +Det skal kunne registreres tilgangskode på mapper, registreringer og dokumentbeskrivelser. Den angir at registrerte opplysninger eller arkiverte dokumenter skal skjermes mot offentlighetens innsyn. Det skal kunna registrerast tilgjengekode på mapper, registreringar og dokumentskildringar. Den angjev at registrerte opplysningar eller arkiverte dokument skal skjermast mot offentlighetens innsyn. CC0-1.0 +Obligatorisk for løsninger hvor informasjon skal unntas fra offentlighet. Obligatorisk for løysingar der informasjon skal verta frå sett bort frå offentlighet. CC0-1.0 +5.2.15 5.2 .15 CC0-1.0 +Alle tilgangskoder som skal brukes må være forhåndsdefinert i kjernen. Tilgangskodene er globale, det vil si at de samme kodene brukes for hele arkivet uavhengig av hvilke eksterne moduler som gjør bruk av arkivet. Alle tilgjengekodar som skal brukast må førehandsdefinerast i kjernen. Tilgjengekodane er globale, det vil seia at dei same kodane vert brukt for heile arkivet uavhengig av kva for eksterne modular som gjer bruk av arkivet. CC0-1.0 +5.2.16 5.2 .16 CC0-1.0 +Kjernen skal inneholde full historikk over alle tilgangskoder som er eller har vært gyldige i arkivet. Kjernen skal innehalda full historikk over alle tilgjengekodar som er eller har vore gyldige i arkivet. CC0-1.0 +5.2.17 5.2 .17 CC0-1.0 +For hver tilgangskode skal det kunne registreres en indikasjon på hvorvidt et dokument som er merket med denne tilgangskoden kan unntas fra offentlighet i sin helhet, eller om det bare er anledning til å unnta bestemte opplysninger fra dokumentet i tråd med det som er angitt i offentleglovas hjemmelsbestemmelse. For kvar tilgjengekode skal det kunne registrerast ein indikasjon på i kva grad eit dokument som er merkt med denne tilgjengekoden kan sjåast bort frå frå offentlighet i sin heilskap, eller om det berre er høve til å sjå bort frå bestemde opplysningar frå dokumentet i tråd med det som er angjeve i offentleglovas heimelavgjerd. CC0-1.0 +5.2.18 5.2 .18 CC0-1.0 +Det bør finnes en dedikert tilgangskode for «midlertidig unntatt», som kan brukes inntil skjermingsbehov er vurdert. Det bør finnast ein dedikert tilgjengekode for «mellombels unntatt», som kan brukast inntil skjermingsbehov er vurdert. CC0-1.0 +5.2.19 5.2 .19 CC0-1.0 +I tilknytning til en tilgangskode, skal følgende opplysninger knyttet til mappe i kjernen kunne markeres som «skjermet» slik at eksterne moduler som leser fra arkivet får følgende begrensninger når tilgangskoden benyttes: I tilknyting til ein tilgjengekode, skal følgjande opplysningar knytet til mappe i kjernen kunne markerast som «skjerma» slik at eksterne modular som les frå arkivet får følgjande avgrensingar når tilgjengekoden vert nytta: CC0-1.0 +Deler av mappetittelen: Løsningen skal enten tillate skjerming av alt unntatt første del av tittelen (for eksempel første linje), eller alternativt skjerming av enkeltord som bruker markerer. Delar av mappetittelen: Løysinga skal anten tillata skjerming av all sett bort frå første del av tittelen (til dømes første linje), eller alternativt skjerming av enkeltord som nytter markerer. CC0-1.0 +Klassifikasjon: Dette er primært beregnet på skjerming av objektkoder som er personnavn eller fødselsnummer. Klassifikasjon: Dette er primært berekna på skjerming av objektkodar som er personnamn eller fødselsnummer. CC0-1.0 +Opplysninger som identifiserer parter i saken. Opplysningar som identifiserer partar i saka. CC0-1.0 +5.2.20 5.2 .20 CC0-1.0 +I tilknytning til en tilgangskode, skal følgende opplysninger knyttet til registreringer i kjernen kunne markeres som «skjermet» slik at eksterne moduler som leser fra arkivet får følgende begrensninger når tilgangskoden benyttes: I tilknyting til ein tilgjengekode, skal følgjande opplysningar knytet til registreringar i kjernen kunne markerast som «skjerma» slik at eksterne modular som les frå arkivet får følgjande avgrensingar når tilgjengekoden vert nytta: CC0-1.0 +Deler av innholdsbeskrivelsen: Løsningen skal enten tillate skjerming av alt unntatt første del av innholdsbeskrivelsen (for eksempel første linje), eller alternativt skjerming av enkeltord som bruker markerer. Delar av innhaldsskildringa: Løysinga skal anten tillata skjerming av all sett bort frå første del av innhaldsskildringa (til dømes første linje), eller alternativt skjerming av enkeltord som nytter markerer. CC0-1.0 +Opplysninger som identifiserer avsender og/eller mottaker. Opplysningar som identifiserer sender og/eller mottakar. CC0-1.0 +5.2.21 5.2 .21 CC0-1.0 +Dokumentbeskrivelser knyttet til en registrering* skal kunne skjermes. Det skal fremgå atregistreringen* inneholder dokumentbeskrivelser som er skjermet i journalen. Dokumentskildringar knytt til ei registrering* skal kunna skjermast. Det skal fremgå atregistreringa* inneheld dokumentskildringar som er skjerma i journalen. CC0-1.0 +5.2.22 5.2 .22 CC0-1.0 +Følgende opplysninger om elektroniske dokumenter skal kunne skjermes ved hjelp av tilgangskode: Følgjande opplysningar om elektroniske dokument skal kunna skjermast ved hjelp av tilgjengekode: CC0-1.0 +alle opplysninger om et dokument, innbefattet ulike formater og versjoner av dokumentet. alle opplysningar om eit dokument, omfatta ulike format og versjonar av dokumentet. CC0-1.0 +5.2.23 5.2 .23 CC0-1.0 +Dersom tilgangskoden er merket med indikasjon på at det bare er anledning til å unnta visse opplysninger i dokumentet fra innsyn, kan det opprettes en «offentlig variant» av dokumentet der disse opplysningene ikke finnes, som derfor kan unntas fra skjerming. Dersom tilgjengekoden er merkt med indikasjon på at det berre er høve til å sjå bort frå visse opplysningar i dokumentet frå innsyn, kan det opprettast ein «offentleg variant» av dokumentet der desse opplysningane ikkje finst, som difor kan verta frå sett bort frå skjerming. CC0-1.0 +"Krav til skjermingsfunksjoner og – metoder for unntak fra offentlig journal" "Krav til skjermingsfunksjoner og – metodar for unntak frå offentleg journal" CC0-1.0 +Krav til skjermingsfunksjoner og – metoder for unntak fra offentlig journal Krav til skjermingsfunksjoner og – metodar for unntak frå offentleg journal CC0-1.0 +5.2.24 5.2 .24 CC0-1.0 +Det bør synliggjøres i journalen om en registrering med en tilgangskode inneholder ett eller flere dokumenter som ikke er merket med tilgangskode. Det bør synleggjerast i journalen om ei registrering med ein tilgjengekode inneheld eitt eller fleire dokument som ikkje er merkt med tilgjengekode. CC0-1.0 +5.2.25 5.2 .25 CC0-1.0 +5.2.26 5.2 .26 CC0-1.0 +Løsningen bør vise hvilke opplysningstyper som er angitt at skal skjermes. Det at en gitt opplysning er avkrysset for skjerming bør vises både for de som har tilgang til å se de skjermede opplysningene og for de som ikke har tilgang til å se dem. Løysinga bør visa kva for opplysningstypar som er angjeve at skal skjermast. Det at ei gjeven opplysning er avkrysset for skjerming bør visast både for dei som har tilgjenge til å sjå dei skjerma opplysningane og for dei som ikkje har tilgjenge til å sjå dem. CC0-1.0 +5.2.27 5.2 .27 CC0-1.0 +Dokumentbeskrivelsen bør arve registreringens tilgangskode som standardverdi, dersom ikke dokumentbeskrivelsen har tilgangskode fra før, og dersom den ikke fra før er tilknyttet en annen registrering. Dokumentskildringa bør arva tilgjengekoden til registreringa som standardverdi, dersom ikkje dokumentskildringa har tilgjengekode frå før, og dersom den ikkje frå før er knytt til seg ein anna registrering. CC0-1.0 +Tilgjengeliggjøring av offentlig journal på Internett Tilgjengeliggjøring av offentleg journal på Internett CC0-1.0 +Offentlige organ plikter å føre journal, og de plikter å legge frem en versjon av journalen på forespørsel, hvor opplysninger som skal eller kan unntas fra offentlighet ikke framgår. Dette følger av arkivforskriften §§ 9 og 10, samt offentleglova § 10, og er dekket av kravene i kapittel 5.2.2 Offentlig journal. Offentlege organ pliktar å føra journal, og dei pliktar å leggja fram ein versjon av journalen på førespurnad, kor opplysningar som skal eller kan verta frå sett bort frå offentlighet ikkje framgår. Detta følgje av arkivforskriften §§ 9 og 10, og dessutan offentleglova § 10, og er dekt av krava i kapittel 5.2 .2 Offentleg journal. CC0-1.0 +I tillegg kan en offentlig versjon av journalen gjøres tilgjengelig på Internett. Enkelte organ skal gjøre journalen tilgjengelig på Internett, jf. offentlegforskrifta § 6. Utover dette kan ethvert organ velge å tilgjengeliggjøre offentlig journal på egne nettsider. I tillegg kan ein offentleg versjon av journalen gjerast tilgjengeleg på Internett. Enkelte organ skal gjera journalen tilgjengeleg på Internett, jf. offentlegforskrifta § 6 . Utover dette kan kvart og eit organ velja å tilgjengeliggjøre offentleg journal på eigne nettsider. CC0-1.0 +Tilgjengeliggjøring av offentlig journal på egne nettsider er en frivillig tjeneste. Utformingen kan derfor den enkelte tilbyder i stor grad utforme selv. Man kan for eksempel velge kun å tilgjengeliggjøre deler av den journalføringspliktige informasjonen. Dersom journalen som tilgjengeliggjøres ikke er komplett bør organet opplyse om hvilke deler av journalen som er utelatt. Det å tilgjengeliggjøre hele eller deler av offentlig journal på nett opphever ikke adgangen til å kreve innsyn med hjemmel i offentleglova § 3. Tilgjengeliggjøring av offentleg journal på eigne nettsider er ei frivillig teneste. Utforminga kan difor den enkelte tilbyder i stor grad utforma sjølv. Ein kan til dømes velja berre å tilgjengeliggjøre deler av den journalføringspliktige informasjonen. Dersom journalen som tilgjengeliggjøres ikkje er komplett byrd organet opplysa om kva for delar av journalen som er utelate. Det å tilgjengeliggjøre heile eller delar av offentleg journal på nett opphevar ikkje tilgjenget til å krevja innsyn med heimel i offentleglova § 3. CC0-1.0 +Innholdet i journalen skal være i samsvar med arkivforskriften § 10 første ledd annet punktum, dvs. journalføringsdato, saks- og dokumentnummer, avsender og/eller mottaker, opplysninger om sak, innhold eller emne og datering på dokumentet, samt arkivkode, ekspedisjons- eller avskrivningsdato og avskrivningsmåte dersom disse er ført inn på tilgjengeliggjøringstidspunktet. I tillegg skal journalen opplyse om kontaktpunkt for den enkelte sak hos organet. Innhaldet i journalen skal vera i samsvar med arkivforskriften § 10 første ledd anna punktum, dvs. journalføringdato, i sak- og dokumentnummer, sender og/eller mottakar, opplysningar om sak, innhald eller emne og datering på dokumentet, og dessutan arkivkode, til ekspedisjons- eller avskrivningsdato og avskrivningsmåte dersom desse er førd inn på tilgjengeliggjøringstidspunktet. I tillegg skal journalen opplysa om kontaktpunkt for den enkelte saka hos organet. CC0-1.0 +Opplysninger som skal unntas fra offentlighet skal aldri gå frem av offentlig journal, hverken den versjonen som publiseres eller den versjonen man gir ut på direkte forespørsel. I tillegg gjelder at visse opplysninger som ikke kan unntas fra offentlighet, og som dermed skal være med på den versjonen av journalen man gir ut på direkte forespørsel etter offentleglova § 3, allikevel ikke skal være med i den versjonen av journalen som gjøres tilgjengelig på Internett. Dette gjelder opplysninger nevnt i personopplysningsloven § 2 nr. 8, samt fødselsnummer, personnummer og nummer med tilsvarende funksjon, opplysninger om lønn og godtgjøring til fysiske personer (med visse unntak), og materiale som tredjepart har immaterielle rettigheter til. Dette er altså opplysninger som ikke er underlagt reglene for skjerming i standarden, men som allikevel skal merkes p�� en slik måte at publiseringsløsningen som gjør offentlig journal tilgjengelig på Internett kan gjenkjenne dette som opplysninger som ikke skal tilgjengeliggjøres. Opplysningar som skal verta frå sett bort frå offentlighet skal aldri gå fram av offentleg journal, korkje den versjonen som vert publisert eller den versjonen ein gir ut på direkte førespurnad. I tillegg gjeld at visse opplysningar som ikkje kan verta frå sett bort frå offentlighet, og som dermed skal vera med på den versjonen av journalen ein gir ut på direkte førespurnad etter offentleglova § 3, likevel ikkje skal vera med i den versjonen av journalen som vert gjort tilgjengeleg på Internett. Dette gjeld opplysningar nemnt i personopplysningsloven § 2 nr. 8, og dessutan fødselsnummer, personnummer og nummer med tilsvarande funksjon, opplysningar om løn og godtgjering til fysiske personar (med visse unntak), og material som tredjepart har immaterielle rettar til. Dette er altså opplysningar som ikkje er underlagt reglene for skjerming i standarden, men som likevel skal merkast på ein slik måte at publiseringsløsningen som gjer offentleg journal tilgjengeleg på Internett kan kjenna att dette som opplysningar som ikkje skal tilgjengeliggjøres. CC0-1.0 +I tillegg gjelder at personnavn som gjøres tilgjengelig på en offentlig elektronisk postjournal ikke skal være søkbare når de er eldre enn ett år. Dette betyr altså at personnavn, som ikke allerede er skjermet eller utelatt fra journalen etter reglene nevnt over, bør merkes (for XML med <personnavn/>-tagg) slik at tilgjengeliggjøringsløsningen vet at dette er opplysninger med redusert søkbarhet. I tillegg gjeld at personnamn som vert gjort tilgjengeleg på offentleg elektronisk postjournal (oep.no) ikkje skal vera søkbare når dei er eldre enn eitt år. Dette tyder altså at personnamn, som ikkje allereie er skjerma eller utelate frå journalen etter reglene nemnt over, må merkast slik at tilgjengeliggjøringsløsningen veit at dette er opplysningar som ikkje skal vera søkbare. CC0-1.0 +Et annet aspekt er søking på navn gjennom søketjenester som Google, Bing, Yahoo! etc. Det er ikke ønskelig å finne journalposter knyttet til en bestemt person ved søk på personnavn i slike søketjenester. Tilgjengeliggjøringsløsningene kan benytte merking av personnavn til å legge ut merker i nettsidene som anmoder indekseringstjenerne om å ekskludere navnet fra sine indekser. De største indekseringstjenestene respekterer slike merker. Eit anna aspekt er søking på namn gjennom søketjenester som Google, Bing, Yahoo! etc. Det er ikkje ønskeleg å finna journalpostar knytt til ein bestemd person ved søk på personnamn i slike søketjenester. Tilgjengeliggjøringsløsningene kan nytta merking av personnamn til å leggja ut marker i nettsidene som ber indekseringstjenerne om å ekskludera namnet frå sina indeksar. Dei største indekseringstjenestene respekterer slike merke. CC0-1.0 +Det er også åpning for å tilgjengeliggjøre selve dokumentene på Internett, jf. offentlegforskrifta § 7, hvor det også stilles krav om at man i så fall skal opplyse om hvilke kriterium som ligger til grunn for utvalget som tilgjengeliggjøres. Her er det ikke tilstrekkelig å si at alle dokumenter som ikke en unntatt fra offentlighet skal tilgjengeliggjøres, da det også her gjelder at visse opplysninger ikke skal gjøres tilgjengelig på Internett selv om de ikke skal eller kan unntas fra offentlighet. Det betyr at man som hovedregel aktiv bør ta stilling til hvilke dokumenter som tilgjengeliggjøres, og ikke legge inn dette som automatikk i tilgjengeliggjøringsløsningen. Det er òg opning for å tilgjengeliggjøre sjølve dokumenta på Internett, jf. offentlegforskrifta § 7, der det òg vert stilt krav om at ein i så fall skal opplysa om kva for kriterium som ligg til grunn for utvalet som tilgjengeliggjøres. Her er det ikkje tilstrekkeleg å seia at alle dokument som ikkje ein sedd bort frå frå offentlighet skal tilgjengeliggjøres, då det òg her gjeld at visse opplysningar ikkje skal gjerast tilgjengeleg på Internett sjølv om dei ikkje skal eller kan verta frå sett bort frå offentlighet. Det tyder at ein som hovudregel aktiv bør ta stilling til kva for dokument som tilgjengeliggjøres, og ikkje leggja inn dette som automatikk i tilgjengeliggjøringsløsningen. CC0-1.0 +"Krav til tilgjengeliggjøring av offentlig journal på Internett" "Krav til tilgjengeliggjøring av offentleg journal på Internett" CC0-1.0 +Krav til tilgjengeliggjøring av offentlig journal på Internett Krav til tilgjengeliggjøring av offentleg journal på Internett CC0-1.0 +5.2.28 5.2 .28 CC0-1.0 +Det bør være mulig å eksportere uttrekk for tilgjengeliggjøring av offentlig journal. Det bør vera mogleg å eksportera uttrekk for tilgjengeliggjøring av offentleg journal. CC0-1.0 +5.2.29 5.2 .29 CC0-1.0 +Innholdet i offentlig journal tilgjengeliggjort på Internett skal samsvare med arkivforskriften § 10 første ledd annet punktum. I tillegg skal det være med et kontakt­punkt som publikum kan henvende seg til hos organet. Se for øvrig offentlegforskrifta § 6. Innhaldet i offentleg journal tilgjengeliggjort på Internett skal samsvara med arkivforskriften § 10 første ledd anna punktum. I tillegg skal det vera med eit kontaktpunkt som publikum kan henvenda til seg hos organet. Sjå forresten offentlegforskrifta § 6. CC0-1.0 +Obligatorisk hvis løsningen muliggjør tilgjengeliggjøring på Internett. Obligatorisk viss løysinga gjer muleg tilgjengeliggjøring på Internett. CC0-1.0 +5.2.30 5.2 .30 CC0-1.0 +Offentlig journal på Internett skal ikke inneholde informasjon som er unntatt fra offentlighet. Denne informasjonen skal allerede være skjermet i løsningen. Offentleg journal på Internett skal ikkje innehalda informasjon som er unntatt frå offentlighet. Denne informasjonen skal allereie skjermast i løysinga. CC0-1.0 +5.2.31 5.2 .31 CC0-1.0 +Følgende informasjon skal aldri gjøres tilgjengelig på Internett, selv om informasjonen ikke er unntatt offentlighet: Følgjande informasjon skal aldri gjerast tilgjengeleg på Internett, sjølv om informasjonen ikkje er unntatt offentlighet: CC0-1.0 +Opplysninger nevnt i personvernforordningen artikkel 9 og 10 Opplysningar nemnt i personvernforordningen artikkel 9 og 10 CC0-1.0 +Fødselsnummer, personnummer og nummer med tilsvarende funksjon Fødselsnummer, personnummer og nummer med tilsvarande funksjon CC0-1.0 +Opplysninger om lønn og godtgjøring til fysiske personer, bortsett fra opplysninger om lønn og godtgjøring til personer i ledende stillinger Opplysningar om løn og godtgjering til fysiske personar, bortsedd frå opplysningar om løn og godtgjering til personar i leiande stillingar CC0-1.0 +Materiale som tredjepart har immaterielle rettigheter til (bortsett fra søknader, argumentasjonsskriv, høringsuttalelser og lignende vanlig materiale sendt i forbindelse med en sak). Material som tredjepart har immaterielle rettar til (bortsedd frå søknader, argumentasjonsskriv, høyringsutsegner og lignande vanleg material sendt i samband med ei sak). CC0-1.0 +5.2.32 5.2 .32 CC0-1.0 +Personnavn som tilgjengeliggjøres direkte på en webside bør merkes for utelukking fra indeksering av indekseringstjenester. Personnamn som tilgjengeliggjøres direkte på ein webside bør verta for merkt utelukking frå indeksering av indekseringstjenester. CC0-1.0 +5.2.33 5.2 .33 CC0-1.0 +Personnavn som tilgjengeliggjøres bør ikke være søkbare etter ett år. Personnamn som tilgjengeliggjøres bør ikkje vera søkbare etter eitt år. CC0-1.0 +5.2.34 5.2 .34 CC0-1.0 +Personnavn bør merkes med XML-taggene <personnavn> </personnavn> før de eksporteres. Personnamn bør merkast med XML-taggane <personnamn> </personnamn> før dei eksporterast. CC0-1.0 +5.2.35 5.2 .35 CC0-1.0 +Det bør være mulig å tilgjengeliggjøre arkivdokumenter knyttet til de enkelte journalpostene i offentlig journal på Internett. Det bør vera mogleg å tilgjengeliggjøre arkivdokument knytt til dei enkelte journalpostane i offentleg journal på Internett. CC0-1.0 +5.2.36 5.2 .36 CC0-1.0 +Arkivdokumenter som inneholder informasjon nevnt i offentlegforskrifta § 7, skal ikke tilgjengeliggjøres på Internett. (Dette betyr normalt at tilgjengeliggjøring av dokumenter ikke kan automatiseres, en må ta stilling til tilgjengeliggjøring i hvert enkelt tilfelle.) Arkivdokument som inneheld informasjon nemnt i offentlegforskrifta § 7, skal ikkje tilgjengeliggjøres på Internett. (Dette tyder normalt at tilgjengeliggjøring av dokument ikkje kan automatiserast, ein må ta stilling til tilgjengeliggjøring i kvart enkelt tilfelle.) CC0-1.0 +Obligatorisk dersom løsningen muliggjør tilgjengeliggjøring av arkiv­dokumenter på Internett. Obligatorisk dersom løysinga gjer muleg tilgjengeliggjøring av arkivdokument på Internett. CC0-1.0 +5.2.37 5.2 .37 CC0-1.0 +Dersom arkivdokumenter tilgjengeliggjøres på Internett, skal det i Internettløsningen opplyses om hvilket kriterium som ligger til grunn for utvalget av dokumenter, jf. Offentlegforskrifta § 7 siste ledd. Dersom arkivdokument tilgjengeliggjøres på Internett, skal det i Internettløysinga opplysast om kva for eit kriterium som ligg til grunn for utvalet av dokument, jf. Offentlegforskrifta § 7 siste ledd. CC0-1.0 +5.2.38 5.2 .38 CC0-1.0 +Tilgjengeliggjøring av offentlig journal og eventuelle arkivdokumenter på Internett bør etableres med hindre mot automatisert indeksering fra eksterne aktører, f.eks. søkemotorer. Tilgjengeliggjøring av offentleg journal og eventuelle arkivdokument på Internett bør etablerast med hinder mot automatisert indeksering frå eksterne aktørar, t.d. søkemotorer. CC0-1.0 +Forvaltningsloven og personopplysningsloven gir (med visse begrensninger) særskilte innsynsrettigheter til den som er part i en sak, og til den som er registrert i organets informasjonssystem. Det elektroniske arkivet må kunne realisere individuell innsynsrett for den enkelte part/registrerte uten at vedkommende trenger å ha detaljkunnskaper om organets organisering og autorisasjonsbeslutninger. Forvaltningsloven og personopplysningsloven gjev (med visse avgrensingar) særskilde innsynsrettigheter til den som er part i ei sak, og til den som er registrert i informasjonssystemet til organet. Det elektroniske arkivet må kunna realisera individuell innsynsrett for den enkelte parten/registrerte utan at vedkomande treng å ha detaljkunnskapar om organiseringa til organet og autorisasjonsbeslutninger. CC0-1.0 +5.2.39 5.2 .39 CC0-1.0 +For en part som krever innsyn etter forvaltningsloven skal det kunne gis utskrift av alle metadata og dokumenter i den bestemte saken. Opplysninger skal vises selv om de er påført tilgangskoder. For ein part som krev innsyn etter forvaltningsloven skal det kunne gjevast utskrift av alle metadata og dokument i den avgjorde saka. Opplysningar skal visast sjølv om dei er påført tilgjengekodar. CC0-1.0 +5.2.40 5.2 .40 CC0-1.0 +For en person som krever innsyn etter personopplysningsloven skal det kunne gis utskrift av alle metadata om de saker hvor vedkommende er part i saken, og de registreringer med tilhørende dokumenter og merknader der vedkommende selv er avsender eller mottaker. Eventuelle skjermede opplysninger om andre parter i saken skal skjermes i utskriften. For ein person som krev innsyn etter personopplysningsloven skal det kunne gjevast utskrift av alle metadata om dei sakane kor vedkomande er part i saka, og dei registreringane med tilhøyrande dokument og merknader der vedkomande sjølv er sender eller mottakar. Eventuelle skjerma opplysningar om andre partar i saka skal skjermast i utskriften. CC0-1.0 +5.2.41 5.2 .41 CC0-1.0 +Dersom en person er autentisert som ekstern bruker, bør vedkommende selv kunne hente ut de opplysninger vedkommende har rett til innsyn i som part eller som registrert person gjennom tilrettelagt fagsystem eller innsynsløsning. Dersom ein person er autentisert som ekstern brukar, bør vedkomande sjølv kunne henta ut dei opplysningane vedkomande har rett til innsyn i som part eller som registrert person gjennom tilrettelagt fagsystem eller innsynsløsning. CC0-1.0 +Funksjoner for periodiske oppgaver Funksjonar for periodiske oppgåver CC0-1.0 +Antall mapper med tilhørende arkivdokumenter i et arkiv vil stadig vokse. Etter som tiden går, vil eldre mapper bli mer og mer uaktuelle for arkivskaper, og det kan være behov for å fjerne dem fra det aktive arkivet. Mengder mapper med tilhøyrande arkivdokument i eit arkiv vil stadig veksa. Etter som tida går, vil eldre mapper verta meir og meir uaktuelle for arkivskapar, og det kan vera behov for å fjerna dem frå det aktive arkivet. CC0-1.0 +Kassasjon vil si at elektroniske dokumenter fjernes fra arkivstrukturen. Dersom dokumentet ikke er tilknyttet andre registreringer, innebærer en kassasjon også at dokumentet slettes helt fra Noark 5-løsningen. Kassasjon av fysiske dokumenter vil si at de plukkes ut fra stedet de oppbevares, og makuleres eller destrueres på en betryggende måte. Kassasjon vil seia at elektroniske dokument vert fjerna frå arkivstrukturen. Dersom dokumentet ikkje er knytt til seg andre registreringar, inneber ein kassasjon òg at dokumentet vert heilt sletta frå Noark 5-løysinga. Kassasjon av fysiske dokument vil seia at dei plukkast ut frå staden dei takast vare på, og vert makulert eller vert destruert på ein tryggjande måte. CC0-1.0 +Riksarkivaren har myndighet til å fatte bevarings- og kassasjonsvedtak for offentlige arkiver. Det betyr at offentlige arkivskapere ikke fritt kan kassere sine dokumenter etter eget ønske. Et bevaringsvedtak innebærer at det aktuelle arkivmaterialet skal bevares for all framtid, og at det må overføres - eller avleveres - til et arkivdepot. Riksarkivaren har styresmakt til å fatta bevarings- og kassasjonsvedtak for offentlege arkiv. Det tyder at offentlege arkivskaparar ikkje fritt kan kassera sina dokument etter eige ønske. Eit bevaringsvedtak inneber at den aktuelle arkivmaterialen skal vernast for all framtid, og at det må overførast - eller vert avlevert - til eit arkivdepot. CC0-1.0 +Kassasjon er like aktuelt i elektroniske arkiver som i fysiske arkiver. Langtidsoppbevaring og administrasjon (f.eks. konvertering til nye formater) av store mengder elektroniske dokumenter kan medføre minst like store omkostninger som langtidslagring av fysiske dokumenter. Men økonomi er ikke den eneste grunnen til at en fortløpende og systematisk bør kassere alle dokumenter som ikke har noen bevaringsverdi - verken for arkivskaper eller arkivmyndighetene. Informasjonstilfanget er overveldende i dagens samfunn, og jo mer unødvendig informasjon som tas vare på, jo vanskeligere kan det bli å søke fram og finne den informasjonen en virkelig trenger. Kassasjon er like aktuelt i elektroniske arkiv som i fysiske arkiv. Langtidsoppbevaring og administrasjon (t.d. konvertering til nye format) av store mengder elektroniske dokument kan medføra minst like store omkostninger som langtidslagring av fysiske dokument. Men økonomi er ikkje den einaste grunnen til at ein fortløpande og systematisk bør kassera alle dokument som ikkje har nokon bevaringsverdi - korkje for arkivskapar eller arkivstyresmaktene. Informasjonstilfanget er overveldande i dagens samfunn, og jo meir unaudsynt informasjon som vert teke vare på, jo vanskelegare kan det verta å søkja fram og finna den informasjonen ein verkeleg treng. CC0-1.0 +Metoder for bevaring og kassasjon er beskrevet i Bevaringsutvalgets rapport (2002). Metodar for bevaring og kassasjon er skildra i Bevaringsutvalgets rapport (2002). CC0-1.0 +"Kassasjon betyr ikke at en må gå inn og vurdere bevaringsverdien for hvert eneste dokument. For at kassasjon av elektroniske dokumenter skal være praktisk gjennomførbart, må en fastsette bevarings- og kassasjonskriterier på et overordnet plan - dvs. på et makronivå. Internasjonal arkivteori argumenterer for funksjonsbasert makrokassasjon. Det betyr at arkivdokumentenes bevaringsverdi avhenger av funksjonen eller aktiviteten som har skapt dokumentet - og ikke av selve innholdet i dokumentet. Også i Norge er det enighet om at funksjonsbasert kassasjon på makronivå kan være en viktig metode, selv om hensynet til dokumentenes innhold tradisjonelt er tillagt stor betydning." "Kassasjon tyder ikkje at ein må gå inn og vurdera bevaringsverdien for kvart einaste dokument. For at kassasjon av elektroniske dokument skal vera praktisk gjennomførbart, må ein setja fast bevarings- og kassasjonskriterium på eit overordna plan - dvs. på eit makronivå. Internasjonal arkivteori argumenterer for funksjonsbasert makrokassasjon. Det tyder at arkivdokumenta seg bevaringsverdi avheng av funksjonen eller aktiviteten som har skapt dokumentet - og ikkje av sjølve innhaldet i dokumentet. Òg i Noreg er den semja om at funksjonsbasert kassasjon på makronivå kan vera ein viktig metode, sjølv om omsynet til innhaldet i dokumenta tradisjonelt er tillagt stor tyding." CC0-1.0 +Overordnede kassasjonsbestemmelser kan settes på arkiv- og klassenivå, og skal da arves nedover i arkivstrukturen til mappe, registrering og dokumentbeskrivelse. Verdiene som arves skal kunne overstyres. Ved deponering/avlevering er det bare kassasjonsvedtak som innebærer kassasjon som skal være med. Det skal altså ikke knyttes opplysninger om kassasjon til arkivenheter hvor alle tilordnede dokumenter skal bevares. Kassasjon kan altså være knyttet en gang til arkivdel, klasse, mappe, registrering og dokumentbeskrivelse. Overordna kassasjonsavgjerder kan setjast på arkiv- og klassenivå, og skal då arvast nedover i arkivstrukturen til mappe, registrering og dokumentskildring. Verdiane som arvast skal kunna overstyrast. Ved deponering/avlevering er det berre kassasjonsvedtak som inneber kassasjon som skal vera med. Det skal altså ikkje knytast opplysningar om kassasjon til arkiveiningar der alle tilordna dokument skal vernast. Kassasjon kan altså knytast ein gong til arkivdel, klassa, mappe, registrering og dokumentskildring. CC0-1.0 +"Et bevarings- og kassasjonsvedtak forteller hva som skal skje med dokumentene når bevaringstiden er nådd. Obligatoriske verdier er ""Bevares"", ""Kasseres"" og ""Vurderes senere"". Bevaringstiden kan typisk være 5, 10 eller 30 år. Kassasjonsdatoen beregnes automatisk på grunnlag av bevaringstiden. Bevaringstiden skal begynne å løpe fra tidspunktet når en saksmappe er avsluttet, men det skal også være mulig å fastsette andre regler for beregning av kassasjonsdato." "Eit bevarings- og kassasjonsvedtak fortel kva som skal skje med dokumenta når bevaringstiden er nådd. Obligatoriske verdiar er ""Vernast"", ""Vert kassert"" og ""Vert seinare vurdert"". Bevaringstiden kan typisk vera 5, 10 eller 30 år. Kassasjonsdatoen vert berekna automatisk på grunnlag av bevaringstiden. Bevaringstiden skal byrja å laupa frå tidspunktet når ei sakmappe er avslutta, men det skal òg vera mogleg å setja fast andre regler for beregning av kassasjonsdato." CC0-1.0 +Funksjonsbasert kassasjon forutsetter at klassifikasjonssystemet beskriver virksomhetens funksjoner og aktiviteter. I Noark 5 skal det være mulig å sette bevarings- og kassasjonsvedtak på de enkelte klassene i et klassifikasjonssystem. Dette skal da automatisk kunne arves til alle mapper som tilordnes klassen. Funksjonsbasert kassasjon føreset at klassifikasjonssystemet skildrar funksjonane til verksemda og aktivitetar. I Noark 5 skal det vera mogleg å setja bevarings- og kassasjonsvedtak på dei enkelte klassene i eit klassifikasjonssystem. Dette skal då automatisk kunna arvast til alle mapper som vert klassa tilordna. CC0-1.0 +"Det skal også være mulig å sette bevarings- og kassasjonsvedtak på en arkivdel. Det betyr da at alle mapper i arkivdelen arver det samme vedtaket. Dersom arv skjer fra arkivdelen, skal det ikke samtidig være mulig med arv fra klassene. Bevarings- og kassasjonsvedtak for en hel arkivdel er først og fremst aktuelt ved enkelte fagsystemer som produserer såkalte ""enstypeserier""." "Det skal òg vera mogleg å setja bevarings- og kassasjonsvedtak på ein arkivdel. Det tyder då at alle mapper i arkivdelen arvar det same vedtaket. Dersom arv skjer frå arkivdelen, skal det ikkje samstundes vera mogleg med arv frå klassene. Bevarings- og kassasjonsvedtak for ein hel arkivdel er først og fremst aktuelt ved enkelte fagsystemer som produserer såkalte ""enstypeserier""." CC0-1.0 +Et eksempel på dette kan være en ansettelsessak, hvor en ønsker å kassere alle søknader fra de som ikke ble ansatt i stillingen. Eit døme på dette kan vera ein ansettelsessak, der ein ynskjer å kassera alle søknader frå dei som ikkje vart tilsett i stillinga. CC0-1.0 +"Arv skal kunne skje videre ned til registrerings- og dokumentbeskrivelsesnivå. Selv om kassasjon ofte omfatter hele mapper, skal det være mulig å bevare en eller flere av registreringene i mappen, og kassere resten." "Arv skal kunna skje vidare ned til til registrerings- og dokumentskildringsnivå. Sjølv om kassasjon ofte omfattar heile mapper, skal det vera mogleg å verna ein eller fleire av registreringane i mappa, og kassera resten." CC0-1.0 +6.1.1 6.1 .1 CC0-1.0 +Metadata om bevaring og kassasjon på en klasse skal kunne arves til mappe, registrering og dokumentbeskrivelse. Metadata om bevaring og kassasjon på ei klasse skal kunna arvast til mappe, registrering og dokumentskildring. CC0-1.0 +Obligatorisk hvis kassasjon er aktuelt. Obligatorisk viss kassasjon er aktuelt. CC0-1.0 +6.1.2 6.1 .2 CC0-1.0 +Metadata om bevaring og kassasjon på en arkivdel skal kunne arves til mappe, registrering og dokumentbeskrivelse. Metadata om bevaring og kassasjon på ein arkivdel skal kunna arvast til mappe, registrering og dokumentskildring. CC0-1.0 +6.1.3 6.1 .3 CC0-1.0 +Dersom arv av metadata om bevaring og kassasjon skal skje fra arkivdel, skal dette overstyre arv av metadata fra klassene. Dersom arv av metadata om bevaring og kassasjon skal skje frå arkivdel, skal dette overstyra arv av metadata frå klassene. CC0-1.0 +6.1.4 6.1 .4 CC0-1.0 +Det skal finnes en tjeneste / funksjon for å registrere et kassasjonsvedtak for en mappe, registrering eller dokumentbeskrivelse. Det skal finnast ei teneste / funksjon for å registrera eit kassasjonsvedtak for ei mappe, registrering eller dokumentskildring. CC0-1.0 +Kassasjonsvedtaket skal bestå av følgende obligatoriske verdier: Kassasjonsvedtaket skal bestå av følgjande obligatoriske verdiar: CC0-1.0 +Bevares Vernast CC0-1.0 +Kasseres Kasserast CC0-1.0 +Vurderes senere Verta seinare vurdert CC0-1.0 +Andre verdier kan legges til. Andre verdiar kan leggjast til. CC0-1.0 +6.1.5 6.1 .5 CC0-1.0 +Det skal være mulig manuelt å registrere kassasjonsvedtak, kassasjonshjemmel og bevaringstid for en mappe, registrering eller dokumentbeskrivelse. Det skal vera mogleg manuelt å registrera kassasjonsvedtak, kassasjonsheimel og bevaringstid for ei mappe, registrering eller dokumentskildring. CC0-1.0 +Obligatorisk hvis 6.1.4 oppfylles Obligatorisk viss 6.1 .4 vert oppfylt CC0-1.0 +6.1.6 6.1 .6 CC0-1.0 +Bevaringsdatoen for en mappe, registrering eller dokumentbeskrivelse skal kunne beregnes automatisk på grunnlag av bevaringstid og datoen mappen ble avsluttet. Bevaringsdatoen for ei mappe, registrering eller dokumentskildring skal kunna bereknast automatisk på grunnlag av bevaringstid og datoen mappa vart avslutta. CC0-1.0 +Obligatorisk hvis 6.1.4 oppfylles. Obligatorisk viss 6.1 .4 vert oppfylt. CC0-1.0 +6.1.7 6.1 .7 CC0-1.0 +Andre regler for beregning av bevaringsdato bør kunne være mulig. Andre regler for beregning av bevaringsdato bør kunna vera mogleg. CC0-1.0 +6.1.8 6.1 .8 CC0-1.0 +Bevaringsdato for en mappe, registrering eller dokumentbeskrivelse skal også kunne registreres manuelt. Bevaringstid er da ikke obligatorisk. Bevaringsdato for ei mappe, registrering eller dokumentskildring skal òg kunna registrerast manuelt. Bevaringstid er då ikkje obligatorisk. CC0-1.0 +6.1.9 6.1 .9 CC0-1.0 +Det skal være mulig å slå av funksjonen for arv fra klasser og arkivdeler, slik at metadata om bevaring og kassasjon ikke arves til underliggende mapper. Det skal vera mogleg å slå av funksjonen for arv frå klasser og arkivdelar, slik at metadata om bevaring og kassasjon ikkje arvast til underliggende mapper. CC0-1.0 +6.1.10 6.1 .10 CC0-1.0 +Det skal være mulig å angi at arv av metadata om bevaring og kassasjon også skal gå ned til registrering og dokumentbeskrivelse. Det skal vera mogleg å angje at arv av metadata om bevaring og kassasjon òg skal gå ned til registrering og dokumentskildring. CC0-1.0 +6.1.11 6.1 .11 CC0-1.0 +Metadata om bevaring og kassasjon som arves fra et arkivobjekt til alle underliggende arkivobjekter, skal kunne overskrives. Metadata om bevaring og kassasjon som arvast frå eit arkivobjekt til alle underliggende arkivobjekt, skal kunna overskrives. CC0-1.0 +Kassasjon av dokumenttyper Kassasjon av dokumenttypar CC0-1.0 +Et eksempel på dette kan være reklamebilag som følger med i innsendte anbud. Eit døme på dette kan vera reklamebilag som følgjer med i innsende anbud. CC0-1.0 +"Bevaring og kassasjon er altså i utgangpunktet knyttet til metadata som arves fra klassen, eller eventuelt arkivdelen, til alle underliggende mapper. I tillegg skal det også være mulig å foreta gjennomgående kassasjon av bestemte typer dokumenter. Derfor bør det også være mulig å knytte bevaring og kassasjon til registreringstyper, dokumenttyper eller andre egendefinerte typer." "Bevaring og kassasjon er altså i utgangpunktet knytt til metadata som arvast frå klassa, eller eventuelt arkivdelen, til alle underliggende mapper. I tillegg skal det òg vera mogleg å gjera gjennomgåande kassasjon av bestemde typar dokument. Difor bør det òg vera mogleg å knyta bevaring og kassasjon til registreringstypar, dokumenttypar eller andre egendefinerte typar." CC0-1.0 +Kassasjon av dokumenttyper kan implementeres ved at bestemte registreringstyper eller dokumenttyper automatisk knyttes til en arkivdel som inneholder bevarings- og kassasjonsvedtaket for den bestemte typen. Dette vedtaket skal da arves til registreringen eller dokumentbeskrivelsen. Men det kan også være andre måter å implementere denne funksjonaliteten uten å bruke arkivdel. Kassasjon av dokumenttypar kan implementerast ved at avgjorde registreringstypar eller dokumenttypar automatisk knytast til ein arkivdel som inneheld bevarings- og kassasjonsvedtaket for den avgjorde typen. Dette vedtaket skal då arvast til registreringa eller dokumentskildringa. Men det kan òg vera andre måtar å implementera denne funksjonaliteten utan å bruka arkivdel. CC0-1.0 +"Funksjonelle krav til kassasjon av dokumenttyper" "Funksjonelle krav til klasse" CC0-1.0 +6.1.12 6.1 .12 CC0-1.0 +Det bør finnes en tjeneste/funksjon som automatisk knytter en bestemt type registreringer eller dokumentbeskrivelser til et bevarings- og kassasjonsvedtak. Det bør finnast ei teneste/funksjon som automatisk knyter ein bestemd type registreringar eller dokumentskildringar til eit bevarings- og kassasjonsvedtak. CC0-1.0 +6.1.13 6.1 .13 CC0-1.0 +Metadata om bevaring og kassasjon skal da arves til alle opprettede registreringer eller dokumentbeskrivelser av samme type. Metadata om bevaring og kassasjon skal då arvast til alle oppretta registreringar eller dokumentskildringar av same type. CC0-1.0 +Obligatoriske hvis 6.1.12 oppfylles. Obligatoriske viss 6.1 .12 vert oppfylt. CC0-1.0 +Oversikt over dokumenter som skal kasseres eller vurderes på ny Oversyn over dokument som skal kasserast eller vert vurdert på ny CC0-1.0 +Før kassasjonen gjennomføres, skal det være mulig å få presentert en oversikt over dokumenter som skal kasseres. En slik oversikt skal inneholde de viktigste metadataene, inkludert alle metadata for bevaring og kassasjon. Fra denne oversikten skal det også være mulig å åpne selve dokumentet, slik at en kan få kontrollert dokumentinnholdet. Dersom oversikten inneholder dokumenter som ikke skal kasseres i denne omgang, skal det være mulig å endre metadata direkte fra oversikten. Oversikten skal kunne begrenses til å omfatte et utvalg dokumenter, f.eks. knyttet til en bestemt klasse. Før kassasjonen vert gjennomført, skal det vera mogleg å få presentert eit oversyn over dokument som skal kasserast. Ein slikt oversyn skal innehalda dei viktigaste metadataene, inkludert alle metadata for bevaring og kassasjon. Frå dette oversynet skal det òg vera mogleg å opna sjølve dokumentet, slik at ein kan få kontrollert dokumentinnhaldet. Dersom oversynet inneheld dokument som ikkje skal kasserast i denne omgangen, skal det vera mogleg å endra metadata direkte frå oversynet. Oversynet skal kunna avgrensast til å omfatta eit utval dokument, t.d. knytte til ei bestemd klasse. CC0-1.0 +På samme måte skal det være mulig å få presentert en oversikt over dokumenter som skal vurderes for bevaring og kassasjon på et senere tidspunkt. Dette er først og fremst aktuelt for arkiv��materiale som dokumenterer enkeltpersoners eller virksomheters rettigheter, og hvor det er usikkert om dokumentasjonsbehovet er varig eller ikke. For andre typer materiale er det ikke ønskelig at muligheten for vurdering på et senere tidspunkt brukes. Også fra denne oversikten skal det være mulig å endre metadata direkte. På same måte skal det vera mogleg å få presentert eit oversyn over dokument som skal vurderast for bevaring og kassasjon på eit seinare tidspunkt. Dette er først og fremst aktuelt for arkivmaterial som dokumenterer einskildpersonar seg eller rettane til verksemder, og der det er usikkert om dokumentasjonsbehovet er varig eller ikkje. For andre typar material er det ikkje ønskeleg at høvet for vurdering på eit seinare tidspunkt brukast. Òg frå dette oversynet skal det vera mogleg å endra metadata direkte. CC0-1.0 +En slik funksjonalitet er bare nødvendig å ha i de tilfeller en arkivdeler inneholder både informasjon som skal kasseres og informasjon som skal bevares. Det er obligatorisk for alminnelig sakarkivsystem å ha slik funksjonalitet. Det kan tenkes løsninger der det ikke vil være nødvendig med en slik avansert funksjonalitet, der det ikke vil våre nødvendig med funksjon for å åpne dokumenter fra presentasjonen av kassable dokumenter eller det å kunne lage en særskilt oversikt over kassable dokumenter. Ein slik funksjonalitet er berre naudsynt å ha i dei tilfella ein arkivdelar inneheld både informasjon som skal kasserast og informasjon som skal vernast. Det er obligatorisk for alminneleg sakarkivsystem å ha slik funksjonalitet. Det kan tenkjast løysingar der det ikkje vil vera naudsynt med ein slik avansert funksjonalitet, der det ikkje vil våra naudsynt med funksjon for å opna dokument frå presentasjonen av kassable dokument eller det å kunna laga eit særskilt oversyn over kassable dokument. CC0-1.0 +"Funksjonelle krav til oversikt over dokumenter som skal kasseres" "Funksjonelle krav til bevaring og kassasjon" CC0-1.0 +6.1.14 6.1 .14 CC0-1.0 +Det skal være mulig å få presentert en oversikt over dokumenter som skal kasseres etter et bestemt tidspunkt. En slik oversikt skal kunne begrenses til et mindre utvalg dokumenter. Det skal vera mogleg å få presentert eit oversyn over dokument som skal kasserast etter eit bestemt tidspunkt. Ein slikt oversyn skal kunna avgrensast til eit mindre utval dokument. CC0-1.0 +6.1.15 6.1 .15 CC0-1.0 +Det skal være mulig å få presentert en oversikt over dokumenter som skal vurderes på nytt for bevaring eller kassasjon etter et bestemt tidspunkt. En slik oversikt skal kunne begrenses til et mindre utvalg dokumenter. Det skal vera mogleg å få presentert eit oversyn over dokument som skal vurderast på nytt for bevaring eller kassasjon etter eit bestemt tidspunkt. Ein slikt oversyn skal kunna avgrensast til eit mindre utval dokument. CC0-1.0 +6.1.16 6.1 .16 CC0-1.0 +Oversikten skal inneholde de viktigste metadata for dokumentene, inkludert metadata for bevaring og kassasjon. Oversynet skal innehalda dei viktigaste metadata for dokumenta, inkludert metadata for bevaring og kassasjon. CC0-1.0 +6.1.17 6.1 .17 CC0-1.0 +Det bør være mulig å åpne et dokument for presentasjon av innhold direkte fra denne oversikten. Det bør vera mogleg å opna eit dokument for presentasjon av innhald direkte frå dette oversynet. CC0-1.0 +6.1.18 6.1 .18 CC0-1.0 +Autoriserte brukere bør kunne endre metadata for bevaring og kassasjon for de enkelte dokumenter direkte fra oversikten. Autoriserte brukarar bør kunna endra metadata for bevaring og kassasjon for dei enkelte dokumenta direkte frå oversynet. CC0-1.0 +Sletting av dokumenter og metadata Sletting av dokument og metadata CC0-1.0 +"Kriteriet for at et dokument skal kunne kasseres er at metadata for kassasjonsvedtak har verdien ""Kasseres"", og at dagens dato har passert bevaringsdatoen. Løsningen bør kontrollere at presedenssaker aldri tillates kassert." "Kriteriet for at eit dokument skal kunna kasserast er at metadata for kassasjonsvedtak har verdien ""Kasserast"", og at dagens dato har passert bevaringsdatoen. Løysinga bør kontrollera at presedenssaker aldri vert tillate kassert." CC0-1.0 +Kassasjon av elektroniske dokumenter innebærer at referansen mellom metadata og dokumenter slettes, slik at dokumentene ikke lenger kan hentes fram ved hjelp av metadata. Dette skjer ved at all metadata om dokumentobjektet fjernes. Alle versjoner, varianter eller formater av dokumentet skal omfattes av kassasjonen. Dersom samme dokument (dokumentbeskrivelse) er knyttet til flere registreringer, må ikke dokumentet slettes fra filsystemet. Finnes det ingen slik tilknytning, skal også dokumentet slettes. Kassasjon av elektroniske dokument inneber at referansen mellom metadata og dokument vert sletta, slik at dokumenta ikkje lenger kan hentast fram ved hjelp av metadata. Dette skjer ved at all metadata om dokumentobjektet vert fjerna. Alle versjonar, variantar eller format av dokumentet skal omfattast av kassasjonen. Dersom same dokument (dokumentskildring) er knytt til fleire registreringar, må ikkje dokumentet vert sletta frå filsystemet. Finst det ingen slik tilknyting, skal òg dokumentet slettes. CC0-1.0 +"Kassasjon av dokumenter er altså en kritisk funksjon som mange vil kvie seg for å utføre. Det bør derfor være mulig å angre en kassasjon og gjenopprette tilknytningen til de kasserte dokumentene, jf. muligheten som operativsystemene har til å hente fram igjen dokumenter som er ""kastet i papirkurven""." "Kassasjon av dokument er altså ein kritisk funksjon som mange vil kvie seg for å utføra. Det bør difor vera mogleg å angra ein kassasjon og retta opp igjen tilknytinga til dei kasserte dokumenta, jf. høvet som operativsystemene har til å henta fram igjen dokument som er ""kasta i papirkorga""." CC0-1.0 +Selve funksjonen for å utføre kassasjon skal kunne begrenses til å omfatte utvalgte dokumenter, f.eks. alle dokumenter som tilhørere en bestemt klasse. Det skal være mulig å utføre kassasjonen som en automatisk prosess, men det skal også være mulig å be om å få spørsmål om kassasjon er aktuelt for hvert eneste dokument. Sjølve funksjonen for å utføra kassasjon skal kunna avgrensast til å omfatta utvalde dokument, t.d. alle dokument som tilhøyrarar ei bestemd klasse. Det skal vera mogleg å utføra kassasjonen som ein automatisk prosess, men det skal òg vera mogleg å be om å få spørsmål om kassasjon er aktuelt for kvart einaste dokument. CC0-1.0 +"Kassasjon av dokumenter betyr ikke at metadata skal slettes. Arkivforskriften har et bevaringspåbud for ""journaldatabaser"". Det betyr altså at metadata om kasserte dokumenter i utgangspunktet skal bevares, og avleveres til depot. Det skal likevel være mulig å angi at kassasjon også innebærer sletting av tilhørende metadata. Dette vil da være særlig aktuelt ved bestemte typer fagsystemer eller ""enstypeserier"". I slike tilfeller skal verken metadata eller dokumenter bevares." "Kassasjon av dokument tyder ikkje at metadata skal slettes. Arkivforskriften har eit bevaringspåbud for ""journaldatabasar"". Det tyder altså at metadata om kasserte dokument i utgangspunktet skal vernast, og avleverast til depot. Det skal likevel vera mogleg å angje at kassasjon òg inneber sletting av tilhøyrande metadata. Dette vil då vera særleg aktuelt ved bestemde typar fagsystemer eller ""enstypeserier"". I slike tilfelle skal korkje metadata eller dokument vernast." CC0-1.0 +"Funksjonelle krav til sletting av dokument og metadata" "Krav til sletting av dokumentformat" CC0-1.0 +6.1.19 6.1 .19 CC0-1.0 +"Det skal finnes en funksjon for å kassere alle dokumenter som har verdien ""Kasseres"" som kassasjonsvedtak, og hvor bevaringsdatoen er eldre enn dagens dato. En slik funksjon skal kunne begrenses til et mindre utvalg dokumenter." "Det skal finnast ein funksjon for å kassera alle dokument som har verdien ""Kasserast"" som kassasjonsvedtak, og der bevaringsdatoen er eldre enn dagens dato. Ein slik funksjon skal kunna avgrensast til eit mindre utval dokument." CC0-1.0 +Obligatorisk i løsninger hvor kassasjon skal skje og ved behov for skille mellom kassable og ikke kassable dokumenter. Obligatorisk i løysingar der kassasjon skal skje og ved behov for skilje mellom kassable og ikkje kassable dokument. CC0-1.0 +6.1.20 6.1 .20 CC0-1.0 +"Det skal ikke være mulig å sette kassasjonsvedtak ""Kasseres"" på en mappe som er registrert som presedenssak." "Det skal ikkje vera mogleg å setja kassasjonsvedtak ""Kasserast"" på ei mappe som er registrert som presedenssak." CC0-1.0 +6.1.21 6.1 .21 CC0-1.0 +Kassasjonen skal kunne utføres automatisk for hele utvalget dokumenter, men det skal også være mulig å be om spørsmål om kassasjon skal utføres for hvert enkelt dokument. Kassasjonen skal kunna utførast automatisk for heile utvalet dokument, men det skal òg vera mogleg å be om spørsmål om kassasjon skal utførast for kvart enkelt dokument. CC0-1.0 +Obligatorisk når 6.1.19 oppfylles. Obligatorisk når 6.1 .19 vert oppfylt. CC0-1.0 +6.1.22 6.1 .22 CC0-1.0 +Bare autoriserte brukere kan starte en funksjon for kassasjon av dokumenter. Berre autoriserte brukarar kan starta ein funksjon for kassasjon av dokument. CC0-1.0 +6.1.23 6.1 .23 CC0-1.0 +Alle versjoner, varianter og formater av dokumentet skal omfattes av kassasjonen. Alle versjonar, variantar og format av dokumentet skal omfattast av kassasjonen. CC0-1.0 +6.1.24 6.1 .24 CC0-1.0 +Kassasjon skal innebære at all metadata om dokumentobjektet slettes. Selve dokumentet skal slettes fra filsystemet dersom dokumentet (dokumentbeskrivelsen) ikke er knyttet til andre registreringer. Kassasjon skal innebera at all metadata om dokumentobjektet vert sletta. Sjølve dokumentet skal slettes frå filsystemet dersom dokumentet (dokumentskildringa) ikkje er knytt til andre registreringar. CC0-1.0 +6.1.25 6.1 .25 CC0-1.0 +Funksjonen for kassasjon bør være i to trinn, slik at det i første omgang er mulig å gjenopprette de kasserte dokumentene. Endelig sletting av dokumentobjekt og dokument skal kunne skje på et senere tidspunkt. Funksjonen for kassasjon bør vera i to trinn, slik at det i første omgang er mogleg å retta opp igjen dei kasserte dokumenta. Endeleg sletting av dokumentobjekt og dokument skal kunna skje på eit seinare tidspunkt. CC0-1.0 +6.1.26 6.1 .26 CC0-1.0 +Metadata om dokumentet ned til dokumentbeskrivelse, skal i utgangspunktet ikke slettes selv om dokumentet kasseres. Metadata om dokumentet ned til dokumentskildring, skal i utgangspunktet ikkje vert sletta sjølv om dokumentet vert kassert. CC0-1.0 +6.1.27 6.1 .27 CC0-1.0 +For hvert dokument som blir kassert, skal det på dokumentbeskrivelsesnivå logges dato for kassasjon og hvem som utførte kassasjonen. For kvart dokument som vert kassert, skal det på dokumentskildringsnivå loggast dato for kassasjon og kven som utførde kassasjonen. CC0-1.0 +Hensikten med rapporten Kassasjonsliste er todelt, både å være en hjelp i selve kassasjonsarbeidet og å gi en oversikt over hvilke saker som er kassert. Føremålet med rapporten Kassasjonsliste er tvidelt, både å vera ei hjelp i sjølve kassasjonsarbeidet og å gje eit oversyn over kva for sakar som er kassert. CC0-1.0 +6.1.28 6.1 .28 CC0-1.0 +Rapporten skal kunne selekteres på følgende metadataelementer i Saksmappe: Rapporten skal kunna selekterast på følgjande metadataelementer i Sakmappe: CC0-1.0 +kassasjonsdato (intervall skal kunne angis) kassasjonsdato (intervall skal kunna angjevast) CC0-1.0 +administrativEnhet (Her skal det kunne angis om underliggende enheter skal inkluderes) administrativEnhet (Her skal det kunne angjevast om underliggende einingar skal inkluderast) CC0-1.0 +journalenhet. journaleining. CC0-1.0 +arkivperiodeStartDato og arkivperiodeSluttDato fra arkivdel arkivperiodestartdato og arkivperiodesluttdato frå arkivdel CC0-1.0 +Obligatorisk for løsninger som skal legge til rette for kassasjon. Obligatorisk for løysingar som skal leggja til rette for kassasjon. CC0-1.0 +6.1.29 6.1 .29 CC0-1.0 +Fra arkivdel: Frå arkivdel: CC0-1.0 +referanseForelder referanseforelder CC0-1.0 +arkivperiodeStartDato arkivperiodestartdato CC0-1.0 +arkivperiodeSluttDato arkivperiodesluttdato CC0-1.0 +Ved fysisk arkivering har det ofte vært ønskelig å skille ut det eldste og mest uaktuelle materialet fra det som er i aktivt bruk. Dette ble gjerne plassert et sted hvor kostnadene for lagring var lavere enn der det aktive arkivet ble oppbevart. Det tradisjonelle begrepet for dette er bortsetting. Arkiver som er bortsatt, befinner seg fremdeles hos arkivskaper. Slike arkiver er i et mellomstadium, organet har fremdeles et behov for å hente fram dokumenter fra bortsettingsarkivet - men dette behovet vil ikke forekomme så ofte. Ved fysisk arkivering har det ofte vore ønskeleg å skilja ut det eldste og meste uaktuelle materialen frå det som er i aktivt bruk. Detta vart gjerne plassert ein stad der kostnadene for lagring var lågare enn der det aktive arkivet vart teke vare på. Det tradisjonelle omgrepet for dette er bortsetting. Arkiv som er bortsett, er framleis hos arkivskapar. Slike arkiv er i eit mellomstadium, organet har framleis eit behov for å henta fram dokument frå bortsettingsarkivet - men dette behovet vil ikkje finnast så ofte. CC0-1.0 +Det anbefales at bortsetting knyttes til faste, tidsavgrensede perioder kalt arkivperioder. En arkivperiode kan typisk være på 5 år, men både kortere og lengre perioder er fullt mulig. Ved fysisk arkivering innebærer periodisering både at dokumenter flyttes fra et oppbevaringssted til et annet, og at denne flyttingen fremgår av arkivstrukturen og metadataene som er knyttet til dokumentene. Det verta at rådt til bortsetting knytast til faste, tidsavgrensede periodar kalla arkivperiodar. Ein arkivperiode kan typisk vera på 5 år, men både kortare og lengre periodar er fullt mogleg. Ved fysisk arkivering inneber periodisering både at dokument vert flytt frå eit oppbevaringssted til eit anna, og at denne flyttinga fremgår av arkivstrukturen og metadataene som er knytt til dokumenta. CC0-1.0 +Periodisering vil i mange tilfelle også være hensiktsmessig i et elektronisk arkiv. Her er det ikke hensynet til fysisk oppbevaringsplass som er det avgjørende, men behovet for oversikt og rask gjenfinning ved søk. Etter hvert som antall mapper vokser, vil det bli stadig mer upraktisk å ha eldre avsluttede mapper liggende sammen med de som ennå er åpne eller nettopp avsluttet. Derfor kan vi også ved elektronisk arkivering med fordel organisere arkivet i en aktiv periode, og en eller flere avsluttede perioder. Denne oppdelingen omfatter da altså både de elektroniske dokumentene og tilhørende metadata. Periodisering vil i mange tilfelle òg vera føremålstenleg i eit elektronisk arkiv. Her er det ikkje omsynet til fysisk oppbevaringsplass som er det avgjerande, men behovet for oversyn og rask gjenfinning ved søk. Etter kvart som mengd mapper veks, vil det verta stadig meir upraktisk å ha eldre avslutta mapper liggjande saman med dei som enno er opne eller nettopp avslutta. Difor kan vi òg ved elektronisk arkivering med fordel organisera arkivet i ein aktiv periode, og ein eller fleire avslutta periodar. Denne oppdelingen omfattar då altså både dei elektroniske dokumenta og tilhøyrande metadata. CC0-1.0 +Prinsippene for periodisering som ble introdusert i Noark-4 videreføres i Noark 5. Her skilles det mellom to hovedtyper periodisering: skarpt periodeskille og skille ved overlappingsperiode. Prinsippa for periodisering som vart introdusert i Noark-4 vert vidareført i Noark 5 . Her skilst det mellom to hovudtypar periodisering: skarpt periodeskilje og skilje ved overlappingsperiode. CC0-1.0 +Skarpt periodeskille vil si at alle åpne mapper (pågående saker) i en avsluttet periode må lukkes, og så opprettes på nytt i en ny periode (arvtakeren) ved neste registrering. Dette betyr altså at dokumenter som hører sammen vil befinne seg i to forskjellige mapper, og disse vil tilhøre hver sin periode. Disse mappene må derfor bindes sammen med en referanse. Skarpt periodeskille anbefales ikke ved elektronisk arkiv. Skarpt periodeskilje vil seia at alle opne mapper (pågåande saker) i ein avslutta periode må lukkast, og så vert oppretta på nytt i ein ny periode (arvtakeren) ved neste registrering. Dette tyder altså at dokument som høyrer saman vil vera i to ulike mapper, og desse vil tilhøyra kvar sin periode. Desse mappene må difor bindast saman med ein referanse. Skarpt periodeskilje vert ikkje rådt til ved elektronisk arkiv. CC0-1.0 +"Periodisering med overlappingsperiode (også kalt ""mykt"" periodeskille) innebærer at dersom en mappe ikke er avsluttet ved periodens slutt, skal hele mappen - med alle tidligere registreringer - flyttes over til en ny, aktiv periode ved neste registrering. Denne overflyttingen skal skje automatisk så lenge overlappingsperioden varer. Ved overlappingsperiodens slutt vil de fleste aktive saker være overført til ny periode." "Periodisering med overlappingsperiode (òg kalla ""mjukt"" periodeskilje) inneber at dersom ei mappe ikkje er avslutta ved slutten til perioden, skal heile mappa - med alle tidlegare registreringar - vert flytt over til ein ny, aktiv periode ved neste registrering. Denne overflyttingen skal skje automatisk så lenge overlappingsperioden varer. Ved overlappingsperiodens slutt vil dei fleste aktive saker overførast til ny periode." CC0-1.0 +Ved periodisering spiller arkivdel en sentral rolle. Arkivdelene representerer forskjellige perioder, og det er mappenes tilhørighet til arkivdel som avgjør hvilken periode de befinner seg i. En arkivperiode kan være representert ved flere arkivdeler, som da dekker samme periode eller tidsrom. Arkivdelens arkivstatus gir informasjon om det dreier seg om en aktiv periode, overlappingsperiode eller avsluttet periode. Arkivdelene må dessuten ha en referanse seg imellom, slik at en kan knytte sammen forløper og arvtaker. Ved periodisering spelar arkivdel ei sentral rolle. Arkivdelene representerer ulike periodar, og det er mappene seg tilhørighet til arkivdel som avgjer kva for ein periode dei er i. Ein arkivperiode kan representerast ved fleire arkivdelar, som då dekker same periode eller tidsrom. Arkivdelens arkivstatus gjev informasjon om det dreier seg om ein aktiv periode, overlappingsperiode eller avslutta periode. Arkivdelene må dessutan ha ein referanse seg imellom, slik at ein kan knyta saman går og arvtaker. CC0-1.0 +"Dokumenter som skal periodiseres etter forskjellige prinsipper - f.eks. funksjonsordnede saksmapper som periodiseres ved overlappingsperiode og personalmapper som fortløpende periodiseres når de er uaktuelle - må tilhøre hver sin arkivdel. Flere arkivdeler kan altså være aktive på én gang, og de uaktuelle periodene kan utgjøre flere ""generasjoner"" med arkivperioder." "Dokument som skal periodiserast etter ulike prinsipp - t.d. funksjonsordnede sakmapper som vert periodisert ved overlappingsperiode og personalmapper som fortlaupande vert periodisert når dei er uaktuelle - må tilhøyra kvar sin arkivdel. Fleire arkivdelar kan altså vera aktive på éin gong, og dei uaktuelle periodane kan utgjera fleire ""generasjonar"" med arkivperiodar." CC0-1.0 +6.2.1 6.2 .1 CC0-1.0 +En arkivdel skal kunne inneholde en tekstlig beskrivelse av hvilke prinsipper den skal periodiseres etter. Ein arkivdel skal kunna innehalda ein tekstlig skildring av kva for prinsipp den skal periodiserast etter. CC0-1.0 +6.2.2 6.2 .2 CC0-1.0 +En arkivdel skal inneholde referanser til eventuelle forløpere og arvtakere. Ein arkivdel skal innehalda referansar til eventuelle forløpere og arvtakere. (forgjengarar og etterkommarar?) CC0-1.0 +En arkivdel som inneholder en aktiv periode, er åpen for all registrering. Nye mapper skal kunne knyttes til arkivdelen etter hvert som de opprettes. Ein arkivdel som inneheld ein aktiv periode, er open for all registrering. Nye mapper skal kunna verta til knytt arkivdelen etter kvart som dei vert oppretta. CC0-1.0 +"En arkivdel som inneholder en avsluttet periode, er stengt for nye mapper, og mappene som allerede finnes skal være avsluttet. En avsluttet arkivdel er altså ""frosset"" for all ny tilvekst av mapper og dokumenter, og stort sett også for endring av metadata." "Ein arkivdel som inneheld ein avslutta periode, er stengt for nye mapper, og mappene som allereie finst skal avsluttast. Ein avslutta arkivdel er altså ""frosen"" for all ny tilvekst av mapper og dokument, og stort sett òg for endring av metadata." CC0-1.0 +En arkivdel som inneholder en overlappingsperiode står i en mellomstilling. Nye mapper kan ikke tilknyttes, men eksisterende mapper kan fremdeles være åpne. Det tillates at det legges en ny registrering til en mappe i overlappingsperioden. Men løsningen skal da automatisk overføre hele denne mappen til arkivdelen som er arvtaker. Det betyr altså at hele mappen med alle registreringer og tilknyttede dokumenter skifter tilhørighet fra en arkivdel til en annen automatisk. Før statusen til overlappingsperioden settes til avsluttet, må det kontrolleres at det ikke finnes flere åpne mapper igjen. Dersom det er tilfelle, må mappene enten avsluttes eller overføres manuelt til arvtakeren. Det skal være mulig å overføre alle åpne mapper i en samlet, automatisert prosess. Ein arkivdel som inneheld ein overlappingsperiode står i ei mellomstilling. Nye mapper kan ikkje knytast til seg, men eksisterande mapper kan framleis vera opne. Det tillatast at det leggjast ei ny registrering til ei mappe i overlappingsperioden. Men løysinga skal då automatisk overføra heile denne mappa til arkivdelen som er arvtaker. Det tyder altså at heile mappa med alle registreringar og knytte til seg dokument skiftar tilhørighet frå ein arkivdel til ein annan automatisk. Før statusen til overlappingsperioden verta til sett avslutta, må det kontrollerast at det ikkje finst fleire opne mapper igjen. Dersom det er tilfelle, må mappene anten avsluttast eller vert overført manuelt til arvtakeren. Det skal vera mogleg å overføra alle opne mapper i ein samla, automatisert prosess. CC0-1.0 +Selv om det ikke er tillatt å knytte nye mapper til en avsluttet arkivdel, skal det være mulig å flytte avsluttede mapper til en slik arkivdel. Dersom det ikke benyttes overlappingsperiode, f.eks. i forbindelse med periodisering av personmapper, kan det være aktuelt å opprette en tom arkivdel med status som en avsluttet periode. Personmappene kan da flyttes hit fortløpende etter hvert som de blir uaktuelle. Sjølv om det ikkje er tillate å knyta nye mapper til ein avslutta arkivdel, skal det vera mogleg å flytta avslutta mapper til ein slik arkivdel. Dersom det ikkje vert nytta overlappingsperiode, t.d. i samband med periodisering av personmapper, kan det vera aktuelt å oppretta ein tom arkivdel med status som ein avslutta periode. Personmappene kan då verta hit fortlaupande flytt etter kvart som dei vert uaktuelle. CC0-1.0 +Flytting av mapper til en avsluttet arkivdel kan skje manuelt, dvs. at en endrer tilknytningen til arkivdel for hver enkelt mappe. Men det bør også finnes en funksjon for å flytte en gruppe med mapper til en avsluttet arkivdel under ett. Dette kan f.eks. utføres for alle mapper som er søkt fram etter bestemte kriterier. Flytting av mapper til ein avslutta arkivdel kan skje manuelt, dvs. at ein endrar tilknytinga til arkivdel for kvar enkelt mappe. Men det bør òg finnast ein funksjon for å flytta ei gruppe med mapper til ein avslutta arkivdel under eitt. Dette kan t.d. utførast for alle mapper som er søkt fram etter bestemde kriterium. CC0-1.0 +Bruk av periodisering og særlig med overlappingsperiode er ikke aktuelt for alle typer løsninger. For alminnelige sakarkivsystemer er det derimot obligatorisk å ha slik funksjonalitet. For noen vil det kun være aktuelt med skarpe periodeskiller. I slike tilfeller faller alle krav til overlappingsperiode bort. Bruk av periodisering og særleg med overlappingsperiode er ikkje aktuelt for alle typar løysingar. For alminnelege sakarkivsystemer er det derimot obligatorisk å ha slik funksjonalitet. For nokon vil det berre vera aktuelt med skarpe periodeskilje. I slike tilfelle fell alle krav til overlappingsperiode bort. CC0-1.0 +6.2.3 6.2 .3 CC0-1.0 +Det skal være mulig å knytte nyopprettede mapper til en arkivdel som inneholder en aktiv arkivperiode. Det skal vera mogleg å knyta nyopprettede mapper til ein arkivdel som inneheld ein aktiv arkivperiode. CC0-1.0 +6.2.4 6.2 .4 CC0-1.0 +En arkivdel som inneholder en overlappingsperiode, skal være sperret for tilføyelse av nyopprettede mapper. Men eksisterende mapper i en overlappingsperiode skal være åpne for nye registreringer. Ein arkivdel som inneheld ein overlappingsperiode, skal sperrast for tilføyelse av nyopprettede mapper. Men eksisterande mapper i ein overlappingsperiode skal vera opne for nye registreringar. CC0-1.0 +6.2.5 6.2 .5 CC0-1.0 +Dersom en ny registrering føyes til en mappe som tilhører en arkivdel i overlappingsperiode, skal mappen automatisk overføres til arkivdelens arvtaker. Dersom ei ny registrering vert føytt til ei mappe som tilhøyrer ein arkivdel i overlappingsperiode, skal mappa automatisk verta til overført arkivdelens arvtaker. CC0-1.0 +6.2.6 6.2 .6 CC0-1.0 +En arkivdel som inneholder en avsluttet arkivperiode, skal være sperret for tilføyelse av nye mapper. Alle mapper skal være lukket, slik at heller ingen registreringer og dokumenter kan føyes til. Ein arkivdel som inneheld ein avslutta arkivperiode, skal sperrast for tilføyelse av nye mapper. Alle mapper skal lukkast, slik at heller ingen registreringar og dokument kan verta til føytt. CC0-1.0 +6.2.7 6.2 .7 CC0-1.0 +Det skal være umulig å avslutte en arkivdel i overlappingsperiode dersom den fremdeles inneholder åpne mapper. Det skal vera umogleg å avslutta ein arkivdel i overlappingsperiode dersom den framleis inneheld opne mapper. CC0-1.0 +6.2.8 6.2 .8 CC0-1.0 +Det skal være mulig å få en oversikt over mapper som fremdeles er åpne i en overlappingsperiode. Det skal vera mogleg å få eit oversyn over mapper som framleis er opne i ein overlappingsperiode. CC0-1.0 +6.2.9 6.2 .9 CC0-1.0 +Det skal være mulig å overføre åpne mapper fra en arkivdel i en overlappingsperiode til arkivdelens arvtaker. Det skal vera mogleg å overføra opne mapper frå ein arkivdel i ein overlappingsperiode til arkivdelens arvtaker. CC0-1.0 +6.2.10 6.2 .10 CC0-1.0 +Det bør være mulig å overføre åpne mapper fra en arkivdel i en samlet, automatisert prosess. Det bør vera mogleg å overføra opne mapper frå ein arkivdel i ein samla, automatisert prosess. CC0-1.0 +6.2.11 6.2 .11 CC0-1.0 +Det skal være mulig å flytte avsluttede mapper til en arkivdel som inneholder en avsluttet periode. Det skal vera mogleg å flytta avslutta mapper til ein arkivdel som inneheld ein avslutta periode. CC0-1.0 +6.2.12 6.2 .12 CC0-1.0 +Dersom dokumentene i en arkivdel er ikke-elektroniske (fysiske), skal det også være mulig å registrere oppbevaringssted. Dersom dokumenta i ein arkivdel er ikkje-elektroniske (fysiske), skal det òg vera mogleg å registrera oppbevaringssted. CC0-1.0 +Migrering mellom Noark-løsninger Migrering mellom Noark-løysingar CC0-1.0 +Med migrering menes i denne sammenheng flytting av komplette datasett fra en teknisk plattform til en annen (ny versjon eller ny løsning), hvor dataene i så stor grad som mulig skal være uendret etter at dataene er flyttet. Med migrering vert meint i denne samanhengen flytting av komplette datasett frå ei teknisk plattform til ein annan (ny versjon eller ny løysing), der dataa i så stor grad som mogleg skal vera uendra etter at dataa er flytt. CC0-1.0 +Informasjonen som er lagret i en Noark 5-løsning skal kunne eksporteres - eller trekkes ut - til et systemuavhengig format. Eksporten skal omfatte både arkivstrukturen, metadata og eventuelt tilknyttede elektroniske dokumenter. Det skilles mellom to varianter av eksport - migreringsuttrekk og arkivuttrekk. Informasjonen som er lagra i ein Noark 5-løysing skal kunna eksporterast - eller vert trekt ut - til eit systemuavhengig format. Eksporten skal omfatta både arkivstrukturen, metadata og eventuelt knytte til seg elektroniske dokument. Det skilst mellom to variantar av eksport - migreringsuttrekk og arkivuttrekk. CC0-1.0 +Migreringsuttrekk skal kunne brukes for migrering av data ved oppgradering til ny versjon av samme løsning, eller ved overgang til en annen Noark-løsning. Det bør også være mulig å overføre aktive arkivdeler fra ett system til et annet, f.eks. i forbindelse med organisasjonsendringer. Dette betyr at en Noark-løsning også må kunne importere data fra et migreringsuttrekk. Migreringsuttrekk skal kunna verta for brukt migrering av data ved oppgradering til ny versjon av same løysing, eller ved overgang til ein annan Noark-løysing. Det bør òg vera mogleg å overføra aktive arkivdelar frå eitt system til eit anna, t.d. i samband med organisasjonsendringar. Dette tyder at ein Noark-løysing òg må kunna importera data frå eit migreringsuttrekk. CC0-1.0 +Migrering av data innebærer at en Noark-løsning både må kunne håndtere eksport og import. En slik migrering kan være aktuell ved oppgradering til ny versjon. En bruker som går over til en ny Noark-løsning fra en annen leverandør, skal kunne overføre sine gamle data til den nye løsningen uten at det oppstår noen problemer. Det bør også være mulig å importere deler av data fra en løsning inn i en annen løsning som allerede er i bruk. Dette kan være aktuelt ved omorganiseringer hvor for eksempel deler av et organs ansvarsområde overføres til et annet organ. Migrering av data inneber at ein Noark-løysing både må kunna handtera eksport og import. Ein slik migrering kan vera aktuell ved oppgradering til ny versjon. Ein brukar som går over til ein ny Noark-løysing frå ein annan leverandør, skal kunna overføra sina gamle data til den nye løysinga utan at det oppstår nokre problem. Det bør òg vera mogleg å importera delar av data frå ei løysing inn i ein anna løysing som allereie er i bruk. Dette kan vera aktuelt ved omorganiseringer kor til dømes deler av ansvarsområdet til eit organ overførast til eit anna organ. CC0-1.0 +Dersom en eller flere arkivdeler flyttes fra en løsning til en annen vil det være behov for en avtale som regulerer det faktiske innholdet i migreringsuttrekket. Dette med bakgrunn i eventuelle forskjeller mellom løsningene. Dersom ein eller fleire arkivdelar vert flytt frå ei løysing til ein annan vil det vera behov for ein avtalt som regulerer det faktiske innhaldet i migreringsuttrekket. Dette med bakgrunn i eventuelle skilnader mellom løysingane. CC0-1.0 +"Krav til migrering mellom Noark-løsninger" "Krav til migrering mellom Noark-løysingar" CC0-1.0 +Krav til migrering mellom Noark-løsninger Krav til migrering mellom Noark-løysingar CC0-1.0 +6.3.1 6.3 .1 CC0-1.0 +Det skal være mulig å eksportere alle metadata som er definert i denne standarden med tilhørende dokumenter basert på avleveringsformatet. Det skal vera mogleg å eksportera alle metadata som er definert i denne standarden med tilhøyrande dokument basert på avleveringsformatet. CC0-1.0 +6.3.2 6.3 .2 CC0-1.0 +Det bør være mulig å importere alle metadata som er definert i denne standarden med tilhørende dokumenter basert på avleveringsformatet. Det bør vera mogleg å importera alle metadata som er definert i denne standarden med tilhøyrande dokument basert på avleveringsformatet. CC0-1.0 +6.3.3 6.3 .3 CC0-1.0 +Det bør være mulig å eksportere deler av arkivstrukturen, f.eks. en arkivdel eller en klasse. Det bør vera mogleg å eksportera delar av arkivstrukturen, t.d. ein arkivdel eller ei klasse. CC0-1.0 +6.3.4 6.3 .4 CC0-1.0 +Det bør være mulig å importere deler av arkivstrukturen, f.eks. en arkivdel eller en klasse. Det bør vera mogleg å importera delar av arkivstrukturen, t.d. ein arkivdel eller ei klasse. CC0-1.0 +6.3.5 6.3 .5 CC0-1.0 +Det skal produseres en logg over alle metadataelementer og dokumenter som ikke kan importeres og over andre feil som eventuelt oppstår under importen. Det skal produserast ein logg over alle metadataelementer og dokument som ikkje kan importerast og over andre feil som eventuelt oppstår under importen. CC0-1.0 +6.3.6 6.3 .6 CC0-1.0 +Når det foretas en import skal det genereres en loggfil med informasjon om hvordan importen har gått, f.eks. antall metadataelementer og dokumenter. Loggfilen skal også inneholde en liste over alle metadataelementer og dokumenter som det ikke har vært mulig å importere. Når det gjerast ein import skal det genererast ein loggfil med informasjon om korleis importen har gått, t.d. mengd metadataelementer og dokument. Loggfilen skal òg innehalda ei liste over alle metadataelementer og dokument som det ikkje har vore mogleg å importera. CC0-1.0 +En avlevering vil si at arkivmateriale overføres fra arkivskaper til arkivdepot. Offentlige organer skal avlevere arkivmateriale som det er fattet bevaringsvedtak for. Hovedregelen er at arkivmaterialet skal avleveres 25 år etter at det er produsert, fordi en da regner med at det har gått ut av administrativt bruk. En avlevering innebærer at råderetten for materialet overføres fra arkivskaper til arkivdepot. Etter avlevering er det arkivdepotet som må vedlikeholde og tilgjengeliggjøre materialet. Ein avlevering vil seia at arkivmaterial vert overført frå arkivskapar til arkivdepot. Offentlege organ skal avlevera arkivmaterial som det er fatta bevaringsvedtak for. Hovudregelen er at arkivmaterialen skal avleverast 25 år etter at det er produsert, fordi ein då reknar med at det har gått ut av administrativt bruk. Ein avlevering inneber at råderetten for materialen vert overført frå arkivskapar til arkivdepot. Etter avlevering er det arkivdepotet som må halda ved like og tilgjengeliggjøre materialen. CC0-1.0 +Når papirarkiver avleveres flyttes arkivmaterialet fra arkivskapers lokaler til arkivdepot. Elektronisk arkivmateriale leveres som et arkivuttrekk som består av dokumentfiler med tilhørende metadata. Arkivskaper har ansvaret for å produsere arkivuttrekket og sende en kopi til arkivdepotet. I tillegg til arkivuttrekket skal det også følge med en overordnet dokumentasjon av uttrekket som følger Riksarkivarens ADDML-standard. Til sammen utgjør dette en arkivversjon. En nærmere beskrivelse av innholdet i en arkivversjon følger nedenfor. Når papirarkiv vert avlevert verta arkivmaterialen flytt frå lokalane til arkivskapar til arkivdepot. Elektronisk arkivmaterial vert levert som eit arkivuttrekk som består av dokumentfiler med tilhøyrande metadata. Arkivskapar har ansvaret for å produsera arkivuttrekket og senda ein kopi til arkivdepotet. I tillegg til arkivuttrekket skal det òg følgja med ein overordna dokumentasjon av uttrekket som følgjer Riksarkivaren sin ADDML-standard. Til saman utgjer dette ein arkivversjon. Ei nærare skildring av innhaldet i ein arkivversjon følgjer nedanfor. CC0-1.0 +I de fleste tilfeller vil elektronisk arkivmateriale først bli overført som deponering, og senere skifte status til avlevering når det er 25 år gammelt. Ordningen med deponering forut for avlevering er etablert for å sikre at arkivuttrekk blir fremstilt mens løsningene fortsatt er i operativ drift. Slike tidlige overføringer av materiale formaliseres ikke som avleveringer fordi arkivskaperen fortsatt må ha ansvaret for å betjene seg selv og egne brukere. Arkivdepotet kan normalt ikke overta ansvaret for betjeningen av aktive løsninger. Arkivskaper kan altså ikke slette materiale det er foretatt deponering fra før det har fått status som avlevert. I dei fleste tilfelle vil elektronisk arkivmaterial først overførast som deponering, og seinare skifte status til avlevering når det er 25 år gammalt. Ordninga med deponering forut for avlevering er etablert for å sikra at arkivuttrekk vert framstelt medan løysingane enno er i operativ drift. Slike tidlege overføringar av material vert ikkje formalisert som avleveringer fordi arkivskaparen enno må ha ansvaret for å betena seg sjølv og eigne brukarar. Arkivdepotet kan normalt ikkje overta ansvaret for betjeningen av aktive løysingar. Arkivskapar kan altså ikkje sletta material det er gjort deponering frå før det har fått status som avlevert. CC0-1.0 +Statusskiftet fra deponering til avlevering vil normalt skje når den yngste delen av materialet er 25 år gammelt. Dersom arkivuttrekket består av årgangsfiler, kan dette skiftet skje suksessivt for hver enkelt årgang ved 25 års alder når forholdene ligger praktisk til rette for dette. Statusskiftet frå deponering til avlevering vil normalt skje når den yngste delen av materialen er 25 år gammalt. Dersom arkivuttrekket består av årgangsfiler, kan dette skift skje suksessivt for kvar enkelt årgang ved 25 års alder når tilhøva ligg praktisk til rette for dette. CC0-1.0 +Ved overgangen fra deponering til avlevering kan det være tale om å fremstille og overføre en ny arkivversjon. Dette vil være aktuelt dersom informasjonen i produksjonssystemet er blitt korrigert etter deponeringen, for eksempel ved at kassasjoner er gjennomført eller at det er foretatt endringer i skjermingen av metadata eller dokumenter. Fremstillingen av et arkivuttrekk forutsettes imidlertid å være organisert slik at det bare omfatter avsluttede deler eller perioder fra vedkommende løsning. Ved overgangen frå deponering til avlevering kan det vera tale om å framstella og overføra ein ny arkivversjon. Dette vil vera aktuelt dersom informasjonen i produksjonssystemet er vorten korrigert etter deponeringen, til dømes ved at kassasjonar er gjennomførd eller at det er gjort endringar i skjermingen av metadata eller dokument. Framstillinga av eit arkivuttrekk vert likevel føresett å organiserast slik at det berre omfattar avslutta delar eller periodar frå vedkomande løysing. CC0-1.0 +I dette kapitlet vil det ikke bli skilt mellom deponering og avlevering. Når vi her snakker om begrepet avlevering, vil det omfatte både deponering og avlevering. I dette kapittelet vil det ikkje skiljast mellom deponering og avlevering. Når vi her snakkar om omgrepet avlevering, vil det omfatta både deponering og avlevering. CC0-1.0 +Overordnede krav: Riksarkivarens bestemmelser og OAIS Overordna krav: Avgjerdene til riksarkivaren og OAIS CC0-1.0 +Forskrift til arkivloven av 17. desember 2017 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift), kapittel 5 inneholder overordnede krav til elektronisk arkivmateriale som skal avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket. Forskrift til arkivloven av 17. desember 2017 om utfyllande tekniske og arkivfaglige avgjerder om handsaming av offentlege arkiv (riksarkivaren sin forskrift), kapittel 5 inneheld overordna krav til elektronisk arkivmaterial som skal avleverast eller vert overført som depositum til Arkivverket. CC0-1.0 +"En deponering/avlevering fra Noark 5 skal bestå av arkivdokumenter, journalrapporter, metadata til arkivdokumentene og endringslogg. Dette er altså data som eksporteres fra produksjonssystemet, og samlebetegnelsen på dette er et arkivuttrekk. I tillegg skal avleveringen inneholde dokumentasjon av selve arkivuttrekket. Denne dokumentasjonen utgjøres av en fil som heter arkivuttrekk.xml, samt av XML-skjemaer til alle XML-filene i uttrekket. Riksarkivarens bestemmelser bruker begrepet arkivversjon for en samlet leveranse som består både av arkivuttrekk og dokumentasjon." "Ein deponering/avlevering frå Noark 5 skal bestå av arkivdokument, journalrapportar, metadata til arkivdokumenta og endringslogg. Dette er altså data som vert eksportert frå produksjonssystemet, og samlebetegnelsen på dette er eit arkivuttrekk. I tillegg skal avleveringen innehalda dokumentasjon av sjølve arkivuttrekket. Denne dokumentasjonen vert utgjort av ei fil som heiter arkivuttrekk.xml, og dessutan av XML-skjema til alle XML-filene i uttrekket. Avgjerdene til riksarkivaren brukar begripen arkivversjon for ein samla leveranse som består både av arkivuttrekk og dokumentasjon." CC0-1.0 +Arkivdokumentene skal avleveres i gyldige arkivformater. Dette er formater som er fastsatt i § 5-17 i riksarkivarens forskrift. Arkivdokumenta skal avleverast i gyldige arkivformat. Dette er format som er sett fast i § 5-17 i riksarkivaren sin forskrift. CC0-1.0 +Resten av innholdet i arkivversjonen utgjøres av strukturert informasjon, og skal avleveres i XML-format. Resten av innhaldet i arkivversjonen vert utgjort av strukturert informasjon, og skal avleverast i XML-format. CC0-1.0 +"I tilegg til selve avleveringspakken skal det også separat overføres en fil kalt info.xml, som inneholder overordnet informasjon om deponeringen eller avleveringen, jf. § 5-31 i riksarkivarens forskrift." "I tilegg til sjølve avleveringspakken skal det òg separat overførast ei fil kalla info.xml, som inneheld overordna informasjon om deponeringen eller avleveringen, jf. § 5-31 i riksarkivaren sin forskrift." CC0-1.0 +ISO 14721 OAIS (Open Archival Information System) er en internasjonal standard for langtidslagring av digitale objekter. OAIS er ingen implementeringsmodell, men en referanse- og begrepsmodell. Standarden beskriver hvilke funksjoner som må finnes i et elektronisk arkiv, og hvordan en skal organisere informasjon som avleveres, langtidslagres og tilgjengeliggjøres for publikum. Sentralt i OAIS er at alle objekter som skal bevares, må utgjøre selvstendige og selvforklarende enheter. Disse enhetene kalles informasjonspakker (Information Packages). Et arkivuttrekk skal inngå i en hovedtype av slike pakker, nemlig en avleveringspakke eller SIP (Submission Information Package). OAIS definerer også andre typer pakker. For arkivering i depot beskrives en AIP (Archival Information Package) og for tilgjengeliggjøring defineres en DIP (Disseminatin Information Package). Merk altså at en arkivversjon slik dette begrepet brukes i Riksarkivarens bestemmelser, tilsvarer OAIS-standardens avleveringspakke (SIP). I resten av dette kapitlet vil derfor begrepet avleveringspakke bli brukt. ISO 14721 OAIS (Open Archival Information System) er ein internasjonal standard for langtidslagring av digitale objekt. OAIS er ingen implementeringsmodell, men ein referanse- og omgrepmodell. Standarden skildrar kva for funksjonar som må finnast i eit elektronisk arkiv, og korleis ein skal organisera informasjon som vert avlevert, langtidslagres og tilgjengeliggjøres for publikum. Sentralt i OAIS er at alle objekt som skal vernast, må utgjera sjølvstendige og selvforklarende einingar. Desse einingane vert kalla informasjonspakkar (Information Packages). Eit arkivuttrekk skal inngå i ein hovudtype av slike pakkar, nemleg ein avleveringspakke eller SIP (Submission Information Package). OAIS definerer òg andre typar pakkar. For arkivering i depot vert skildra ein AIP (Archival Information Package) og for tilgjengeliggjøring vert definert ein DIP (Disseminatin Information Package). Merk altså at ein arkivversjon slik detta omgrepet vert brukt i Avgjerdene til riksarkivaren, tilsvarer OAIS-standarden sin avleveringspakke (SIP). I resten av dette kapittelet vil difor begripe avleveringspakke brukast. CC0-1.0 +En avleveringspakke består av to hovedtyper informasjon, innholdsinformasjon (Content Information) og bevaringsbeskrivende informasjon (Preservation Description Information). Innholdsinformasjonen i en Noark 5 avleveringspakke er arkivdokumenter og journalrapporter. Det er dokumentene og journalene - og det budskapet innholdet i disse formidler - som er gjenstand for bevaring. Ein avleveringspakke består av to hovudtypar informasjon, innhaldsinformasjon (Content Information) og bevaringsbeskrivende informasjon (Preservation Description Information). Innhaldsinformasjonen i ein Noark 5 avleveringspakke er arkivdokument og journalrapportar. Det er dokumenta og journalane - og den bodskapen innhaldet i desse formidlar - som er gjenstand for bevaring. CC0-1.0 +Den bevaringsbeskrivende informasjonen utgjøres av de metadataene og loggene som er beskrevet i Noark 5. En viktig oppgave for den bevaringsbeskrivende informasjonen er å opprettholde integriteten og autentisiteten til selve innholdet. I tillegg trengs det også en del av den bevaringsbeskrivende informasjonen består av en tredje type informasjon, nemlig representasjonsinformasjon (Representation Information). Dette kalles også for tekniske metadata, og er nødvendig for at vi skal kunne tolke, forstå og bruke elektronisk informasjon. I en Noark 5 avleveringspakke tilhører XML-skjemaene denne typen. Den bevaringsbeskrivende informasjonen vert utgjort av dei metadataene og loggene som er skildra i Noark 5 . Ei viktig oppgåve for den bevaringsbeskrivende informasjonen er å oppretthalda integriteten og autentisiteten til sjølve innhaldet. I tillegg trungest det òg ein del av den bevaringsbeskrivende informasjonen består av ein tredje type informasjon, nemleg representasjonsinformasjon (Representation Information). Dette vert òg kalla for tekniske metadata, og er naudsynt for at vi skal kunna tolka, forstå og bruka elektronisk informasjon. I ein Noark 5 avleveringspakke tilhøyrer XML-skjemaa denne typen. CC0-1.0 +OAIS grupperer den bevaringsbeskrivende informasjonen - dvs. metadataene - i fem typer: OAIS grupperer den bevaringsbeskrivende informasjonen - dvs. metadataene - i fem typar: CC0-1.0 +Referanseinformasjon (Reference Information). Alle dokumenter i avleveringspakkenen må ha en entydig identifikasjon. Grupper av metadata (arkivenheter) må også kunne identifiseres entydig gjennom sin systemID. Referanseinformasjon (Reference Information). Alle dokument i avleveringspakkenen må ha ein eintydig identifikasjon. Grupper av metadata (arkiveiningar) må òg kunna identifiserast eintydig gjennom sin systemID. CC0-1.0 +Proveniensinformasjon (Provenance Information). Dokumentasjon av arkivdokumentenes opprinnelse, f.eks. hvem som er arkivskaper. Proveniensinformasjon (Provenance Information). Dokumentasjon av opphavet i arkivdokumenta, t.d. kven som er arkivskapar. CC0-1.0 +Kontekstinformasjon (Context Information). De fleste metadataene i avleveringspakkeen dokumenterer omgivelsene rundt arkivdokumentene. Dokumentene må knyttes til de aktiviteter og prosesser som har skapt dem. Det må informeres om når dokumentene ble skapt, hvem som skapte dem og hva de inneholder. Og ikke minst er det viktig å knytte dokumentene til andre dokumenter de hører sammen med, f.eks. hvilke dokumenter som inngår i en felles mappe eller hvilke dokumenter som har oppstått ved utførelsen av samme type aktivitet. Kontekstinformasjon (Context Information). Dei fleste metadataene i avleveringspakkeen dokumenterer omgivnadene rundt arkivdokumenta. Dokumenta må knytast til dei aktivitetane og prosessar som har skapt dem. Det må informerast om når dokumenta vart skapt, kven som skapte dem og kva dei inneheld. Og ikkje minst er det viktig å knyta dokumenta til andre dokument dei høyrer saman med, t.d. kva for dokument som inngår i ei felles mappe eller kva for dokument som har oppstått ved utførelsen av same type aktivitet. CC0-1.0 +Integritets- og autentisitetsbevarende informasjon (Fixity Information). Både dokumenter og filer med metadata må påføres en sjekksum som gir garanti for at integriteten og autentisiteten opprettholdes, dvs. at dokumentene er det de utgir seg for å være, og at innholdet i dokumenter og metadata ikke blir endret etter at de er overført til arkivdepotet. til Integritets- og autentisitetsbevarende informasjon (Fixity Information). Både dokument og filer med metadata må påførast ein sjekksum som gjev garanti for at integriteten og autentisiteten oppretthaldast, dvs. at dokumenta er det dei utgjev seg for å vera, og at innhaldet i dokument og metadata ikkje vert endra etter at dei er overført til arkivdepotet. CC0-1.0 +Tilgangsinformasjon (Access Rights Information). Enkelte dokumenter skal være unntatt offentlighet eller klausulert for innsyn av andre grunner, også etter at de er overført til depotet. Tilgjengeinformasjon (Access Rights Information). Enkelte dokument skal vera unntatt offentlighet eller klausulert for innsyn av andre grunnar, òg etter at dei er overført til depotet. CC0-1.0 +"Overordnede krav til arkivuttrekk" "Overordna krav til arkivuttrekk" CC0-1.0 +Overordnede krav til arkivuttrekk Overordna krav til arkivuttrekk CC0-1.0 +6.4.1 6.4 .1 CC0-1.0 +Det skal være mulig å produsere arkivuttrekk bestående av arkivdokumenter, journalrapporter, metadata, endringslogg og XML-skjemaer. Det skal vera mogleg å produsera arkivuttrekk beståande av arkivdokument, journalrapportar, metadata, endringslogg og XML-skjema. CC0-1.0 +6.4.2 6.4 .2 CC0-1.0 +Arkivuttrekket skal utgjøre en avleveringspakke (Submission Information Packages), slik dette er definert i ISO 14571 OAIS. Arkivuttrekket skal utgjera ein avleveringspakke (Submission Information Packages), slik dette er definert i ISO 14571 OAIS. CC0-1.0 +6.4.3 6.4 .3 CC0-1.0 +Formatet på metadata, endringslogg og journalrapporter i arkivuttrekket skal være XML (XML 1.0). Formatet på metadata, endringslogg og journalrapportar i arkivuttrekket skal vera XML (XML 1.0). CC0-1.0 +6.4.4 6.4 .4 CC0-1.0 +Tegnsettet til alle XML-filer skal være UTF-8. Teiknsettet til alle XML-filer skal vera UTF-8. CC0-1.0 +6.4.5 6.4 .5 CC0-1.0 +Metadataelementer som ikke har verdi, skal utelates fra arkivuttrekket. I uttrekket skal det med andre ord ikke forekomme tomme elementer med kun start- og slutt-tagg. Metadataelementer som ikkje har verdi, skal utelatast frå arkivuttrekket. I uttrekket skal det med andre ord ikkje finnast tomme element med berre start- og slutt-tagg. CC0-1.0 +6.4.6 6.4 .6 CC0-1.0 +Alfanumeriske verdier i arkivuttrekket skal representeres vha. XML Schema 1.0 -datatypen string. Alfanumeriske verdiar i arkivuttrekket skal representerast vha. XML Schema 1.0 -datatypen string. CC0-1.0 +6.4.7 6.4 .7 CC0-1.0 +Datoer uten klokkeslett i arkivuttrekket skal representeres vha. XML Schema 1.0 -datatypen date. Datoar utan klokkeslett i arkivuttrekket skal representerast vha. XML Schema 1.0 -datatypen date. CC0-1.0 +6.4.8 6.4 .8 CC0-1.0 +Datoer med klokkeslett i arkivuttrekket skal representeres vha. XML Schema 1.0 -datatypen dateTime. Datoar med klokkeslett i arkivuttrekket skal representerast vha. XML Schema 1.0 -datatypen dateTime. CC0-1.0 +6.4.9 6.4 .9 CC0-1.0 +Heltall i arkivuttrekket skal representeres vha. XML Schema 1.0-datatypen integer. Heiltal i arkivuttrekket skal representerast vha. XML Schema 1.0-datatypen integer. CC0-1.0 +6.4.10 6.4 .10 CC0-1.0 +Format på arkivdokumenter i arkivuttrekket skal være et av arkivformatene definert i § 5-17 i riksarkivarens forskrift. Format på arkivdokument i arkivuttrekket skal vera eit av arkivformata definert i § 5-17 i riksarkivaren sin forskrift. CC0-1.0 +6.4.11 6.4 .11 CC0-1.0 +Organiseringen av filene i arkivuttrekket skal følge riksarkivarens forskrift kapittel 5, så langt disse er relevante. Organiseringa av filene i arkivuttrekket skal følgja riksarkivaren sin forskrift kapittel 5, så langt desse er relevante. CC0-1.0 +Alle arkivuttrekk skal overføres til depot som del av en arkivversjon eller avleveringspakke. En avleveringspakke er en selvdokumenterende enhet, som inneholder arkivdokumenter, journalrapporter, metadata og endringslogg for en avgrenset tidsperiode. Dersom det kun er fysiske arkivdokumenter som skal avleveres, vil ikke avleveringspakken inneholde arkivdokumenter. Ved avlevering fra fagsystemer som ikke inneholder korrespondansedokumenter, vil ikke journalrapporter inngå i pakken. Alle arkivuttrekk skal overførast til depot som del av ein arkivversjon eller avleveringspakke. Ein avleveringspakke er ein selvdokumenterende eining, som inneheld arkivdokument, journalrapportar, metadata og endringslogg for ein avgrensa tidsperiode. Dersom det berre er fysiske arkivdokument som skal avleverast, vil ikkje avleveringspakken innehalda arkivdokument. Ved avlevering frå fagsystemer som ikkje inneheld korrespondansedokument, vil ikkje journalrapportar inngå i pakken. CC0-1.0 +En enkelt avlevering skal omfatte innholdet i en arkivperiode, og kan bestå av en eller flere avsluttede arkivdeler. (En periode bestående av både emneordnet og objektordnet arkivmateriale, vil typisk utgjøre to arkivdeler.) Det er bare mapper som er blitt avsluttet i løpet av perioden som skal avleveres, sammen med alle tilhørende registreringer og arkivdokumenter. Ein enkelt avlevering skal omfatta innhaldet i ein arkivperiode, og kan bestå av ein eller fleire avslutta arkivdelar. (Ein periode beståande av både emneordnet og objektordnet arkivmaterial, vil typisk utgjera to arkivdelar.) Det er berre mapper som er vorte avslutta i løpet av perioden som skal avleverast, saman med alle tilhøyrande registreringar og arkivdokument. CC0-1.0 +Innholdet i endringsloggen skal bare referere til metadata og arkivdokumenter i den pakken hvor loggen inngår. Journalrapportene skal dekke samme tidsrom som resten av innholdet i avleveringspakken. Innhaldet i endringsloggen skal berre referera til metadata og arkivdokument i den pakken der loggen inngår. Journalrapportane skal dekka same tidsrom som resten av innhaldet i avleveringspakken. CC0-1.0 +Fra enkelte fagsystemer kan det være aktuelt å produsere uttrekk basert på en startdato og en sluttdato, uten hensyn til om mappene er avsluttet eller hvilken arkivdel mappene tilhører. Aktuelt seleksjonskriterium kan da f.eks. være journaldato. Frå enkelte fagsystemer kan det vera aktuelt å produsera uttrekk basert på ein startdato og ein sluttdato, utan omsyn til om mappene er avslutta eller kva for ein arkivdel mappene tilhøyrer. Aktuelt seleksjonskriterium kan då t.d. vera journaldato. CC0-1.0 +"Det er ikke ønskelig at data ""vaskes"" før uttrekket produseres, f.eks. ved at brukere med administrasjonsrettigheter går direkte inn i databasen og gjør endringer. Det kan lett føre til at nødvendige data går tapt, og det kan også stilles spørsmål ved autentisiteten til slike uttrekk. Dersom det f.eks. finnes mapper eller registreringer som er merket med ""Utgår"" på grunn av feilregistrering skal de likevel være med i uttrekket. Dokumentfiler som er knyttet til registreringen som utgår skal ikke være med i arkivuttrekket." "Det er ikkje ønskeleg at data ""vert vaska"" før uttrekket vert produsert, t.d. ved at brukarar med administrasjonsrettar går direkte inn i databasen og gjer endringar. Det kan lett føra til at naudsynte data går tapt, og det kan òg stillast spørsmål ved autentisiteten til slike uttrekk. Dersom det t.d. finst mapper eller registreringar som er merkt med ""Kjem frå"" på grunn av feilregistrering skal dei likevel vera med i uttrekket. Dokumentfiler som er knytt til registreringa som kjem frå skal ikkje vera med i arkivuttrekket." CC0-1.0 +"Hele klassifikasjonsstrukturen skal tas med i uttrekket, også klasser som er ""ubrukte"" fordi ingen mapper er tilknyttet klassen (arkivkoden). Klassifikasjonssystemet gir nyttig informasjon om arkivskaperens funksjoner og aktiviteter (arbeidsområder), og tilfører således viktig kontekstinformasjon til pakken. Unntak kan gjøres dersom klassifikasjonssystemet er svært omfattende, f.eks. ved objektbasert klassifikasjon. Dersom det er brukt sekundær klassifikasjon, skal også det sekundære klassifikasjonssystemet inngå. Men klassene i dette systemet skal ikke inneholde noen mapper. Alle mapper skal ligge under sin primære klassifikasjon, men kan samtidig ha referanse til en eller flere sekundære klasser." "Heile klassifikasjonsstrukturen skal takast med i uttrekket, òg klasser som er ""ubrukte"" fordi ingen mapper er knytte til seg klassa (arkivkoden). Klassifikasjonssystemet gjev nyttig informasjon om funksjonane til arkivskaparen og aktivitetar (arbeidsområde), og tilfører såleis viktig kontekstinformasjon til pakken. Unntak kan gjerast dersom klassifikasjonssystemet er svært omfattande, t.d. ved objektbasert klassifikasjon. Dersom det er brukt sekundær klassifikasjon, skal òg det sekundære klassifikasjonssystemet inngå. Men klassene i dette systemet skal ikkje innehalda nokon mapper. Alle mapper skal liggja under sin primære klassifikasjon, men kan samstundes ha referanse til ein eller fleire sekundære klassar." CC0-1.0 +"Krav til innholdet i en avleveringspakke" "Krav til innhaldet i ein avleveringspakke" CC0-1.0 +Krav til innholdet i en avleveringspakke Krav til innhaldet i ein avleveringspakke CC0-1.0 +6.4.12 6.4 .12 CC0-1.0 +Et arkivuttrekk skal omfatte en avsluttet arkivperiode, og bestå av innholdet i en eller flere avsluttede arkivdeler. Eit arkivuttrekk skal omfatta ein avslutta arkivperiode, og bestå av innhaldet i ein eller fleire avslutta arkivdelar. CC0-1.0 +6.4.13 6.4 .13 CC0-1.0 +Hele klassifikasjonsstrukturen, dvs. alle klasser i et klassifikasjonssystem, skal inngå i hver enkelt avleveringspakke. Sekundære klassifikasjonssystemer kan også være med, men klassene her skal ikke inneholde mapper. Heile klassifikasjonsstrukturen, dvs. alle klassar i eit klassifikasjonssystem, skal inngå i kvar enkelt avleveringspakke. Sekundære klassifikasjonssystem kan òg vera med, men klassene her skal ikkje innehalda mapper. CC0-1.0 +6.4.14 6.4 .14 CC0-1.0 +Det bør være mulig å produsere et arkivuttrekk på grunnlag av en startdato og en sluttdato, uavhengig av tilhørighet til arkivdel og om mappene er avsluttet eller ikke. Det bør vera mogleg å produsera eit arkivuttrekk på grunnlag av ein startdato og ein sluttdato, uavhengig av tilhørighet til arkivdel og om mappene er avslutta eller ikkje. CC0-1.0 +Kravet gjelder særlig ved migrering. Kravet gjeld særleg ved migrering. CC0-1.0 +6.4.15 6.4 .15 CC0-1.0 +"Filene i en avleveringspakke skal ligge under en felles overordnet filkatalog kalt avleveringspakke." "Filene i ein avleveringspakke skal liggja under ein felles overordna filkatalog kalla avleveringspakke." CC0-1.0 +Avleveringspakken skal inneholde følgende filer: Avleveringspakken skal innehalda følgjande filer: CC0-1.0 +"arkivuttrekk.xml (dokumentasjon av innholdet i arkivuttrekket)" "arkivuttrekk.xml (dokumentasjon av innhaldet i arkivuttrekket)" CC0-1.0 +"arkivstruktur.xml (metadata om dokumentene)" "arkivstruktur.xml (metadata om dokumenta)" CC0-1.0 +"endringslogg.xml (logging av endrede metadata)" "endringslogg.xml (logging av endra metadata)" CC0-1.0 +Dersom avleveringspakken inneholder arkivuttrekk med journalføringspliktig informasjon, skal den i tillegg inneholde følgende filer: Dersom avleveringspakken inneheld arkivuttrekk med journalføringspliktig informasjon, skal den i tillegg innehalda følgjande filer: CC0-1.0 +XML-skjemaene til alle XML-filer i avleveringspakken skal også være inkludert. For virksomhetsspesifikke metadata skal det medfølge egne XML-skjemaer. XML-skjemaa til alle XML-filer i avleveringspakken skal òg inkluderast. For virksomhetsspesifikke metadata skal det medfølge eigna XML-skjema. CC0-1.0 +"Dokumentene skal ligge i en underkatalog kalt DOKUMENT. Denne katalogen kan struktureres i nye underkataloger etter fritt valg." "Dokumenta skal liggja i ein underkatalog kalla DOKUMENT. Denne katalogen kan strukturerast i nye underkatalogar etter fritt val. Dokumentfilene endelse skal angje arkivformat: pdf, tif, txt osb." CC0-1.0 +XML-skjemaer XML-skjema CC0-1.0 +"XML Schema 1.0 er en W3C standard (http://www.w3.org/)." "XML Schema 1.0 er ein W3C standard (http://www.w3.org/)." CC0-1.0 +"Hver XML-fil som inngår i arkivuttrekket, skal ha medfølgende skjema som definerer struktur og innhold. Disse skjemaene skal følge XML skjema-standarden XML Schema 1.0 og benytte tegnsettet UTF-8." "Kvar XML-fil som inngår i arkivuttrekket, skal ha medfølgende skjema som definerer struktur og innhald. Desse skjemaa skal følgja XML skjema-standarden XML Schema 1.0 og nytta teiknsettet UTF-8." CC0-1.0 +For de XML-filene som er en obligatorisk del av arkivuttrekket, vil de nødvendige XML-skjemaene følge som vedlegg til Noark 5-standarden. Det er disse skjemaene som skal benyttes i avleveringspakken og de vil være tilgjengelige fra Arkivverkets hjemmesider for nedlasting. Varianter av de offisielle XML-skjemaene skal ikke forekomme som en del av pakken. For dei XML-filene som er ein obligatorisk del av arkivuttrekket, vil dei naudsynte XML-skjemaa følgje som vedlegg til Noark 5-standarden. Det er dissa skjemaa som skal nyttast i avleveringspakken og dei vil vera tilgjengelege frå Heimesidene til arkivverket for nedlasting. Variantar av dei offisielle XML-skjemaa skal ikkje finnast som ein del av pakken. CC0-1.0 +Tabellen under angir hvilke XML-filer som hører sammen med hvilke XML-skjemaer. Tabellen under angjev kva for XML-filar som høyrer saman med kva for XML-skjema. CC0-1.0 +"Xml-filer og tilhørende xml-skjemaer" "Xml-filer og tilhøyrande xml-skjema" CC0-1.0 +"I tabellen angir skjemanavnet hvilket skjema som er hovedskjemaet til den enkelte XML-fil. Metadatakatalog-skjemaet metadatakatalog.xsd forekommer flere ganger i tabellen. Årsaken er at skjemaet inngår i hovedskjemaet til flere XML-filer." "I tabellen angjev skjemanamnet kva for eit skjema som er hovudskjemaet til den enkelte XML-fil. Metadatakatalog-skjemaet metadatakatalog.xsd finst fleire gonger i tabellen. Årsaka er at skjemaet inngår i hovudskjemaet til fleire XML-filar." CC0-1.0 +Merk at navnene slik de er brukt i tabellen, er obligatoriske, også når det gjelder bruken av små bokstaver. Merk at namna slik dei er brukt i tabellen, er obligatoriske, òg når det gjeld nytta av små bokstavar. CC0-1.0 +"Krav til XML-skjemaene" "Krav til XML-skjemaa" CC0-1.0 +Krav til XML-skjemaene Krav til XML-skjemaa CC0-1.0 +6.4.16 6.4 .16 CC0-1.0 +Alle XML-filer som inngår i en avleveringspakke, skal være definert vha. medfølgende XML-skjema. Alle XML-filar som inngår i ein avleveringspakke, skal definerast vha. medfølgende XML-skjema. CC0-1.0 +6.4.17 6.4 .17 CC0-1.0 +XML-skjemaene skal følge XML skjema-standarden XML Schema 1.0 XML-skjemaa skal følgja XML skjema-standarden XML Schema 1.0 CC0-1.0 +6.4.18 6.4 .18 CC0-1.0 +For arkivuttrekk.xml, arkivstruktur.xml, endringslogg.xml, loependeJournal.xml og offentligJournal.xml skal kun de tilhørende skjemaene som er tilgjengelige fra Arkivverket, benyttes i avleveringspakken. Varianter av skjemaene skal ikke benyttes. For arkivuttrekk.xml, arkivstruktur.xml, endringslogg.xml, loependeJournal.xml og offentligJournal.xml skal berre dei tilhøyrande skjemaa som er tilgjengelege frå Arkivverket, vert nytta i avleveringspakken. Variantar av skjemaa skal ikkje nyttast. CC0-1.0 +6.4.19 6.4 .19 CC0-1.0 +Navngivingen i skjemaene slik det er vist i tabellen over XML-filer og tilhørende skjemaer, er obligatorisk. Navngivingen i skjemaa slik det er vist i tabellen over XML-filer og tilhøyrande skjema, er obligatorisk. CC0-1.0 +Dokumentasjon av innholdet i avleveringspakken: arkivuttrekk.xml Dokumentasjon av innhaldet i avleveringspakken: arkivuttrekk.xml CC0-1.0 +Per 1. mars 2011 er det versjon 8.2 av ADDML som er gjeldende. Per 1. mars 2011 er den versjonen 8.2 av ADDML som er gjeldande. CC0-1.0 +"Et arkivuttrekk skal inneholde en fil med navn arkivuttrekk.xml som beskriver arkivuttrekket og filene i det. Filen arkivuttrekk.xml følger Riksarkivarens standard for beskrivelse av arkivuttrekk - Archival Data Description Markup Language (ADDML), og er det som i ADDML-terminologi kalles en datasettbeskrivelse." "Eit arkivuttrekk skal innehalda ei fil med namn arkivuttrekk.xml som skildrar arkivuttrekket og filene i det. Fila arkivuttrekk.xml følgjer Standarden til riksarkivaren for skildring av arkivuttrekk - Archival Data Description Markup Language (ADDML), og er det som i ADDML-terminologi vert kalla ei datasettskildring." CC0-1.0 +ADDML finnes som et XML-skjema (addml.xsd) hvor alle elementer har engelske navn. Bruken av engelske navn har blitt valgt for å gjøre det mulig for andre enn norske arkivdepoter å ta i bruk standarden. ADDML finst som eit XML-skjema (addml.xsd) der alle element har engelske namn. Bruken av engelske namn har vorte vald for å gjera det mogleg for andre enn norske arkivdepot å ta i bruk standarden. CC0-1.0 +I noen deler av ADDML er det mulig å definere tilleggselementer. Slik kan bruken av standarden til en viss grad tilpasses behovet til de som velger å bruke ADDML. Riksarkivaren har definert noen slike tilleggselementer som sammen med de faste elementene og regler for bruk, utgjør Riksarkivarens ADDML-krav til beskrivelse av arkivuttrekk generelt. Disse tilleggselementene har også engelske navn. I nokon delar av ADDML er det mogleg å definera tilleggselement. Slik kan nytta av standarden til ein viss grad verta behovet tilpassa til dei som vel å bruka ADDML. Riksarkivaren har definert nokon slike tilleggselement som saman med dei faste elementa og regler for bruk, utgjer Riksarkivaren sin ADDML-krav til skildring av arkivuttrekk generelt. Desse tilleggselementa har òg engelske namn. CC0-1.0 +Siden 2009 har Arkivverket hatt en samarbeidsavtale med Riksarkivet i Sverige om forvaltningen av ADDML. En av hovedårsakene til at engelske navn er valgt for de nevnte tilleggselementene, er at samarbeidsavtalen med det svenske Riksarkivet åpner for at tilleggselementer kan bli faste elementer i fremtidige revisjoner av ADDML, hvis partene i avtalen blir enige om det. Sidan 2009 har Arkivverket hatt ei samarbeidsavtale med Riksarkivet i Sverige om forvaltinga av ADDML. Ein av hovudårsakene til at engelske namn er valt for dei nemnde tilleggselementa, er at samarbeidsavtala med det svenske Riksarkivet opnar for at tilleggselement kan verta faste element i framtidige revisjonar av ADDML, viss partane i avtala vert samde om det. CC0-1.0 +For arkivuttrekk fra Noark 5-løsninger er det laget en mal for arkivuttrekk.xml. Noen av elementene i Noark 5-malen er generelle arkivuttrekkselementer, mens noen er spesielle for Noark 5-uttrekk. De spesielle elementene er gitt norske navn for å passe sammen med begreper i selve Noark 5-standarden. Arkivuttrekk fra Noark 5-løsninger skal følge Riksarkivarens Noark 5-mal. For arkivuttrekk frå Noark 5-løysingar er det laget ein mal for arkivuttrekk.xml. Nokon av elementa i Noark 5-malen er generelle arkivuttrekkselement, medan nokon er spesielle for Noark 5-uttrekk. Dei spesielle elementa er gjeve norske namn for å passa saman med omgrep i sjølve Noark 5-standarden. Arkivuttrekk frå Noark 5-løysingar skal følgja Riksarkivaren sin Noark 5-mal. CC0-1.0 +Datasettbeskrivelsen arkivuttrekk.xml skal inneholde følgende informasjon om et Noark 5-uttrekk: Datasettskildringa arkivuttrekk.xml skal innehalda følgjande informasjon om eit Noark 5-uttrekk: CC0-1.0 +"Arkivskapernavn" "Arkivskaparnamn" CC0-1.0 +Kan være flere enn én Kan vera fleire enn éin CC0-1.0 +"Navn på systemet/løsningen" "Namn på systemet/løysinga" CC0-1.0 +"Navn på arkivet" "Namn på arkivet" CC0-1.0 +"Hvilken type periodisering som er utført i forrige periode og denne periode" "Kva for ein type periodisering som er utført i førre periode og denne perioden" CC0-1.0 +Den som er ansvarlig for å produsere arkivuttrekket, skal angi hva slags type periodisering som ble foretatt før det ble produsert - enten skarpt periodeskille eller mykt skille (med bruk av overlappingsperiode). Dette har betydning for innholdet i uttrekket. En eventuell foregående periodisering skal også dokumenteres. Den som er ansvarleg for å produsera arkivuttrekket, skal angje kva slags type periodisering som vart gjort før det vart produsert - anten skarpt periodeskilje eller mjukt skilje (med bruk av overlappingsperiode). Dette har tyding for innhaldet i uttrekket. Ein eventuell føregåande periodisering skal òg dokumenterast. CC0-1.0 +"Opplysning om det finnes skjermet informasjon i uttrekket" "Opplysning om den skjerma informasjonen til den finne i uttrekket" CC0-1.0 +Det skal angis om det finnes skjermet informasjon i uttrekket. Dersom det er tilfelle, må alle nødvendige metadata for skjerming følge med. Det skal angjevast om den skjerma informasjonen til den finne i uttrekket. Dersom det er tilfelle, må alle naudsynte metadata for skjerming følgja med. CC0-1.0 +"Opplysning om uttrekket omfatter dokumenter som er kassert" "Opplysning om uttrekket omfattar dokument som er kassert" CC0-1.0 +Det skal angis om det er foretatt kassasjon av dokumenter. Dersom kassasjonen er utført før uttrekket produseres, vil arkivdokumentene ikke være med. Men dreier det seg om kassasjon i et sakarkiv, skal metadata for de kasserte dokumentene likevel inngå i uttrekket. Det skal angjevast om det er gjort kassasjon av dokument. Dersom kassasjonen er utførd før uttrekket produserast, vil arkivdokumenta ikkje vera med. Men dreier det seg om kassasjon i eit sakarkiv, skal metadata for dei kasserte dokumenta likevel inngå i uttrekket. CC0-1.0 +"Opplysning om uttrekket inneholder dokumenter som skal kasseres på et senere tidspunkt" "Opplysning om uttrekket inneheld dokument som skal kasserast på eit seinare tidspunkt" CC0-1.0 +Det skal anmerkes om det finnes dokumenter i uttrekket som skal kasseres på et senere tidspunkt. I slike tilfeller kan det tenkes at arkivdepotet selv utfører kassasjonen, men det kan også være aktuelt med et nytt uttrekk når kassasjon er utført hos arkivskaper. Det skal noterast om det finst dokument i uttrekket som skal kasserast på eit seinare tidspunkt. I slike tilfelle kan det tenkjast at arkivdepotet sjølv utfører kassasjonen, men det kan òg vera aktuelt med eit nytt uttrekk når kassasjon er utførd hos arkivskapar. CC0-1.0 +"Opplysning om det finnes virksomhetsspesifikke metadata i arkivstruktur.xml" "Opplysning om det finst virksomhetsspesifikke metadata i arkivstruktur.xml" CC0-1.0 +"Antall mapper i arkivstruktur.xml" "Mengd mapper i arkivstruktur.xml" CC0-1.0 +"Antall registreringer i arkivstruktur.xml, loependeJournal.xml og offentligJournal.xml" "Mengd registreringar i arkivstruktur.xml, loependeJournal.xml og offentligJournal.xml" CC0-1.0 +"Antall dokumentfiler i uttrekket" "Mengd dokumentfiler i uttrekket" CC0-1.0 +"Sjekksummer for alle XML-filer og XML-skjemaer i arkivuttrekket" "Sjekksummer for alle XML-filer og XML-skjema i arkivuttrekket" CC0-1.0 +Unntatt er arkivuttrekk.xml og addml.xsd Sett bort frå er arkivuttrekk.xml og addml.xsd CC0-1.0 +"Krav til opplysninger om avleveringen" "Krav til opplysningar om avleveringen" CC0-1.0 +Krav til opplysninger om avleveringen Krav til opplysningar om avleveringen CC0-1.0 +6.4.20 6.4 .20 CC0-1.0 +Filene arkivuttrekk.xml og addml.xsd skal være med som en del av arkivuttrekket. Filene arkivuttrekk.xml og addml.xsd skal vera med som ein del av arkivuttrekket. CC0-1.0 +6.4.21 6.4 .21 CC0-1.0 +I arkivuttrekk fra Noark 5-løsninger skal struktur og innhold i arkivuttrekk.xml være i henhold til Riksarkivarens Noark 5-mal for arkivuttrekk.xml. I arkivuttrekk frå Noark 5-løysingar skal struktur og innhald i arkivuttrekk.xml vera i samsvar med Riksarkivaren sin Noark 5-mal for arkivuttrekk.xml. CC0-1.0 +6.4.22 6.4 .22 CC0-1.0 +Følgende typer informasjon skal med i arkivuttrekk.xml: Følgjande typar informasjon skal med i arkivuttrekk.xml: CC0-1.0 +Arkivskapernavn. Arkivskaparnamn. CC0-1.0 +Navn på systemet/løsningen. Namn på systemet/løysinga. CC0-1.0 +Navn på arkivet. Namn på arkivet. CC0-1.0 +Hvilken type periodisering som er utført i forrige periode og denne periode. Kva for ein type periodisering som er utført i førre periode og denne perioden. CC0-1.0 +Opplysning om det finnes skjermet informasjon i uttrekket. Opplysning om den skjerma informasjonen til den finne i uttrekket. CC0-1.0 +Opplysning om uttrekket omfatter dokumenter som er kassert. Opplysning om uttrekket omfattar dokument som er kassert. CC0-1.0 +Opplysning om uttrekket inneholder dokumenter som skal kasseres på et senere tidspunkt. Opplysning om uttrekket inneheld dokument som skal kasserast på eit seinare tidspunkt. CC0-1.0 +Opplysning om det finnes virksomhetsspesifikke metadata i arkivstruktur.xml. Opplysning om det finst virksomhetsspesifikke metadata i arkivstruktur.xml. CC0-1.0 +Antall mapper i arkivstruktur.xml. Mengd mapper i arkivstruktur.xml. CC0-1.0 +Antall registreringer i arkivstruktur.xml, loependeJournal.xml og offentligJournal.xml. Mengd registreringar i arkivstruktur.xml, loependeJournal.xml og offentligJournal.xml. CC0-1.0 +Antall dokumentfiler i uttrekket. Mengd dokumentfiler i uttrekket. CC0-1.0 +Sjekksummer for alle XML-filer og XML-skjemaer i arkivuttrekket, unnttatt arkivuttrekk.xml og addml.xsd. Sjekksummer for alle XML-filer og XML-skjema i arkivuttrekket, unnttatt arkivuttrekk.xml og addml.xsd. CC0-1.0 +6.4.23 6.4 .23 CC0-1.0 +For uttrekk hvor arkivstruktur.xml inneholder virksomhetsspesifikke metadata, skal informasjon om de XML-skjemaene som definerer disse være med i arkivuttrekk.xml. Denne informasjonen skal være i strukturen under dataobjektet arkivstruktur på samme måte som de øvrige skjemaene til arkivstruktur. For uttrekk kor arkivstruktur.xml inneheld virksomhetsspesifikke metadata, skal informasjon om dei XML-skjemaa som definerer desse vera med i arkivuttrekk.xml. Denne informasjonen skal vera i strukturen under dataobjektet arkivstruktur på same måte som dei øvrige skjemaa til arkivstruktur. CC0-1.0 +I Riksarkivarens Noark 5-mal for arkivuttrekk.xml er strukturen i beskrivelsen av et Noark 5-uttrekk opprettet på forhånd. Selve malen og XML-skjemaet for ADDML (addml.xsd) er tilgjengelige på Arkivverkets nettsider. I Riksarkivaren sin Noark 5-mal for arkivuttrekk.xml er strukturen i skildringa av eit Noark 5-uttrekk oppretta på førehand. Sjølve malen og XML-skjemaet for ADDML (addml.xsd) er tilgjengelege på Nettsidene til arkivverket. CC0-1.0 +De stedene hvor Noark 5-løsningen må angi verdier, er angitt ved hjelp av hakeparenteser. Et eksempel på dette er ved angivelse av arkivuttrekkets periode: Dei stadane kor Noark 5-løysinga må angje verdiar, er angjeve ved hjelp av hakeparentesar. Eit døme på dette er ved angivelse av perioden til arkivuttrekket: CC0-1.0 +Her brukes et tilleggselement – archivalPeriod – til å omkapsle informasjonen om start- og sluttdatoen til uttrekket. Start- og sluttdatoen angis som egenskaper ved perioden, henholdsvis startDate og endDate. Det er løsningens oppgave å bytte ut [ÅÅÅÅ-MM-DD] med aktuell dato. Merk at parentesene ikke skal med i den faktiske verdien. Her vert brukt eit tilleggselement – archivalPeriod – til å omkapsle informasjonen om start- og sluttdatoen til uttrekket. Start- og sluttdatoen vert angjeve som eigenskapar ved perioden, høvesvis startDate og endDate. Det er oppgåva til løysinga å byta ut [ÅÅÅÅ-MM-DD] med aktuell dato. Merk at parentesane ikkje skal med i den faktiske verdien. CC0-1.0 +Strukturen i malen er i hovedsak todelt – den første delen inneholder overordnet informasjon om uttrekket som passer inn i den generelle delen av datasettbeskrivelsen. Den andre delen beskriver det som er Noark 5-spesifikt. Eksemplet over er tatt fra den generelle delen - reference. Strukturen i malen er i hovudsak tvidelt – den første delen inneheld overordna informasjon om uttrekket som passar inn i den generelle delen av datasettskildringa. Den andre delen skildrar det som er Noark 5-spesifikt. Dømet over er teke frå den generelle delen - reference. CC0-1.0 +Det Noark 5-spesifikke er organisert i en struktur av dataobjekter (dataObjects/dataObject) med tilhørende egenskaper (properties/property). Den første delen i denne dataobjektstrukturen inneholder overordnet informasjon om uttrekk som ikke ble registrert i den generelle delen. Den andre delen inneholder informasjon om de filene som arkivuttrekket består av. Eksempler på typer informasjon som er med om den enkelte fil, er sjekksummer og kvantitative opplysninger. Det Noark 5-spesifikke er organisert i ein struktur av dataobjekt (dataObjects/dataObject) med tilhøyrande eigenskapar (properties/property). Den første delen i denne dataobjektstrukturen inneheld overordna informasjon om uttrekk som ikkje vart registrert i den generelle delen. Den andre delen inneheld informasjon om dei filene som arkivuttrekket består av. Døme på typar informasjon som er med om den enkelte fila, er sjekksummer og kvantitative opplysningar. CC0-1.0 +Tabellen under viser påkrevde elementer i arkivuttrekk.xml og og hvilket navn de er gitt i malen. Tabellen under viser påkravde element i arkivuttrekk.xml og og kva for eit namn dei er gjeve i malen. CC0-1.0 +"Påkrevde elementer i arkivuttrekk.xml" "Påkravde element i arkivuttrekk.xml" CC0-1.0 +"Navn i listen over påkrevde typer informasjon" "Namn i lista over påkravde typar informasjon" CC0-1.0 +"Navn i arkivstruktur.xml" "Namn i arkivstruktur.xml" CC0-1.0 +Arkivskapernavn Arkivskaparnamn CC0-1.0 +Kan forekomme flere ganger. Kan finnast fleire gonger. CC0-1.0 +Navn på systemet/løsningen Namn på systemet/løysinga CC0-1.0 +Navn på arkivet Namn på arkivet CC0-1.0 +Periodisering – forrige periode Periodisering – førre periode CC0-1.0 +Periodisering – denne periode Periodisering – denne perioden CC0-1.0 +Opplysning om det finnes skjermet informasjon i uttrekket Opplysning om den skjerma informasjonen til den finne i uttrekket CC0-1.0 +Opplysning om uttrekket omfatter dokumenter som er kassert Opplysning om uttrekket omfattar dokument som er kassert CC0-1.0 +Opplysning om uttrekket inneholder dokumenter som skal kasseres på et senere tidspunkt Opplysning om uttrekket inneheld dokument som skal kasserast på eit seinare tidspunkt CC0-1.0 +Opplysning om det finnes virksomhetsspesifikke metadata i arkivstruktur.xml Opplysning om det finst virksomhetsspesifikke metadata i arkivstruktur.xml CC0-1.0 +Antall mapper i arkivstruktur.xml Mengd mapper i arkivstruktur.xml CC0-1.0 +Antall registreringer i arkivstruktur.xml, loependeJournal.xml og offentligJournal.xml Mengd registreringar i arkivstruktur.xml, loependeJournal.xml og offentligJournal.xml CC0-1.0 +Antall dokumentfiler i uttrekket Mengd dokumentfiler i uttrekket CC0-1.0 +Sjekksummer for alle XML-filer og XML-skjemaer i arkivuttrekket Sjekksummer for alle XML-filer og XML-skjema i arkivuttrekket CC0-1.0 +I Noark 5-del – dataObject – file for alle filer i uttrekket, men kun i første forekomst av metadatakatalog.xsd i beskrivelsen I Noark 5-del – dataObject – fila for alle filer i uttrekket, men berre i første førekomst av metadatakatalog.xsd i skildringa CC0-1.0 +Metadata om arkivdokumentene: arkivstruktur.xml Metadata om arkivdokumenta: arkivstruktur.xml CC0-1.0 +"Metadata om de arkivdokumentene som inngår i avleveringspakken, skal ligge samlet i én fil kalt arkivstruktur.xml. Metadata for alle arkivenheter, og for de objektene som kan inngå i disse arkivenhetene, skal nøstes inn i hverandre slik at de utgjør en samlet hierarkisk struktur. Alle metadataelementer som er merket med ""A"" i kolonnen ""Avl."" skal tas med i uttrekket dersom de er tilordnet verdier i løsningen. Tomme elementer skal altså ikke være med. Vedlegg 2 ""Metadata gruppert på objekter"" gir en samlet oversikt over alle definerte metadata i Noark 5." "Metadata om dei arkivdokumenta som inngår i avleveringspakken, skal liggja samla i éi fil kalla arkivstruktur.xml. Metadata for alle arkiveiningar, og for dei objekta som kan inngå i desse arkiveiningane, skal nøstast inn i kvarandre slik at dei utgjer ein samla hierarkisk struktur. Alle metadataelementer som er merkt med ""A"" i kolonnen ""Avl."" skal takast med i uttrekket dersom dei er tilordna verdiar i løysinga. Tomme element skal altså ikkje vera med. Vedlegg 2 ""Metadata gruppert på objekt"" gjev eit samla oversyn over alle definerte metadata i Noark 5." CC0-1.0 +I denne hierarkiske strukturen vil ikke alle grenene gå ned til laveste nivå. Det vil finnes klasser som ikke inneholder mapper, det vil finnes mapper uten registreringer (f.eks. dersom mappen utgår fordi alle registreringer er flyttet over til en annen mappe), det vil finnes registreringer uten dokumentbeskrivelse (når arkivdokumentet er fysisk) og det vil finnes dokumentbeskrivelser uten dokumentobjekt (når dokumentet er kassert). I denne hierarkiske strukturen vil ikkje alle grena gå ned til lågaste nivå. Det vil finnast klasser som ikkje inneheld mapper, det vil finnast mapper utan registreringar (t.d. dersom mappa kjem frå fordi alle registreringar er flytt over til ein anna mappe), det vil finnast registreringar utan dokumentskildring (når arkivdokumentet er fysisk) og det vil finnast dokumentskildringar utan dokumentobjekt (når dokumentet er kassert). CC0-1.0 +Dersom arkivdokumenter i et sakarkiv er kassert, skal metadata for disse dokumentene likevel være med. Dette gjelder alle metadata ned til dokumentbeskrivelse, men ikke dokumentobjekter. På dokumentbeskrivelsen skal det logges at kassasjon er utført (M630 kassertDato og M631 kassertAv). Dersom arkivdokument i eit sakarkiv er kassert, skal metadata for desse dokumenta likevel vera med. Dette gjeld alle metadata ned til dokumentskildring, men ikkje dokumentobjekt. På dokumentskildringa skal det loggast at kassasjon er utførd (M630 kassertDato og M631 kassertAv). CC0-1.0 +6.4.24 6.4 .24 CC0-1.0 +En avleveringspakke skal inneholde en fil med metadata for arkivdokumentene som inngår i pakken. Alle metadataelementene skal være nøstet inn i en sammenhengende, hierarkisk struktur. Ein avleveringspakke skal innehalda ei fil med metadata for arkivdokumenta som inngår i pakken. Alle metadataelementene skal nøstast inn i ein samanhengande, hierarkisk struktur. CC0-1.0 +6.4.25 6.4 .25 CC0-1.0 +"Alle metadataelementer som er merket med ""A"" i kolonnen ""Avl."" i vedlegget ""Metadata gruppert på objekter"" skal være med i arkivuttrekket, såfremt de er tilordnet verdier." "Alle metadataelementer som er merkt med ""A"" i kolonnen ""Avl."" i vedlegget ""Metadata gruppert på objekt"" skal vera med i arkivuttrekket, såfremt dei er tilordna verdiar." CC0-1.0 +6.4.26 6.4 .26 CC0-1.0 +Alle forekomster av arkivenheter i arkivstrukturen skal være identifisert med en entydig identifikasjon. Denne identifikasjonen skal være entydig for alle arkivuttrekk som produseres av en arkivskaper. Alle førekomstar av arkiveiningar i arkivstrukturen skal identifiserast med ein eintydig identifikasjon. Denne identifikasjonen skal vera eintydig for alle arkivuttrekk som vert produsert av ein arkivskapar. CC0-1.0 +6.4.27 6.4 .27 CC0-1.0 +Metadata for arkivdokumenter som er kassert før arkivuttrekket produseres, skal være med i uttrekket. Disse metadataene skal omfatte alle arkivenheter ned til dokumentbeskrivelse, og her skal det også ligge logginformasjon om kassasjonen. Metadata for arkivdokument som er kassert før arkivuttrekket produserast, skal vera med i uttrekket. Disse metadataene skal omfatta alle arkiveiningar ned til dokumentskildring, og her skal det òg liggja logginformasjon om kassasjonen. CC0-1.0 +Logging av endringer i metadata: endringslogg.xml Logging av endringar i metadata: endringslogg.xml CC0-1.0 +En del logginformasjon er obligatorisk, og skal derfor følge med ved deponering/avlevering. Det er opp til hvert enkelt organ å avgjøre hvor omfattende logging det er behov for utover det som er obligatorisk. Obligatoriske logginger er kravsatt i egne krav. Det skilles mellom to hovedtyper logging, nemlig logging av hendelser og logging av endringer. Ein del logginformasjon er obligatorisk, og skal difor følgja med ved deponering/avlevering. Det er opp til kvart enkelt organ å avgjera kor omfattande logging det er behov fór utover det som er obligatorisk. Obligatoriske logginger er kravsatt i eigne krav. Det skilst mellom to hovudtypar logging, nemleg logging av hendingar og logging av endringar. CC0-1.0 +Nedenfor følger en oversikt over de vanligste hendelsene som skal logges, og hvilken arkivenhet loggingen omfatter: Nedanfor følgje eit oversyn over dei vanlegaste hendingane som skal loggast, og kva for ei arkiveining loggingen omfattar: CC0-1.0 +Opprettelse av arkivenheter (arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse, dokumentobjekt) Skiping av arkiveiningar (arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse, mappe, registrering, dokumentskildring, dokumentobjekt) CC0-1.0 +Avslutning av arkivenheter (arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse og mappe) Avslutning av arkiveiningar (arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse og mappe) CC0-1.0 +Arkivering av et dokument (registrering) Arkivering av eit dokument (registrering) CC0-1.0 +Avskrivning av et dokument (journalpost) Avskrivning av eit dokument (journalpost) CC0-1.0 +Påføring av merknader (mappe, registrering, dokumentbeskrivelse) Påføring av merknader (mappe, registrering, dokumentskildring) CC0-1.0 +Verifisering av elektronisk signatur (journalpost, dokumentbeskrivelse, dokumentobjekt) Verifisering av elektronisk signatur (journalpost, dokumentskildring, dokumentobjekt) CC0-1.0 +Kassasjon av et dokument (dokumentbeskrivelse) Kassasjon av eit dokument (dokumentskildring) CC0-1.0 +Sletting av uaktuelle versjoner (dokumentbeskrivelse) Sletting av uaktuelle versjonar (dokumentskildring) CC0-1.0 +"De obligatoriske hendelsene som skal logges, er definert som egne metadataelementer (fra M600 til M659), og inngår derfor i filen arkivstruktur.xml sammen med øvrige metadata." "Dei obligatoriske hendingane som skal loggast, er definert som eigne metadataelementer (frå M600 til M659), og inngår difor i fila arkivstruktur.xml saman med øvrige metadata." CC0-1.0 +Det er ikke meningen at alle loggede endringer av metadataverdier skal avleveres. Det er bare i de tilfeller at endringen har viktig kontekstuell betydning, at slik logginformasjon skal være med. Slike endringer kan ha innvirkning på dokumentenes autentisitet, og det er derfor avgjørende at de blir avlevert sammen med andre metadata om dokumentene. De kan også synliggjøre endringer i saksbehandlingsprosesser, og vil ikke minst kunne ha verdi i forhold til framtidig tilgjengeliggjøring. Eksempler på slike endringer er: Det er ikkje meininga at alle logga endringar av metadataverdier skal avleverast. Det er berre i dei tilfella at endringa har viktig kontekstuell tyding, at slik logginformasjon skal vera med. Slike endringar kan ha innverknad på dokumenta seg autentisitet, og det er difor avgjerande at dei vert avlevert saman med andre metadata om dokumenta. Dei kan òg synleggjera endringar i saksarbeidsprosessar, og vil ikkje minst kunna ha verdi i tilhøve til framtidig tilgjengeliggjøring. Døme på slike endringar er: CC0-1.0 +Omklassifikasjon av en mappe Omklassifikasjon av ei mappe CC0-1.0 +Flytting av en registrering fra en mappe til en annen mappe Flytting av ei registrering frå ei mappe til ein anna mappe CC0-1.0 +Endring av saksbehandler Endring av saksarbeidar CC0-1.0 +Reversering av statusverdier Reversering av statusverdiar CC0-1.0 +Endringer av metadata etter at et dokument er arkivert Endringar av metadata etter at eit dokument er arkivert CC0-1.0 +"Metadata om endringer skal ikke grupperes inn i de tilhørende arkivenhetene, men avleveres som en egen fil kalt endringslogg.xml. Følgende informasjon skal logges:" "Metadata om endringar skal ikkje grupperast inn i dei tilhøyrande arkiveiningane, men avleverast som ein eiga fil kalla endringslogg.xml. Følgjande informasjon skal loggast:" CC0-1.0 +Referanse til en entydig identifikasjon for den arkivenheten som inneholder metadataelementet som er endret Referanse til ein eintydig identifikasjon for den arkiveininga som inneheld metadataelementet som er endra CC0-1.0 +Navn på metadataelementet som er endret Namn på metadataelementet som er endra CC0-1.0 +Dato og klokkeslett for når endringen ble foretatt Dato og klokkeslett for når endringa vart gjord CC0-1.0 +Navn på den som foretok endringen Namn på den som gjorde endringa CC0-1.0 +Den opprinnelige verdien slik den var før endringen ble gjort Den opphavlege verdien slik den var før endringa vart gjord CC0-1.0 +Ny verdi etter at endringen er utført Ny verdi etter at endringa er utførd CC0-1.0 +"Endringsloggen skal bare vise til arkivenheter som befinner seg i samme avleveringspakke, dvs. til identifikasjoner som er representert i filen arkivstruktur.xml i samme pakken. Hvilke metadata det skal logges endringer for, og når logging av disse endringene skal utføres, er beskrevet i et eget vedlegg 3: ""Oversikt over metadata hvor det skal logges at det gjøres endringer i innholdet ""." "Endringsloggen skal berre visa til arkiveiningar som er i same avleveringspakke, dvs. til identifikasjonar som er representert i fila arkivstruktur.xml i same pakken. Kva for metadata det skal loggast endringar for, og når logging av desse endringane skal utførast, er skildra i eit eige vedlegg 3: ""Oversyn over metadata der det skal loggast at det vert gjort endringar i innhaldet ""." CC0-1.0 +6.4.28 6.4 .28 CC0-1.0 +"En avleveringspakke skal inneholde en endringslogg for metadata som har fått en ny verdi. Hvilke metadata dette gjelder, og når logging av disse endringene skal utføres, går fram av vedlegg 3 ""Oversikt over metadata hvor det skal logges at det gjøres endringer i innholdet." "Ein avleveringspakke skal innehalda ein endringslogg for metadata som har fått ein ny verdi. Kva for metadata dette gjeld, og når logging av desse endringane skal utførast, går fram av vedlegg 3 ""Oversyn over metadata der det skal loggast at det vert gjort endringar i innhaldet." CC0-1.0 +Journalrapporter: loependeJournal.xml og offentligJournal.xml Journalrapportar: loependeJournal.xml og offentligJournal.xml CC0-1.0 +"Både en løpende journal og en offentlig journal skal avleveres som to forskjellige filer med navn loependeJournal.xml og offentligJournal.xml. Begge disse journalene skal inneholde de samme journalpostene, men i offentlig journal er opplysninger som skal skjermes erstattet med ****** (asterisker). Det kan være aktuelt å skjerme saksmappe- og journalposttittel (hele eller deler av den), navn på avsender/mottaker og eventuelt klasseidentifikasjonen (arkivkoden) og/eller klassetittelen (forklaringen på arkivkoden) dersom det f.eks. dreier seg om personidentifikasjon og/eller et personnavn. Det er bare fra sakarkiver og fagsystemer med korrespondansedokumenter at det skal avleveres journalrapporter. Dersom ingen informasjon i uttrekket er skjermet, et det tilstrekkelig med løpende journal." "Både ein løpande journal og ein offentleg journal skal avleverast som to ulike filer med namn loependeJournal.xml og offentligJournal.xml. Begge desse journalane skal innehalda dei same journalpostane, men i offentleg journal er opplysningar som skal skjermast erstatta med ****** (asteriskar). Det kan vera aktuelt å skjerma sakmappe- og journalposttittel (heile eller delar av den), namn på sender/mottakar og eventuelle klasseidentifikasjonen (arkivkoden) og/eller klassetittelen (forklaringa på arkivkoden) dersom det t.d. dreier seg om personidentifikasjon og/eller eit personnamn. Det er berre frå sakarkiver og fagsystemer med korrespondansedokument at det skal avleverast journalrapportar. Dersom ingen informasjon i uttrekket er skjerma, eit det tilstrekkeleg med løpande journal." CC0-1.0 +"I norsk arkivteori betraktes journalen som et arkivdokument, ikke som rene metadata. En av grunnene til at journalen også skal avleveres, er at den viser rekkefølgen i registreringen av journalpostene. Dessuten kan journalen være et enklere alternativ å publisere for arkivdepotene enn de samlede metadata i filen arkivstruktur.xml. Men journalen inneholder bare et begrenset utvalg metadata, og kan på ingen måte erstatte innholdet i arkivstruktur.xml." "I norsk arkivteori vert journalen vurdert som eit arkivdokument, ikkje som rane metadata. Ein av grunnene til at journalen òg skal avleverast, er at den viser rekkjefølgja i registreringa av journalpostane. Dessutan kan journalen vera eit enklare alternativ å publisera for arkivdepota enn dei samla metadata i fila arkivstruktur.xml. Men journalen inneheld berre eit avgrensa utval metadata, og kan på ingen måte erstatta innhaldet i arkivstruktur.xml." CC0-1.0 +"Journalrapportene skal være i XML-format, og skal inneholde et ""journalhode"" med overordnet informasjon om utskriftene. Seleksjonskriterium skal være journaldato, med eventuelt andre kriterier i tillegg. Seleksjonskriteriene skal oppgis i ""journalhodet"". Ved bruk av mykt periodeskille, vil journalen vanligvis inneholde journalposter som tilhører flere arkivdeler. De enkelte ""journalinnføringer"" skal være sortert på journalpostens løpenummer (journalår og sekvensnummer). Det er bare registreringer av typen journalpost som skal være med i journalen." "Journalrapportane skal vera i XML-format, og skal innehalda eit ""journalhovud"" med overordna informasjon om utskriftene. Seleksjonskriterium skal vera journaldato, med eventuelt andre kriterium i tillegg. Seleksjonskriteria skal oppgjevast i ""journalhovudet"". Ved bruk av mjukt periodeskilje, vil journalen vanlegvis innehalda journalpostar som tilhøyrer fleire arkivdelar. Dei enkelte ""journalinnføringane"" skal sorterast på løpenummeret til journalposten (journalår og sekvensnummer). Det er berre registreringar av typen journalpost som skal vera med i journalen." CC0-1.0 +"I en avleveringspakke skal journalen normalt dekke en arkivperiode, dvs. den perioden innholdet i en avsluttet arkivdel omfatter. Men ved bruk av mykt periodeskille vil ikke journalpostene i journalen være identisk med journalpostene i fila arkivstruktur.xml. Denne fila skal bare inneholde journalposter som er knyttet til avsluttede saksmapper. I journalen vil det også forekomme journalposter som er knyttet til saker som ikke er avsluttet, og som derfor er overført til den avsluttede arkivdelens arvtaker." "I ein avleveringspakke skal journalen normalt dekka ein arkivperiode, dvs. den perioden innhaldet i ein avslutta arkivdel omfattar. Men ved bruk av mjukt periodeskilje vil ikkje journalpostane i journalen vera identisk med journalpostane i filt arkivstruktur.xml. Denne fila skal berre innehalda journalpostar som er knytt til avslutta sakmapper. I journalen vil det òg finnast journalpostar som er knytt til saker som ikkje er avslutta, og som difor er overført til den avslutta arkivdelens arvtaker." CC0-1.0 +"Krav til journalrapportene" "Krav til journalrapportane" CC0-1.0 +Krav til journalrapportene Krav til journalrapportane CC0-1.0 +6.4.29 6.4 .29 CC0-1.0 +En avleveringspakke skal inneholde både en løpende journal og en offentlig journal. Journalene skal omfatte samme tidsrom som arkivperioden. Ein avleveringspakke skal innehalda både ein løpande journal og ein offentleg journal. Journalane skal omfatta same tidsrom som arkivperioden. CC0-1.0 +Obligatorisk for arkiver med korrespondanse-dokumenter som det kan være aktuelt å avlevere til arkivdepot. Obligatorisk for arkiv med korrespondanse-dokument som det kan vera aktuelt å avlevera til arkivdepot. CC0-1.0 +6.4.30 6.4 .30 CC0-1.0 +Journalrapportene skal inneholde alle registreringer av typen journalpost som er journalført i løpet av arkivperioden. Journalpostene skal være sortert kronologisk etter løpenummer (journalår og sekvensnummer). Journalrapportane skal innehalda alle registreringar av typen journalpost som er journalført i løpet av arkivperioden. Journalpostane skal vera sortert kronologisk etter løpenummer (journalår og sekvensnummer). CC0-1.0 +Obligatorisk for arkiver med korrespondanse­dokumenter som det kan være aktuelt å avlevere til arkivdepot. Obligatorisk for arkiv med korrespondansedokument som det kan vera aktuelt å avlevera til arkivdepot. CC0-1.0 +"Dersom Noark 5-løsningen inneholder metadataelementer som ikke er spesifisert i Noark 5, er det likevel mulig å ta disse med i arkivuttrekket. Slike virksomhetsspesifikke metadata blir en del av arkivstrukturen og tas derfor med i arkivstruktur.xml. De virksomhetsspesifikke metadataene kan knyttes til arkivenhetene klassifikasjonssystem, klasse, arkiv, arkivdel, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse, dokumentobjekt, part eller korrespondansepart gjennom det overordnede elementet virksomhetsspesifikkeMetadata som er av XML Schema-datatypen anyType." "Dersom Noark 5-løysinga inneheld metadataelementer som ikkje er spesifisert i Noark 5, er det likevel mogleg å ta desse med i arkivuttrekket. Slike virksomhetsspesifikke metadata vert ein del av arkivstrukturen og vert difor teke med i arkivstruktur.xml. Dei virksomhetsspesifikke metadataene kan knytast til arkiveiningane mappe, registrering eller sakpart gjennom det overordna elementet virksomhetsspesifikkeMetadata som er av XML Schema-datatypen anyType." CC0-1.0 +Alle virksomhetsspesifikke metadataelementer må være definert i ett eller flere XML-skjemaer, og referanse til aktuelle skjemaer må finnes i arkivstruktur.xml. I tillegg må de virksomhetsspesifikke metadataelementene være tilordnet et namespace gjennom tilhørende XML-skjema. Alle virksomhetsspesifikke metadataelementer må definerast i eitt eller fleire XML-skjema, og referanse til aktuelle skjema må finnast i arkivstruktur.xml. I tillegg må dei virksomhetsspesifikke metadataelementene tilordnast eit namespace gjennom tilhøyrande XML-skjema. CC0-1.0 +Virksomhetsspesifikk informasjon kan også avleveres som frittstående fagsystemuttrekk. Dette er først og fremst aktuelt der hvor informasjonen ikke lar seg knytte til arkivstrukturen som metadata. Virksomhetsspesifikk informasjon kan òg avleverast som frittståande fagsystemuttrekk. Dette er først og fremst aktuelt der der informasjonen ikkje lèt seg knyte til arkivstrukturen som metadata. CC0-1.0 +Merk: Deponering/avlevering av frittstående fagsystemuttrekk må avtales spesielt med arkivdepotet, og blir ikke beskrevet i denne standarden. Merk: Deponering/avlevering av frittståande fagsystemuttrekk må verta spesielt avtalt med arkivdepotet, og vert ikkje skildra i denne standarden. CC0-1.0 +Innholdet og betydningen av hvert virksomhetsspesifikt metadataelement skal dokumenteres mer inngående dersom det ikke er innlysende hva elementene inneholder. En slik dokumentasjon skal inngå som en del av aktuelt XML-skjema. Innhaldet og tydinga av kvart virksomhetsspesifikt metadataelement skal dokumenterast meir inngåande dersom det ikkje er innlysende kva elementa inneheld. Ein slik dokumentasjon skal inngå som ein del av aktuelt XML-skjema. CC0-1.0 +6.4.31 6.4 .31 CC0-1.0 +Hvis virksomhetsspesifikke metadata skal inngå som en del av arkivuttrekket, skal de knyttes til klassifikasjonssystem, klasse, arkiv, arkivdel, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse, dokumentobjekt, part eller korrespondansepart i arkivstruktur.xml gjennom elementet virksomhetsspesifikkeMetadata. Viss virksomhetsspesifikke metadata skal inngå som ein del av arkivuttrekket, skal dei knytast til mappe, registrering eller sakpart i arkivstruktur.xml gjennom elementet virksomhetsspesifikkeMetadata. CC0-1.0 +Obligatorisk ved bruk av virksomhets-spesifikke metadata. Obligatorisk ved bruk av verksemd si-spesifikke metadata. CC0-1.0 +6.4.32 6.4 .32 CC0-1.0 +Alle virksomhetsspesifikke metadataelementer skal være definert i ett eller flere medfølgende XML-skjemaer. Alle virksomhetsspesifikke metadataelementer skal definerast i eitt eller fleire medfølgende XML-skjema. CC0-1.0 +6.4.33 6.4 .33 CC0-1.0 +Når virksomhetsspesifikke metadata inngår som en del av arkivuttrekket, skal det finnes referanse til aktuelle skjemaer i arkivstruktur.xml. Når virksomhetsspesifikke metadata inngår som ein del av arkivuttrekket, skal det finnast referanse til aktuelle skjema i arkivstruktur.xml. CC0-1.0 +6.4.34 6.4 .34 CC0-1.0 +Virksomhetsspesifikke metadataelementer skal være tilordnet et namespace gjennom tilhørende XML-skjema. Virksomhetsspesifikke metadataelementer skal tilordnast eit namespace gjennom tilhøyrande XML-skjema. CC0-1.0 +6.4.35 6.4 .35 CC0-1.0 +Innholdet og betydningen av hvert virksomhetsspesifikt metadataelement skal dokumenteres mer inngående i aktuelt XML skjema dersom det ikke er innlysende hva elementet inneholder. Denne dokumentasjonen skal være i form av XML Schema elementene annotation og documentation knyttet til definisjonen av det enkelte metadataelementet i aktuelt skjema. Innhaldet og tydinga av kvart virksomhetsspesifikt metadataelement skal dokumenterast meir inngåande i aktuelt XML skjema dersom det ikkje er innlysende kva elementet inneheld. Denne dokumentasjonen skal vera i form av XML Schema elementa annotation og documentation knytet til definisjonen av det enkelte metadataelementet i aktuelt skjema. CC0-1.0 +Arkivdokumentene Arkivdokumenta CC0-1.0 +Arkivdokumentene skal avleveres/deponeres i arkivformater som er godtatt av Riksarkivaren. Det betyr at alle dokumenter må være konvertert til et arkivformat før arkivuttrekket produseres. I Noark 5-løsningen kan de samme dokumentene også eksistere i produksjonsformat, men disse skal ikke være med i uttrekket. Arkivdokumenta skal avleverast/deponerast i arkivformat som er godteke av Riksarkivaren. Det tyder at alle dokument må konverterast til eit arkivformat før arkivuttrekket produserast. I Noark 5-løysinga kan dei same dokumenta òg eksistera i produksjonsformat, men desse skal ikkje vera med i uttrekket. CC0-1.0 +Hvert enkelt dokument skal eksporteres som én dokumentfil. I denne versjonen av Noark 5 er det ikke tillatt å avlevere dokumenter som består av flere filer (f.eks. som en tekstfil i XML-format med tilknyttet grafikk/bilder som egne separate filer). Kvart enkelt dokument skal eksporterast som éin dokumentfil. I denne versjonen av Noark 5 er det ikkje tillate å avlevera dokument som består av fleire filer (t.d. som ein tekstfil i XML-format med knytt til seg grafikk/bilete som eigne separate filer). CC0-1.0 +"Dersom ett dokument er arkivert i flere versjoner - og dersom de foregående versjonene ikke har blitt slettet før eksporten - skal alle versjonene være med i uttrekket, forutsatt at de er lagret i godkjent arkivformat. I slike tilfeller vil hver arkiverte versjon av dokumentet utgjøre en egen dokumentfil. Det samme er tilfellet med varianter som blir arkivert sammen med originaldokumentet, f.eks. offentlige varianter hvor informasjon som er unntatt offentligheten er ""sladdet""." "Dersom eitt dokument er arkivert i fleire versjonar - og dersom dei føregåande versjonane ikkje har vorte sletta før eksporten - skal alle versjonane vera med i uttrekket, føresett at dei er lagra i godkjent arkivformat. I slike tilfelle vil kvar arkiverte versjon av dokumentet utgjera ein eigen dokumentfil. Det same er tilfellet med variantar som vert arkivert saman med originaldokumentet, t.d. offentlege variantar kor informasjon som er unntatt offentligheten er ""sladda""." CC0-1.0 +Dokumenter i et sakarkiv som er arkivert uten journalføring, skal være med i avleveringen/deponeringen dersom de ikke har blitt kassert før uttrekket blir produsert. I arkivstrukturen vil disse dokumentene være knyttet til registreringer av type registrering. Dokument i eit sakarkiv som er arkivert utan journalføring, skal vera med i avleveringen/deponeringen dersom dei ikkje har vorte kassert før uttrekket vert produsert. I arkivstrukturen vil dissa dokumenta knytast til registreringar av type registrering. CC0-1.0 +"Arkivdokumentene skal lagres i en egen underkatalog i avleveringspakken, og denne underkatalogen kan struktureres i nye underkataloger etter behov. Referansen fra arkivstrukturen til dokumentfilene vil ligge i dokumentobjektet, dvs. på laveste nivå i strukturen. Alle dokumentfiler som det blir referert til i arkivstruktur.xml, skal være med i uttrekket. Dessuten må ikke uttrekket inneholde noen dokumentfiler som mangler referanse fra dokumentobjektet. Referansen fra arkivstrukturen skal være relativ til dokumentfilene, dvs. inneholde hele ""stien"" til dokumentet - for eksempel slik: DOKUMENT/2010/januar/123456789.pdf." "Arkivdokumenta skal lagrast i ein eigen underkatalog i avleveringspakken, og denne underkatalogen kan strukturerast i nye underkatalogar etter behov. Referansen frå arkivstrukturen til dokumentfilene vil liggja i dokumentobjektet, dvs. på lågaste nivå i strukturen. Alle dokumentfiler som det vert referert til i arkivstruktur.xml, skal vera med i uttrekket. Dessutan må ikkje uttrekket innehalda nokon dokumentfiler som manglar referanse frå dokumentobjektet. Referansen frå arkivstrukturen skal vera relativ til dokumentfilene, dvs. innehalda heile ""stigen"" til dokumentet - t.d. slik: dokumenter/2010/januar/123456789.pdf." CC0-1.0 +Dokumentobjektet skal også inneholde informasjon om hvilket format arkivdokument blir avlevert på, og størrelsen i antall bytes på dokumentfilen. I tillegg skal dokumentobjektet inneholde sjekksummen til dokumentet det refererer til. Det siste er viktig for å kunne opprettholde dokumentets autentisitet og integritet, også etter at det er eksportert fra sitt opprinnelige produksjonssystem. Algoritmen som er brukt for å generere sjekksummen skal også dokumenteres. Dokumentobjektet skal òg innehalda informasjon om kva for eit format arkivdokument vert avlevert på, og storleiken i mengd byte sin på dokumentfilen. I tillegg skal dokumentobjektet innehalda sjekksummen til dokumentet det refererer til. Det siste er viktig for å kunna oppretthalda dokumentet sitt autentisitet og integritet, òg etter at det er eksportert frå sit opphavlege produksjonssystem. Algoritmen som er brukt for å generera sjekksummen skal òg dokumenterast. CC0-1.0 +Dersom arkivdokumentet har vært konvertert fra et format til et annet, skal dokumentobjektet inneholde metadata om konverteringen. Dette vil først og fremst dreie seg om konverteringer fra produksjonsformat til arkivformat. Men også konvertering fra ett arkivformat til et annet skal logges. Er dokumentet konvertert flere ganger, skal alle konverteringer dokumenteres. Dersom dokumentet har oppstått i det samme arkivformatet som det ble avlevert i, skal dokumentobjektet naturlig nok ikke inneholde noen metadata om konvertering. Dersom arkivdokumentet har vore konvertert frå eit format til eit anna, skal dokumentobjektet innehalda metadata om konverteringen. Dette vil først og fremst dreia seg om konverteringer frå produksjonsformat til arkivformat. Men òg konvertering frå eitt arkivformat til eit anna skal loggast. Er dokumentet konvertert fleire gonger, skal alle konverteringer dokumenterast. Dersom dokumentet har oppstått i det same arkivformatet som det vart avlevert i, skal dokumentobjektet naturleg nok ikkje innehalda nokon metadata om konvertering. CC0-1.0 +Kravene nedenfor er obligatoriske for alle Noark-løsninger som inneholder elektroniske arkivdokumenter som skal avleveres til arkivdepot. Krava nedanfor er obligatoriske for alle Noark-løysingar som inneheld elektroniske arkivdokument som skal avleverast til arkivdepot. CC0-1.0 +"Krav til arkivdokumentene" "Krav til arkivdokumenta" CC0-1.0 +Krav til arkivdokumentene Krav til arkivdokumenta CC0-1.0 +6.4.36 6.4 .36 CC0-1.0 +En avleveringspakke skal inneholde arkivdokumenter i arkivformat. Hvert dokument skal eksporteres som én dokumentfil. Ein avleveringspakke skal innehalda arkivdokument i arkivformat. Kvart dokument skal eksporterast som éin dokumentfil. CC0-1.0 +Obligatorisk ved avlevering av elektroniske arkivdokumenter til arkivdepot. Obligatorisk ved avlevering av elektroniske arkivdokument til arkivdepot. CC0-1.0 +6.4.37 6.4 .37 CC0-1.0 +Hver arkivert versjon av et dokument skal eksporteres som en egen dokumentfil. Kvar arkivert versjon av eit dokument skal eksporterast som ein eigen dokumentfil. CC0-1.0 +6.4.38 6.4 .38 CC0-1.0 +Hver arkivert variant av et dokument skal eksporteres som en egen dokumentfil. Kvar arkivert variant av eit dokument skal eksporterast som ein eigen dokumentfil. CC0-1.0 +6.4.39 6.4 .39 CC0-1.0 +I et sakarkiv skal også dokumenter som er knyttet til registreringer av typen registrering (dvs. dokumenter som er arkivert uten journalføring) inngå i arkivuttrekket. I eit sakarkiv skal òg dokument som er knytt til registreringar av typen registrering (dvs. dokument som er arkivert utan journalføring) inngå i arkivuttrekket. CC0-1.0 +Obligatorisk for sakarkiver hvor dokumenter er arkivert uten journalføring. Obligatorisk for sakarkiver der dokument er arkivert utan journalføring. CC0-1.0 +6.4.40 6.4 .40 CC0-1.0 +"Hvert dokumentobjekt i arkivstruktur.xml skal ha en referanse til en dokumentfil i avleveringspakken. Det skal ikke forekomme referanser til dokumenter som ikke finnes i pakken, og det må ikke være dokumenter i pakken som det ikke blir referert til. Referansen fra arkivstrukturen skal være relativ til dokumentfilene, dvs. inneholde hele ""stien"" til dokumentet." "Kvart dokumentobjekt i arkivstruktur.xml skal ha ein referanse til ein dokumentfil i avleveringspakken. Det skal ikkje finnast referansar til dokument som ikkje finst i pakken, og det må ikkje vera dokument i pakken som det ikkje vert referert til. Referansen frå arkivstrukturen skal vera relativ til dokumentfilene, dvs. innehalda heile ""stigen"" til dokumentet." CC0-1.0 +6.4.41 6.4 .41 CC0-1.0 +"Hvert dokumentobjekt i arkivstruktur.xml skal inneholde informasjon om dokumentets format og størrelse. Det skal også inneholde sjekksummen for hvert enkelt dokument, samt algoritmen som ble brukt for å generere sjekksummen." "Kvart dokumentobjekt i arkivstruktur.xml skal innehalda informasjon om formatet i dokumentet og storleik. Det skal òg innehalda sjekksummen for kvart enkelt dokument, og dessutan algoritmen som vart brukt for å generera sjekksummen." CC0-1.0 +6.4.42 6.4 .42 CC0-1.0 +"Dersom dokumentet er blitt konvertert fra et format til et annet (f.eks. fra produksjonsformat til arkivformat) skal det tilhørende dokumentobjektet i arkivstruktur.xml inneholde informasjon om konverteringen. Er dokumentet blitt konvertert flere ganger, skal alle konverteringene dokumenteres." "Dersom dokumentet er vorte konvertert frå eit format til eit anna (t.d. frå produksjonsformat til arkivformat) skal det tilhøyrande dokumentobjektet i arkivstruktur.xml innehalda informasjon om konverteringen. Er dokumentet vorte konvertert fleire gonger, skal alle konverteringene dokumenterast." CC0-1.0 +Hensikten med rapporten er å få en oversikt over de delene av arkiv­materialet som skal overføres til bortsettingsarkiv, avleveres til arkivdepot eller overføres til annet offentlig organ. Rapporten kan brukes som bortsettingsliste for organet selv ved periodisering, som overføringsliste ved overføring av arkiv­materialet mellom offentlige organ og som avleveringsliste ved avlevering til arkivdepot. Føremålet med rapporten er å få eit oversyn over dei delane av arkivmaterialen som skal verta til overført bortsettingsarkiv, vert avlevert til arkivdepot eller overførast til anna offentleg organ. Rapporten kan brukast som bortsettingsliste for organet sjølv ved periodisering, som overføringsliste ved overføring av arkivmaterialen mellom offentlege organ og som avleveringsliste ved avlevering til arkivdepot. CC0-1.0 +Avleveringslisten skal følge med ved avleveringen til arkivdepot. Avleveringslisten skal følgja med ved avleveringen til arkivdepot. CC0-1.0 +Overføringslisten skal utformes som en avleveringsliste til arkivdepot.Organet skal beholde en kopi selv både av overføringslister og avleveringslister. Disse bør inngå i organets arkivplan. Overføringslista skal utformast som ein avleveringsliste til arkivdepot.Organet skal halda på ein kopi sjølv både av overføringslister og avleveringslister. Disse bør inngå i arkivplanet til organet. CC0-1.0 +"Krav til rapporten Liste for bortsetting, avlevering og overføring" "Krav til rapporten Lista for bortsetting, avlevering og overføring" CC0-1.0 +Krav til rapporten Liste for bortsetting, avlevering og overføring Krav til rapporten Lista for bortsetting, avlevering og overføring CC0-1.0 +6.5.1 6.5 .1 CC0-1.0 +Rapporten skal valgfritt kunne selekteres på følgende metadataelementer: Rapporten skal valfritt kunna selekterast på følgjande metadataelementer: CC0-1.0 +arkivperiodeStartDato og arkivperiodeSluttDato fra arkivdel (en eller flere), eller arkivperiodestartdato og arkivperiodesluttdato frå arkivdel (ein eller fleire), eller CC0-1.0 +referanse*Arkivdel* fra Saksmappe (en eller flere). referanse*Arkivdel* frå Sakmappe (ein eller fleire). CC0-1.0 +journalenhet fra Saksmappe (en eller flere) journaleining frå Sakmappe (ein eller fleire) CC0-1.0 +administrativEnhet fra Saksmappe (Her skal det kunne angis om underliggende enheter skal inkluderes.) administrativEnhet frå Sakmappe (Her skal det kunne angjevast om underliggende einingar skal inkluderast.) CC0-1.0 +saksstatus i Saksmappe sakstatus i Sakmappe CC0-1.0 +avskrivningsdato fra Journalpost (Her skal også verdien «tomt felt» kunne angis) avskrivningsdato frå Journalpost (Her skal òg verdien «tomt felt» kunna angjevast) CC0-1.0 +Obligatorisk for løsninger som skal foreta bortsetting, avlevering og overføring. Obligatorisk for løysingar som skal gjera bortsetting, avlevering og overføring. CC0-1.0 +6.5.2 6.5 .2 CC0-1.0 +saksstatus sakstatus CC0-1.0 +referanseArkiv referansearkiv CC0-1.0 +6.5.3 6.5 .3 CC0-1.0 +For hver ny klasseID skal klassifikasjonssystemets tekst (det avledete metadataelementet tittel) tas med på en egen linje som overskrift. For kvar ny klasseID skal teksta til klassifikasjonssystemet (det avleidde metadataelementet tittel) verta med teke på ein eiga linje som overskrift. CC0-1.0 +6.5.4 6.5 .4 CC0-1.0 +Hvis rapporten inneholder dokumenter som er gradert, skal antall graderte dokumenter markeres ved saken. Viss rapporten inneheld dokument som er gradert, skal mengd graderte dokument markerast ved saka. CC0-1.0 +Arkivoversikt Arkivoversyn CC0-1.0 +Hensikten med rapporten Arkivoversikt er å gi en oversikt over hvilke arkivdeler arkivet er delt opp i, med angivelse av hvilken arkivperiode den/de inngår i, klassifikasjonssystem, status og fysisk plassering. Dette er viktig for oversikten i arkivet. Føremålet med rapporten Arkivoversyn er å gje eit oversyn over kva for arkivdelar arkivet er delt opp i, med angivelse av kva for ein arkivperiode den/dei inngår i, klassifikasjonssystem, status og fysisk plassering. Dette er viktig for oversynet i arkivet. CC0-1.0 +"Krav til rapporten Arkivoversikt" "Krav til rapporten Arkivoversyn" CC0-1.0 +Krav til rapporten Arkivoversikt Krav til rapporten Arkivoversyn CC0-1.0 +6.6.1 6.6 .1 CC0-1.0 +Rapporten skal valgfritt kunne selekteres etter metadataelementene: Rapporten skal valfritt kunna selekterast etter metadataelementene: CC0-1.0 +referanseForelder i arkivdel, eller referanseforelder i arkivdel, eller CC0-1.0 +arkivperiodeStartDato og arkivperiodeSluttDato i arkivdel arkivperiodestartdato og arkivperiodesluttdato i arkivdel CC0-1.0 +6.6.2 6.6 .2 CC0-1.0 +Følgende metadataelementer skal være med i rapporten, så fremt de finnes i løsningen: Følgjande metadataelementer skal vera med i rapporten, så framt dei finst i løysinga: CC0-1.0 +Fra arkiv: Frå arkiv: CC0-1.0 +arkivskapernavn arkivskaparnamn CC0-1.0 +Fra klassifikasjonssystem Frå klassifikasjonssystem CC0-1.0 +referanseKlassifikasjonssystem referanseklassifikasjonssystem CC0-1.0 +referanseDokumentbeskrivelse referansedokumentskildring CC0-1.0 +beskrivelse skildring CC0-1.0 +Ordforklaringer Ordforklaringar CC0-1.0 +Listen er begrenset til begreper som er benyttet i standarden. Lista er avgrensa til omgrep som er nytta i standarden. CC0-1.0 +"Begrep" "Omgrep" CC0-1.0 +Oppskrift for utføring av en oppgave, for eksempel et program i en datamaskin som beskriver steg for steg hva datamaskinen skal gjøre. Oppskrift for utføring av ei oppgåve, til dømes eit program i ei datamaskin som skildrar steg for steg kva datamaskina skal gjera. CC0-1.0 +En anvendelig registrering kan gjenfinnes, hentes frem presenteres og tolkes. I ettertid bør den kunne presenteres direkte i forbindelse med forretningsaktiviteten eller transaksjonen som gav opphav til den. Registreringens kontekstuelle forbindelser bør omfatte den informasjonen som er nødvendig for å forstå transaksjonene der den ble opprettet og brukt. Det bør være mulig å identifisere registreringen innenfor en kontekst av videre forretningsaktiviteter og funksjoner. Koplinger mellom registreringer som dokumenterer en serie av aktiviteter, bør vedlikeholdes. Ein anvendelig registrering kan finnast igjen, hentast fram presenterast og vert tolka. I ettertid bør den kunne presenterast direkte i samband med forretningsaktiviteten eller transaksjonen som gav opphav til den. Registreringa si kontekstuelle samband bør omfatta den informasjonen som er naudsynt for å forstå transaksjonane der den vart oppretta og brukt. Det bør vera mogleg å identifisera registreringa innanfor ein kontekst av vidare forretningsaktiviteter og funksjonar. Koplingar mellom registreringar som dokumenterer ein serie av aktivitetar, bør haldast ved like. CC0-1.0 +En vilkårlig definert del av et arkiv (1), hvor alt materiale er ordnet etter ett og samme klassifikasjonssystem som primær klasse. Vil ofte være definert identisk med det som kalles en arkivserie, men behøver ikke være det. Ein vilkårleg definert del av eit arkiv (1), der alt materiale er ordna etter eitt og same klassifikasjonssystem som primær klasse. Vil ofte vera definert identisk med det som vert kalla ein arkivserie, men treng ikkje vera det. CC0-1.0 +Dokument som mottas eller produseres som ledd i den virksomhet et organ utøver, og som ikke er gjenstand for arkivbegrensning. Dokument som vert motteke eller vert produsert som ledd i den verksemda eit organ utøvar, og som ikkje er gjenstand for arkivavgrensing. CC0-1.0 +Arkivenhet Arkiveining CC0-1.0 +Standardisert format for elektronisk arkivering og langtidslagring av dokumenter. Standardisert format for elektronisk arkivering og langtidslagring av dokument. CC0-1.0 +Tidsperiode for inndeling av arkiv (1) i forbindelse med blant annet bortsetting. Tidsperiode for inndeling av arkiv (1) i samband med blant anna bortsetting. CC0-1.0 +En organisatorisk enhet eller en person som danner arkiv som ledd i sin virksomhet. En arkivskaper kan være et offentlig organ, en bedrift, en organisasjon, en institusjon, en stiftelse etc. eller en del av en slik enhet. Et offentlig organ kan være én arkivskaper og dermed ha ett arkiv (sentralarkiv), eller det kan ha flere arkivskapere (avdelinger, etater etc.) som skaper hver sitt arkiv (underarkiver). Ei organisatorisk eining eller ein person som dannar arkiv som ledd i sin verksemd. Ein arkivskapar kan vera eit offentleg organ, eit føretak, ein organisasjon, ein institusjon, ein stiftelse etc. eller ein del av ein slik eining. Eit offentleg organ kan vera éin arkivskapar og dermed ha eitt arkiv (sentralarkiv), eller det kan ha fleire arkivskaparar (avdelingar, etatar etc.) som skapar kvar sit arkiv (underarkiv). CC0-1.0 +Den logiske, hierarkiske ordningen av et arkiv. Den logiske, hierarkiske ordninga av eit arkiv. CC0-1.0 +Elektronisk system som brukes til å registrere, administrere, oppbevare og gjenfinne arkivdokumenter (både fysiske og elektroniske). Elektronisk system som vert brukt til å registrera, administrera, ta vare på og finna igjen arkivdokument (både fysiske og elektroniske). CC0-1.0 +Det datainnhold som skal hentes ut av et system og inngå som arkivversjonens hoveddel. Det datainnhaldet som skal hentast ut av eit system og inngå som arkivversjonen sin hoveddel. CC0-1.0 +Den samlede leveransen av data og medfølgende dokumentasjon som skal mottas av arkivdepotet ved avlevering eller deponering. Den samla leveransen av data og medfølgende dokumentasjon som skal mottakast av arkivdepotet ved avlevering eller deponering. CC0-1.0 +Autentiserende metadata Autentiserande metadata CC0-1.0 +Metadata som har til formål å understøtte dokumentets ekthet og troverdighet, bl.a. ved å gi mottaker opplysninger som kan nyttiggjøres ved kontroll av dokumentets innhold og avsender. Metadata som har til føremål å understøtte dokumentet sitt ekthet og truverd, m.a. ved å gje mottakar opplysningar som kan nyttiggjerast ved kontroll av innhaldet i dokumentet og sender. CC0-1.0 +Autentisering (begrepets betydning innen tilgangsstyring) Autentisering (tydinga til omgrepet innan tilgjengestyring) CC0-1.0 +En funksjon som kontrollerer om de opplysninger en person presenterer seg med for IT-systemet (brukernavn, passord, magnetstripekort, fingeravtrykk eller lignende, avhengig av den enkelte løsningens behov for sikker autentisering) gir tilstrekkelig sikkerhet for at personen er den han gir seg ut for å være. Ein funksjon som kontrollerer om dei opplysningane ein person presenterer seg med for IT-systemet (brukarnamn, passord, magnetstripekort, fingeravtrykk eller lignande, avhengig av behovet til den enkelte løysinga for sikker autentisering) gjev tilstrekkeleg tryggleik for at personen er den han gjev seg ut for å vera. CC0-1.0 +En autentisk registrering kan bevises at Ei autentisk registrering kan verta at bevist CC0-1.0 +den er hva den hevder å være, den er kva den hevdar å vera, CC0-1.0 +den er produsert eller sendt av den personen som hevder å ha produsert eller sendt den, og den er produsert eller sendt av den personen som hevdar å ha produsert eller sendt den, og CC0-1.0 +For å sikre autentisitet bør virksomheter iverksette og dokumentere policy og prosedyrer som styrer produksjon, mottak, overføring, vedlikehold og avhending av registreringer. Dette sikrer at de som produserer registreringer er autoriserte og identifiserbare, og at registreringen beskyttes mot uautorisert tilføyelse, sletting, endring, bruk og hemmelighold For å sikra autentisitet bør verksemder setja i verk og dokumentera policy og prosedyrar som styrer produksjon, mottak, overføring, vedlikehald og avhending av registreringar. Dette sikrar at dei som produserer registreringar er autoriserte og identifiserbare, og at registreringa vert verna mot uautorisert tilføyelse, sletting, endring, nytte og hemmelighold CC0-1.0 +Fysisk overføring av arkivmateriale til arkivdepot. Ved avlevering fra statlig organer til Arkivverket overføres råderetten over arkivet til Riksarkivaren. Fysisk overføring av arkivmaterial til arkivdepot. Ved avlevering frå statleg organ til Arkivverket vert råderetten overført over arkivet til Riksarkivaren. CC0-1.0 +Synonymt med Arkivversjon. Defineres i OAIS under betegnelesen Submission Information Package. Synonymt med Arkivversjon. Definerast i OAIS under betegnelesen Submission Information Package. CC0-1.0 +Autorisasjon er regelverk (som fortrinnsvis håndheves elektronisk i IT-systemet) om hvilke opplysninger en autentisert person får tilgang til, og om hvilke handlinger han skal kunne utføre. Autorisasjon er regelverk (som fortrinnsvis vert handheva elektronisk i IT-systemet) om kva for opplysningar ein autentisert person får tilgjenge til, og om kva for handlingar han skal kunna utføra. CC0-1.0 +Avsender Sender CC0-1.0 +Den som sender et brev, en pakke, en e-post, en elektronisk melding, en SMS eller lignende. Den som sender eit brev, ein pakke, ein e-post, ei elektronisk melding, ein SMS eller lignande. CC0-1.0 +Registrering av opplysninger i journalen om når og hvordan behandlingen av et inngående dokument har blitt avsluttet. Registrering av opplysningar i journalen om når og korleis handsaminga av eit inngåande dokument har vorte avslutta. CC0-1.0 +Å ta vare på arkivmateriale over tid. I arkivforskriften betyr bevaring at materialet oppbevares for fremtiden og avleveres til arkivdepot. Å ta vare på arkivmaterial over tid. I arkivforskriften tyder bevaring at materialen vert teke vare på for framtida og vert avlevert til arkivdepot. CC0-1.0 +At arkivmateriale etter en tid (vanligvis etter et bestemt antall år) tas ut av aktivt arkiv og settes bort på et dertil egnet sted, jf. arkivperiode. At arkivmaterial etter ei tid (vanlegvis etter ei bestemt mengd år) takast ut av aktivt arkiv og vert sett bort på eit dertil eigna stad, jf. arkivperiode. CC0-1.0 +Materiale som er satt bort etter de prinsipper som er beskrevet under bortsetting. Andre fase i arkivmaterialets livssyklus. Material som er sett bort etter dei prinsippa som er skildra under bortsetting. Andre fase i livssyklusen til arkivmaterialen. CC0-1.0 +Fysisk overføring av arkivmateriale uten overføring av råderetten. Fysisk overføring av arkivmaterial utan overføring av råderetten. CC0-1.0 +Logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, fremvisning eller overføring. Logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, fremvisning eller overføring. CC0-1.0 +Dokumentbeskrivelse Dokumentskildring CC0-1.0 +Et nivå i arkivstrukturen, en arkivenhet. Metadata til arkivdokument, som angir arkivdokumentets innhold. Eit nivå i arkivstrukturen, ei arkiveining. Metadata til arkivdokument, som angjev innhaldet i arkivdokumentet. CC0-1.0 +Dokument­fangst Dokumentfangst CC0-1.0 +Identifisere dokumenter for arkivering, fange dem opp, tilføre metadata (registrere) og fryse (arkivere), slik at både dokumentet og tilhørende autentiserende metadata er uforanderlig Identifisera dokument for arkivering, fange dem opp, tilføra metadata (registrera) og frysa (arkivera), slik at både dokumentet og tilhøyrande autentiserande metadata er uforanderleg CC0-1.0 +Arkivdokumentenes gang fra ledd til ledd i saksbehandlingen. Gongen i arkivdokumenta frå ledd til ledd i saksarbeidet. CC0-1.0 +Dokumenthåndtering Dokumenthandtering CC0-1.0 +Registrering, lagring, søking, presentasjon, styring og kontroll av dokumenter. Håndtering av alle typer dokumenter, både uferdige dokumenter, arbeidsdokumenter og arkivdokumenter, uavhengig av arkivdanning. Registrering, lagring, søking, presentasjon, styring og kontroll av dokument. Handtering av alle typar dokument, både uferdige dokument, arbeidsdokument og arkivdokument, uavhengig av arkivdanning. CC0-1.0 +Et nivå i arkivstrukturen, en arkivenhet. Metadata til dokumentfiler. Dokumentobjekt er laveste nivå i arkivstrukturen. Eit nivå i arkivstrukturen, ei arkiveining. Metadata til dokumentfiler. Dokumentobjekt er lågaste nivå i arkivstrukturen. CC0-1.0 +Se autentisitet Sjå autentisitet CC0-1.0 +Et arkiv som består av elektroniske dokumenter. Eit arkiv som består av elektroniske dokument. CC0-1.0 +Et dokument lagret på et elektronisk medium, i et format egnet for gjenfinning, prosessering og distribusjon ved hjelp av en datamaskin. Eit dokument lagra på eit elektronisk medium, i eit format eigna for gjenfinning, prosessering og distribusjon ved hjelp av ei datamaskin. CC0-1.0 +Generell betegnelse på teknologi, metoder, regelverk og forvaltnings/tilsynsoppgaver som til sammen sikrer tilstrekkelig tillit til at elektronisk informasjon som er «signert» stammer fra den avsender som er angitt, og at innholdet ikke er manipulert. Generell nemning på teknologi, metodar, regelverk og tilsynsoppgåvene til/forvalting som til saman sikrar tilstrekkeleg tillit til at elektronisk informasjon som er «signert» stammar frå den sender som er angjeve, og at innhaldet ikkje er manipulert. CC0-1.0 +Fortløpende registrering av endringer i metadata som det er viktig å ha dokumentert. Fortløpande registrering av endringar i metadata som det er viktig å ha dokumentert. CC0-1.0 +Samme dokument kan lagres i flere formater. I arkivsammenheng snakker vi primært om produksjonsformat og arkivformat. Same dokument kan lagrast i fleire format. I arkivsamanheng snakkar vi primært om produksjonsformat og arkivformat. CC0-1.0 +De overordnede ansvarsområdene til en arkivskaper. Funksjoner deles opp i aktiviteter. Representerer det øverste nivået i et klassifikasjonssystem. Dei overordna ansvarsområda til ein arkivskapar. Funksjonar vert delt opp i aktivitetar. Representerer det øvste nivået i eit klassifikasjonssystem. CC0-1.0 +Påføring av kode etter sikkerhetsloven og beskyttelses­instruksen for å skjerme arkivdokumenter mot uautorisert innsyn. Påføring av kode etter sikkerhetsloven og verninstruksen for å skjerma arkivdokument mot uautorisert innsyn. CC0-1.0 +Tildeling av en entydig verdi som identifiserer en arkivenhet, og dermed også de enkelte arkivdokumenter. Tildeling av ein eintydig verdi som identifiserer ei arkiveining, og dermed òg dei enkelte arkivdokumenta. CC0-1.0 +Innebærer at registreringen og dens informasjonsinnhold er fullstendig og uendret. Inneber at registreringa og dens informasjonsinnhald er fullstendig og uendra. CC0-1.0 +Registreringen må beskyttes mot uautorisert endring. Policy og rutiner for dokumentasjonsforvaltning bør angi hvilke tilføyelser eller kommentarer som kan gis registreringen etter at den produsert. Det bør angis under hvilke omstendigheter tilføyelser eller kommentarer kan godkjennes, og hvem som har tillatelse til å gjøre dem. Alle godkjente kommentarer, tilføyelser eller slettinger i registreringen bør være uttrykkelig dokumenterte og sporbare. Registreringa må vernast mot uautorisert endring. Policy og rutinar for dokumentasjonsforvalting bør angje kva for tilføyelser eller kommentarar som kan verta registreringa gjeve etter at den produsert. Det bør angjevast under kva for omstende tilføyelser eller kommentarar kan godkjennast, og kven som har løyve til å gjera dem. Alle godkjende kommentarar, tilføyelser eller slettingar i registreringa bør vera uttrykkeleg dokumenterte og sporbare. CC0-1.0 +Dokument som er utarbeidet for et forvaltningsorgans interne saksforberedelse, enten av organet selv eller av et underliggende organ, av særlige rådgivere eller sakkyndige eller av et departement til bruk i et annet departement. Dokument som er utarbeidd for den interne sakførebuinga til eit forvaltingsorgan, anten av organet sjølv eller av eit underliggende organ, av særlege rådgjevarar eller sakkyndige eller av eit departement til bruk i eit anna departement. CC0-1.0 +Register over saksdokumenter som behandles i et organ. Register over saksdokument som vert handsama i eit organ. CC0-1.0 +Se journalføringsdato Sjå journalføringdato CC0-1.0 +Journalenhet Journaleining CC0-1.0 +Journalenhet er navnet på den organisatoriske enheten som har ansvaret for organets journalføring og arkivering. Andre navn som brukes er journalførende enhet eller arkivtjeneste. Journaleining er namnet på den organisatoriske eininga som har ansvaret for journalføringa til organet og arkivering. Andre namn som vert brukt er journalførande eining eller arkivteneste. CC0-1.0 +Systematisk og fortløpende registrering av opplysninger i en journal. Etter arkivforskriften § 9 skal man registrere alle inngående og utgående saksdokumenter som er eller blir saksbehandlet og som har verdi som dokumentasjon. Organinterne dokumenter registreres i den grad man finner det hensikts­messig. Systematisk og fortløpande registrering av opplysningar i ein journal. Etter arkivforskriften § 9 skal ein registrera alle inngåande og komande frå saksdokument som er eller vert saksbehandlet og som har verdi som dokumentasjon. Organinterne dokument vert registrert i den graden ein finn det føremålstenleg. CC0-1.0 +Journalføringsdato Journalføringdato CC0-1.0 +Journal(førings)dato angir tidspunktet for når et dokument er ført inn i journalen, og er et utvalgskriterium for den samlede kronologisk ordnete rapporten over samtlige registreringer innenfor perioden. Journal(føring si)dato angjev tidspunktet for når eit dokument er ført inn i journalen, og er eit utvalskriterium for den samla kronologisk ordna rapporten over alle registreringar innanfor perioden. CC0-1.0 +Journal(førings)dato har tradisjonelt vært den dato da et innkommet dokument kom inn til eller ble lagt fram for organet, det vil si mottaksdato for et innkommet dokument. I Noark 5 er dette erstattet av mottaksdato. Journal(føring si)dato har tradisjonelt vore den datoen då eit innkommet dokument kom til inn eller vart lagt fram for organet, det vil seia mottakdato for eit innkommet dokument. I Noark 5 er detta erstatta av mottakdato. CC0-1.0 +Fra Noark 5 angir journalføringsdato tidspunktet for arkivtjenestens kvalitetssikring av dokumentregistreringen, etter at det er mottatt, sendt eller ferdigstilt. Frå Noark 5 angjev journalføringdato tidspunktet for kvalitetssikringa til arkivtenesta av dokumentregistreringa, etter at det er motteke, sendt eller ferdigstilt. CC0-1.0 +Journalopplysninger Journalopplysningar CC0-1.0 +De opplysninger som inngår i en journal, jf. arkivforskriften § 10. Dei opplysningane som inngår i ein journal, jf. arkivforskriften § 10. CC0-1.0 +En enkelt registrering (innførsel) i en journal, dvs. opplysningene om et saksdokument med eventuelle vedlegg. Ei enkelt registrering (innførsel) i ein journal, dvs. opplysningane om eit saksdokument med eventuelle vedlegg. CC0-1.0 +Det å kassere, dvs. at arkiv­materiale som har vært gjenstand for saksbehandling eller har hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og tilintetgjort, jf. arkivforskriften § 16. Det å kassera, dvs. at arkivmaterial som har vore gjenstand for saksarbeid eller har hatt verdi som dokumentasjon, vert teke ut av arkivet og tilinkjegjort, jf. arkivforskriften § 16. CC0-1.0 +Et klassifikasjonssystem består av klasser som kan beskriver arkivskapers funksjoner og aktiviteter. Kan også beskrive emner eller objekter. En arkivnøkkel er et eksempel på et klassifikasjonssystem. Eit klassifikasjonssystem består av klasser som kan skildrar funksjonane til arkivskapar og aktivitetar. Kan òg skildra emne eller objekt. Ein arkivnøkkel er eit døme på eit klassifikasjonssystem. CC0-1.0 +Bestanddelene i et klassifikasjonssystem. Inngår ofte i et hierarki. En arkivkode er et eksempel på identifikasjonen av en klasse. Bestanddelene i eit klassifikasjonssystem. Inngår ofte i eit hierarki. Ein arkivkode er eit døme på identifikasjonen av ei klasse. CC0-1.0 +Meningsinnholdet skal ikke kunne leses av uvedkommende. Meiningsinnhaldet skal ikkje kunna lesast av uvedkomande. CC0-1.0 +Omgivelsene arkivmaterialet inngår i, og må tolkes i lys av. Brukes også om sammenhengen mellom arkivdokumentene. Omgivnadene arkivmaterialen inngår i, og må tolkast i lys av. Verta òg brukt om samanhengen mellom arkivdokumenta. CC0-1.0 +Omforme et arkivdokuments format til et annet format, slik at dokumentet kan leses og bearbeides med en annen program­vare enn den som ble brukt til å framstille dokumentet. Omforme formatet i eit arkivdokument til eit anna format, slik at dokumentet kan lesast og vert omarbeidt med ein anna programvare enn den som vart brukt til å framstella dokumentet. CC0-1.0 +Kopimottaker Kopimottakar CC0-1.0 +Mottaker som mottar en kopi av arkivdokumentet, og som dermed ikke er behandlingsansvarlig. Mottakar som mottek ein kopi av arkivdokumentet, og som dermed ikkje er behandlingsansvarlig. CC0-1.0 +Virksomhet eller person som arkivskaper mottar eller sender arkivdokumenter til. Verksemd eller person som arkivskapar mottek eller sender arkivdokument til. CC0-1.0 +Omforming av data slik at de blir uforståelige. Omformingen skjer ved å kombinere en krypteringsnøkkel med de originale dataene i henhold til en gitt algoritme. De originale dataene gjenskapes ved å kombinere en dekrypteringsnøkkel med de krypterte dataene. Omforming av data slik at dei vert uforståelege. Omformingen skjer ved å kombinera ein krypteringsnøkkel med dei originale dataa i samsvar med ein gjeven algoritme. Dei originale dataa vert attskapt ved å kombinera ein dekrypteringsnøkkel med dei krypterte dataa. CC0-1.0 +Logging er sekvensiell lagring av data, ofte i kronologisk rekkefølge. Logging er sekvensiell lagring av data, ofte i kronologisk rekkjefølgje. CC0-1.0 +Et nivå i arkivstrukturen, en arkivenhet. En eller flere registreringer med tilhørende arkivdokumenter som er knyttet sammen under en felles identitet. Eit nivå i arkivstrukturen, ei arkiveining. Ein eller fleire registreringar med tilhøyrande arkivdokument som er knytt saman under ein felles identitet. CC0-1.0 +Avsender som ikke formelt er ansvarlig, hvis et inngående dokument har flere avsendere. Sender som ikkje formelt er ansvarleg, viss eit inngåande dokument har fleire avsendere. CC0-1.0 +Metadata er data som tjener til å definere eller beskrive andre data. I arkivsammenheng vil dette for eksempel være informasjon om et dokuments struktur, innhold og kontekst. Metadata er data som tener til å definera eller skildra andre data. I arkivsamanheng vil dette til dømes vera informasjon om strukturen i eit dokument, innhald og kontekst. CC0-1.0 +Et møte i et beslutningsorgan for å behandle saker i en saksliste. Eit møte i eit beslutningsorgan for å handsama saker i ei sakliste. CC0-1.0 +Protokoll, (evt. referat) fra et bestemt møte i et utvalg. Omfatter opplysninger om tid, sted, fremmøte og liknende, samt protokoll/referat fra behandlingen av de saker som var oppe. Protokoll, (evt. referat) frå eit bestemt møte i eit utval. Omfattar opplysningar om tid, stad, frammøte og liknande, og dessutan protokoll/referat frå handsaminga av dei sakane som var oppe. CC0-1.0 +En avgrenset problemstilling som et beslutningsorgan skal behandle i et møte. Ei avgrensa problemstilling som eit beslutningsorgan skal handsama i eit møte. CC0-1.0 +Internt dokument som utarbeides i et organ som ledd i en saksforberedelse. Se også internt dokument. Internt dokument som vert utarbeidt i eit organ som ledd i ei sakførebuing. Sjå òg internt dokument. CC0-1.0 +En kopi av journalen som legges ut for allmennheten, hvor opplysninger som er unntatt fra offentlighet er strøket ut. Se også skjerming. Ein kopi av journalen som vert for lagt ut allmennheten, kor opplysningar som er unntatt frå offentlighet er stroke ut. Sjå òg skjerming. CC0-1.0 +Overgangsfase mellom gammel og ny arkivperiode, oftest de to første årene av hver ny arkivperiode. Overgangsfase mellom gammal og ny arkivperiode, oftast dei to første åra av kvar ny arkivperiode. CC0-1.0 +Variabel som tildeles verdi ved en bestemt bruk. Brukes om faste valg som skal eller bør være tilgjengelig i løsningen. Variabel som vert tildelt verdi ved ei bestemd nytte. Brukast om faste val som skal eller bør vera tilgjengeleg i løysinga. CC0-1.0 +Periodeskille Periodeskilje CC0-1.0 +"Måten en periode avsluttes på. Ved skarpt skille lukkes alle saksmapper. Ved ""mykt"" periodeskille overføres uavsluttede saksmapper til ny periode." "Måten ein periode vert avslutta på. Ved skarpt skilje vert lukka alle sakmapper. Ved ""mjukt"" periodeskilje vert overført uavsluttede sakmapper til ny periode." CC0-1.0 +Sette et kontrollert tidsskille i arkivet med jevne mellomrom. Dette innebærer at alle saker med dokumenter som har vært registrert innefor et fast tidsrom (en arkivperiode) settes bort samtidig, og utgjør en egen enhet i bortsettingsarkivet. Setja eit kontrollert tidsskille i arkivet med jamne mellomrom. Dette inneber at alle sakar med dokument som har vore registrert innefor eit fast tidsrom (ein arkivperiode) setjast bort samtidig, og utgjer ein eiga eining i bortsettingsarkivet. CC0-1.0 +Data Dictionary for Preservation Metadata: Final Report of the PREMIS Working Group (OCLC og RLG 2005). PREMIS står for Preservation Metadata: Implementation Strategies. PREMIS Working Group beskriver en modell - en kjerne av metadata – som kan brukes til all digital bevaring, uavhengig av type dokumenter eller bevarings­strategier. Data Dictionary for Preservation Metadata: Final Report of the PREMIS Working Group (OCLC og RLG 2005). PREMIS står for Preservation Metadata: Implementation Strategies. PREMIS Working Group skildrar ein modell - ein kjerne av metadata – som kan brukast til all digital bevaring, uavhengig av type dokument eller bevaringsstrategier. CC0-1.0 +En (retts)avgjørelse som siden kan tjene som rettesnor i lignende tilfeller eller saker. En presedens kan også være en sak som er regeldannende for behandling av tilsvarende saker. Det er som oftest snakk om et forvaltningsmessig vedtak, dvs. et enkeltvedtak fattet i henhold til det aktuelle organets forvaltningsområde, som inneholder en rettsoppfatning som senere blir lagt til grunn i andre lignende tilfeller. Ein (rett sin)avgjerd som sidan kan tena som rettesnor i lignande tilfelle eller sakar. Ein presedens kan òg vera ei sak som er regeldannende for handsaming av tilsvarande saker. Det er som oftast snakk om eit forvaltningsmessig vedtak, dvs. eit enkeltvedtak fatta i samsvar med forvaltingsområdet til det aktuelle organet, som inneheld ei rettsoppfatning som seinare vert lagt til grunn i andre lignande tilfelle. CC0-1.0 +Format som et elektronisk dokument er produsert i, dvs. vanligvis det lagringsformatet som brukes av et tekstbehandlingssystem Format som eit elektronisk dokument er produsert i, dvs. vanlegvis det lagringsformatet som vert brukt av eit teksthandsamingssystem CC0-1.0 +Informasjon om arkivmaterialets opphav. Informasjon om opphavet til arkivmaterialen. CC0-1.0 +Pålitelig Påliteleg CC0-1.0 +En pålitelig registrering har et innhold som en kan stole på er en fullstendig og nøyaktig gjengivelse av transaksjonene, aktivitetene og faktaene som skal dokumenteres, og skal kunne danne grunnlag etterfølgende transaksjoner og aktiviteter. Registreringen bør produseres samtidig med transaksjonen eller hendelsen den angår, eller kort tid etter, av personer som har direkte kjennskap til fakta, eller ved hjelp av metoder som virksomheten rutinemessig bruker for å utføre transaksjonen. Ei påliteleg registrering har eit innhald som ein kan stola på er ein fullstendig og nøyaktig attgjeving av transaksjonane, aktivitetane og faktuma som skal dokumenterast, og skal kunna danna grunnlag etterfølgende transaksjonar og aktivitetar. Registreringa bør verta samstundes produsert med transaksjonen eller hendinga den gjeld, eller kort tid etter, av personar som har direkte kjennskap til faktum, eller ved hjelp av metodar som verksemda rutinemessig brukar for å utføra transaksjonen. CC0-1.0 +Det engelske begrepet som tradisjonelt er brukt tilsvarende det norske «arkivdokument». Er senere blitt oversatt til «dokumentasjon», og tilsvarer en registrering i Noark 5. Det engelske omgrepet som tradisjonelt er brukt tilsvarande det norske «arkivdokument». Er seinare vorte omsett til «dokumentasjon», og tilsvarer ei registrering i Noark 5. CC0-1.0 +Dokument skapt eller mottatt av en person eller organisasjon som ledd i virksomhetsutøvelsen, og som er vedlikeholdt av den personen eller organisasjonen. (Moreq) Dokument skapt eller motteke av ein person eller organisasjon som ledd i verksemdutøvinga, og som er halde ved like av den personen eller organisasjonen. (Moreq) CC0-1.0 +Et nivå i arkivstrukturen, en arkivenhet. Dokumentasjon av en transaksjon, også metadata til registreringen. Eit nivå i arkivstrukturen, ei arkiveining. Dokumentasjon av ein transaksjon, òg metadata til registreringa. CC0-1.0 +Mottatt journalpost som ikke er avskrevet. Se avskrivning. Motteken journalpost som ikkje er avskrevet. Sjå avskrivning. CC0-1.0 +Innen tilgangskontroll er roller en gruppering av likeartede arbeidsoppgaver, slik at autorisasjon kan tildeles flere personer med samme rolle istedenfor at autorisasjonene tildeles direkte til hver enkelt person Innan tilgjengekontroll er roller ei gruppering av likeartede arbeidsoppgåver, slik at autorisasjon kan tildelast fleire personar med same rolle i staden for at autorisasjonane vert tildelt direkte til kvar enkelt person CC0-1.0 +Abstrakt: Et spørsmål som er til behandling, på grunnlag av en henvendelse utenfra eller på initiativ fra organet selv (jf. forvaltnings­loven og offentleglova). Begrepet benyttes også om selve behandlingsforløpet. Abstrakt: Eit spørsmål som er til handsaming, på grunnlag av ein henvendelse utanfrå eller på initiativ frå organet sjølv (jf. forvaltningsloven og offentleglova). Omgrepet vert òg nytta om sjølve behandlingsforløpet. CC0-1.0 +Konkret: En sak omfatter de saksdokumenter, registreringer, påskrifter etc. som oppstår og/eller inngår i behandlingsforløpet. Konkret: Ei sak omfattar dei saksdokumenta, registreringar, påskrifter etc. som oppstår og/eller inngår i behandlingsforløpet. CC0-1.0 +I elektroniske journal- arkivløsninger (Noark): En sak består av en eller flere journalposter med tilhørende dokumenter, som er knyttet sammen under en felles identitet (saksnummer). I elektroniske journal- arkivløysingar (Noark): Ei sak består av ein eller fleire journalpostar med tilhøyrande dokument, som er knytt saman under ein felles identitet (saknummer). CC0-1.0 +" Se saksmappe." " Sjå sakmappe." CC0-1.0 +Den delen av arkivet som inneholder saksdokumenter, dvs. dokumenter som er kommet inn til eller lagt fram for et organ, eller som organet selv har opprettet, og som gjelder ansvarsområdet eller virksomheten til organet. Den delen av arkivet som inneheld saksdokument, dvs. dokument som er kome inn til eller lagt fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. CC0-1.0 +Saksbehandler som er ansvarlig for behandling av saken som helhet. Se også Saksbehandler. Saksarbeidar som er ansvarleg for handsaming av saka som heilskap. Sjå òg Saksarbeidar. CC0-1.0 +Saksbehandler Saksarbeidar CC0-1.0 +Den person i organet som er ansvarlig for oppfølging og behandling av ett eller flere dokumenter i en sak. Se også Saksansvarlig. Den personen i organet som er ansvarleg for oppfølging og handsaming av eitt eller fleire dokument i ei sak. Sjå òg Saksansvarlig. CC0-1.0 +Etter offentleglova er forvaltningens saksdokumenter dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan, og dokumenter som er kommet inn til eller lagt frem for et slikt organ. I arkivsammenheng brukes begrepet i hovedsak på samme måte, men litt mer avgrenset. Et saksdokument er alltid et arkivdokument, men ikke alle arkivdokumenter er saksdokumenter. Et saksdokument er opprettet når det er sendt ut av organet. Hvis dette ikke skjer, regnes saksdokumentet som opprettet når det er ferdigstilt. Etter offentleglova er saksdokumenta til forvaltinga dokument som er utferdiget av eit forvaltingsorgan, og dokument som er kome inn til eller lagt fram for eit slikt organ. I arkivsamanheng verta omgrepet brukt i hovudsak på same måte, men litt meir avgrensa. Eit saksdokument er alltid eit arkivdokument, men ikkje alle arkivdokument er saksdokument. Eit saksdokument er oppretta når det er sendt ut av organet. Viss dette ikkje skjer, vert saksdokumentet rekna som oppretta når det er ferdigstilt. CC0-1.0 +Behandlingsprosessen i en sak. Handsamingsprosessen i ei sak. CC0-1.0 +Saksliste Sakliste CC0-1.0 +Liste over møtesaker fra kølisten som skal behandles i et gitt møte. Liste over møtesaker frå kølisten som skal handsamast i eit gjeve møte. CC0-1.0 +Saksmappe Sakmappe CC0-1.0 +En spesialisering av arkivenheten mappe i arkivstrukturen. Se sak. Ein spesialisering av arkiveininga mappe i arkivstrukturen. Sjå sak. CC0-1.0 +Det å følge opp behandlingen av en sak, for eksempel kontroll av behandlingen i forhold til forfall, restansekontroll, mv. Det å følgja opp handsaminga av ei sak, til dømes kontroll av handsaminga i tilhøve til forfall, restansekontroll, mv. CC0-1.0 +Et sertifikat er opplysninger (som en uavhengig tredjepart kan gå god for) som en mottaker behøver for å ta stilling til om han skal ha tillit til avsenderen av elektronisk signert materiale Eit sertifikat er opplysningar (som ein uavhengig tredjepart kan gå god for) som ein mottakar treng for å ta stilling til om han skal ha tillit til avsenderen av elektronisk signert material CC0-1.0 +Verdi (hash value) som fremkommer ved å behandle en datastrøm i henhold til en gitt algoritme. Sjekksummen beregnes på en slik måte at det er liten sannsynlighet for at to ulike datastrømmer resulterer i samme sjekksum, slik at to datastrømmer som har samme sjekksum med høy sannsynlighet er like. Verdi (hash value) som fremkommer ved å handsama ein datastraum i samsvar med ein gjeven algoritme. Sjekksummen bereknast på ein slik måte at det er liten sannsynlighet for at to ulike datastraumar resulterer i same sjekksum, slik at to datastraumar som har same sjekksum med høy sannsynlighet er like. CC0-1.0 +Bruk av nøytrale kjennetegn, utelatinger eller overstrykinger på den kopien eller utskriften av journalen som allmennheten kan kreve innsyn i. Bruk av nøytrale kjenneteikn, utelatinger eller overstrykinger på den kopien eller utskriften av journalen som allmennheten kan krevja innsyn i. CC0-1.0 +Grensesnitt for utveksling av data mellom et Noark 5-system og et fagsystem (utvekslingsformat) Grensesnitt for utveksling av data mellom eit Noark 5-system og eit fagsystem (utvekslingsformat) CC0-1.0 +De enkelte trinnene i en aktivitet. Det er transaksjoner som skaper arkivdokumenter. Dei enkelte trinna i ein aktivitet. Det er transaksjonar som skapar arkivdokument. CC0-1.0 +"En alternativ utgave av et arkivdokument, som arkiveres i tillegg til selve arkivdokumentet. I en variant av et arkivdokument er innholdet endret fra det opprinnelige arkivdokumentet. Den mest vanlige varianten vil være et ""sladdet"" dokumentet hvor taushetsbelagt informasjon er fjernet slik at det kan være offentlig tilgjengelig." "Ei alternativ utgåve av eit arkivdokument, som vert arkivert i tillegg til sjølve arkivdokumentet. I ein variant av eit arkivdokument er innhaldet endra frå det opphavlege arkivdokumentet. Den meste vanlege varianten vil vera eit ""sladda"" dokumentet kor tagd om informasjon er fjerna slik at det kan vera offentleg tilgjengeleg." CC0-1.0 +Utgave av et arkivdokument på et bestemt tidspunkt. Siste versjon vil være den endelige versjonen. Utgåve av eit arkivdokument på eit bestemt tidspunkt. Siste versjon vil vera den endelege versjonen. CC0-1.0 +Ved utarbeidelsen av metadata i Noark 5 er det tatt utgangspunkt i attributtlistene i Noark 4, ved at attributtene i Noark 4 som utgjør metadata er identifisert tatt med videre i Noark 5. I tillegg har Dublin Core gitt noen viktige føringer. Ved utarbeidelsen av metadata i Noark 5 er det tekne utgangspunktet i attributtlistene i Noark 4, ved at attributta i Noark 4 som utgjer metadata er identifisert teke med vidare i Noark 5 . I tillegg har Dublin Core gjeve nokre viktige føringar. CC0-1.0 +Metadatakatalogen i Noark 5 har også tatt utgangspunkt i tilsvarende spesifikasjoner (egne vedlegg) i Moreq2, samt i Requirements for Electronic Records Management utarbeidet av The National Archives i England (TNA). Disse to har mye til felles, men det er også en del forskjeller på hvilke metadata som er tatt med. Metadata i Moreq2 bygger på ISO 23081 Records Management Processes - Metadata for Records, mens TNA har tatt utgangspunkt i Dublin Core. Metadatakatalogen i Noark 5 har òg teke utgangspunkt i tilsvarande spesifikasjonar (eigne vedlegg) i Moreq2, og dessutan i Requirements for Electronic Records Management utarbeidd av The National Archives i England (TNA). Desse to har mykje til felles, men det er òg ein del skilnader på kva for metadata som er teke med. Metadata i Moreq2 byggjer på ISO 23081 Records Management Processes - Metadata for Records, medan TNA har teke utgangspunkt i Dublin Core. CC0-1.0 +Navn på metadataelementer Namn på metadataelementer CC0-1.0 +Navnene er obligatoriske ved avlevering og utveksling. Internt i systemet og i grensesnittet kan helt andre navn brukes. Følgende prinsipper er brukt når det gjelder navn på metadata: Namna er obligatoriske ved avlevering og utveksling. Internt i systemet og i grensesnittet kan heilt andre namn brukast. Følgjande prinsipp er brukt når det gjeld namn på metadata: CC0-1.0 +Navnene skal settes sammen av vanlige norske begreper, og være så selvforklarende som mulig. Namna skal setjast saman av vanlege norske omgrep, og vera så selvforklarende som mogleg. CC0-1.0 +Navnene skal ikke inneholde tall, mellomrom eller andre spesialtegn. Namna skal ikkje innehalda tal, mellomrom eller andre spesialtegn. CC0-1.0 +Navnene skal begynne med liten forbokstav. Namna skal byrja med liten forbokstav. CC0-1.0 +Navnene skrives som en sammenhengende tekststreng, også når de er satt sammen av flere ord. Namna vert skrive som ein samanhengande tekststreng, òg når dei er sett saman av fleire ord. CC0-1.0 +Dersom navnet er satt sammen av flere ord, skal alle etterfølgende ord begynne med stor forbokstav (camelCase), f.eks. opprettetDato. Dersom namnet er sett saman av fleire ord, skal alle etterfølgende ord byrja med stor forbokstav (camelCase), t.d. opprettetDato. CC0-1.0 +"De særnorske bokstavene æ, ø og å skal ikke brukes i navnene. De konverteres etter følgende mønster: æ > ae, ø > oe og å > aa. Grunnen til dette er at navn på metadata blir ""taggnavn"" i XML, og her bør ikke disse bokstavene brukes." "Dei særnorske bokstavane æ, ø og å skal ikkje brukast i namna. Dei vert konvertert etter følgjande mønster: æ > ae, ø > oe og å > aa. Grunnen til dette er at namn på metadata vert ""taggnamn"" i XML, og her bør ikkje desse bokstavane brukast." CC0-1.0 +Hovedprinsipper for spesifisering av metadataelementer i Noark 5 Hovudprinsipp for spesifisering av metadataelementer i Noark 5 CC0-1.0 +Metadataelementene gis en entydig identifikasjon: M etterfulgt av et tresifret nummer. Metadataelementene vert gjeve ein eintydig identifikasjon: M etterfulgt av eit tresifret nummer. CC0-1.0 +Metadataene i katalogen grupperes etter innhold, se nedenfor. Hver gruppe har sin nummerserie, og det er god plass til å føye til ekstra metadata ved senere versjoner. Metadataene i katalogen vert gruppert etter innhald, sjå nedanfor. Kvar gruppe har sin nummerserie, og det er god plass til å føya til ekstra metadata ved seinare versjonar. CC0-1.0 +"I senere versjoner kan eksisterende metadata bli slettet fordi en har kommet fram til at de er unødvendige. Dette vil skape ""huller"" i nummerrekkefølgen." "I seinare versjonar kan eksisterande metadata slettast fordi ein har kome fram til at dei er unaudsynte. Dette vil skapa ""hol"" i nummerrekkjefølgja." CC0-1.0 +Metadata blir bare spesifisert én gang, selv om det samme elementet vil kunne forekomme i mange forskjellige arkivenheter. Metadata vert berre spesifisert éin gong, sjølv om det same elementet vil kunna finnast i mange ulike arkiveiningar. CC0-1.0 +Det oppgis i hvilke arkivenheter de forskjellige elementene forekommer. Dersom det oppgis at et element forekommer i en mappe eller registrering, betyr det at de forekommer i alle spesialiseringer av mapper og registreringer. Oppgis det at de forekommer i saksmappe eller journalpost, trenger de ikke forekomme i mappe eller registrering. Det oppgjevast i kva for arkiveiningar dei ulike elementa finst. Dersom det vert oppgjeve at eit element finst i ei mappe eller registrering, tyder det at dei finst i alle spesialiseringer av mapper og registreringar. Oppgjevast det at dei finst i sakmappe eller journalpost, treng dei ikkje finnast i mappe eller registrering. CC0-1.0 +"Obligatorisk eller valgfri oppgis for hvert metadataelement. Merk at en gruppe metadata godt kan være valgfri, men hvis gruppen forekommer kan enkelte av metadataelementene i gruppen være obligatoriske. Mer detaljert informasjon om dette finnes i vedlegg 2, ""Metadata gruppert på objekter"". Det samme gjelder antall forekomster." "Obligatorisk eller valfri vert oppgjeve for kvart metadataelement. Merk at ei gruppe metadata godt kan vera valfri, men viss gruppa finst kan enkelte av metadataelementene i gruppa vera obligatoriske. Meir detaljert informasjon om dette finst i vedlegg 2, ""Metadata gruppert på objekt"". Det same gjeld mengder førekomstar." CC0-1.0 +Alle arkivenheter skal inneholde en entydig systemidentifikasjon, systemID. Alle arkiveiningar skal innehalda ein eintydig systemidentifikasjon, systemID. CC0-1.0 +Arkivenhetene klasse, mappe og registrering skal også inneholde en logisk identifikasjon, f.eks. arkivkode og saksnummer. Arkiveiningane klasse, mappe og registrering skal òg innehalda ein logisk identifikasjon, t.d. arkivkode og saknummer. CC0-1.0 +M080-M099: Typer M080-M099: Typar CC0-1.0 +M100-M199: Datoer M100-M199: Datoar CC0-1.0 +M200-M299: Referanser M200-M299: Referansar CC0-1.0 +M370-M399: Møtebehandling M370-M399: Møtehandsaming CC0-1.0 +M580-M599: Brukeradministrasjon og administrativ oppbygning M580-M599: Brukaradministrasjon og administrativ oppbygning CC0-1.0 +M600-M659: Logging av hendelser M600-M659: Logging av hendingar CC0-1.0 +M680-M699: Logging av endringer M680-M699: Logging av endringar CC0-1.0 +De aller fleste metadata nedenfor vil inngå i filen arkivstruktur.xml. Men det er også definert metadata som bare inngår i filene endringslogg.xml, loependeJournal.xml og offentligJournal.xml. Dei aller fleste metadata nedanfor vil inngå i fila arkivstruktur.xml. Men det er òg definert metadata som berre inngår i filene endringslogg.xml, loependeJournal.xml og offentligJournal.xml. CC0-1.0 +Katalogoppføringer Katalogoppføringar CC0-1.0 +"Navn" "Namn" CC0-1.0 +Globalt unik identifikasjon av arkivenheten (UID). Globalt unik identifikasjon av arkiveininga (UID). CC0-1.0 +"Arkivenhet" "Arkiveining" CC0-1.0 +arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse, dokumentobjekt arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse, mappe, registrering, dokumentskildring, dokumentobjekt CC0-1.0 +Registreres automatisk av systemet Registrerast automatisk av systemet CC0-1.0 +Skal ikke kunne endres Skal ikkje kunna endrast CC0-1.0 +"Kommentarer" "Kommentarar" CC0-1.0 +Alle referanser fra en arkivenhet til en annen skal peke til arkivenhetens systemidentifikasjon. Dette gjelder også referanser fra en arkivdel til en annen, f.eks. mellom to arkivperioder som avleveres på forskjellig tidspunkt. Alle referansar frå ei arkiveining til ein annan skal peika til systemidentifikasjonen til arkiveininga. Dette gjeld òg referansar frå ein arkivdel til ein annan, t.d. mellom to arkivperiodar som vert avlevert på ulikt tidspunkt. CC0-1.0 +Entydig identifikasjon av klassen innenfor klassifikasjonssystemet. Eintydig identifikasjon av klassa innanfor klassifikasjonssystemet. CC0-1.0 +Alle klasser i et klassifikasjonssystem opprettes vanligvis når et arkivsystem tas i bruk. Men enkelte løsninger kan tillate at det opprettes nye klasser ved behov (mest aktuelt ved objektbasert klassifikasjon). Alle klasser i eit klassifikasjonssystem verta vanlegvis oppretta når eit arkivsystem vert i bruk teke. Men enkelte løysingar kan tillata at det vert oppretta nye klasser ved behov (mest aktuelt ved objektbasert klassifikasjon). CC0-1.0 +I hierarkiske klassifikasjonssystemer (f.eks. statens arkivnøkkel) skal en underordnet klasse arve og aggregere (slå sammen) identifikasjonen fra alle overordnede klasser, se kommentar nedenfor. I hierarkiske klassifikasjonssystem (t.d. arkivnøkkelen til staten) skal ei underordna klasse arva og aggregera (slå saman) identifikasjonen frå alle overordna klasser, sjå kommentar nedanfor. CC0-1.0 +Ulike klassifikasjonssystemer innenfor samme arkivsystem kan inneholde en eller flere av de samme identifikasjonene. Identifikasjonen kan være rent nummerisk, men kan også være alfanumerisk og ha et logisk meningsinnhold. Merk at klasseID er identisk med begrepene ordningsverdi og arkivkode i Noark 4. Ulike klassifikasjonssystem innanfor same arkivsystem kan innehalda ein eller fleire av dei same identifikasjonane. Identifikasjonen kan vera reint nummerisk, men kan òg vera alfanumerisk og ha eit logisk meiningsinnhald. Merk at klasseID er identisk med omgrepa ordningsverdi og arkivkode i Noark 4. CC0-1.0 +Entydig identifikasjon av mappen innenfor det arkivet mappen tilhører. Eintydig identifikasjon av mappa innanfor det arkivet mappa tilhøyrer. CC0-1.0 +Registreres automatisk av systemet etter interne regler Registrerast automatisk av systemet etter interne regler CC0-1.0 +Ja, til registrering, og aggregeres i M004 registreringsID i kombinasjon med M015 journalpostnummer Ja, til registrering, og aggregerast i M004 registreringsID i kombinasjon med M015 journalpostnummer CC0-1.0 +Ulike arkiver innenfor samme arkivsystem, kan inneholde en eller flere av de samme kodene. Koden kan være rent numerisk, men kan også ha en logisk oppbygning. Ulike arkiv innanfor same arkivsystem, kan innehalda ein eller fleire av dei same kodane. Koden kan vera reint numerisk, men kan òg ha ein logisk oppbygning. CC0-1.0 +"Er en videreføring av kombinasjonen saksår og sakssekvensnummer (oftest bare kalt ""saksnummer"") i Noark 4, som fortsatt er obligatorisk identifikasjon på saksmappe. I slike tilfeller skal verdien i mappeID også kopieres til de to metadataelementene M011 saksaar og M012 sakssekvensnummer i saksmappen." "Er ein videreføring av kombinasjonen saksår og saksekvensnummer (oftast berre kalla ""saknummer"") i Noark 4, som enno er obligatorisk identifikasjon på sakmappe. I slike tilfelle skal verdien i mappeID òg vert kopiert til dei to metadataelementene M011 saksaar og M012 saksekvensnummer i sakmappa." CC0-1.0 +Entydig identifikasjon av registreringen innenfor arkivet. Eintydig identifikasjon av registreringa innanfor arkivet. CC0-1.0 +Kan arve M003 mappeID fra mappe og kombinere det med M015 journalpostnummer Kan arva M003 mappeID frå mappe og kombinera det med M015 journalpostnummer CC0-1.0 +Skal normalt ikke kunne endres. Ved flytting til en annen mappe, kan endring av registreringsID forekomme. Skal normalt ikkje kunna endrast. Ved flytting til ein anna mappe, kan endring av registreringsID finnast. CC0-1.0 +Ulike arkiv innenfor samme system kan inneholde samme identifikasjon. Identifikasjonen kan være rent numerisk, men den kan også ha en logisk oppbygging. Ulike arkiv innanfor same system kan innehalda same identifikasjon. Identifikasjonen kan vera reint numerisk, men den kan òg ha ei logisk oppbygging. CC0-1.0 +"Er en videreføring av saksår og sakssekvensnummer (oftest bare kalt ""saksnummer"") i kombinasjon med ""dokumentnummer"" i Noark 4 (f.eks. 2011/3869-8, dvs. dokument nummer 8 i saksnummer 2011/3869), men trenger ikke ha denne formen for andre deler av arkivet." "Er ein videreføring av saksår og saksekvensnummer (oftast berre kalla ""saknummer"") i kombinasjon med ""dokumentnummer"" i Noark 4 (t.d. 2011/3869-8, dvs. dokument nummer 8 i saknummer 2011/3869), men treng ikkje ha denne forma for andre delar av arkivet." CC0-1.0 +Heltall Heiltal CC0-1.0 +Identifikasjon av versjoner innenfor ett og samme dokument. Identifikasjon av versjonar innanfor eitt og same dokument. CC0-1.0 +Registreres automatisk når en ny versjon arkiveres Registrerast automatisk når ein ny versjon vert arkivert CC0-1.0 +"Skal ikke endres. Den eldste versjonen skal ha det laveste nummeret. Dersom arkiverte versjoner er slettet (gjelder ikke siste versjon), vil dette skape ""huller"" i nummerrekkefølgen." "Skal ikkje endrast. Den eldste versjonen skal ha det lågaste nummeret. Dersom arkiverte versjonar er sletta (gjeld ikkje siste versjon), vil detta skapte ""hol"" i nummerrekkjefølgja." CC0-1.0 +Versjonsnummer gjelder bare arkiverte versjoner. Annen versjons­håndtering ligger i komplett Noark, og genererer ikke metadata skal følge med i et arkivuttrekk. Versjonsnummer gjeld berre arkiverte versjonar. Anna versjonshandtering ligg i komplett Noark, og genererer ikkje metadata skal følgja med i eit arkivuttrekk. CC0-1.0 +Unik ID for arkivskaperen Unik ID for arkivskaparen CC0-1.0 +Registreres manuelt ved opprettelsen av arkivet Registrerast manuelt ved skipinga av arkivet CC0-1.0 +Kan være organisasjonsnummer (Brønnøysundregistrene) eller annen identifikasjon avtalt med arkivdepotet Kan vera organisasjonsnummer (Brønnøysundregistrene) eller annan identifikasjon avtalt med arkivdepotet CC0-1.0 +Identifikasjon av dokumentene innenfor en registrering Identifikasjon av dokumenta innanfor ei registrering CC0-1.0 +dokumentbeskrivelse dokumentskildring CC0-1.0 +Dokumentnummeret avgjør i hvilken rekkefølge dokumentene vises i brukergrensesnittet. Normalt skal hoveddokument vises før vedleggene. Dokumentnummeret avgjer i kva for ei rekkjefølgje dokumenta visast i brukargrensesnittet. Normalt skal hovuddokument visast før vedlegga. CC0-1.0 +Identifikasjon av møter som et utvalg har avholdt, viser rekkefølgene på møtene Identifikasjon av møte som eit utval har halde, viser rekkjefølgjene på møta CC0-1.0 +Registreres automatisk av systemet, eventuelt også manuelt Registrerast automatisk av systemet, eventuelt òg manuelt CC0-1.0 +Unik ID for en part Unik ID for ein part CC0-1.0 +Registreres manuelt når part opprettes Registrerast manuelt når part vert oppretta CC0-1.0 +Kan være fødselsnummer eller annen personidentifikasjon Kan vera fødselsnummer eller annan personidentifikasjon CC0-1.0 +Inngår i M003 mappeID. Viser året saksmappen ble opprettet. Inngår i M003 mappeID. Viser årete sakmappa vart oppretta. CC0-1.0 +saksmappe sakmappe CC0-1.0 +Registreres automatisk når saksmappen opprettes Registrerast automatisk når sakmappa vert oppretta CC0-1.0 +Kopieres fra M003 mappeID Kopierast frå M003 mappeID CC0-1.0 +Se kommentar under M012 sakssekvensnummer Sjå kommentar under M012 saksekvensnummer CC0-1.0 +"sakssekvensnummer" "saksekvensnummer" CC0-1.0 +Inngår i M003 mappeID. Viser rekkefølgen når saksmappen ble opprettet innenfor året. Inngår i M003 mappeID. Viser rekkjefølgja når sakmappa vart oppretta innanfor året. CC0-1.0 +Kombinasjonen saksår og sakssekvensnummer er ikke obligatorisk, men anbefales brukt i sakarkiver. Kombinasjonen saksår og saksekvensnummer er ikkje obligatorisk, men vert rådt til brukt i sakarkiver. CC0-1.0 +Viser året journalposten ble opprettet Viser årete journalposten vart oppretta CC0-1.0 +Registreres automatisk når journalposten opprettes Registrerast automatisk når journalposten vert oppretta CC0-1.0 +Kombineres med M014 journalsekvensnummer, se kommentar under denne Kombinerast med M014 journalsekvensnummer, sjå kommentar under denne CC0-1.0 +Viser rekkefølgen når journalposten ble opprettet under året Viser rekkjefølgja når journalposten vart oppretta under året CC0-1.0 +Kombineres med M013 journalaar. Kombinerast med M013 journalaar. CC0-1.0 +Kombinasjonen journalår og sekvensnummer er ikke obligatorisk, men anbefales brukt i sakarkiver. Noen rapporter er sortert på denne kombinasjonen, f.eks. løpende- og offentlig journal. Dersom journalår og sekvensnummer ikke brukes, må kronologiske utskrifter sorteres etter andre kriterier (f.eks. journalpostens opprettetDato). I Noark 4 skulle sekvensnummeret vises før journalåret (f.eks. 25367/2011) for at det ikke skulle blandes sammen med saksnummeret som har året først. Kombinasjonen journalår og sekvensnummer er ikkje obligatorisk, men vert rådt til brukt i sakarkiver. Nokre rapportar er sortert på denne kombinasjonen, t.d. løpande- og offentleg journal. Dersom journalår og sekvensnummer ikkje vert brukt, må kronologiske utskrifter sorterast etter andre kriterium (t.d. journalposten sin opprettetDato). I Noark 4 skulle sekvensnummeret visast før journalåret (t.d. 25367/2011) for at det ikkje skulle blandast saman med saknummeret som har året først. CC0-1.0 +Viser rekkefølgen på journalpostene innenfor saksmappen,. Viser rekkjefølgja på journalpostane innanfor sakmappa,. CC0-1.0 +Skal normalt ikke endres, men ved flytting til en annen saksmappe kan journalposten få et nytt nummer (fordi det inngår i en annen nummerrekkefølge i denne mappen). Skal normalt ikkje endrast, men ved flytting til ein anna sakmappe kan journalposten få eit nytt nummer (fordi det inngår i ein anna nummerrekkjefølgje i denne mappa). CC0-1.0 +Er ikke obligatorisk, men anbefales brukt i sakarkiver. Kombineres med M003 mappeID, og inngår i M004 registreringsID. Dersom journalpostnummer ikke brukes, må andre kriterier kunne identifisere journalpostenes rekkefølge innenfor saksmappen. Er ikkje obligatorisk, men vert rådt til brukt i sakarkiver. Kombinerast med M003 mappeID, og inngår i M004 registreringsID. Dersom journalpostnummer ikkje vert brukt, må andre kriterium kunna identifisera rekkjefølgja til journalpostane innanfor sakmappa. CC0-1.0 +Tittel eller navn på arkivenheten Tittel eller namn på arkiveininga CC0-1.0 +arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse (ikke dokumentobjekt), forekommer også i presedens arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse, mappe, registrering, dokumentskildring (ikkje dokumentobjekt), finst òg i presedens CC0-1.0 +Registreres manuelt eller hentes automatisk fra innholdet i arkivdokumentet. Ja fra klassetittel dersom alle mapper skal ha samme tittel som klassen. Kan også hentes automatisk fra et fagsystem. Registrerast manuelt eller vert henta automatisk frå innhaldet i arkivdokumentet. Ja frå klassetittel dersom alle mapper skal ha same tittel som klassa. Kan òg hentast automatisk frå eit fagsystem. CC0-1.0 +Kan eventuelt arves fra klasse, se ovenfor Kan eventuelt arvast frå klasse, sjå ovanfor CC0-1.0 +Skal normalt ikke kunne endres etter at enheten er lukket, eller dokumentene arkivert Skal normalt ikkje kunna endrast etter at eininga er lukka, eller dokumenta arkivert CC0-1.0 +"For saksmappe og journalpost vil dette tilsvare ""Sakstittel"" og ""Dokumentbeskrivelse"". Disse navnene kan beholdes i grensesnittet." "For sakmappe og journalpost vil detta tilsvard ""Saktittel"" og ""Dokumentskildring"". Desse namna kan haldast på i grensesnittet." CC0-1.0 +"beskrivelse" "skildring" CC0-1.0 +Tekstlig beskrivelse av arkivenheten Tekstlig skildring av arkiveininga CC0-1.0 +arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse (ikke dokumentobjekt), forekommer også i arkivskaper og presedens arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse, mappe, registrering, dokumentskildring (ikkje dokumentobjekt), finst òg i arkivskapar og presedens CC0-1.0 +Registreres manuelt Registrerast manuelt CC0-1.0 +Tilsvarende attributt finnes ikke i Noark 4 (men noen tabeller hadde egne attributter for merknad som kunne brukes som et beskrivelsesfelt) Tilsvarande attributt finst ikkje i Noark 4 (men nokre tabellar hadde eigne attributt for merknad som kunne brukast som eit skildringsfelt) CC0-1.0 +Nøkkeord eller stikkord som beskriver innholdet i enheten Nøkkeord eller stikkord som skildrar innhaldet i eininga CC0-1.0 +Registreres vanligvis ved oppslag fra liste (f.eks. en tesaurus). Kan også registreres automatisk på grunnlag av dokumentinnhold eller integrering med fagsystem. Verta vanlegvis registrert ved oppslag frå liste (t.d. ein tesaurus). Kan òg registrerast automatisk på grunnlag av dokumentinnhald eller integrering med fagsystem. CC0-1.0 +Nøkkelord kan brukes for å forbedre mulighetene for søking og gjenfinning. Nøkkelord skal ikke erstatte klassifikasjon. Nøkkelord kan brukast for å forbetra høva for søking og gjenfinning. Nøkkelord skal ikkje erstatta klassifikasjon. CC0-1.0 +"arkivskaperNavn" "arkivskaparnamn" CC0-1.0 +Navn på organisasjonen som har skapt arkivet Namn på organisasjonen som har skapt arkivet CC0-1.0 +Registreres manuelt ved opprettelsen av arkivet. Registrerast manuelt ved skipinga av arkivet. CC0-1.0 +"forfatter" "forfattar" CC0-1.0 +Navn på person (eller eventuelt organisasjon) som har forfattet eller skapt dokumentet. Namn på person (eller eventuelt organisasjon) som har forfatta eller skapt dokumentet. CC0-1.0 +registrering, dokumentbeskrivelse registrering, dokumentskildring CC0-1.0 +Registreres automatisk av systemet, automatisk fra innholdet i dokumentet eller manuelt Registrerast automatisk av systemet, automatisk frå innhaldet i dokumentet eller manuelt CC0-1.0 +Sakarkiver har tradisjonelt ikke noen forfatter på journalposten, men kan eventuelt ha det på dokumentbeskrivelsen. I en journalpost vil derfor forfatter vanligvis være forstått som M307 saksbehandler (utgående og organinterne dokumenter) eller eventuelt M400 korrespondansepartNavn (ved inngående dokumenter). Fagsystemer uten korrespondansedokumenter bør normal ha en forfatter. Her kan personnavn eventuelt erstattes med en kilde (f.eks. et system). Sakarkiver har tradisjonelt ikkje nokon forfattar på journalposten, men kan eventuelt ha det på dokumentskildringa. I ein journalpost vil difor forfattar vanlegvis forståast som M307 saksarbeidar (komande frå og organinterne dokument) eller eventuelt M400 korrespondansepartnamn (ved inngåande dokument). Fagsystemer utan korrespondansedokument bør normal ha ein forfattar. Her kan personnamn eventuelt erstattast med ei kjelde (t.d. eit system). CC0-1.0 +Offentlig tittel på arkivenheten, ord som skal skjermes er fjernet fra innholdet i tittelen (erstattet med ******) Offentleg tittel på arkiveininga, ord som skal skjermast er fjerna frå innhaldet i tittelen (erstatta med ******) CC0-1.0 +Obligatorisk i arkivuttrekk dersom tittelen inneholder ord som skal skjermes, jf. M504 skjermingMetadata. Obligatorisk i arkivuttrekk dersom tittelen inneheld ord som skal skjermast, jf. M504 skjermingMetadata. CC0-1.0 +I løpende og offentlig journaler skal også offentligTittel være med dersom ord i tittelfeltet skal skjermes. I løpande og offentleg journalar skal òg offentligTittel vera med dersom ord i tittelfeltet skal skjermast. CC0-1.0 +Nasjonale identifikatorer M030-M049: Nasjonale identifikatorer CC0-1.0 +"M030" "M010" CC0-1.0 +"kommunenummer" "moetenummer" CC0-1.0 +"M031" "M001" CC0-1.0 +"gaardsnummer" "postnummer" CC0-1.0 +matrikkelnummer moetenummer CC0-1.0 +"M032" "M002" CC0-1.0 +"bruksnummer" "postnummer" CC0-1.0 +"M033" "M003" CC0-1.0 +"festenummer" "moetenummer" CC0-1.0 +"M034" "M004" CC0-1.0 +"seksjonsnummer" "versjonsnummer" CC0-1.0 +"M035" "M005" CC0-1.0 +"bygningsnummer" "postnummer" CC0-1.0 +Entydig identifikasjon av bygning i matrikkelen Eintydig identifikasjon av registreringa innanfor arkivet. CC0-1.0 +"M036" "M006" CC0-1.0 +"endringsloepenummer" "moetenummer" CC0-1.0 +Entydig identifikasjon av endring av bygning i matrikkelen Eintydig identifikasjon av registreringa innanfor arkivet. CC0-1.0 +"M037" "M007" CC0-1.0 +"fylkesnummer" "moetenummer" CC0-1.0 +"M038" "M008" CC0-1.0 +"landkode" "land" CC0-1.0 +Entydig identifikasjon av et land Eintydig identifikasjon av registreringa innanfor arkivet. CC0-1.0 +part, korrespondansepart, planident korrespondansepart, part CC0-1.0 +"M039" "M001" CC0-1.0 +"planidentifikasjon" "seleksjon" CC0-1.0 +Entydig identifikasjon for en plan innen en kommune eller et fylke Eintydig identifikasjon av mappa innanfor det arkivet mappa tilhøyrer. CC0-1.0 +"M040" "M010" CC0-1.0 +"x" "Nr" CC0-1.0 +posisjon Autorisasjon CC0-1.0 +"M041" "M001" CC0-1.0 +"y" "Nr" CC0-1.0 +"M042" "M002" CC0-1.0 +"z" "Nr" CC0-1.0 +"M043" "M003" CC0-1.0 +"koordinatsystem" "systemID" CC0-1.0 +"M048" "M008" CC0-1.0 +"personID" "partID" CC0-1.0 +Entydig identifikasjon av en person Eintydig identifikasjon av klassa innanfor klassifikasjonssystemet. CC0-1.0 +part, korrespondansepart korrespondansepart CC0-1.0 +"M049" "M001" CC0-1.0 +"organisasjonsID" "versjonsnummer" CC0-1.0 +Entydig identifikasjon av en organisasjon Eintydig identifikasjon av klassa innanfor klassifikasjonssystemet. CC0-1.0 +Registreres manuelt når arkivet opprettes eller ved skifte av status. Registrerast manuelt når arkivet vert oppretta eller ved skifte av status. CC0-1.0 +Obligatoriske verdier: Obligatoriske verdiar: CC0-1.0 +"""Opprettet""" """Oppretta""" CC0-1.0 +"""Avsluttet""" """Avslutta""" CC0-1.0 +Skifte av status kan bare utføres av autoriserte personer. Skifte av status kan berre utførast av autoriserte personar. CC0-1.0 +Status til den arkivperioden som arkivdelen omfatter Status til den arkivperioden som arkivdelen omfattar CC0-1.0 +Registreres manuelt når arkivdelen opprettes eller ved skifte av status. Registrerast manuelt når arkivdelen vert oppretta eller ved skifte av status. CC0-1.0 +"""Avsluttet periode""" """Avslutta periode""" CC0-1.0 +"Arkivdeler som avleveres skal ha status ""Avsluttet periode""" "Arkivdelar som vert avlevert skal ha status ""Avslutta periode""" CC0-1.0 +"saksstatus" "sakstatus" CC0-1.0 +Status til saksmappen, dvs. hvor langt saksbehandlingen har kommet. Status til sakmappa, dvs. kor langt saksarbeidet har kome. CC0-1.0 +Registreres automatisk gjennom forskjellig saksbehandlings­funksjonalitet, eller overstyres manuelt. Registrerast automatisk gjennom ulikt saksbehandlingsfunksjonalitet, eller vert overstyrt manuelt. CC0-1.0 +"""Under behandling""" """Under handsaming""" CC0-1.0 +"""Utgår""" """Kjem frå""" CC0-1.0 +"Saksmapper som avleveres skal ha status ""Avsluttet"" eller ""Utgår""." "Sakmapper som vert avlevert skal ha status ""Avslutta"" eller ""Kjem frå""." CC0-1.0 +Status til journalposten, dvs. om dokumentet er registrert, under behandling eller endelig arkivert. Status til journalposten, dvs. om dokumentet er registrert, under handsaming eller endeleg arkivert. CC0-1.0 +"Journalposter som avleveres skal ha status ""Arkivert"" eller ""Utgår""." "Journalpostar som vert avlevert skal ha status ""Arkivert"" eller ""Kjem frå""." CC0-1.0 +Kan endres automatisk ved endring i saksstatus eller journalstatus. Kan endrast automatisk ved endring i sakstatus eller journalstatus. CC0-1.0 +"Dokumentbeskrivelser som avlevers skal ha status ""Dokumentet er ferdigstilt""." "Dokumentskildringar som avlevers skal ha status ""Dokumentet er ferdigstilt""." CC0-1.0 +Status til møteregistreringen Status til møteregistreringa CC0-1.0 +Valgfrie verdier, eksempler: Valfrie verdiar, døme: CC0-1.0 +"""Ferdig behandlet av utvalget""" """Ferdig handsama av utvalet""" CC0-1.0 +"""Utsatt til nytt møte i samme utvalg""" """Utsett til nytt møte i same utval""" CC0-1.0 +"""Sendt tilbake til foregående utvalg""" """Sendt attende til føregåande utval""" CC0-1.0 +Informasjon om presedensen er gjeldende eller foreldet Informasjon om presedensen er gjeldande eller forelda CC0-1.0 +saksmappe eller journalpost sakmappe eller journalpost CC0-1.0 +Registreres manuelt ved foreldelse Registrerast manuelt ved foreldelse CC0-1.0 +"""Gjeldende""" """Gjeldande""" CC0-1.0 +"""Foreldet""" """Forelda""" CC0-1.0 +Typer Typar CC0-1.0 +Navn på type journalpost Namn på type journalpost CC0-1.0 +Registreres automatisk av systemet eller manuelt Registrerast automatisk av systemet eller manuelt CC0-1.0 +"""Inngående dokument""" """Inngåande dokument""" CC0-1.0 +"""Utgående dokument""" """Komande frå dokument""" CC0-1.0 +"""Organinternt dokument uten oppfølging""" """Organinternt dokument utan oppfølging""" CC0-1.0 +"""Saksframlegg""" """Sakframlegg""" CC0-1.0 +Navn på type dokument Namn på type dokument CC0-1.0 +Ingen obligatoriske typer. Aktuelle verdier kan f.eks. være: Ingen obligatoriske typar. Aktuelle verdiar kan t.d. vera: CC0-1.0 +"""Ordrebekreftelser""" """Ordrestadfestingar""" CC0-1.0 +Navn på type merknad Namn på type merknad CC0-1.0 +mappe, registrering og dokumentbeskrivelse mappe, registrering og dokumentskildring CC0-1.0 +"""Merknad fra saksbehandler""" """Merknad frå saksarbeidar""" CC0-1.0 +"""Merknad fra leder""" """Merknad frå leier""" CC0-1.0 +"""Merknad fra arkivansvarlig""" """Merknad frå arkivansvarlig""" CC0-1.0 +Navn på type møteregistrering Namn på type møteregistrering CC0-1.0 +"""Saksliste""" """Sakliste""" CC0-1.0 +Registreres manuelt ved opprettelse av klassifikasjonssystem Registrerast manuelt ved skiping av klassifikasjonssystem CC0-1.0 +"""Emnebasert, ett nivå""" """Emnebasert, eitt nivå""" CC0-1.0 +"""K-koder""" """K-kodar""" CC0-1.0 +"""Mangefasettert, ikke hierarki""" """Mangefasettert, ikkje hierarki""" CC0-1.0 +"""Gårds- og bruksnummer""" """til Gards- og bruksnummer""" CC0-1.0 +Registreres automatisk knyttet til funksjonalitet i forbindelse med opprettelse av journalpost, kan også registreres manuelt Verta automatiske knytet registrert til funksjonalitet i samband med skiping av journalpost, kan òg registrerast manuelt CC0-1.0 +"""Avsender""" """Sender""" CC0-1.0 +"""Mottaker""" """Mottakar""" CC0-1.0 +"""Kopimottaker""" """Kopimottakar""" CC0-1.0 +"""Gruppemottaker""" """Gruppemottakar""" CC0-1.0 +"""Intern avsender""" """Intern sender""" CC0-1.0 +"""Intern mottaker""" """Intern mottakar""" CC0-1.0 +Korrespondansetype forekommer én gang innenfor objektet korrespondansepart, men denne kan forekomme flere ganger innenfor en journalpost. Korrespondansetype finst éin gong innanfor objektet korrespondansepart, men denne kan finnast fleire gonger innanfor ein journalpost. CC0-1.0 +Navn på type møtesak Namn på type møtesak CC0-1.0 +Foreslåtte verdier: Foreslegne verdiar: CC0-1.0 +Navn på hvilket objekt som er slettet Namn på kva for eit objekt som er sletta CC0-1.0 +"""Sletting av tidligere versjon""" """Sletting av tidlegare versjon""" CC0-1.0 +"""Sletting av variant med sladdet informasjon""" """Sletting av variant med sladda informasjon""" CC0-1.0 +Siste versjon av et dokument skal vanligvis ikke kunne slettes. Sletting av innholdet i en arkivdel skal bare kunne utføres av autorisert personale. Siste versjon av eit dokument skal vanlegvis ikkje kunna slettes. Sletting av innhaldet i ein arkivdel skal berre kunna utførast av autorisert personale. CC0-1.0 +Datoer Datoar CC0-1.0 +"saksdato" "sakdato" CC0-1.0 +Datoen saken er opprettet Datoen saka er oppretta CC0-1.0 +Settes automatisk til samme dato som M600 opprettetDato Setjast automatisk til same dato som M600 opprettetDato CC0-1.0 +Skal kunne endres manuelt inntil saksmappen avsluttes Skal kunna endrast manuelt inntil sakmappa avsluttast CC0-1.0 +Datoen journalposten er journalført Datoen journalposten er journalførd CC0-1.0 +Settes automatisk når journalstatus settes til journalført. Setjast automatisk når journalstatus vert til sett journalført. CC0-1.0 +Skal kunne endres manuelt inntil arkivering Skal kunna endrast manuelt inntil arkivering CC0-1.0 +Datoen når et utvalgsmøte blir avholdt Datoen når eit utvalsmøte vert halde CC0-1.0 +Registreres manuelt ved opprettelsen av en møtemappe. Registrerast manuelt ved skipinga av ei møtemappe. CC0-1.0 +Skal kunne endres manuelt inntil mappen avsluttes. Skal kunna endrast manuelt inntil mappa avsluttast. CC0-1.0 +Dato som er påført selve dokumentet Dato som er påført sjølve dokumentet CC0-1.0 +Datoen hentes automatisk fra dokumentet, eller registreres manuelt Datoen vert henta automatisk frå dokumentet, eller vert registrert manuelt CC0-1.0 +Kan brukes både for inngående, utgående og organinterne dokumenter Kan brukast både for inngåande, komande frå og organinterne dokument CC0-1.0 +Dato et eksternt dokument ble mottatt Dato eit eksternt dokument vart motteken CC0-1.0 +Registreres manuelt eller automatisk av systemet ved elektronisk kommunikasjon Registrerast manuelt eller automatisk av systemet ved elektronisk kommunikasjon CC0-1.0 +Skal ikke kunne endres ved automatisk registrering, dato for mottak av fysiske dokumenter skal kunne endres inntil arkivering Skal ikkje kunna endrast ved automatisk registrering, dato for mottak av fysiske dokument skal kunna endrast inntil arkivering CC0-1.0 +Merk at mottattDato ikke behøver å være identisk med M600 opprettetDato Merk at mottattDato ikkje treng å vera identisk med M600 opprettetDato CC0-1.0 +Dato et internt produsert dokument ble sendt/ekspedert Dato eit internt produsert dokument vart send/ekspedert CC0-1.0 +Skal ikke kunne endres ved automatisk registrering, dato for forsendelse av fysiske dokumenter skal kunne endres inntil arkivering Skal ikkje kunna endrast ved automatisk registrering, dato for sending av fysiske dokument skal kunna endrast inntil arkivering CC0-1.0 +Dato når en fysisk saksmappe eller journalpost ble utlånt Dato når ei fysisk sakmappe eller journalpost vart utlånt CC0-1.0 +saksmappe, journalpost sakmappe, journalpost CC0-1.0 +Registreres manuelt ved utlån Registrerast manuelt ved utlån CC0-1.0 +Utlån skal også kunne registreres etter at en saksmappe er avsluttet, eller etter at dokumentene i en journalpost ble arkivert. Utlån skal òg kunna registrerast etter at ei sakmappe er avslutta, eller etter at dokumenta i ein journalpost vart arkivert. CC0-1.0 +Det er ikke spesifisert noen dato for tilbakelevering. Tilbakelevering kan markeres ved at M106 utlaantDato slettes. Det er ingen krav om obligatorisk logging av utlån av fysiske dokumenter. Det er ikkje spesifisert nokon dato for tilbakelevering. Tilbakelevering kan markerast ved at M106 utlaantDato slettes. Det er inkje krav om obligatorisk logging av utlån av fysiske dokument. CC0-1.0 +"arkivperiodeStartDato" "arkivperiodestartdato" CC0-1.0 +Dato for starten av en arkivperiode Dato for starten av ein arkivperiode CC0-1.0 +Skal kunne endres manuelt Skal kunna endrast manuelt CC0-1.0 +Det kan tenkes tilfeller hvor startdatoen ikke er identisk med datoen arkivdelen ble opprettet Det kan tenkjast tilfelle der startdatoen ikkje er identisk med datoen arkivdelen vart oppretta CC0-1.0 +"arkivperiodeSluttDato" "arkivperiodesluttdato" CC0-1.0 +Dato for slutten av en arkivperiode Dato for slutten av ein arkivperiode CC0-1.0 +Settes automatisk til samme dato som M602 avsluttetDato Setjast automatisk til same dato som M602 avsluttetDato CC0-1.0 +Skal kunne endres manuelt. Skal kunna endrast manuelt. CC0-1.0 +Det kan forekomme tilfeller hvor sluttdatoen ikke er identisk med datoen arkivdelen ble avsluttet. Det kan finnast tilfelle der sluttdatoen ikkje er identisk med datoen arkivdelen vart avslutta. CC0-1.0 +Dato som angir fristen for når et inngående dokument må være besvart Dato som angjev fristen for når eit inngåande dokument må svarast på CC0-1.0 +Forfallsdato kan være angitt som en betingelse i det inngående dokumentet Forfallsdato kan angjevast som ein betingelse i det inngåande dokumentet CC0-1.0 +Datoen da offentlighetsvurdering ble foretatt Datoen då offentlighetsvurdering vart gjort CC0-1.0 +Registreres automatisk knyttet til funksjonalitet for skjerming Verta automatiske knytet registrert til funksjonalitet for skjerming CC0-1.0 +Dato for offentlighetsvurdering kan brukes dersom inngående dokumenter automatisk blir midlertidig skjermet ved mottak, og offentlighets­vurderingen skjer på et litt senere tidspunkt. Dato for offentlighetsvurdering kan brukast dersom inngåande dokument automatisk vert mellombels skjerma ved mottak, og offentlighetsvurderingen skjer på eit lite seinare tidspunkt. CC0-1.0 +"presedensDato" "presedensdato" CC0-1.0 +Registreres manuelt ved opprettelse av presedens, men bør også kunne hentes automatisk fra M103 dokumentetsDato på journalposten presedensen opprettes på. Registrerast manuelt ved skiping av presedens, men bør òg kunna hentast automatisk frå M103 dokumentetsDato på journalposten presedensen opprettast på. CC0-1.0 +"journalStartDato" "journalstartdato" CC0-1.0 +Egne filer med journalutskrift for løpende og offentlig journal: loependeJournal.xml og offentligJournal.xml. Eigne filar med journalutskrift for løpande og offentleg journal: loependeJournal.xml og offentligJournal.xml. CC0-1.0 +Registreres når avleveringspakken produseres Vert registrert når avleveringspakken vert produsert CC0-1.0 +Startdato skal selekteres på M101 journaldato Startdato skal selekterast på M101 journaldato CC0-1.0 +Startdatoen vil vanligvis være identisk med M107 arkivperiodeStartdato Startdatoen vil vanlegvis vera identisk med M107 arkivperiodestartdato CC0-1.0 +"journalSluttDato" "journalsluttdato" CC0-1.0 +Sluttdato skal selekteres på M101 journaldato Sluttdato skal selekterast på M101 journaldato CC0-1.0 +Sluttdatoen vil vanligvis være identisk med M108 arkivperiodeSluttdato Sluttdatoen vil vanlegvis vera identisk med M108 arkivperiodesluttdato CC0-1.0 +"M114" "M014" CC0-1.0 +"avleveringspakkeStartDato" "verifisertDato" CC0-1.0 +Startdato avleveringspakken. Noark 5 avleveringspakke CC0-1.0 +Overordnet informasjon om innholdet i avleverinspakken. Krav til innhaldet i ein avleveringspakke CC0-1.0 +Startdatoen vil være identisk med M107 arkivperiodeStartdato dersom uttrekket bare omfatter en avleveringspakke. Startdatoen vil vanlegvis vera identisk med M107 arkivperiodestartdato CC0-1.0 +"M115" "M015" CC0-1.0 +"avleveringspakkeSluttDato" "arkivperiodesluttdato" CC0-1.0 +Sluttdato for avleveringspakken. Noark 5 avleveringspakke CC0-1.0 +Sluttdatoen vil være identisk med M108 arkivperiodeSluttdato dersom uttrekket bare omfatter en avleveringspakke. Sluttdatoen vil vanlegvis vera identisk med M108 arkivperiodesluttdato CC0-1.0 +Referanser Referansar CC0-1.0 +Referanse til den arkivdelen som er forløper for denne arkivdelen, dvs. inneholder forrige arkivperiode. Referanse til den arkivdelen som er går for denne arkivdelen, dvs. inneheld førre arkivperiode. CC0-1.0 +Registreres automatisk når arkivdelen som er arvtaker opprettes Registrerast automatisk når arkivdelen som er arvtaker opprettast CC0-1.0 +Referanse til den arkivdelen som er arvtaker for denne arkivdelen, dvs. inneholder neste arkivperiode. Referanse til den arkivdelen som er arvtaker for denne arkivdelen, dvs. inneheld neste arkivperiode. CC0-1.0 +Registreres automatisk når det opprettes en arkivdel som defineres som arvtaker til en eksisterende arkivdel Registrerast automatisk når det vert oppretta ein arkivdel som vert definert som arvtaker til ein eksisterande arkivdel CC0-1.0 +Referanse til arkivdelen som denne arkivenheten er tilknyttet Referanse til arkivdelen som denne arkiveininga er knytt til seg CC0-1.0 +mappe, registrering, dokumentbeskrivelse mappe, registrering, dokumentskildring CC0-1.0 +Registreres automatisk, kan overstyres manuelt Registrerast automatisk, kan overstyrast manuelt CC0-1.0 +"Alle mapper skal ha referanse til arkivdel (selv om tilhørigheten til arkivdel også kan finnes via klasse og klassifikasjonssystem). En mappe, registrering eller en dokumentbeskrivelse som har en annen skjerming, kassasjonsbestemmelse eller dokumentmedium (fysisk/elektronisk) enn resten av dokumentene som tilhører arkivdelen, kan ha referanse til en annen arkivdel som inneholder informasjon om disse ""unntakene"". Slike arkivdeler vil ikke ha egne barn (dvs. underordnede arkivenheter). Merk at selv om disse arkivenhetene har referanse til en ""tom"" arkivdel, tilhører de indirekte også den arkivdelen som er utgangspunktet for den hierarkiske arkivstrukturen. Opplysninger om skjerming, kassasjonsbestemmelse og dokumentmedium skal arves fra arkivenheten det refereres til. Slik arv skal da overstyre arven gjennom selve arkivstrukturen. Et eksempel: Alle saksmapper som tilhører en bestemt klasse skal kasseres etter 10 år, unntatt de organinterne dokumentene som skal bevares. Disse dokumentene kan da automatisk tilordnes en annen arkivdel når journalposter med organinterne dokumenter opprettes." "Alle mapper skal ha referanse til arkivdel (sjølv om tilhørigheten til arkivdel òg kan finnast via klasse og klassifikasjonssystem). Ei mappe, registrering eller ei dokumentskildring som har ein annan skjerming, kassasjonsavgjerd eller dokumentmedium (fysisk/elektronisk) enn resten av dokumenta som tilhøyrer arkivdelen, kan ha referanse til ein annan arkivdel som inneheld informasjon om desse ""unntaka"". Slike arkivdelar vil ikkje ha eigne barn (dvs. underordna arkiveiningar). Merk at sjølv om desse arkiveiningane har referanse til ein ""tom"" arkivdel, tilhøyrer dei indirekte òg den arkivdelen som er utgangspunktet for den hierarkiske arkivstrukturen. Opplysningar om skjerming, kassasjonsavgjerd og dokumentmedium skal arvast frå arkiveininga det verta til referert. Slik arv skal då overstyra arven gjennom sjølve arkivstrukturen. Eit døme: Alle sakmapper som tilhøyrer ei bestemd klasse skal kasserast etter 10 år, unntatt dei organinterne dokumenta som skal vernast. Desse dokumenta kan då automatisk tilordnast ein annan arkivdel når journalpostar med organinterne dokument vert oppretta." CC0-1.0 +Referanse til sekundærklassifikasjon. Kan også referere til flere enn én sekundær klassifikasjon (tertiærklassifikasjon osv.) Referanse til sekundærklassifikasjon. Kan òg referera til fleire enn éin sekundær klassifikasjon (tertiærklassifikasjon osb.) CC0-1.0 +Registreres automatisk ved klassifikasjon Registrerast automatisk ved klassifikasjon CC0-1.0 +"Kan også brukes for å bygge opp mangefasettert klassifikasjon og kommunenes klassifikasjonssystem ""K-kodene""." "Kan òg brukast for å byggja opp mangefasettert klassifikasjon og klassifikasjonssystemet til kommunane ""K-kodane""." CC0-1.0 +Kryssreferanse til en mappe fra en annen mappe eller registrering Kryssreferanse til ei mappe frå ein anna mappe eller registrering CC0-1.0 +Registreres automatisk når kryssreferanse opprettes Registrerast automatisk når kryssreferanse vert oppretta CC0-1.0 +Kryssreferanse til en registrering fra en annen registrering eller mappe Kryssreferanse til ei registrering frå ein anna registrering eller mappe CC0-1.0 +Registreres automatisk når en kryssreferanse opprettes Registrerast automatisk når ein kryssreferanse vert oppretta CC0-1.0 +Referanse til en eller flere journalposter som avskriver denne journalposten Referanse til ein eller fleire journalpostar som avskriver denne journalposten CC0-1.0 +Registreres manuelt eller automatisk ved avskrivning Registrerast manuelt eller automatisk ved avskrivning CC0-1.0 +"Angivelse av hvilken ""rolle"" dokumentet har i forhold til registreringen" "Angivelse av kva for ei ""rolle"" dokumentet har i tilhøve til registreringa" CC0-1.0 +Registreres automatisk eller manuelt når et dokument blir tilknyttet en registrering Registrerast automatisk eller manuelt når eit dokument vert knytt til seg ei registrering CC0-1.0 +"""Hoveddokument""" """Hovuddokument""" CC0-1.0 +Referanse til filen som inneholder det elektroniske dokumentet som dokumentobjektet beskriver Referanse til fila som inneheld det elektroniske dokumentet som dokumentobjektet skildrar CC0-1.0 +Registreres automatisk når et dokument tilknyttes en registrering, når det arkiveres flere versjoner av et dokument, når det lages en egen variant av dokumentet og når dokumentet konverteres til nye formater Registrerast automatisk når eit dokument vert knytt til seg ei registrering, når det vert arkivert fleire versjonar av eit dokument, når det vert laga ein eigen variant av dokumentet og når dokumentet vert konvertert til nye format CC0-1.0 +"Referansen skal være en ""sti"" (dvs. også inneholde katalogstrukturen) til filnavnet som gjør det mulig å identifisere riktig fil i et arkivuttrekk. Stien skal angis relativt i forhold til filen arkivstruktur.xml." "Referansen skal vera ein ""stig"" (dvs. òg innehalda katalogstrukturen) til filnamnet som gjer det mogleg å identifisera riktig fil i eit arkivuttrekk. Stigen skal angjevast relativt i tilhøve til fila arkivstruktur.xml." CC0-1.0 +Referanse til en annen klasse Referanse til ein anna klasse CC0-1.0 +Registreres vanligvis manuelt når klassifikasjonssystemet opprettes Verta vanlegvis registrert manuelt når klassifikasjonssystemet vert oppretta CC0-1.0 +Kryssreferansen kan gå til en eller flere klasser innenfor samme klassifikasjonssystem, og til en eller flere klasser i andre klassifika­sjonssystem. Kan brukes for å knytte sammen beslektede klasser som ikke kan utledes fra det hierarkiske klassifikasjonssystemet. Kryssreferansen kan gå til ein eller fleire klassar innanfor same klassifikasjonssystem, og til ein eller fleire klassar i andre klassifikasjonssystem. Kan brukast for å knyta saman nærskylde klasser som ikkje kan utledes frå det hierarkiske klassifikasjonssystemet. CC0-1.0 +Referanse til forrige utvalgsmøte Referanse til førre utvalsmøte CC0-1.0 +Kan brukes dersom et møte går over flere dager Kan brukast dersom eit møte går over fleire dagar CC0-1.0 +Referanse til neste utvalgsmøte Referanse til neste utvalsmøte CC0-1.0 +Referanse til en annen møteregistrering Referanse til ein anna møteregistrering CC0-1.0 +"Kan brukes for å knytte sammen dokumenter som tilhører samme ""møtesak"" (Møtemappen har ikke noe eget nivå for møtesaker.)" "Kan brukast for å knyta saman dokument som tilhøyrer same ""møtesak"" (Møtemappa har ikkje noko eige nivå for møtesaker.)" CC0-1.0 +Referanse fra en annen møteregistrering Referanse frå ein anna møteregistrering CC0-1.0 +"Kan brukes for å knytte sammen dokumenter som tilhører samme ""møtesak""" "Kan brukast for å knyta saman dokument som tilhøyrar same ""møtesak""" CC0-1.0 +"M225" "M025" CC0-1.0 +"referanseOpprettetAv" "opprettetAv" CC0-1.0 +Referanse til bruker som opprettet/registrerte arkivenheten Namn på person som oppretta/registrerte arkiveininga CC0-1.0 +Registreres automatisk av systemet ved opprettelse av enheten Registrerast automatisk av systemet ved skiping av eininga CC0-1.0 +Obligatorisk ved bruk av Noark 5 tjenestegrensesnitt Obligatorisk ved produksjon av arkivuttrekk. CC0-1.0 +"M226" "M221" CC0-1.0 +"referanseOppdatertAv" "referanseArvtaker" CC0-1.0 +Referanse til bruker som oppdaterte arkivenheten Referanse til arkivdelen som denne arkiveininga er knytt til seg CC0-1.0 +arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse, mappe, registrering, dokumentskildring, dokumentobjekt CC0-1.0 +"M227" "M217" CC0-1.0 +"referanseAvsluttetAv" "avsluttetAv" CC0-1.0 +Referanse til bruker som avsluttet/lukket arkivenheten Namn på person som avslutta/lukka arkiveininga CC0-1.0 +Skal ikke kunne endres. Obligatorisk dersom arkivenheten er avsluttet. Obligatorisk ved bruk av Noark 5 tjenestegrensesnitt. Skal ikkje kunna endrast. Obligatorisk dersom arkiveininga er avslutta. CC0-1.0 +"M228" "M208" CC0-1.0 +"referanseArkivertAv" "referansearkiveining" CC0-1.0 +Referanse til bruker som arkiverte arkivenheten Referanse til arkivdelen som denne arkiveininga er knytt til seg CC0-1.0 +Registreres automatisk av systemet ved arkivering av enheten Registrerast automatisk av systemet ved skiping av eininga CC0-1.0 +"M229" "M209" CC0-1.0 +"referanseForelderMappe" "referanseForloeper" CC0-1.0 +Referanse til overordnet mappe referanseOverordnet Eining CC0-1.0 +"M230" "M210" CC0-1.0 +"referanseEndretAv" "endretAv" CC0-1.0 +Referanse til bruker som oppdaterte arkivenheten eller endret metadata Referanse til arkivdelen som denne arkiveininga er knytt til seg CC0-1.0 +arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse samt filen endringslogg.xml arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse, mappe, registrering, dokumentskildring, dokumentobjekt CC0-1.0 +Registreres automatisk ved oppdatering av en arkivenhet eller endring av metadata Registrerast automatisk ved endring av metadata CC0-1.0 +Angivelse av om arkivenheten inneholder fysiske dokumenter, elektroniske dokumenter eller en blanding av fysiske og elektroniske dokumenter Angivelse av om arkiveininga inneheld fysiske dokument, elektroniske dokument eller ei blanding av fysiske og elektroniske dokument CC0-1.0 +arkiv, arkivdel, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse arkiv, arkivdel, mappe, registrering, dokumentskildring CC0-1.0 +Arves fra overordnet nivå, kan overstyres manuelt Arvast frå overordna nivå, kan overstyrast manuelt CC0-1.0 +"""Blandet fysisk og elektronisk arkiv""" """Blanda fysisk og elektronisk arkiv""" CC0-1.0 +Obligatorisk ved blanding av fysisk og elektronisk arkiv. Er hele arkivet enten fysisk eller elektronisk, er det tilstrekkelig med verdi på arkivnivå. Er en hel arkivdel enten fysisk eller elektronisk, er det tilstrekkelig å angi det på arkivdelnivå. Dersom underordnede arkivdeler inneholder både fysiske og elektroniske dokumenter, må informasjon om dette arves nedover i hierarkiet. Se også kommentar til M208 referanseArkivdel. Obligatorisk ved blanding av fysisk og elektronisk arkiv. Er heile arkivet anten fysisk eller elektronisk, er det tilstrekkeleg med verdi på arkivnivå. Er ein hel arkivdel anten fysisk eller elektronisk, er det tilstrekkeleg å angje det på arkivdelnivå. Dersom underordna arkivdelar inneheld både fysiske og elektroniske dokument, må informasjon om dette arvast nedover i hierarkiet. Sjå òg kommentar til M208 referanseArkivdel. CC0-1.0 +Stedet hvor de fysiske dokumentene oppbevares. Kan være angivelse av rom, hylle, skap osv. Overordnede arkivdeler (f.eks. en arkivdel) kan oppbevares på flere steder. Staden der dei fysiske dokumenta vert teke vare på. Kan vera angivelse av rom, hylla, skap osb. Overordna arkivdelar (t.d. ein arkivdel) kan takast vare på på fleire stadar. CC0-1.0 +"Fysiske dokumenters plassering skal ellers gå fram av arkivstrukturen. Fysiske dokumenter i et sakarkiv skal i utgangspunktet være ordnet i overordnede omslag (f.eks. hengemapper) etter stigende klasseID. Innenfor hver av disse skal omslagene skal dokumentene ligge i fysiske saksmapper som er ordnet etter stigende mappeID. Innenfor saksmappene skal dokumentene være ordnet etter stigende journalpostnummer (""dokumentnummer""). Vedlegg skal legges sammen med tilhørende hoveddokument." "Plasseringa i fysiske dokument skal elles gå fram av arkivstrukturen. Fysiske dokument i eit sakarkiv skal i utgangspunktet ordnast i overordna omslag (t.d. hengemapper) etter stigande klasseID. Innanfor kvar av desse skal omslaga skal dokumenta liggja i fysiske sakmapper som er ordna etter stigande mappeID. Innanfor sakmappene skal dokumenta ordnast etter stigande journalpostnummer (""dokumentnummer""). Vedlegg skal leggjast saman med tilhøyrande hovuddokument." CC0-1.0 +"partNavn" "partnamn" CC0-1.0 +Navn på virksomhet eller person som er part Namn på verksemd eller person som er part CC0-1.0 +Registreres manuelt eller automatisk fra fagsystem Registrerast manuelt eller automatisk frå fagsystem CC0-1.0 +"partRolle" "partrolle" CC0-1.0 +Her er det mange tenkelige roller, f.eks. Her er det mange tenkjelege roller, t.d. CC0-1.0 +"antallVedlegg" "mengdvedlegg" CC0-1.0 +Antall fysiske vedlegg til et fysisk hoveddokument Mengd fysiske vedlegg til eit fysisk hovuddokument CC0-1.0 +Navn på avdeling, kontor eller annen administrativ enhet som har ansvaret for saksbehandlingen. Namn på avdeling, kontor eller anna administrativ eining som har ansvaret for saksarbeidet. CC0-1.0 +saksmappe, journalpost, moeteregistrering sakmappe, journalpost, moeteregistrering CC0-1.0 +Registreres automatisk f.eks. på grunnlag av innlogget bruker, kan overstyres Registrerast automatisk t.d. på grunnlag av innlogga brukar, kan overstyrast CC0-1.0 +Merk at på journalpostnivå grupperes administrativEnhet sammen med M307 saksbehandler inn i korrespondansepart. Dette muliggjør individuell behandling når det er flere mottakere, noe som er særlig aktuelt ved organinterne dokumenter som skal følges opp. Merk at på journalpostnivå vert gruppert administrativEnhet saman med M307 saksarbeidar inn i korrespondansepart. Dette gjer muleg individuell handsaming når det er fleire mottakarar, noko som er særleg aktuelt ved organinterne dokument som skal verta opp følgt. CC0-1.0 +Navn på person som er saksansvarlig Namn på person som er saksansvarlig CC0-1.0 +Registreres automatisk på grunnlag av innlogget bruker eller annen saksbehandlingsfunksjonalitet (f.eks. saksfordeling), kan overstyres manuelt Registrerast automatisk på grunnlag av innlogga brukar eller annan saksbehandlingsfunksjonalitet (t.d. saksfordeling), kan overstyrast manuelt CC0-1.0 +Ja til journalpost, jf. M307 saksbehandler Ja til journalpost, jf. M307 saksarbeidar CC0-1.0 +"saksbehandler" "saksarbeidar" CC0-1.0 +Navn på person som er saksbehandler Namn på person som er saksarbeidar CC0-1.0 +Registreres automatisk på grunnlag av innlogget bruker eller annen saksbehandlingsfunksjonalitet (f.eks. saksfordeling), kan overstyres manuelt. Registrerast automatisk på grunnlag av innlogga brukar eller annan saksbehandlingsfunksjonalitet (t.d. saksfordeling), kan overstyrast manuelt. CC0-1.0 +Ja fra saksmappe til journalpost, jf. M306 saksansvarlig. Saksansvarlig og saksbehandler vil i mange tilfeller være samme person. Ja frå sakmappe til journalpost, jf. M306 saksansvarlig. Saksansvarlig og saksarbeidar vil i mange tilfelle vera same person. CC0-1.0 +Merk at saksbehandler grupperes inn i korrespondansepart på journalpostnivå. Se kommentar til M305 administrativEnhet. Merk at saksarbeidar vert gruppert inn i korrespondansepart på journalpostnivå. Sjå kommentar til M305 administrativEnhet. CC0-1.0 +"journalenhet" "journaleining" CC0-1.0 +Navn på enhet som har det arkivmessige ansvaret for kvalitetssikring av arkivdanningen, og eventuelt registrering (journalføring) og arkivering av fysiske dokumenter Namn på eining som har det arkivmessige ansvaret for kvalitetssikring av arkivdanningen, og eventuelt registrering (journalføring) og arkivering av fysiske dokument CC0-1.0 +Registreres automatisk på grunnlag av innlogget bruker, kan overstyres manuelt Registrerast automatisk på grunnlag av innlogga brukar, kan overstyrast manuelt CC0-1.0 +Ja fra saksmappe til journalpost Ja frå sakmappe til journalpost CC0-1.0 +Er ikke lenger obligatorisk i Noark 5. Journalenhet er helt uavhengig av administrativ enhet. Kan f.eks. brukes som seleksjonskriterium ved produksjon av rapporter. Det anbefales ikke å knytte tilgangsrettigheter til journalenhet. Er ikkje lenger obligatorisk i Noark 5 . Journaleining er heilt uavhengig av administrativ eining. Kan t.d. brukast som seleksjonskriterium ved produksjon av rapportar. Det vert ikkje rådt til å knyta tilgjengerettar til journaleining. CC0-1.0 +Navnet på person som har lånt en fysisk saksmappe Namnet på person som har lånt ei fysisk sakmappe CC0-1.0 +Utlån skal også kunne registreres etter at en saksmappe er avsluttet, eller at dokumentene i en journalpost ble arkivert Utlån skal òg kunna registrerast etter at ei sakmappe er avslutta, eller at dokumenta i ein journalpost vart arkivert CC0-1.0 +Merknad fra saksbehandler, leder eller arkivpersonale. Merknad frå saksarbeidar, leiar eller arkivpersonale. CC0-1.0 +Merknaden bør gjelde selve saksbehandlingen eller forhold rundt arkiveringen av dokumentene som tilhører arkivenheten. Merknaden bør gjelda sjølve saksarbeidet eller tilhøve rundt arkiveringen av dokumenta som tilhøyrer arkiveininga. CC0-1.0 +"presedensHjemmel" "presedensheimel" CC0-1.0 +Lovparagrafen som saken eller journalposten danner presedens for Lovparagrafen som saka eller journalposten dannar presedens for CC0-1.0 +Registreres manuelt ved opprettelse av presedens Registrerast manuelt ved skiping av presedens CC0-1.0 +"rettskildefaktor" "rettskjeldefaktor" CC0-1.0 +En argumentkilde som brukes til å løse rettslige problemer. En retts­anvender som skal ta stilling til et juridisk spørsmål, vil ta utgangspunkt i en rettskildefaktor. Ei argumentskjelde som vert brukt til å løysa rettslege problem. Ein rettsanvender som skal ta stilling til eit juridisk spørsmål, vil ta utgangspunkt i ein rettskjeldefaktor. CC0-1.0 +En rettskildefaktor kan være en lov- eller forskriftstekst, lovforarbeider, domstolspraksis, andre myndigheters praksis, privates praksis (kontraktspraksis), rettsoppfatninger, reelle hensyn, folkerett, EU-/ EØS-rett mv. Ein rettskjeldefaktor kan vera eit lov- eller forskriftstekst, lovforarbeider, domstolspraksis, praksisen til andre styresmakter, privates praksis (kontraktspraksis), rettsoppfatningar, reelle omsyn, folkerett, EU-/ EØS-rett mv. CC0-1.0 +Beskrivelse av kriteriene som er brukt ved seleksjon av journalrapportenes innhold. Skildring av kriteria som er brukt ved seleksjon av innhaldet til journalrapportane. CC0-1.0 +Egne filer med journalutskrift for løpende og offentlig journal: loependeJournal.xml og offentligJournal.xml Eigne filar med journalutskrift for løpande og offentleg journal: loependeJournal.xml og offentligJournal.xml CC0-1.0 +Både løpende og offentlig journal er i utgangspunktet selektert etter journaldato. Andre kriterier kan eventuelt brukes i tillegg. Både løpande og offentleg journal er i utgangspunktet selektert etter journaldato. Andre kriterium kan eventuelt brukast i tillegg. CC0-1.0 +Møtebehandling Møtehandsaming CC0-1.0 +"utvalg" "utval" CC0-1.0 +Navn på utvalget som avholdt møte Namn på utvalet som heldt møte CC0-1.0 +Registreres manuelt ved opprettelsen av møtemappen Registrerast manuelt ved skipinga av møtemappa CC0-1.0 +Sted hvor møtet ble avholdt Stad der møtet vart halde CC0-1.0 +Navn på person som var til stedet på møtet Namn på person som var til staden på møtet CC0-1.0 +Registreres manuelt ved opprettelsen av møtemappen, kan eventuelt også hentes automatisk fra f.eks. møteinnkalling Registrerast manuelt ved skipinga av møtemappa, kan eventuelt òg hentast automatisk frå t.d. møteinnkalling CC0-1.0 +"""Møteleder""" """Møteleiar""" CC0-1.0 +"korrespondansepartNavn" "korrespondansepartnamn" CC0-1.0 +Navn på person eller organisasjon som er avsender eller mottaker av dokumentet Namn på person eller organisasjon som er sender eller mottakar av dokumentet CC0-1.0 +Registreres manuelt eller automatisk fra dokumentet Registrerast manuelt eller automatisk frå dokumentet CC0-1.0 +Navn på korrespondansepart forekommer én gang innenfor objektet korrespondansepart, men denne kan forekomme flere ganger innenfor en journalpost. De samme gjelder alle elementene nedenfor. Namn på korrespondansepart finst éin gong innanfor objektet korrespondansepart, men denne kan finnast fleire gonger innanfor ein journalpost. Dei same gjeld alle elementa nedanfor. CC0-1.0 +Postadressen til en avsender /mottaker eller part Postadressa til ein sender /mottakar eller part CC0-1.0 +"En postadresse kan angis som flere elementer (""adresselinjer""), noe som kan være aktuelt ved bestemte utenlandske adresser" "Ei postadresse kan angjevast som fleire element (""adresselinjer""), noko som kan vera aktuelt ved bestemde utanlandske adresser" CC0-1.0 +Postnummeret til en avsender /mottaker eller part Postnummeret til ein sender /mottakar eller part CC0-1.0 +"poststed" "poststad" CC0-1.0 +Poststedet til en avsender/mottaker eller part Poststaden til ein sender/mottakar eller part CC0-1.0 +Land dersom adressen er i utlandet Land dersom adressa er i utlandet CC0-1.0 +E-postadressen til en avsender/mottaker eller part E-postadressa til ein sender/mottakar eller part CC0-1.0 +Telefonnummeret til en avsender/mottaker eller part Telefonnummeret til ein sender/mottakar eller part CC0-1.0 +Registreres manuelt eller automatisk Registrerast manuelt eller automatisk CC0-1.0 +Kontaktperson hos en organisasjon som er avsender eller mottaker, eller part Kontaktperson hos ein organisasjon som er sender eller mottakar, eller part CC0-1.0 +Handling som skal utføres ved bevaringstidens slutt. Handling som skal utførast ved bevaringstidens slutt. CC0-1.0 +arkivdel, klasse, mappe, registrering, dokument­beskrivelse arkivdel, klasse, mappe, registrering, dokumentskildring CC0-1.0 +Registreres manuelt ved opprettelse av arkivdel eller klasse. Arves til underliggende enheter, men kan endres manuelt. Registrerast manuelt ved skiping av arkivdel eller klasse. Arvast til underliggende einingar, men kan endrast manuelt. CC0-1.0 +"""Bevares""" """Vernast""" CC0-1.0 +"""Kasseres"" ," """Kasserast"" ," CC0-1.0 +"""Vurderes senere""" """Verta seinare vurdert""" CC0-1.0 +Antall år dokumentene som tilhører denne arkivdelen skal bevares. Mengd år dokumenta som tilhøyrer denne arkivdelen skal vernast. CC0-1.0 +Tidspunktet for når bevaringstiden starter å løpe, vil vanligvis være når en mappe avsluttes. Men andre regler kan være aktuelle. Tidspunktet for når bevaringstiden startar å laupa, vil vanlegvis vera når ei mappe vert avslutta. Men andre regler kan vera aktuelle. CC0-1.0 +Dato for når dokumentene som tilhører denne arkivenheten skal kunne kasseres, eller vurderes for bevaring og kassasjon på ny Dato for når dokumenta som tilhøyrer denne arkiveininga skal kunna kasserast, eller vurderast for bevaring og kassasjon på ny CC0-1.0 +Datoen beregnes automatisk på grunnlag av M451 Bevaringstid, eller registreres manuelt Datoen vert berekna automatisk på grunnlag av M451 Bevaringstid, eller vert registrert manuelt CC0-1.0 +"kassasjonshjemmel" "kassasjonsheimel" CC0-1.0 +Angivelse av hjemmel for kassasjon Angivelse av heimel for kassasjon CC0-1.0 +arkivdel, klasse, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse arkivdel, klasse, mappe, registrering, dokumentskildring CC0-1.0 +Registreres manuelt ved opprettelse av arkivdel eller klasse. Arves til underliggende enheter, men kan endres manuelt Registrerast manuelt ved skiping av arkivdel eller klasse. Arvast til underliggende einingar, men kan endrast manuelt CC0-1.0 +Hjemmel kan f.eks. være Riksarkivarens bevarings- og kassasjons­vedtak. Heimel kan t.d. vera Riksarkivaren sin bevarings- og kassasjonsvedtak. CC0-1.0 +"tilgangsrestriksjon" "tilgjengerestriksjon" CC0-1.0 +Angivelse av at dokumentene som tilhører arkivenheten ikke er offentlig tilgjengelig i henhold til offentlighetsloven eller av en annen grunn Angivelse av at dokumenta som tilhøyrer arkiveininga ikkje er offentleg tilgjengeleg i samsvar med offentleglova eller av ein annan grunn CC0-1.0 +Registreres manuelt ved valg fra liste, kan også registres automatisk Registrerast manuelt ved val frå liste, kan òg register seg automatisk CC0-1.0 +Valgfrie verdier: Valfrie verdiar: CC0-1.0 +Henvisning til hjemmel (paragraf) i offentlighetsloven, sikkerhetsloven eller beskyttelsesinstruksen Tilvising til heimel (paragraf) i offentleglova, sikkerhetsloven eller verninstruksen CC0-1.0 +Registreres automatisk på grunnlag av valgt tilgangskode, kan overstyres manuelt Registrerast automatisk på grunnlag av vald tilgjengekode, kan overstyrast manuelt CC0-1.0 +Angivelse av hvilke metadataelementer som skal skjermes. Angivelse av kva for metadataelementer som skal skjermast. CC0-1.0 +Registreres manuelt ved valg fra liste eller annen funksjonalitet, kan også registreres automatisk Registrerast manuelt ved val frå liste eller annan funksjonalitet, kan òg registrerast automatisk CC0-1.0 +"""Skjerming tittel mappe - unntatt første linje""" """Skjerming tittel mappe - sett bort frå første linje""" CC0-1.0 +"""Skjerming tittel mappe - utvalgte ord""" """Skjerming tittel mappe - utvalde ord""" CC0-1.0 +"""Skjerming navn part i sak""" """Skjerming namn part i sak""" CC0-1.0 +"""Skjerming tittel registrering - unntatt første linje""" """Skjerming tittel registrering - sett bort frå første linje""" CC0-1.0 +"""Skjerming tittel registrering - utvalgte ord""" """Skjerming tittel registrering - utvalde ord""" CC0-1.0 +"""Skjerming navn avsender""" """Skjerming namn sender""" CC0-1.0 +"""Skjerming navn mottaker""" """Skjerming namn mottakar""" CC0-1.0 +"""Skjerming tittel dokumentbeskrivelse""" """Skjerming tittel dokumentskildring""" CC0-1.0 +"""Midlertidig skjerming""" """Mellombels skjerming""" CC0-1.0 +Skjerming av klasseID (arkivnøkkel, arkivkode) er f.eks. aktuelt når identifikasjonen er et fødselsnummer. Dersom utvalgte ord fra tittel skjermes, er metadataelementet M025 offentligTittel obligatorisk. Skjerming av navn på part i sak angis for saksmappe, skjerming av navn på avsender og mottaker angis for journalpost, skjerming av merknader angis for saksmappe og journalpost. Ved midlertidig skjerming skal alle metadata ovenfor skjermes, må bare brukes inntil skjermingsbehovet er vurdert. Skjerming av klasseID (arkivnøkkel, arkivkode) er t.d. aktuelt når identifikasjonen er eit fødselsnummer. Dersom utvalde ord frå tittel vert skjerma, er metadataelementet M025 offentligTittel obligatorisk. Skjerming av namn på part i sak vert angjeve for sakmappe, skjerming av namn på sender og mottakar vert angjeve for journalpost, skjerming av merknader angjevast for sakmappe og journalpost. Ved mellombels skjerming skal alle metadata ovanfor skjermast, må berre brukast inntil skjermingsbehovet er vurdert. CC0-1.0 +Angivelse av at hele dokumentet eller deler av det må skjermes. Angivelse av at heile dokumentet eller delar av det må skjermast. CC0-1.0 +arkivdel, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse arkivdel, mappe, registrering, dokumentskildring CC0-1.0 +"""Skjerming av hele dokumentet""" """Skjerming av heile dokumentet""" CC0-1.0 +"""Skjerming av deler av dokumentet""" """Skjerming av delar av dokumentet""" CC0-1.0 +"Dersom deler av dokumentet skal skjermes, må dokumentet også finnes i en variant. Her må all informasjon som skal skjermes, være ""sladdet""." "Dersom delar av dokumentet skal skjermast, må dokumentet òg finnast i ein variant. Her må all informasjon som skal skjermast, sladdast""." CC0-1.0 +Antall år skjermingen skal opprettholdes. Mengd år skjermingen skal oppretthaldast. CC0-1.0 +Registreres automatisk knyttet til valg av tilgangskode, kan registreres manuelt. Verta automatiske knytet registrert til val av tilgjengekode, kan registrerast manuelt. CC0-1.0 +Tidspunktet for når skjermingsvarigheten starter å løpe, vil vanligvis være når journalposten ble registrert, men det skal være mulig med andre regler. Tidspunktet for når skjermingsvarigheten startar å laupa, vil vanlegvis vera når journalposten vart registrert, men det skal vera mogleg med andre regler. CC0-1.0 +Datoen skjermingen skal oppheves. Datoen skjermingen skal opphevast. CC0-1.0 +Datoen beregnes automatisk på grunnlag av M504 skjermingsvarighet Datoen vert berekna automatisk på grunnlag av M504 skjermingsvarighet CC0-1.0 +"graderingskode" "gradering" CC0-1.0 +Angivelse av at dokumentene er gradert i henhold til sikkerhetsloven eller beskyttelsesinstruksen. Angivelse av at dokumenta er gradert i samsvar med sikkerhetsloven eller verninstruksen. CC0-1.0 +"""Strengt hemmelig (sikkerhetsgrad)""" """Strengt løynleg (tryggleiksgrad)""" CC0-1.0 +"""Hemmelig (sikkerhetsgrad)""" """Løynleg (tryggleiksgrad)""" CC0-1.0 +"""Konfidensielt (sikkerhetsgrad)""" """Konfidensielt (tryggleiksgrad)""" CC0-1.0 +"""Begrenset (sikkerhetsgrad)""" """Avgrensa (tryggleiksgrad)""" CC0-1.0 +"""Fortrolig (beskyttelsesgrad)""" """Fortruleg (verngrad)""" CC0-1.0 +"""Strengt fortrolig (beskyttelsesgrad)""" """Strengt fortruleg (verngrad)""" CC0-1.0 +Disse verdiene har et hierarkisk forhold seg i mellom Desse verdiane har eit hierarkisk tilhøve seg i mellom CC0-1.0 +"Dokumenter gradert ""Strengt hemmelig"", ""Hemmelig"", ""Konfidensielt"" og ""Strengt fortrolig"" skal føres i en egen journal som i sin helhet er unntatt fra innsyn." "Dokument gradert ""Strengt løynleg"", ""Løynleg"", ""Konfidensielt"" og ""Strengt fortruleg"" skal førast i ein eigen journal som i sin heilskap er unntatt frå innsyn." CC0-1.0 +Angivelse av hvilket sikkerhetsnivå som ble brukt ved forsendelse og mottak av elektroniske dokumenter Angivelse av kva for eit tryggleiksnivå som vart brukt ved sending og mottak av elektroniske dokument CC0-1.0 +journalpost, dokumentbeskrivelse, dokumentobjekt journalpost, dokumentskildring, dokumentobjekt CC0-1.0 +Registreres automatisk knyttet til funksjonalitet for elektronisk signatur Verta automatiske knytet registrert til funksjonalitet for elektronisk signatur CC0-1.0 +Aktuelle verdier: Aktuelle verdiar: CC0-1.0 +"""Sendt med PKI/virksomhetssertifikat""" """Sendt med PKI/verksemdsertifikat""" CC0-1.0 +Angivelse av om et dokument er mottatt med elektronisk signatur, og om signaturen er verifisert. Angivelse av om eit dokument er motteke med elektronisk signatur, og om signaturen er verifisert. CC0-1.0 +"""Signatur påført, ikke verifisert""" """Signatur påført, ikkje verifisert""" CC0-1.0 +Dersom signaturen er verifisert, skal det logges hvem som verifiserte den og når det skjedde Dersom signaturen er verifisert, skal det loggast kven som verifiserte den og når det skjedde CC0-1.0 +Brukeradministrasjon og administrasjonsstruktur Brukaradministrasjon og administrasjonsstruktur CC0-1.0 +"brukerNavn" "brukarnamn" CC0-1.0 +Navn på bruker av en Noark 5-løsning Namn på nytter av ein Noark 5-løysing CC0-1.0 +Brukeradministrasjon inngår ikke i arkivstrukturen Brukaradministrasjon inngår ikkje i arkivstrukturen CC0-1.0 +Registreres manuelt av administrator Registrerast manuelt av administrator CC0-1.0 +Navn på bruker vil registreres mange steder i arkivstrukturen, f.eks. som saksansvarlig eller saksbehandler, og ved forskjellige typer logging. Namn på nytter vil verta mange stader registrert i arkivstrukturen, t.d. som saksansvarlig eller saksarbeidar, og ved ulike typar logging. CC0-1.0 +"brukerRolle" "brukarrolle" CC0-1.0 +Rollen til en bruker av en Noark 5-løsning. Rollen til ein brukar av ein Noark 5-løysing. CC0-1.0 +Ingen obligatoriske verdier. Aktuelle verdier kan være: Ingen obligatoriske verdiar. Aktuelle verdiar kan vera: CC0-1.0 +"""Leder""" """Leiar""" CC0-1.0 +"""Saksbehandler""" """Saksarbeidar""" CC0-1.0 +"brukerstatus" "brukarstatus" CC0-1.0 +Status til en bruker av en Noark 5-løsning. Status til ein brukar av ein Noark 5-løysing. CC0-1.0 +"""Ansatt""" """Tilsett""" CC0-1.0 +"""Sluttet""" """Slutta""" CC0-1.0 +Navn på administrativ enhet Namn på administrativ eining CC0-1.0 +Administrasjonsstrukturen inngår ikke i arkivstrukturen Administrasjonsstrukturen inngår ikkje i arkivstrukturen CC0-1.0 +Navn på administrativ enhet vil registreres flere steder i arkivstrukturen, f.eks. sammen med saksansvarlig eller saksbehandler på saksmappe eller journalpost. Namn på administrativ eining vil registrerast fleire stadar i arkivstrukturen, t.d. saman med saksansvarlig eller saksarbeidar på sakmappe eller journalpost. CC0-1.0 +Status til den administrative enheten Status til den administrative eininga CC0-1.0 +"""Aktiv enhet""" """Aktiv eining""" CC0-1.0 +"""Passiv enhet""" """Passiv eining""" CC0-1.0 +Referanse til enhet som er direkte overordnet denne enheten Referanse til eining som er direkte overordna denne eininga CC0-1.0 +Logging av hendelser Logging av hendingar CC0-1.0 +Dato og klokkeslett når arkivenheten ble opprettet/registrert Dato og klokkeslett når arkiveininga vart oppretta/registrert CC0-1.0 +arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse, dokumentobjekt, også presedens arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse, mappe, registrering, dokumentskildring, dokumentobjekt, òg presedens CC0-1.0 +Navn på person som opprettet/registrerte arkivenheten Namn på person som oppretta/registrerte arkiveininga CC0-1.0 +Dato og klokkeslett når arkivenheten ble avsluttet/lukket Dato og klokkeslett når arkiveininga vart avslutta/lukka CC0-1.0 +Registreres automatisk av systemet når enheten avsluttes Registrerast automatisk av systemet når eininga vert avslutta CC0-1.0 +Skal ikke kunne endres. Obligatorisk dersom arkivdelen er avsluttet. Skal ikkje kunna endrast. Obligatorisk dersom arkivdelen er avslutta. CC0-1.0 +Navn på person som avsluttet/lukket arkivenheten Namn på person som avslutta/lukka arkiveininga CC0-1.0 +Skal ikke kunne endres. Obligatorisk dersom arkivenheten er avsluttet. Skal ikkje kunna endrast. Obligatorisk dersom arkiveininga er avslutta. CC0-1.0 +Dato og klokkeslett når alle dokumentene som er tilknyttet registreringen ble arkivert Dato og klokkeslett når alle dokumenta som er knytt til seg registreringa vart arkivert CC0-1.0 +Registreres automatisk ved utførelse av en funksjon som markerer at dokumentene er arkivert. For journalposter kan dette knyttes til endring av journalstatus. Registrerast automatisk ved utførelse av ein funksjon som markerer at dokumenta er arkivert. For journalpostar kan dette knytast til endring av journalstatus. CC0-1.0 +Kan ikke endres Kan ikkje endrast CC0-1.0 +"Arkivering innebærer at dokumentene blir ""frosset"", dvs. sperret for all videre redigering/endring" "Arkivering inneber at dokumenta vert ""frose"", dvs. sperra for all vidare redigering/endring" CC0-1.0 +Navn på person som arkiverte dokumentet og frøs det for all videre redigering Namn på person som arkiverte dokumentet og fraus det for all vidare redigering CC0-1.0 +"antallJournalposter" "mengdjournalpostar" CC0-1.0 +Antall journalposter i rapporten Mengd journalpostar i rapporten CC0-1.0 +Registreres automatisk ved produksjon av avleveringsuttrekk Registrerast automatisk ved produksjon av avleveringsuttrekk CC0-1.0 +Dato og klokkeslett når merknaden ble registrert Dato og klokkeslett når merknaden vart registrert CC0-1.0 +Navn på person som har registrert merknaden Namn på person som har registrert merknaden CC0-1.0 +Dato og klokkeslett når et dokument ble slettet Dato og klokkeslett når eit dokument vart sletta CC0-1.0 +arkivdel, dokumentbeskrivelse arkivdel, dokumentskildring CC0-1.0 +Registreres automatisk når en tidligere versjon eller en variant av et dokument slettes. Registrerast automatisk når ein tidlegare versjon eller ein variant av eit dokument vert sletta. CC0-1.0 +Informasjon om sletting av dokumenter i produksjonsformat skal ikke avleveres. Sletting må ikke blandes sammen med kassasjon. Informasjon om sletting av dokument i produksjonsformat skal ikkje avleverast. Sletting må ikkje blandast saman med kassasjon. CC0-1.0 +Navn på person som har utført en kontrollert kassasjon av dokumenter, eller sletting av versjoner, formater og varianter. Namn på person som har utført ein kontrollert kassasjon av dokument, eller sletting av versjonar, format og variantar. CC0-1.0 +Registreres automatisk når et dokument blir slettet Registrerast automatisk når eit dokument vert sletta CC0-1.0 +Sletting må ikke blandes sammen med kassasjon. Sletting må ikkje blandast saman med kassasjon. CC0-1.0 +Dato og klokkeslett for når et dokument ble konvertert fra et format til et annet Dato og klokkeslett for når eit dokument vart konvertert frå eit format til eit anna CC0-1.0 +Registreres automatisk ved konvertering Registrerast automatisk ved konvertering CC0-1.0 +Person eller system som har foretatt konverteringen Person eller system som har gjort konverteringen CC0-1.0 +Dato et dokument ble avskrevet Dato eit dokument vart avskrevet CC0-1.0 +Registreres automatisk nå avskrivning foretas Registrerast automatisk no avskrivning gjerast CC0-1.0 +Navn på person som har foretatt avskrivning Namn på person som har gjort avskrivning CC0-1.0 +Registreres automatisk når avskrivning foretas Registrerast automatisk når avskrivning vert gjort CC0-1.0 +Måten en journalpost har blitt avskrevet på Måten ein journalpost har vorte avskrevet på CC0-1.0 +Registreres automatisk når konvertering utføres. Registrerast automatisk når konvertering vert utført. CC0-1.0 +"""Besvart med brev""" """Svart på med brev""" CC0-1.0 +"""Besvart med e-post""" """Svart på med e-post""" CC0-1.0 +"""Besvart på telefon""" """Svart på på telefon""" CC0-1.0 +"""Tatt til etterretning""" """Teke til etterretning""" CC0-1.0 +"""Tatt til orientering""" """Teke til orientering""" CC0-1.0 +Datoen et dokument ble knyttet til en registrering Datoen eit dokument vart knytt til ei registrering CC0-1.0 +Registreres automatisk nå tilknytning foretas Registrerast automatisk no tilknyting gjerast CC0-1.0 +Navn på person som knyttet et dokument til en registrering Namn på person som knytte eit dokument til ei registrering CC0-1.0 +Registreres automatisk når tilknytning foretas Registrerast automatisk når tilknyting vert gjort CC0-1.0 +Dato en elektronisk signatur ble verifisert Dato ein elektronisk signatur vart verifisert CC0-1.0 +Registreres automatisk når verifisering utføres Registrerast automatisk når verifisering vert utført CC0-1.0 +Navn på person som har verifisert en elektronisk signatur Namn på person som har verifisert ein elektronisk signatur CC0-1.0 +"graderingsdato" "graderingdato" CC0-1.0 +Dato og klokkeslett når et dokument ble gradert Dato og klokkeslett når eit dokument vart gradert CC0-1.0 +Registreres automatisk ved gradering Registrerast automatisk ved gradering CC0-1.0 +Navn på person som foretok graderingen Namn på person som gjorde graderinga CC0-1.0 +"nedgraderingsdato" "nedgraderingdato" CC0-1.0 +Dato og klokkeslett når et dokument ble nedgradert Dato og klokkeslett når eit dokument vart nedgradert CC0-1.0 +Registreres automatisk ved nedgradering Registrerast automatisk ved nedgradering CC0-1.0 +Navn på person som foretok nedgraderingen Namn på person som gjorde nedgraderinga CC0-1.0 +Dato og klokkeslett for når presedensen er godkjent Dato og klokkeslett for når presedensen er godkjend CC0-1.0 +Registreres automatisk dersom det finnes funksjonalitet for å godkjenne presedenser Registrerast automatisk dersom det finst funksjonalitet for å godkjenna presedensar CC0-1.0 +Navn på person som har godkjent presedensen Namn på person som har godkjent presedensen CC0-1.0 +Dato og klokkeslett når kassasjonen ble utført Dato og klokkeslett når kassasjonen vart utførd CC0-1.0 +Registreres automatisk når kassasjon utføres Registrerast automatisk når kassasjon vert utført CC0-1.0 +Navn på person som har utført kassasjonen Namn på person som har utført kassasjonen CC0-1.0 +"M632" "M602" CC0-1.0 +"oppdatertDato" "opprettetDato" CC0-1.0 +Dato og klokkeslett når arkivenheten sist ble oppdatert Dato og klokkeslett når arkiveininga vart oppretta/registrert CC0-1.0 +Registreres automatisk av systemet når oppdatering gjøres Registrerast automatisk av systemet når eininga vert avslutta CC0-1.0 +Skal ikke kunne endres. Skal ikkje kunna endrast CC0-1.0 +"M633" "M603" CC0-1.0 +"oppdatertAv" "opprettetAv" CC0-1.0 +Navn på person som oppdaterte arkivenheten Namn på person som oppretta/registrerte arkiveininga CC0-1.0 +Person som har mottatt for godkjennelse et dokument som har vært sendt på flyt Person som har motteke for godkjennelse eit dokument som har vore sendt på flyt CC0-1.0 +Registreres automatisk av funksjonalitet knyttet til arbeidsflyt Registrerast automatisk av funksjonalitet knytet til arbeidsflyt CC0-1.0 +Obligatorisk dersom dokumentet har blitt sendt på flyt. Skal ikke kunne endres Obligatorisk dersom dokumentet har vorte sendt på flyt. Skal ikkje kunna endrast CC0-1.0 +Dato og klokkeslett et dokument på flyt ble mottatt Dato og klokkeslett eit dokument på flyt vart motteke CC0-1.0 +Obligatorisk dersom dokumentet har blitt sendt på flyt. Skal ikke kunne endres. Obligatorisk dersom dokumentet har vorte sendt på flyt. Skal ikkje kunna endrast. CC0-1.0 +Dato og klokkeslett et dokument på flyt ble sendt videre Dato og klokkeslett eit dokument på flyt vart sendt vidare CC0-1.0 +"flytStatus" "flytstatus" CC0-1.0 +Godkjennelse/ikke godkjennelse av dokumentet som er sendt på flyt Godkjennelse/ikkje godkjennelse av dokumentet som er sendt på flyt CC0-1.0 +Anbefalte verdier: Rådde til verdiar: CC0-1.0 +"""Ikke godkjent""" """Ikkje godkjend""" CC0-1.0 +"""Sendt tilbake til saksbehandler med kommentarer""" """Sendt attende til saksarbeidar med kommentarar""" CC0-1.0 +"flytMerknad" "flytmerknad" CC0-1.0 +Merknad eller kommentar til et dokument som er sendt på flyt Merknad eller kommentar til eit dokument som er sendt på flyt CC0-1.0 +Person som har sendt et dokument på flyt Person som har sendt eit dokument på flyt CC0-1.0 +Logging av endringer Logging av endringar CC0-1.0 +"referanseArkivenhet" "referansearkiveining" CC0-1.0 +Referanse til arkivenheten (systemID) som inneholder metadata­elementet som ble endret Referanse til arkiveininga (systemID) som inneheld metadataelementet som vart endra CC0-1.0 +Filen endringslogg.xml Fila endringslogg.xml CC0-1.0 +Registreres automatisk ved endring av metadata Registrerast automatisk ved endring av metadata CC0-1.0 +Navnet på metadataelementet som ble endret Namnet på metadataelementet som vart endra CC0-1.0 +Dato og klokkeslett når arkivenheten ble oppdatert eller et metadataelement sist ble endret Dato og klokkeslett når arkiveininga vart oppretta/registrert CC0-1.0 +Navn på person som oppdaterte en arkivenhet eller endret metadata Namn på person som oppretta/registrerte arkiveininga CC0-1.0 +Innholdet i metadataelementet før det ble endret Innhaldet i metadataelementet før det vart endra CC0-1.0 +Det nye innholdet i metadataelementet Det nye innhaldet i metadataelementet CC0-1.0 +Angivelse av hvilken variant et dokument forekommer i Angivelse av kva for ein variant eit dokument finst i CC0-1.0 +Registreres automatisk når dokumentet arkiveres Registrerast automatisk når dokumentet vert arkivert CC0-1.0 +"""Dokument hvor deler av innholdet er skjermet""" """Dokument der deler av innhaldet er skjerma""" CC0-1.0 +Dokumentets format Formatet i dokumentet CC0-1.0 +"formatDetaljer" "formatdetaljar" CC0-1.0 +Nærmere spesifikasjon av dokuments format, f.eks. informasjon om komprimering Nærare spesifikasjon av formatet i dokument, t.d. informasjon om komprimering CC0-1.0 +En verdi som beregnes ut fra innholdet i dokumentet, og som dermed gir integritetssikring til dokumentets innhold Ein verdi som vert berekna ut frå innhaldet i dokumentet, og som dermed gjev integritetssikring til innhaldet i dokumentet CC0-1.0 +Påføres automatisk ved mottak eller i forbindelse med eksport for avlevering. Påførast automatisk i samband med eksport for avlevering CC0-1.0 +Kan ikke endres. Sjekksummen skal være heksadesimal uten noen formatteringstegn. Kan ikkje endrast. Sjekksummen skal vera heksadesimal utan nokon formatteringstegn. CC0-1.0 +Algoritmen som er brukt for å beregne sjekksummen Algoritmen som er brukt for å berekna sjekksummen CC0-1.0 +Registreres automatisk mottak eller i forbindelse med eksport for avlevering. Registrerast automatisk i samband med eksport for avlevering CC0-1.0 +Kan ikke endres. Algoritmen som skal brukes inntil videre er SHA256. Kan ikkje endrast. Algoritmen som skal brukast inntil vidare er SHA256. CC0-1.0 +Størrelsen på fila i antall bytes. Storleiken på fila i mengd byte sin oppgjeve med desimaltal CC0-1.0 +Registreres automatisk i forbindelse med eksport for avlevering Registrerast automatisk i samband med eksport for avlevering CC0-1.0 +Vilkårlig struktur Vilkårleg struktur CC0-1.0 +Et overordnet metadataelement som kan inneholde egendefinerte metadata. Disse metadataene må da være spesifisert i et eller flere XML-skjema. Eit overordna metadataelement som kan innehalda egendefinerte metadata. Disse metadataene må då spesifiserast i eit eller fleire XML-skjema. CC0-1.0 +mappe, registrering, dokumentbeskrivelse, part mappe, registrering, dokumentskildring, part CC0-1.0 +Formatet dokumentet hadde før det ble konvertert Formatet dokumentet hadde før det vart konvertert CC0-1.0 +Dette vil vanligvis være produksjonsformatet, men kan også være et annet arkivformat. Bruker samme verdier som M701 format. Dette vil vanlegvis vera produksjonsformatet, men kan òg vera eit anna arkivformat. Faste verdiar vert seinare avgjort. CC0-1.0 +Formatet dokumentet fikk etter konvertering Formatet dokumentet fekk etter konvertering CC0-1.0 +Navn på det IT-verktøyet som ble brukt til å foreta konverteringen Namn på den IT-verktøyet som vart brukt til å gjera konverteringen CC0-1.0 +Kommentarer til konverteringen Kommentarar til konverteringen CC0-1.0 +"M716" "M616" CC0-1.0 +"mimeType" "mappeID" CC0-1.0 +Dokumentets MIME-type Formatet i dokumentet CC0-1.0 +Registreres automatisk når et dokument overføres til arkivet eller settes av arkivklient. Registrerast automatisk når eit dokument vert sletta CC0-1.0 +"M717" "M217" CC0-1.0 +"konvertertFraSjekksum" "konvertertFraFormat" CC0-1.0 +konvertering Konvertering CC0-1.0 +Påføres automatisk ved konvertering. Registrerast automatisk ved konvertering CC0-1.0 +"M718" "M218" CC0-1.0 +"konvertertFraSjekksumAlgoritme" "sjekksumAlgoritme" CC0-1.0 +Algoritmen som er brukt for å beregne konvertertFraSjekksum Algoritmen som er brukt for å berekna sjekksummen CC0-1.0 +Registreres automatisk i forbindelse ved konvertering Registrerast automatisk ved konvertering CC0-1.0 +"M719" "M219" CC0-1.0 +"konvertertTilSjekksum" "konvertertTilFormat" CC0-1.0 +"M720" "M020" CC0-1.0 +Algoritmen som er brukt for å beregne konvertertTilSjekksum Algoritmen som er brukt for å berekna sjekksummen CC0-1.0 +Registreres automatisk i forbindelse med konvertering. Registrerast automatisk i samband med eksport for avlevering CC0-1.0 +Metadata gruppert på objekter Metadata gruppert på objekt CC0-1.0 +I denne oversikten blir metadata i Noark 5 gruppert på objekter. Tabellene nedenfor er utgangspunktet for XML-skjemaene som spesifiserer avleveringsformatet. De fleste objektene nedenfor inngår i arkivstrukturen, og skal nøstes inn i én samlet, hierarkisk struktur. I dette oversynet vert metadata i Noark 5 gruppert på objekt. Tabellane nedanfor er utgangspunktet for XML-skjemaa som spesifiserer avleveringsformatet. Dei fleste objekta nedanfor inngår i arkivstrukturen, og skal nøstast inn i éin samla, hierarkisk struktur. CC0-1.0 +Hver arkivenhet i arkivstrukturen skal ha en systemID. Det betyr altså at arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse og dokumentobjekt har en systemID. Andre objekter, som part og korrespondansepart, skal grupperes inn i den arkivenheten de tilhører, og systemID er derfor ikke nødvendig når denne informasjonen avleveres. Kvar arkiveining i arkivstrukturen skal ha ein systemID. Det tyder altså at arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse, mappe, registrering, dokumentskildring og dokumentobjekt har ein systemID. Andre objekt, som sakpart og korrespondansepart, skal grupperast inn i den arkiveininga dei tilhøyrar, og systemID er difor ikkje naudsynt når denne informasjonen vert avlevert. CC0-1.0 +"Mange av metadataelementene i Noark 5 vil være identiske med attributter i Noark 4. Referanse fra metadataelement til attributt er derfor tatt med i tabellene nedenfor, og kan gi nyttig informasjon om bakoverkompatibilitet. Dersom attributtet angis i parentes, betyr det at det ikke er direkte samsvar mellom metadata og attributt. Attributtene i Noark 4 kan f.eks. være identifikatorer (nøkkelfelter) som brukes for oppslag i hjelpetabeller. I Noark 5 skal ingen slike nøkkelfelter eller kodeverdier avleveres. Alle koder skal være erstattet med mest mulig selvforklarende tekst. Journalposttype (Noark dokumenttype i Noark 4) skal f.eks. avleveres som ""Inngående dokument"" og ""Utgående dokument"", og ikke med kodene I og U." "Mange av metadataelementene i Noark 5 vil vera identiske med attributt i Noark 4 . Referanse frå metadataelement til attributt er difor teken med i tabellane nedanfor, og kan gje nyttig informasjon om bakoverkompatibilitet. Dersom attributtet vert angjeve i parentes, tyder det at det ikkje er direkte samsvar mellom metadata og attributt. Attributta i Noark 4 kan t.d. vera identifikatorer (nøkkelfelt) som vert brukt for oppslag i hjelpetabellar. I Noark 5 skal ingen slike nøkkelfelt eller kodeverdiar avleverast. Alle kodar skal erstattast med mest mogleg selvforklarende tekst. Journalposttype (Noark dokumenttype i Noark 4) skal t.d. avleverast som ""Inngåande dokument"" og ""Komande frå dokument"", og ikkje med kodane I og U." CC0-1.0 +"Forek." "Førek." CC0-1.0 +Henvisning til det entydige nummeret i metadatakatalogen (eget vedlegg) Tilvising til det eintydige nummeret i metadatakatalogen (eige vedlegg) CC0-1.0 +"Navn:" "Namn:" CC0-1.0 +Navn som skal brukes ved avlevering og ved eventuell annen eksport Namn som skal brukast ved avlevering og ved eventuell annan eksport CC0-1.0 +Kortnavnet på attributtet som inneholdt tilsvarende metadataelement i Noark 4 Kortnamnet på attributtet som inneheldt tilsvarande metadataelement i Noark 4 CC0-1.0 +"Forek.:" "Førek.:" CC0-1.0 +Forekomst, dvs. hvor mange ganger metadataelementet kan gjentas innenfor samme objekt. I tabellene nedenfor er det oppgitt forekomst ved avlevering. Følgende koder brukes: Førekomst, dvs. kor mange gonger metadataelementet kan gjentakast innanfor same objekt. I tabellane nedanfor er den oppgitte førekomsten ved avlevering. Følgjande kodar brukast: CC0-1.0 +"1 Skal forekomme én gang (obligatorisk)" "1 Skal finnast éin gong (obligatorisk)" CC0-1.0 +"1-M Skal forekomme én gang, kan forekomme mange ganger (obligatorisk)" "1-M Skal finnast éin gong, kan finnast mange gonger (obligatorisk)" CC0-1.0 +"0-1 Kan forekomme én gang (betinget obligatorisk eller valgfritt)" "0-1 Kan finnast éin gong (betinget obligatorisk eller valfritt)" CC0-1.0 +"0-M Kan forekomme mange ganger (betinget obligatorisk eller valgfritt)" "0-M Kan finnast mange gonger (betinget obligatorisk eller valfritt)" CC0-1.0 +"Kode A angir at metadataelementet skal inngå i en avlevering dersom det inneholder en verdi. Blankt felt betyr at det ikke skal avleveres, men er likevel med fordi det kan være aktuelt å eksportere det i andre sammenhenger" "Kode A angjev at metadataelementet skal inngå i ein avlevering dersom det inneheld ein verdi. Blankt felt tyder at det ikkje skal avleverast, men er likevel med fordi det kan vera aktuelt å eksportera det i andre samanhengar" CC0-1.0 +I avleveringsuttrekk skilles det mellom følgende datatyper: I avleveringsuttrekk skilst det mellom følgjande datatypar: CC0-1.0 +"Heltall" "Heiltal" CC0-1.0 +"Vilkårlig struktur når det er snakk om virksomhetsspesifikke metadata." "Vilkårleg struktur når det er snakk om virksomhetsspesifikke metadata." CC0-1.0 +Dersom det dreier seg om en referanse til en ID, vil navnet på denne IDen oppgis i dette feltet. Dersom det dreier seg om ein referanse til ei ID, vil namnet på denne Iden oppgjevast i dette feltet. CC0-1.0 +For hvert objekt er det angitt hvilket overordnet objekt det inngår i (grupperes inn i), med antall forekomster av underordnet og overordnet, som følger: For kvart objekt er det angjeve kva for eit overordna objekt det inngår i (grupperast inn i), med mengd førekomstar av underordna og overordna, som følgjer: CC0-1.0 +<antall underordnet> forekomster av <underordnet objekt> grupperes inn i <antall overordnet> forekomster av <overordnet objekt>. <mengd underordna> førekomstar av <underordna objekt> grupperast inn i <mengd overordna> førekomstar av <overordna objekt>. CC0-1.0 +I avleveringsformatet er det ikke nødvendig å skille mellom flere enn datatypene ovenfor. Det stilles heller ikke krav til maksimumslengde i avleveringsformatet. Men ved eksport av data som skal importeres inn i et nytt system – f.eks. ved migrering av data fra en Noark 5-løsning til en annen – vil det være aktuelt å sette krav både til flere datatyper (f.eks. ja/nei og desimaltall) og til maksimumslengde. I avleveringsformatet er det ikkje naudsynt å skilja mellom fleire enn datatypane ovanfor. Det vert heller ikkje stilt krav til maksimumlengd i avleveringsformatet. Men ved eksport av data som skal importerast inn i eit nytt system – t.d. ved migrering av data frå ein Noark 5-løysing til ein annan – vil det vera aktuelt å setja krav både til fleire datatypar (t.d. ja/nei og desimaltal) og til maksimumlengd. CC0-1.0 +"Metadataene nedenfor skal nøstes inn i hverandre i én samlet, hierarkisk struktur med navn arkivstruktur.xml i innleveringspakken. Navnene i kursiv skal brukes som objektnavn, dvs. navn på de overordnede XML-elementene som omslutter objektet. Noen av navnene vil være attributter til XML-elementer." "Metadataene nedanfor skal nøstast inn i kvarandre i éin samla, hierarkisk struktur med namn arkivstruktur.xml i innleveringspakken. Namna i kursiv skal brukast som objektnamn, dvs. namn på dei overordna XML-elementa som omgjev objektet. Nokon av namna vil vera attributt til XML-element." CC0-1.0 +Øverste nivå i strukturen. Øvste nivå i strukturen. CC0-1.0 +1-M forekomster av arkiv (underarkiv) grupperes inn i 0-1 forekomster av arkiv. 1-M førekomstar av arkiv (underarkiv) grupperast inn i 0-1 førekomstar av arkiv. CC0-1.0 +Merk: En og bare en av objekttypene arkiv eller arkivdel grupperes inn i arkiv. Merk: Ein og berre ein av objekttypane arkiv eller arkivdel vert gruppert inn i arkiv. CC0-1.0 +AR.BETEGN AR.KALL CC0-1.0 +beskrivelse skildring CC0-1.0 +virksomhetsspesifikkeMetadata virksomhetsspesifikke Metadata CC0-1.0 +Metadata for arkivskaper Metadata for arkivskapar CC0-1.0 +1-M forekomster av arkivskaper grupperes inn i 1-M forekomster av arkiv. 1-M førekomstar av arkivskapar vert gruppert inn i 1-M førekomstar av arkiv. CC0-1.0 +arkivskaperNavn arkivskaparnamn CC0-1.0 +AR.SKAPER AR.SKAPAR CC0-1.0 +1-M forekomster av arkivdel grupperes inn i 1 forekomst av arkiv. 1-M førekomstar av arkivdel vert gruppert inn i 1 førekomst av arkiv. CC0-1.0 +AD.BETEGN AD.KALL CC0-1.0 +arkivperiodeStartDato arkivperiodestartdato CC0-1.0 +arkivperiodeSluttDato arkivperiodesluttdato CC0-1.0 +AD.FORTS AD.FORT sitt CC0-1.0 +0-M forekomster av klassifikasjonssystem grupperes inn i 1-M forekomster av arkivdel. 0-M førekomstar av klassifikasjonssystem vert gruppert inn i 1-M førekomstar av arkivdel. CC0-1.0 +Merk: Bare en av objekttypene klassifikasjonssystem, mappe eller registrering kan grupperes inn i arkivdel. Merk: Berre ein av objekttypane klassifikasjonssystem, mappe eller registrering kan grupperast inn i arkivdel. CC0-1.0 +OP.BETEGN OP.KALL CC0-1.0 +1-M forekomster av klasse grupperes inn i 1 forekomst av klassifikasjonssystem. 1-M førekomstar av klasse vert gruppert inn i 1 førekomst av klassifikasjonssystem. CC0-1.0 +0-M forekomster av klasse (underklasse) grupperes inn i 0-1 forekomster av klasse. 0-M førekomstar av klasse (underklasse) grupperast inn i 0-1 førekomstar av klasse. CC0-1.0 +Merk: Bare en av objekttypene klasse, mappe eller registrering kan grupperes inn i klasse. Merk: Berre ein av objekttypane klasse, mappe eller registrering kan grupperast inn i klasse. CC0-1.0 +EA.ORD Ea.ORD CC0-1.0 +0-M forekomster av mappe grupperes inn i 0-1 forekomster av klasse. 0-M førekomstar av mappe vert gruppert inn i 0-1 førekomstar av klasse. CC0-1.0 +0-M forekomster av mappe (undermappe) grupperes inn i 0-1 forekomster av mappe. 0-M førekomstar av mappe (undermappe) grupperast inn i 0-1 førekomstar av mappe. CC0-1.0 +0-M forekomster av mappe grupperes inn i 1 forekomst av arkivdel. 0-M førekomstar av mappe vert gruppert inn i 1 førekomst av arkivdel. CC0-1.0 +Merk: Bare en av objekttypene mappe eller registrering kan grupperes inn i mappe. Merk: Berre ein av objekttypane mappe eller registrering kan grupperast inn i mappe. CC0-1.0 +referanseSekundaerKlassifikasjon referanseSekundaer Klassifikasjon CC0-1.0 +Metadata for saksmappe Metadata for sakmappe CC0-1.0 +sakssekvensnummer saksekvensnummer CC0-1.0 +journalenhet journaleining CC0-1.0 +saksstatus sakstatus CC0-1.0 +MO.NR MO.Nr CC0-1.0 +utvalg utval CC0-1.0 +MO.STED MO.STAD CC0-1.0 +MO.FORTS MO.FORT sitt CC0-1.0 +0-M forekomster av moetedeltaker grupperes inn i 1-M forekomst av moetemappe. 0-M førekomstar av moetedeltaker vert gruppert inn i 1-M førekomst av moetemappe. CC0-1.0 +(UM.FUNK) (UM.FUNGER) CC0-1.0 +0-M forekomster av registrering grupperes inn i 1 forekomst av mappe. 0-M førekomstar av registrering vert gruppert inn i 1 førekomst av mappe. CC0-1.0 +0-M forekomster av registrering grupperes inn i 1 forekomst av klasse. 0-M førekomstar av registrering vert gruppert inn i 1 førekomst av klasse. CC0-1.0 +0-M forekomster av registrering grupperes inn i 1 forekomst av arkivdel. 0-M førekomstar av registrering vert gruppert inn i 1 førekomst av arkivdel. CC0-1.0 +JP.INNHOLD JP.INNHALD CC0-1.0 +forfatter forfattar CC0-1.0 +0-M forekomster av korrespondansepart grupperes inn i 0-M forekomster av registrering. 0-M førekomstar av korrespondansepart vert gruppert inn i 0-M førekomstar av registrering. CC0-1.0 +korrespondansepartNavn korrespondansepartnamn CC0-1.0 +AM.NAVN AM.NAMN CC0-1.0 +poststed poststad CC0-1.0 +AM.POSTSTED AM.POSTSTAD CC0-1.0 +organisasjonsID Transaksjon CC0-1.0 +antallVedlegg mengdvedlegg CC0-1.0 +0-M forekomster av avskrivning grupperes inn i 1-M forekomster av journalpost. 0-M førekomstar av avskrivning vert gruppert inn i 1-M førekomstar av journalpost. CC0-1.0 +Merk: Grupperes inn i den journalposten som avskrives. Merk: Grupperast inn in den journalposten som avskrives. CC0-1.0 +referanseAvskrivesAvJournalpost referanseAvskrivesAv Journalpost CC0-1.0 +0-M forekomster av dokumentflyt grupperes inn i 1 forekomst av journalpost. 0-M førekomstar av dokumentflyt vert gruppert inn i 1 førekomst av journalpost. CC0-1.0 +0-M forekomster av dokumentflyt grupperes inn i 1 forekomst av arkivnotat. 0-M førekomstar av dokumentflyt vert gruppert inn i 1 førekomst av arkivnotat. CC0-1.0 +flytStatus flytstatus CC0-1.0 +flytMerknad flytmerknad CC0-1.0 +referanseTilMoeteregistrering referanseTil Moeteregistrering CC0-1.0 +Metadata for dokumentbeskrivelse Metadata for dokumentskildring CC0-1.0 +0-M forekomster av dokumentbeskrivelse grupperes inn i 1-M forekomster av registrering. 0-M førekomstar av dokumentskildring vert gruppert inn i 1-M førekomstar av registrering. CC0-1.0 +Merk: En dokumentbeskrivelse kan være knyttet til mer enn én enkelt registrering. Det kan blant annet bety at et dokument er hoveddokument i en journalpost og vedlegg i en annen. Merk: Ei dokumentskildring kan knytast til meir enn éi enkelt registrering. Det kan blant anna tyda at eit dokument er hovuddokument i ein journalpost og vedlegg i ein annan. CC0-1.0 +tilknyttetRegistreringSom tilknyttetRegistrering Som CC0-1.0 +0-1 forekomster av sletting grupperes inn i 0-M forekomster av dokumentbeskrivelse. 0-1 førekomstar av sletting vert gruppert inn i 0-M førekomstar av dokumentskildring. CC0-1.0 +Merk: Angir at dokumentobjektet som refererer til en eldre versjon av et opprinnelig arkivert dokument, eller en arkivert variant av dokumentet, er blitt slettet. Sletting av produksjonsformater skal ikke tas med i en avlevering. Merk: Angjev at dokumentobjektet som refererer til ein eldre versjon av eit opphavleg arkivert dokument, eller ein arkivert variant av dokumentet, er vorte sletta. Sletting av produksjonsformat skal ikkje takast med i ein avlevering. CC0-1.0 +0-M forekomster av dokumentobjekt grupperes inn i 1 forekomst av dokumentbeskrivelse. 0-M førekomstar av dokumentobjekt vert gruppert inn i 1 førekomst av dokumentskildring. CC0-1.0 +formatDetaljer formatdetaljar CC0-1.0 +LF.BESKRIV LF.SKILDRE CC0-1.0 +Tekststreng (filkatalogstruktur + filnavn) Tekststreng (filkatalogstruktur + filnamn) CC0-1.0 +mimeType Type CC0-1.0 +0-M forekomster av konvertering grupperes inn i 1 forekomst av dokumentobjekt. 0-M førekomstar av konvertering vert gruppert inn i 1 førekomst av dokumentobjekt. CC0-1.0 +konvertertFraSjekksum konvertertFraFormat CC0-1.0 +konvertertFraSjekksumAlgoritme sjekksumAlgoritme CC0-1.0 +konvertertTilSjekksum konvertertTilFormat CC0-1.0 +konvertertTilSjekksumAlgoritme sjekksumAlgoritme CC0-1.0 +Metadata som kan grupperes inn i flere arkivenheter Metadata som kan grupperast inn i fleire arkiveiningar CC0-1.0 +0-M forekomster av kryssreferanse grupperes inn i 0-1 forekomster av klasse. 0-M førekomstar av kryssreferanse vert gruppert inn i 0-1 førekomstar av klasse. CC0-1.0 +0-M forekomster av kryssreferanse grupperes inn i 0-1 forekomster av mappe. 0-M førekomstar av kryssreferanse vert gruppert inn i 0-1 førekomstar av mappe. CC0-1.0 +0-M forekomster av kryssreferanse grupperes inn i 0-1 forekomster av registrering. 0-M førekomstar av kryssreferanse vert gruppert inn i 0-1 førekomstar av registrering. CC0-1.0 +Merk: En forekomst av kryssreferanse grupperes inn i en og bare en forekomst av klasse, mappe eller registrering. Merk: Ein førekomst av kryssreferanse vert gruppert inn i ein og berre ein førekomst av klasse, mappe eller registrering. CC0-1.0 +"Merk: Referansen kan gå fra en klasse til en annen klasse, fra en mappe til en annen mappe, fra en registrering til en annen registrering, fra en mappe til en registrering og fra en registrering til en mappe. Kryssreferansen vil også omfatte spesialiseringer av mapper. En kryssreferanse kan derfor gå fra en moetemappe til en saksmappe. Kryssreferanser grupperes inn i de arkivenhetene det refereres fra." "Merk: Referansen kan gå frå ei klasse til ein anna klasse, frå ei mappe til ein anna mappe, frå ei registrering til ein anna registrering, frå ei mappe til ei registrering og frå ei registrering til ei mappe. Kryssreferansen vil òg omfatta spesialiseringer av mapper. Ein kryssreferanse kan difor gå frå ein moetemappe til ei sakmappe. Kryssreferansar vert gruppert inn i dei arkiveiningane det verta frå referert." CC0-1.0 +0-M forekomster av merknad grupperes inn i 0-M forekomst av mappe. 0-M førekomstar av merknad vert gruppert inn i 0-M førekomst av mappe. CC0-1.0 +0-M forekomster av merknad grupperes inn i 0-M forekomst av registrering. 0-M førekomstar av merknad vert gruppert inn i 0-M førekomst av registrering. CC0-1.0 +0-M forekomster av merknad grupperes inn i 0-M forekomst av dokumentbeskrivelse. 0-M førekomstar av merknad vert gruppert inn i 0-M førekomst av dokumentskildring. CC0-1.0 +PN.NAVN PN.NAMN CC0-1.0 +0-M forekomster av part grupperes inn i 0-M forekomster av mappe. 0-M førekomstar av part vert gruppert inn i 0-M førekomstar av mappe. CC0-1.0 +0-M forekomster av part grupperes inn i 0-M forekomster av registrering. 0-M førekomstar av part vert gruppert inn i 0-M førekomstar av registrering. CC0-1.0 +0-M forekomster av part grupperes inn i 0-M forekomster av dokumentbeskrivelse. 0-M førekomstar av part vert gruppert inn i 0-M førekomstar av dokumentskildring. CC0-1.0 +partNavn partnamn CC0-1.0 +SP.NAVN SP.NAMN CC0-1.0 +partRolle partrolle CC0-1.0 +SP.POSTSTED SP.POSTSTAD CC0-1.0 +0-1 forekomster av kassasjon grupperes inn i 0-M forekomster av arkivdel. 0-1 førekomstar av kassasjon vert gruppert inn i 0-M førekomstar av arkivdel. CC0-1.0 +0-1 forekomster av kassasjon grupperes inn i 0-M forekomster av klasse. 0-1 førekomstar av kassasjon vert gruppert inn i 0-M førekomstar av klasse. CC0-1.0 +0-1 forekomster av kassasjon grupperes inn i 0-M forekomster av mappe. 0-1 førekomstar av kassasjon vert gruppert inn i 0-M førekomstar av mappe. CC0-1.0 +0-1 forekomster av kassasjon grupperes inn i 0-M forekomster av registrering. 0-1 førekomstar av kassasjon vert gruppert inn i 0-M førekomstar av registrering. CC0-1.0 +0-1 forekomster av kassasjon grupperes inn i 0-M forekomster av dokumentbeskrivelse. 0-1 førekomstar av kassasjon vert gruppert inn i 0-M førekomstar av dokumentskildring. CC0-1.0 +Merk: I Noark 4 har disse attributtene forskjellig navn avhengig av hvilket nivå i arkivstrukturen de er tilknyttet. Nedenfor er tatt med referanse til attributter på saksnivået. Når kassasjonen er utført, skal metadata for utfoertKassasjon registreres, se nedenfor. Merk: I Noark 4 har dissa attributta ulikt namn avhengig av kva for eit nivå i arkivstrukturen dei er knytt til seg. Nedanfor er teke med referanse til attributt på saknivået. Når kassasjonen er utførd, skal metadata for utfoertKassasjon registrerast, sjå nedanfor. CC0-1.0 +Metadata om kassasjon skal bare følge med i de arkivenhetene som har et kassasjonsvedtak knyttet til seg. Metadata om kassasjon skal berre følgja med i dei arkiveiningane som har eit kassasjonsvedtak knytt til seg. CC0-1.0 +Ved avlevering skal metadata om kassasjon arves til (kopieres inn i) alle underliggende nivåer i arkivstrukturen. Dersom en underliggende arkivenhet skal bevares, skal den ikke ha metadata om kassasjon, og ikke heller de underliggende arkivenhetene. Ved avlevering skal metadata om kassasjon arvast til (kopierast inn i) alle underliggende nivå i arkivstrukturen. Dersom ein underliggende arkiveining skal vernast, skal den ikkje ha metadata om kassasjon, og ikkje heller dei underliggende arkiveiningane. CC0-1.0 +kassasjonshjemmel kassasjonsheimel CC0-1.0 +0-1 forekomster av utfoertKassasjon grupperes inn i 0-M forekomster av arkivdel. 0-1 førekomstar av utfoertKassasjon vert gruppert inn i 0-M førekomstar av arkivdel. CC0-1.0 +0-1 forekomster av utfoertKassasjon grupperes inn i 0-M forekomster av dokumentbeskrivelse. 0-1 førekomstar av utfoertKassasjon vert gruppert inn i 0-M førekomstar av dokumentskildring. CC0-1.0 +Merk: Ved kassasjon av dokumenter blir dokumentobjektet slettet. Sletting som ikke er et resultat av kassasjon, skal registreres som sletting over. Merk: Ved kassasjon av dokument vert dokumentobjektet sletta. Sletting som ikkje er eit resultat av kassasjon, skal registrerast som sletting over. CC0-1.0 +0-1 forekomster av skjerming grupperes inn i 0-M forekomster av arkivdel. 0-1 førekomstar av skjerming vert gruppert inn i 0-M førekomstar av arkivdel. CC0-1.0 +0-1 forekomster av skjerming grupperes inn i 0-M forekomster av klasse. 0-1 førekomstar av skjerming vert gruppert inn i 0-M førekomstar av klasse. CC0-1.0 +0-1 forekomster av skjerming grupperes inn i 0-M forekomster av mappe. 0-1 førekomstar av skjerming vert gruppert inn i 0-M førekomstar av mappe. CC0-1.0 +0-1 forekomster av skjerming grupperes inn i 0-M forekomster av registrering. 0-1 førekomstar av skjerming vert gruppert inn i 0-M førekomstar av registrering. CC0-1.0 +0-1 forekomster av skjerming grupperes inn i 0-M forekomster av dokumentbeskrivelse. 0-1 førekomstar av skjerming vert gruppert inn i 0-M førekomstar av dokumentskildring. CC0-1.0 +I Noark 4 har disse attributtene forskjellig navn avhengig av hvilket nivå i arkivstrukturen de er tilknyttet. Nedenfor er tatt med referanse til attributter på journalpostnivået. I Noark 4 har dissa attributta ulikt namn avhengig av kva for eit nivå i arkivstrukturen dei er knytt til seg. Nedanfor er teke med referanse til attributt på journalpostnivået. CC0-1.0 +Metadata om skjerming skal bare følge med i de arkivenhetene som inneholder informasjon som skal skjermes. Metadata om skjerming skal berre følgja med i dei arkiveiningane som inneheld informasjon som skal skjermast. CC0-1.0 +Ved avlevering skal metadata om skjerming være gruppert inn i alle nivåer i arkivstrukturen hvor informasjonen skal være skjermet. Ved avlevering skal metadata om skjerming grupperast inn i alle nivå i arkivstrukturen der informasjonen skal skjermast. CC0-1.0 +tilgangsrestriksjon tilgjengerestriksjon CC0-1.0 +0-1 forekomster av gradering grupperes inn i 0-M forekomster av arkivdel. 0-1 førekomstar av gradering vert gruppert inn i 0-M førekomstar av arkivdel. CC0-1.0 +0-1 forekomster av gradering grupperes inn i 0-M forekomster av klasse. 0-1 førekomstar av gradering vert gruppert inn i 0-M førekomstar av klasse. CC0-1.0 +0-1 forekomster av gradering grupperes inn i 0-M forekomster av mappe. 0-1 førekomstar av gradering vert gruppert inn i 0-M førekomstar av mappe. CC0-1.0 +0-1 forekomster av gradering grupperes inn i 0-M forekomster av registrering. 0-1 førekomstar av gradering vert gruppert inn i 0-M førekomstar av registrering. CC0-1.0 +0-1 forekomster av gradering grupperes inn i 0-M forekomster av dokumentbeskrivelse. 0-1 førekomstar av gradering vert gruppert inn i 0-M førekomstar av dokumentskildring. CC0-1.0 +Ved avlevering skal metadata om gradering være gruppert inn i alle nivåer i arkivstrukturen hvor informasjonen er gradert. Ved avlevering skal metadata om gradering grupperast inn i alle nivå i arkivstrukturen der informasjonen er gradert. CC0-1.0 +graderingskode graderingdato CC0-1.0 +graderingsdato graderingdato CC0-1.0 +nedgraderingsdato nedgraderingdato CC0-1.0 +0-M forekomster av presedens grupperes inn i 0-M forekomster av saksmappe. 0-M førekomstar av presedens vert gruppert inn i 0-M førekomstar av sakmappe. CC0-1.0 +0-M forekomster av presedens grupperes inn i 0-M forekomster av journalpost. 0-M førekomstar av presedens vert gruppert inn i 0-M førekomstar av journalpost. CC0-1.0 +presedensDato presedensdato CC0-1.0 +presedensHjemmel presedensheimel CC0-1.0 +PS.HJEMMEL PS.HEIMEL CC0-1.0 +rettskildefaktor rettskjeldefaktor CC0-1.0 +0-1 forekomster av elektroniskSignatur grupperes inn i 1 forekomst av journalpost. 0-1 førekomstar av elektroniskSignatur vert gruppert inn i 1 førekomst av journalpost. CC0-1.0 +0-1 forekomster av elektroniskSignatur grupperes inn i 1 forekomst av dokumentbeskrivelse. 0-1 førekomstar av elektroniskSignatur vert gruppert inn i 1 førekomst av dokumentskildring. CC0-1.0 +0-1 forekomster av elektroniskSignatur grupperes inn i 1 forekomst av dokumentobjekt. 0-1 førekomstar av elektroniskSignatur vert gruppert inn i 1 førekomst av dokumentobjekt. CC0-1.0 +Merk: Elektronisk signatur knyttes til dokumentobjektet i tillegg til dokumentbeskrivelsen i de tilfeller der det er nødvendig i presisere hvilken av dokumentfilene som er signert. Elektronisk signatur knyttes til journalpost hvis en samlet forsendelse er påført en signatur. Merk: Elektronisk signatur vert knytt til dokumentobjektet i tillegg til dokumentskildringa i dei tilfella der det er naudsynt i presisera kva for ein av dokumentfilene som er signert. Elektronisk signatur vert knytt til journalpost viss ei samla sending er påførd ein signatur. CC0-1.0 +elektroniskSignaturSikkerhetsnivaa elektroniskSignatur Sikkerhetsnivaa CC0-1.0 +elektroniskSignaturVerifisert elektroniskSignatur Verifisert CC0-1.0 +Metadata for nasjonalIdentifikator Metadata for journalhovud CC0-1.0 +0-M forekomster av nasjonalIdentifikator grupperes inn i 0-M forekomster av mappe. 0-M førekomstar av part vert gruppert inn i 0-M førekomstar av mappe. CC0-1.0 +0-M forekomster av nasjonalIdentifikator grupperes inn i 0-M forekomster av registrering. 0-M førekomstar av part vert gruppert inn i 0-M førekomstar av registrering. CC0-1.0 +Metadata for matrikkelnummer Metadata for arkivdel CC0-1.0 +Spesialisering av: nasjonalIdentifikator Spesialisering av: mappe CC0-1.0 +kommunenummer moetenummer CC0-1.0 +gaardsnummer postnummer CC0-1.0 +bruksnummer til Gards- og bruksnummer CC0-1.0 +festenummer moetenummer CC0-1.0 +seksjonsnummer versjonsnummer CC0-1.0 +Metadata for byggident Metadata for gradering CC0-1.0 +endringsloepenummer endringslogg.xml CC0-1.0 +Metadata for planident Metadata for part CC0-1.0 +landkode land CC0-1.0 +fylkesnummer løpenummer CC0-1.0 +planidentifikasjon Identifikasjon CC0-1.0 +Metadata for posisjon Metadata for kassasjon CC0-1.0 +koordinatsystem Arkivsystem CC0-1.0 +Metadata for personidentifikator Metadata for part CC0-1.0 +Metadata for enhetsidentifikator Metadata for part CC0-1.0 +Metadata som avleveres som egne filer Metadata som vert avlevert som eigne filer CC0-1.0 +"Avleveres som en egen fil kalt endringslogg.xml." "Avleverast som ein eiga fil kalla endringslogg.xml" CC0-1.0 +1-M forekomster av endring grupperes inn i 1 forekomst av endringslogg. 1-M førekomstar av endring vert gruppert inn i 1 førekomst av endringslogg. CC0-1.0 +Nærmere spesifikasjon av hvilke endringer som skal logges, følger som et eget vedlegg. Nærare spesifikasjon av kva for endringar som skal loggast, følgjer som eit eige vedlegg. CC0-1.0 +referanseArkivenhet referansearkiveining CC0-1.0 +Tekststreng (arkivenhetens systemID) Tekststreng (arkiveininga si systemID) CC0-1.0 +Tekststreng (metadata-elementets navn) Tekststreng (metadata-namnet til elementet) CC0-1.0 +"Avleveres som en egen fil kalt loependeJournal.xml." "Avleverast som ein eiga fil kalla loependeJournal.xml." CC0-1.0 +Metadata for journalhode Metadata for journalhovud CC0-1.0 +1 forekomst av journalhode grupperes inn i 1 forekomst av loependeJournal. 1 førekomst av journalhovud vert gruppert inn i 1 førekomst av loependeJournal. CC0-1.0 +journalStartDato journalstartdato CC0-1.0 +journalSluttDato journalsluttdato CC0-1.0 +antallJournalposter mengdjournalpostar CC0-1.0 +1-M forekomster av arkivskaper grupperes inn i 1 forekomster av journalhode. 1-M førekomstar av arkivskapar vert gruppert inn i 1 førekomstar av journalhovud. CC0-1.0 +1-M forekomster av journalregistrering grupperes inn i 1 forekomst av loependeJournal. 1-M førekomstar av journalregistrering vert gruppert inn i 1 førekomst av loependeJournal. CC0-1.0 +0-1 forekomster av klasse grupperes inn i 1 forekomst av journalregistrering. 0-1 førekomstar av klasse vert gruppert inn i 1 førekomst av journalregistrering. CC0-1.0 +1 forekomst av saksmappe grupperes inn i 1 forekomst av journalregistrering. 1 førekomst av sakmappe vert gruppert inn i 1 førekomst av journalregistrering. CC0-1.0 +1 forekomst av journalpost grupperes inn i 1 forekomst av journalregistrering. 1 førekomst av journalpost vert gruppert inn i 1 førekomst av journalregistrering. CC0-1.0 +1-M forekomster av korrespondansepart grupperes inn i 1 forekomst av registrering. 1-M førekomstar av korrespondansepart vert gruppert inn i 1 førekomst av registrering. CC0-1.0 +"Avleveres som en egen fil kalt offentligJournal.xml." "Avleverast som ein eiga fil kalla offentligJournal.xml." CC0-1.0 +1 forekomst av journalhode grupperes inn i 1 forekomst av offentligJournal. 1 førekomst av journalhovud vert gruppert inn i 1 førekomst av offentligJournal. CC0-1.0 +1-M forekomster av journalregistrering grupperes inn i 1 forekomst av offentligJournal. 1-M førekomstar av journalregistrering vert gruppert inn i 1 førekomst av offentligJournal. CC0-1.0 +Metadata som ikke inngår i arkivstrukturen Metadata som ikkje inngår i arkivstrukturen CC0-1.0 +Disse metadataene inngår ikke i arkivstrukturen, og skal ikke avleveres. Metadataene er tatt med fordi det kan være aktuelt å migrere disse mellom forskjellige systemer eller tjenester, og de kan derfor inngå i forskjellige tjenestegrensesnitt mot Noark 5 kjerne (f.eks. fremtidige Noark 5 webservices). Disse metadataene inngår ikkje i arkivstrukturen, og skal ikkje avleverast. Metadataene er teke med fordi det kan vera aktuelt å migrera desse mellom ulike system eller tenester, og dei kan difor inngå i ulike tenestegrensesnitt mot Noark 5 kjerne (t.d. framtidige Noark 5 webservices). CC0-1.0 +Metadata for brukeradministrasjon Metadata for brukaradministrasjon CC0-1.0 +brukerNavn brukarnamn CC0-1.0 +brukerRolle brukarrolle CC0-1.0 +RO.NAVN RO.NAMN CC0-1.0 +brukerstatus brukarstatus CC0-1.0 +Metadata for administrasjonsstruktur skal ikke avleveres, men skal kunne migreres mellom systemer. Slik migrering kan omfatte flere metadata enn det som er listet opp her. Metadata for administrasjonsstruktur skal ikkje avleverast, men skal kunna migrerast mellom system. Slik migrering kan omfatta fleire metadata enn det som er lista opp her. CC0-1.0 +referanseOverordnetEnhet referanseOverordnet Eining CC0-1.0 +Oversikt over metadata hvor det skal logges at det gjøres endringer i innholdet Oversyn over metadata der det skal loggast at det vert gjort endringar i innhaldet CC0-1.0 +Når verdiene for noen sentrale metadataelementer blir endret, skal dette logges. Nedenfor følger en oversikt over hvilke metadata det skal logges endringer for. Når verdiane for nokre sentrale metadataelementer vert endra, skal dette loggast. Nedanfor følgje eit oversyn over kva for metadata det skal loggast endringar for. CC0-1.0 +arkiv/arkivskaper arkiv/arkivskapar CC0-1.0 +referanseKlassifikasjonssystem referanseklassifikasjonssystem CC0-1.0 +Ved endring etter status Avsluttet Ved endring etter status Avslutta CC0-1.0 +møtested møtestad CC0-1.0 +møtedeltaker møtedeltakar CC0-1.0 +møtedeltakerNavn møtedeltakarnamn CC0-1.0 +Ved endring etter status Ekspedert/Avsluttet Ved endring etter status Ekspedert/Avslutta CC0-1.0 +Ved forsendelse Ved sending CC0-1.0 +saksansvar sakansvar CC0-1.0 +referanseAvskriverJournalpost referanseAvskriver Journalpost CC0-1.0 +kassasjon Kassasjon CC0-1.0 +Eksempel på virksomhetsspesifikke metadata Døme på virksomhetsspesifikke metadata CC0-1.0 +Eksempel på virksomhetsspesifikke metadata var inkludert i Noark 5 versjon 4 men ble tatt ut av Noark 5 versjon 5. Døme på virksomhetsspesifikke metadata var inkludert i Noark 5 versjon 4 men vart teke ut av Noark 5 versjon 5. CC0-1.0 +Eksempel på arkivuttrekk.xml Døme på arkivuttrekk.xml CC0-1.0 +"<?xml version=""1.0"" encoding=""utf-8""?> +<addml xmlns=""http://www.arkivverket.no/standarder/addml"" xmlns:xsi=""http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"" xsi:schemaLocation=""http://www.arkivverket.no/standarder/addml addml.xsd"" name=""Noark 5-arkivuttrekk""> + <dataset> + <description>Noark 5-arkivuttrekk</description> + <reference> + <context> + <additionalElements> + <additionalElement name=""recordCreators""> + <additionalElements> + <additionalElement name=""recordCreator""> + <value>Arkivskaper A</value> + </additionalElement> + </additionalElements> + </additionalElement> + <additionalElement name=""systemType""> + <!-- Oppgi type system/løsning arkivuttrekket kom fra --> + <value>Sakarkiv (Noark-5)</value> + </additionalElement> + <additionalElement name=""systemName""> + <!-- Oppgi navn på system/løsning --> + <value>System X</value> + </additionalElement> + <additionalElement name=""archive""> + <!-- Oppgi navn på arkiv --> + <value>Arkiv XYZ</value> + </additionalElement> + </additionalElements> + </context> + <content> + <additionalElements> + <additionalElement name=""archivalPeriod""> + <properties> + <property name=""startDate""> + <!-- ÅÅÅÅ-MM-DD --> + <value>2014-01-01</value> + </property> + <property name=""endDate""> + <!-- ÅÅÅÅ-MM-DD --> + <value>2019-01-01</value> + </property> + </properties> + </additionalElement> + </additionalElements> + </content> + </reference> + <dataObjects> + <dataObject name=""Noark 5-arkivuttrekk""> + <properties> + <property name=""info""> + <properties> + <property name=""type""> + <value>Noark 5</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>5.0</value> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""additionalInfo""> + <properties> + <property name=""periode""> + <properties> + <property name=""inngaaendeSkille""> + <value>mykt/skarpt</value> + </property> + <property name=""utgaaendeSkille""> + <value>mykt/skarpt</value> + </property> + </properties> + </property> + <property dataType=""boolean"" name=""inneholderSkjermetInformasjon""> + <value>true/false</value> + </property> + <property dataType=""boolean"" name=""omfatterDokumenterSomErKassert""> + <value>true/false</value> + </property> + <property dataType=""boolean"" name=""inneholderDokumenterSomSkalKasseres""> + <value>true/false</value> + </property> + <property dataType=""boolean"" name=""inneholderVirksomhetsspesifikkeMetadata""> + <value>true/false</value> + </property> + <property dataType=""integer"" name=""antallDokumentfiler""> + <value>Oppgi antall dokumentfiler i arkivuttrekket her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + <dataObjects> + <dataObject name=""arkivstruktur""> + <properties> + <property name=""file""> + <properties> + <property name=""name""> + <value>arkivstruktur.xml</value> + </property> + <property name=""format""> + <value>XML</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""checksum""> + <properties> + <property name=""algorithm""> + <value>SHA-256</value> + </property> + <property name=""value""> + <value>Oppgi sjekksumverdi heksadesimalt for arkivstruktur.xml her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""schema""> + <value>main</value> + <properties> + <property name=""file""> + <properties> + <property name=""name""> + <value>arkivstruktur.xsd</value> + </property> + <property name=""format""> + <value>XML</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""checksum""> + <properties> + <property name=""algorithm""> + <value>SHA-256</value> + </property> + <property name=""value""> + <value>Oppgi sjekksumverdi heksadesimalt for arkivstruktur.xsd her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""type""> + <value>XML Schema</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""schema""> + <properties> + <property name=""file""> + <properties> + <property name=""name""> + <value>metadatakatalog.xsd</value> + </property> + <property name=""format""> + <value>XML</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""checksum""> + <properties> + <property name=""algorithm""> + <value>SHA-256</value> + </property> + <property name=""value""> + <value>Oppgi sjekksumverdi heksadesimalt for metadatakatalog.xsd her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""type""> + <value>XML Schema</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""info""> + <properties> + <property name=""numberOfOccurrences""> + <value>mappe</value> + <properties> + <property name=""elementPath""> + <value>//mappe</value> + </property> + <property dataType=""integer"" name=""value""> + <value>Oppgi antall forekomster av mappe i arkivstruktur.xml her</value> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""numberOfOccurrences""> + <value>registrering</value> + <properties> + <property name=""elementPath""> + <value>//registrering</value> + </property> + <property dataType=""integer"" name=""value""> + <value>Oppgi antall forekomster av registrering i arkivstruktur.xml her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </dataObject> + <dataObject name=""endringslogg""> + <properties> + <property name=""file""> + <properties> + <property name=""name""> + <value>endringslogg.xml</value> + </property> + <property name=""format""> + <value>XML</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""checksum""> + <properties> + <property name=""algorithm""> + <value>SHA-256</value> + </property> + <property name=""value""> + <value>Oppgi sjekksumverdi heksadesimalt for endringslogg.xml her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""schema""> + <!-- Angi med <value>main</value> om fil skal eksplisitt importeres ved validering. Hvis ikke skal skjema importeres via annen xsd. --> + <value>main</value> + <properties> + <property name=""file""> + <properties> + <property name=""name""> + <value>endringslogg.xsd</value> + </property> + <property name=""format""> + <value>XML</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""checksum""> + <properties> + <property name=""algorithm""> + <value>SHA-256</value> + </property> + <property name=""value""> + <value>Oppgi sjekksumverdi heksadesimalt for endringslogg.xsd her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""type""> + <value>XML Schema</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""schema""> + <!-- Angi med <value>main</value> om fil skal eksplisitt importeres ved validering. Hvis ikke skal skjema importeres via annen xsd. --> + <properties> + <property name=""file""> + <properties> + <property name=""name""> + <value>metadatakatalog.xsd</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""info""> + <properties> + <property name=""numberOfOccurrences""> + <value>endring</value> + <properties> + <property name=""elementPath""> + <value>//endring</value> + </property> + <property dataType=""integer"" name=""value""> + <value>Oppgi antall forekomster av endring i endringslogg.xml her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </dataObject> + <dataObject name=""loependeJournal""> + <properties> + <property name=""file""> + <properties> + <property name=""name""> + <value>loependeJournal.xml</value> + </property> + <property name=""format""> + <value>XML</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""checksum""> + <properties> + <property name=""algorithm""> + <value>SHA-256</value> + </property> + <property name=""value""> + <value>Oppgi sjekksumverdi heksadesimalt for loependeJournal.xml her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""schema""> + <!-- Angi med <value>main</value> om fil skal eksplisitt importeres ved validering. Hvis ikke skal skjema importeres via annen xsd. --> + <value>main</value> + <properties> + <property name=""file""> + <properties> + <property name=""name""> + <value>loependeJournal.xsd</value> + </property> + <property name=""format""> + <value>XML</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""checksum""> + <properties> + <property name=""algorithm""> + <value>SHA-256</value> + </property> + <property name=""value""> + <value>Oppgi sjekksumverdi heksadesimalt for loependeJournal.xsd her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""type""> + <value>XML Schema</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""schema""> + <!-- Angi med <value>main</value> om fil skal eksplisitt importeres ved validering. Hvis ikke skal skjema importeres via annen xsd. --> + <properties> + <property name=""file""> + <properties> + <property name=""name""> + <value>metadatakatalog.xsd</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""info""> + <properties> + <property name=""numberOfOccurrences""> + <value>journalregistrering</value> + <properties> + <property name=""elementPath""> + <value>//journalregistrering</value> + </property> + <property dataType=""integer"" name=""value""> + <value>Oppgi antall forekomster av journalregistrering i loependeJournal.xml her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </dataObject> + <dataObject name=""offentligJournal""> + <properties> + <property name=""file""> + <properties> + <property name=""name""> + <value>offentligJournal.xml</value> + </property> + <property name=""format""> + <value>XML</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""checksum""> + <properties> + <property name=""algorithm""> + <value>SHA-256</value> + </property> + <property name=""value""> + <value>Oppgi sjekksumverdi heksadesimalt for offentligJournal.xml her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""schema""> + <!-- Angi med <value>main</value> om fil skal eksplisitt importeres ved validering. Hvis ikke skal skjema importeres via annen xsd. --> + <value>main</value> + <properties> + <property name=""file""> + <properties> + <property name=""name""> + <value>offentligJournal.xsd</value> + </property> + <property name=""format""> + <value>XML</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""checksum""> + <properties> + <property name=""algorithm""> + <value>SHA-256</value> + </property> + <property name=""value""> + <value>Oppgi sjekksumverdi heksadesimalt for offentligJournal.xsd her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""type""> + <value>XML Schema</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""schema""> + <!-- Angi med <value>main</value> om fil skal eksplisitt importeres ved validering. Hvis ikke skal skjema importeres via annen xsd. --> + <properties> + <property name=""file""> + <properties> + <property name=""name""> + <value>metadatakatalog.xsd</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""info""> + <properties> + <property name=""numberOfOccurrences""> + <value>journalregistrering</value> + <properties> + <property name=""elementPath""> + <value>//journalregistrering</value> + </property> + <property dataType=""integer"" name=""value""> + <value>Oppgi antall forekomster av journalregistrering i offentligJournal.xml her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </dataObject> + </dataObjects> + </dataObject> + </dataObjects> + </dataset> +</addml>" "<?xml version=""1.0"" encoding=""utf-8""?> +<addml xmlns=""http://www.arkivverket.no/standardar/addml"" xmlns:xsi=""http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"" xsi:schemaLocation=""http://www.arkivverket.no/standardar/addml addml.xsd"" name=""Noark 5-arkivuttrekk""> + <dataset> + <description>Noark 5-arkivuttrekk</description> + <reference> + <context> + <additionalElements> + <additionalElement name=""recordCreators""> + <additionalElements> + <additionalElement name=""recordCreator""> + <value>Arkivskapar A</value> + </additionalElement> + </additionalElements> + </additionalElement> + <additionalElement name=""systemtype""> + <!-- Oppgje typa system/løysing arkivuttrekket kom frå --> + <value>Sakarkiv (Noark-5)</value> + </additionalElement> + <additionalElement name=""systemName""> + <!-- Oppgje namn på system/løysing --> + <value>System X</value> + </additionalElement> + <additionalElement name=""archive""> + <!-- Oppgje namn på arkiv --> + <value>Arkiv XYZ</value> + </additionalElement> + </additionalElements> + </context> + <content> + <additionalElements> + <additionalElement name=""archivalPeriod""> + <properties> + <property name=""startDate""> + <!-- ÅÅÅÅ-MM-DD --> + <value>2014-01-01</value> + </property> + <property name=""endDate""> + <!-- ÅÅÅÅ-MM-DD --> + <value>2019-01-01</value> + </property> + </properties> + </additionalElement> + </additionalElements> + </content> + </reference> + <dataObjects> + <dataObject name=""Noark 5-arkivuttrekk""> + <properties> + <property name=""info""> + <properties> + <property name=""type""> + <value>Noark 5</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>5.0</value> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""additionalInfo""> + <properties> + <property name=""periode""> + <properties> + <property name=""inngaaendeSkille""> + <value>mjukt/skarpt</value> + </property> + <property name=""utgaaendeSkille""> + <value>mjukt/skarpt</value> + </property> + </properties> + </property> + <property datatype=""boolean"" name=""inneholderSkjermetInformasjon""> + <value>truga/falsa</value> + </property> + <property datatype=""boolean"" name=""omfatterDokumenterSomErKassert""> + <value>truga/falsa</value> + </property> + <property datatype=""boolean"" name=""inneholderDokumenterSomSkalKasseres""> + <value>truga/falsa</value> + </property> + <property datatype=""boolean"" name=""inneholderVirksomhetsspesifikkeMetadata""> + <value>truga/falsa</value> + </property> + <property datatype=""integer"" name=""antallDokumentfiler""> + <value>Oppgje mengd dokumentfiler i arkivuttrekket her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + <dataObjects> + <dataObject name=""arkivstruktur""> + <properties> + <property name=""fila""> + <properties> + <property name=""name""> + <value>arkivstruktur.xml</value> + </property> + <property name=""format""> + <value>XML</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""checksum""> + <properties> + <property name=""algorithm""> + <value>SHA-256</value> + </property> + <property name=""value""> + <value>Oppgje sjekksumverdi heksadesimalt for arkivstruktur.xml her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""schema""> + <value>main</value> + <properties> + <property name=""fila""> + <properties> + <property name=""name""> + <value>arkivstruktur.xsd</value> + </property> + <property name=""format""> + <value>XML</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""checksum""> + <properties> + <property name=""algorithm""> + <value>SHA-256</value> + </property> + <property name=""value""> + <value>Oppgje sjekksumverdi heksadesimalt for arkivstruktur.xsd her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""type""> + <value>XML Schema</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""schema""> + <properties> + <property name=""fila""> + <properties> + <property name=""name""> + <value>metadatakatalog.xsd</value> + </property> + <property name=""format""> + <value>XML</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""checksum""> + <properties> + <property name=""algorithm""> + <value>SHA-256</value> + </property> + <property name=""value""> + <value>Oppgje sjekksumverdi heksadesimalt for metadatakatalog.xsd her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""type""> + <value>XML Schema</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""info""> + <properties> + <property name=""numberOfOccurrences""> + <value>mappe</value> + <properties> + <property name=""elementPath""> + <value>//mappe</value> + </property> + <property datatype=""integer"" name=""value""> + <value>Oppgje mengd førekomstar av mappe i arkivstruktur.xml her</value> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""numberOfOccurrences""> + <value>registrering</value> + <properties> + <property name=""elementPath""> + <value>//registrering</value> + </property> + <property datatype=""integer"" name=""value""> + <value>Oppgje mengd førekomstar av registrering i arkivstruktur.xml her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </dataObject> + <dataObject name=""endringslogg""> + <properties> + <property name=""fila""> + <properties> + <property name=""name""> + <value>endringslogg.xml</value> + </property> + <property name=""format""> + <value>XML</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""checksum""> + <properties> + <property name=""algorithm""> + <value>SHA-256</value> + </property> + <property name=""value""> + <value>Oppgje sjekksumverdi heksadesimalt for endringslogg.xml her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""schema""> + <!-- Angje med <value>main</value> om fil skal eksplisitt importerast ved validering. Viss ikkje skal skjema importerast via annan xsd. --> + <value>main</value> + <properties> + <property name=""fila""> + <properties> + <property name=""name""> + <value>endringslogg.xsd</value> + </property> + <property name=""format""> + <value>XML</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""checksum""> + <properties> + <property name=""algorithm""> + <value>SHA-256</value> + </property> + <property name=""value""> + <value>Oppgje sjekksumverdi heksadesimalt for endringslogg.xsd her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""type""> + <value>XML Schema</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""schema""> + <!-- Angje med <value>main</value> om fil skal eksplisitt importerast ved validering. Viss ikkje skal skjema importerast via annan xsd. --> + <properties> + <property name=""fila""> + <properties> + <property name=""name""> + <value>metadatakatalog.xsd</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""info""> + <properties> + <property name=""numberOfOccurrences""> + <value>endring</value> + <properties> + <property name=""elementPath""> + <value>//endring</value> + </property> + <property datatype=""integer"" name=""value""> + <value>Oppgje mengd førekomstar av endring i endringslogg.xml her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </dataObject> + <dataObject name=""loependeJournal""> + <properties> + <property name=""fila""> + <properties> + <property name=""name""> + <value>loependeJournal.xml</value> + </property> + <property name=""format""> + <value>XML</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""checksum""> + <properties> + <property name=""algorithm""> + <value>SHA-256</value> + </property> + <property name=""value""> + <value>Oppgje sjekksumverdi heksadesimalt for loependeJournal.xml her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""schema""> + <!-- Angje med <value>main</value> om fil skal eksplisitt importerast ved validering. Viss ikkje skal skjema importerast via annan xsd. --> + <value>main</value> + <properties> + <property name=""fila""> + <properties> + <property name=""name""> + <value>loependeJournal.xsd</value> + </property> + <property name=""format""> + <value>XML</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""checksum""> + <properties> + <property name=""algorithm""> + <value>SHA-256</value> + </property> + <property name=""value""> + <value>Oppgje sjekksumverdi heksadesimalt for loependeJournal.xsd her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""type""> + <value>XML Schema</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""schema""> + <!-- Angje med <value>main</value> om fil skal eksplisitt importerast ved validering. Viss ikkje skal skjema importerast via annan xsd. --> + <properties> + <property name=""fila""> + <properties> + <property name=""name""> + <value>metadatakatalog.xsd</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""info""> + <properties> + <property name=""numberOfOccurrences""> + <value>journalregistrering</value> + <properties> + <property name=""elementPath""> + <value>//journalregistrering</value> + </property> + <property datatype=""integer"" name=""value""> + <value>Oppgje mengd førekomstar av journalregistrering i loependeJournal.xml her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </dataObject> + <dataObject name=""offentligJournal""> + <properties> + <property name=""fila""> + <properties> + <property name=""name""> + <value>offentligJournal.xml</value> + </property> + <property name=""format""> + <value>XML</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""checksum""> + <properties> + <property name=""algorithm""> + <value>SHA-256</value> + </property> + <property name=""value""> + <value>Oppgje sjekksumverdi heksadesimalt for offentligJournal.xml her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""schema""> + <!-- Angje med <value>main</value> om fil skal eksplisitt importerast ved validering. Viss ikkje skal skjema importerast via annan xsd. --> + <value>main</value> + <properties> + <property name=""fila""> + <properties> + <property name=""name""> + <value>offentligJournal.xsd</value> + </property> + <property name=""format""> + <value>XML</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""checksum""> + <properties> + <property name=""algorithm""> + <value>SHA-256</value> + </property> + <property name=""value""> + <value>Oppgje sjekksumverdi heksadesimalt for offentligJournal.xsd her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""type""> + <value>XML Schema</value> + <properties> + <property name=""version""> + <value>1.0</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""schema""> + <!-- Angje med <value>main</value> om fil skal eksplisitt importerast ved validering. Viss ikkje skal skjema importerast via annan xsd. --> + <properties> + <property name=""fila""> + <properties> + <property name=""name""> + <value>metadatakatalog.xsd</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + <property name=""info""> + <properties> + <property name=""numberOfOccurrences""> + <value>journalregistrering</value> + <properties> + <property name=""elementPath""> + <value>//journalregistrering</value> + </property> + <property datatype=""integer"" name=""value""> + <value>Oppgje mengd førekomstar av journalregistrering i offentligJournal.xml her</value> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </property> + </properties> + </dataObject> + </dataObjects> + </dataObject> + </dataObjects> + </dataset> +</addml>" CC0-1.0